E-Fatura Kontrol Rehberi: Gelen ve Giden Faturada Neye Bakılır?

E-fatura kontrol, bir e-faturanın hem içerik hem de teknik açıdan doğru olup olmadığını doğrulamaktır: alıcı ve satıcı bilgileri, kalemler, KDV hesabı, senaryo ve fatura tipi ile faturanın gerçekten GİB sisteminden geçmiş olup olmadığı. Bu kontrol iki noktada yapılır: faturayı göndermeden önce ve size gelen faturayı kayda almadan önce. Aşağıda her iki taraf için uygulanabilir bir kontrol listesi, sık görülen hatalar ve hata fark edildiğinde izlenebilecek genel yol yer alıyor.

E-fatura kontrolü neyi kapsar?

E-fatura kontrolü tek bir işlem değil, üç katmanlı bir doğrulamadır. Her katman farklı bir riski hedefler:

• Kimlik kontrolü: Faturayı düzenleyen ve alan tarafların vergi kimlik numarası (VKN) ya da TC kimlik numarası, unvanı, adresi ve vergi dairesi doğru mu?
• İçerik kontrolü: Mal veya hizmet kalemleri, miktar ve birim fiyatlar, iskonto, KDV oranı, varsa tevkifat ya da istisna bilgisi ve toplamlar doğru mu? Fatura gerçekten yapılan bir satışa mı dayanıyor?
• Teknik ve geçerlilik kontrolü: Faturanın ETTN'si var mı, mali mühür ya da elektronik imza geçerli mi, belge GİB sistemi üzerinden mi iletilmiş, durumu nedir?

Bu noktada sık karıştırılan bir ayrımı netleştirmek gerekir. Sorgulama, belirli bir faturanın sistemdeki durumunu ve varlığını bulmaya yöneliktir; ETTN ya da karekodla nasıl yapıldığını e-fatura sorgulama rehberimizde ayrıntılı anlattık