GİB e-fatura mükellef sorgulama, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesinde karşı tarafı vergi kimlik numarası (VKN), T.C. kimlik numarası (TCKN) ya da unvanıyla aratarak yapılır. Sonuç, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını ve faturanın hangi posta kutusu etiketine gideceğini gösterir. Alıcı listede görünüyorsa belgeniz kural olarak e-Fatura, görünmüyorsa genellikle e-Arşiv fatura olur.
Aşağıda sorgunun nereden ve nasıl yapıldığını, ekrandaki bilgilerin ne anlama geldiğini, sık yapılan hataları ve mükellef sorgusuyla karıştırılan diğer sorgulamaları (karekod, ETTN, e-İrsaliye) adım adım ele alıyoruz.
GİB e-fatura mükellef sorgulama nedir, neden gerekir?
E-Fatura, yalnızca sisteme kayıtlı iki taraf arasında düzenlenebilen elektronik bir belgedir. Faturayı kesecek taraf, alıcının bu sisteme kayıtlı olup olmadığını önceden bilmek zorundadır; çünkü belge tipini (e-Fatura ya da e-Arşiv) bu bilgi belirler. GİB'in tuttuğu kayıtlı kullanıcı listesi, bu sorunun resmî cevabıdır.
Burada iki kavramı ayırmak işinizi kolaylaştırır:
- E-Fatura mükellefi: Mevzuattaki koşullar nedeniyle e-Fatura sistemine geçmek zorunda olan işletme.
- E-Fatura kayıtlı kullanıcısı: Zorunlu olsun ya da isteğe bağlı geçmiş olsun, sisteme fiilen kayıt olmuş işletme.
Günlük dilde ikisi de «e-fatura mükellefi» diye anılır; ancak sorgu ekranı size zorunluluğu değil, kayıtlılığı gösterir. Faturayı keserken belirleyici olan da budur: Alıcı sisteme kayıtlıysa, isteğe bağlı geçmiş olsa bile ona e-Fatura düzenlenir. İki belge türünün temel farkını ve belge seçimini ayrıntılı merak ediyorsanız e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı ve belge seçimi yazımıza göz atabilirsiniz.
Sorgulama genellikle şu durumlarda yapılır:
- Yeni bir müşteri ya da tedarikçiyle ilk kez çalışmaya başlarken,
- Uzun süredir e-Arşiv kestiğiniz bir müşterinin sisteme geçip geçmediğini kontrol ederken,
- Gönderilen bir e-Faturanın karşı tarafa ulaşmadığı ya da reddedildiği durumlarda,
- Kendi işletmenizin kaydının tamamlanıp listeye yansıyıp yansımadığını doğrularken.
GİB üzerinden e-fatura mükellef sorgulama adım adım
GİB, e-belge uygulamalarına ilişkin duyuruları ve sorgulama araçlarını kendi internet siteleri üzerinden sunar. Başlangıç noktası olarak Gelir İdaresi Başkanlığı ana sayfasını ve GİB e-Belge portalını kullanabilirsiniz. Arayüz zaman içinde değişebileceği için menü adları birebir aynı olmayabilir; ancak akış genel olarak şöyledir:
- Kayıtlı kullanıcı listesine ulaşın. GİB'in e-Fatura sayfalarında «kayıtlı kullanıcılar» ya da benzer adla geçen sorgulama bölümünü açın.
- Sorgu türünü seçin. Genellikle VKN/TCKN ile ya da unvanla arama seçeneği bulunur. Mümkünse her zaman kimlik numarasıyla arayın; unvan araması benzer isimler yüzünden yanıltıcı olabilir.
- Numarayı eksiksiz girin. Tüzel kişilerde 10 haneli VKN, gerçek kişi işletmelerinde çoğunlukla 11 haneli TCKN kullanılır. Başta veya sonda boşluk kalmamasına dikkat edin.
- Güvenlik doğrulamasını tamamlayın. Ekranda bir doğrulama kodu varsa girip sorguyu çalıştırın.
- Sonucu okuyun ve kaydedin. Unvanın karşı tarafla eşleştiğini, etiket bilgisini ve kayıt tarihini not edin. Bu bilgiyi müşteri ya da tedarikçi kartınıza işlemek, bir sonraki faturada aynı sorguyu tekrar yapmanızı gerektirmez ama dönemsel kontrol yine de önerilir.
Sorgu sonucunda «kayıt bulunamadı» benzeri bir mesaj alırsanız bu, o numaranın şu an e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadığı anlamına gelir. Bu durumda alıcı vergi mükellefiyse ya da nihai tüketiciyse genellikle e-Arşiv fatura düzenlenir; ama aşağıdaki «sık karşılaşılan durumlar» bölümünü okumadan karar vermeyin.
Sorgu sonucunu okumak: unvan, etiket ve kayıt bilgisi
Sonuç ekranında genellikle üç tür bilgi bulunur: kullanıcının unvanı, VKN/TCKN'si ve e-Fatura etiket bilgileri. Bazı görünümlerde kayıt tarihi ve kullanıcının sisteme hangi yöntemle bağlandığı (özel entegratör, GİB portalı ya da doğrudan entegrasyon gibi) da yer alabilir.
Posta kutusu ve gönderici birim etiketi
E-Fatura sisteminde faturalar, e-posta adresine benzeyen etiketler (alias) üzerinden yönlendirilir. İki temel etiket türü vardır:
- Posta kutusu (PK) etiketi: Alıcı tarafın faturayı kabul ettiği adres. Size kesilen faturalar buraya gelir; siz de karşı tarafa fatura keserken onun PK etiketini kullanırsınız.
- Gönderici birim (GB) etiketi: Faturayı gönderen tarafın kullandığı adres.
Etiketler çoğunlukla «urn:mail:» ile başlayan bir biçimdedir. Siz LEHTAR Finans gibi bir yazılım üzerinden fatura gönderiyorsanız, etiket seçimi çoğu zaman özel entegratör altyapısıyla birlikte yürür; yine de alıcının birden fazla etiketi varsa hangisini kullanmanız gerektiğini karşı taraftan teyit etmek yerinde olur.
Birden fazla etiket görünürse
Bazı işletmeler farklı şubeler, departmanlar ya da entegratör değişikliği nedeniyle birden fazla posta kutusu etiketine sahip olabilir. Bu durumda faturanın doğru birime ulaşması için karşı tarafın muhasebe birimine hangi etiketi kullanmanızı istediklerini sorun ve bu bilgiyi cari kartına not edin.
Sonuçları hızlı yorumlamak için şu tablo yardımcı olur:
| Sorgu sonucu | Anlamı | Genel olarak yapılacak |
|---|---|---|
| Kayıt var, tek PK etiketi | Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısı | E-Fatura düzenleyin, bu etikete gönderin |
| Kayıt var, birden fazla PK etiketi | Birden çok posta kutusu tanımlı | Doğru etiketi alıcıdan teyit edin |
| Kayıt yok | Alıcı şu an listede değil | Genellikle e-Arşiv; geçiş durumu varsa teyit edin |
| Unvan uyuşmuyor | Numara yanlış girilmiş olabilir | Kimlik numarasını belgelerden yeniden kontrol edin |
Sık karşılaşılan durumlar ve hatalar
Mükellef sorgulama basit görünse de uygulamada en çok hata, sorgunun ne zaman yapıldığı ve nasıl yorumlandığı konusunda yapılır.
Karşı taraf sisteme yeni geçmiş olabilir. Bir işletme e-Fatura sistemine geçtiğinde listeye yansıması ile sizin cari kartınızdaki bilginin güncellenmesi arasında zaman farkı oluşabilir. Aylarca e-Arşiv kestiğiniz bir müşteri, bir gün kayıtlı kullanıcı hâline gelebilir. Bu yüzden sorguyu tek seferlik değil, dönemsel bir kontrol olarak düşünün.
Zorunluluk ile kayıtlılığı karıştırmak. Karşı tarafın e-Fatura'ya geçme zorunluluğu bulunduğunu bilmeniz, onun sisteme fiilen kayıt olduğu anlamına gelmez. Belge tipini belirleyen, listedeki güncel kayıttır. Geçiş tarihleri ve zorunluluk koşulları için GİB'in güncel düzenlemelerini kaynak alın.
Yanlış numara türü. Şahıs işletmeleriyle çalışırken VKN yerine TCKN ile, şirketlerle çalışırken TCKN yerine VKN ile sorgu yapmak «kayıt bulunamadı» sonucuna yol açabilir. Karşı tarafın vergi levhası ya da önceki faturalarındaki numarayı esas alın.
Unvanla arama yanılgısı. Benzer adlı birden fazla işletme listede görünebilir. Unvanla bulduğunuz sonucu mutlaka kimlik numarasıyla doğrulayın.
Sistemden çıkış. Nadiren de olsa kayıtlı kullanıcılar çeşitli nedenlerle sistemden ayrılabilir. Uzun süredir çalıştığınız bir müşteride gönderim hatası alırsanız, ilk kontrol edeceğiniz şey güncel kayıt durumudur.
E-Fatura kayıtlı bir alıcıya yanlışlıkla e-Arşiv fatura düzenlemenin sonuçlarını ve düzeltme yollarını e-Fatura mükellefine e-Arşiv fatura kesilir mi yazımızda ayrıca ele aldık. Kendi durumunuza ilişkin kesin değerlendirme için mali müşavirinizden destek alabilirsiniz.
Mükellef sorgulama ile karıştırılan diğer sorgulamalar
«E-fatura sorgulama» aramasının arkasında çoğu zaman farklı ihtiyaçlar vardır. Mükellef sorgusu kişiyi (alıcının sistemdeki kaydını) sorgular; diğer sorgular ise belgeyi doğrulamaya yöneliktir.
E-fatura karekod sorgulama
E-Fatura ve e-Arşiv faturaların görselinde yer alan karekod, belgenin temel bilgilerini (taraflar, tarih, tutar, vergi bilgileri, ETTN gibi) içerir. Karekodu okutarak çıkan bilgileri faturanın üzerindeki bilgilerle karşılaştırmak, kâğıda basılmış ya da PDF olarak iletilmiş bir faturanın tutarlılığını kontrol etmenin pratik bir yoludur. Ancak karekod okumak, alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığını göstermez.
ETTN ve fatura numarası (ID) sorgulama
Her elektronik faturanın iki kimliği vardır: fatura numarası (genellikle 3 karakterlik ön ek, 4 haneli yıl ve sıra numarasından oluşan 16 karakterlik yapı) ve ETTN (her belgeye özgü, 36 karakterlik evrensel tekil kimlik). Bir faturanın sistemde hangi durumda olduğunu (gönderildi, kabul edildi, reddedildi gibi) öğrenmek için bu kimlikler kullanılır. Gönderdiğiniz faturaların durumunu çoğunlukla kullandığınız yazılımın ya da entegratörün paneli üzerinden izlersiniz.
E-irsaliye kullanıcı sorgulama
E-İrsaliye, e-Fatura'dan ayrı bir uygulamadır ve kayıtlı kullanıcıları da ayrı izlenir. Bir alıcının e-Fatura kayıtlı olması, e-İrsaliye kayıtlı olduğu anlamına gelmez. Sevk belgesi düzenlemeden önce e-İrsaliye kaydını ayrıca kontrol edin.
E-arşiv fatura ve bilgi fişi sorgulama
E-Arşiv faturalar, alıcının sisteme kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlendiği için alıcıya yönelik merkezi bir «e-Arşiv kullanıcı listesi» mantığıyla sorgulanmaz. Bir e-Arşiv faturanın doğruluğu genellikle belgedeki ETTN ve karekod bilgileri üzerinden kontrol edilir. Bilgi fişi gibi farklı belge türlerinin doğrulanmasında ise belgeyi düzenleyen tarafın kullandığı sistem belirleyicidir; güncel sorgulama imkânlarını GİB'in resmî sayfalarından takip etmek en güvenli yoldur.
| Sorgu | Neyi gösterir | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|
| Mükellef / kayıtlı kullanıcı sorgusu | Alıcının e-Fatura kaydı ve etiketi | Fatura kesmeden önce belge tipini seçerken |
| Karekod okuma | Belgedeki temel bilgiler | Elinize ulaşan faturanın tutarlılığını kontrol ederken |
| ETTN / fatura no sorgusu | Belgenin kimliği ve durumu | Gönderim, kabul ya da red durumunu izlerken |
| E-İrsaliye kullanıcı sorgusu | Alıcının e-İrsaliye kaydı | Sevk belgesi düzenlemeden önce |
Gelen ve giden faturada hangi alanlara bakmanız gerektiğini daha geniş bir kontrol listesiyle görmek isterseniz e-Fatura kontrol rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Sorgulamayı günlük faturalama akışınıza yerleştirmek
Her faturada GİB ekranına girip tek tek sorgu yapmak, müşteri sayısı arttıkça sürdürülemez hâle gelir. Kalıcı bir düzen kurmak için şu alışkanlıklar işe yarar:
- Cari kartını doğru kurun. Yeni bir müşteri ya da tedarikçi tanımlarken VKN/TCKN'yi, unvanı ve e-Fatura durumunu ilk günden kaydedin. Cari hesaplar bölümünde bu bilgileri tek yerde tutmak, belge tipini her seferinde yeniden düşünmenizi önler.
- Dönemsel kontrol yapın. Düzenli fatura kestiğiniz ve e-Arşiv düzenlediğiniz alıcıların durumunu belirli aralıklarla yeniden sorgulayın; özellikle yeni yıl ve dönem başlarında bu kontrol daha da önem kazanır.
- Hata mesajlarını ciddiye alın. Gönderim sırasında etiket ya da alıcı kaynaklı bir hata alırsanız, ilk adım kayıtlı kullanıcı sorgusunu yenilemektir.
- Belge tipini sorgu sonucuna göre seçin. Alışkanlıkla değil, güncel kayda göre karar verin.
LEHTAR Finans'ta e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerinizi aynı panelden düzenler ve GİB özel entegratörü üzerinden gönderirsiniz; e-Dönüşüm hizmetimiz bu belge türlerinin hepsini tek akışta toplar. Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı ve mali değerlendirmeler ise mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Hangi paketin işletmenizin belge hacmine ve modül ihtiyacına uyduğunu görmek için paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Sonuç
GİB e-fatura mükellef sorgulama, doğru belge tipini seçmenin ilk ve en önemli adımıdır: Kimlik numarasıyla sorgulayın, unvanı ve etiketi doğrulayın, sonucu cari kartınıza işleyin ve kontrolü dönemsel olarak tekrarlayın. Karekod ve ETTN sorgularının belgeyi, mükellef sorgusunun ise alıcıyı doğruladığını akılda tutmak, en sık yapılan hataların önüne geçer. Elektronik belgelerinizi tek panelden düzenlemek için LEHTAR Finans e-Dönüşüm sayfasını inceleyebilirsiniz.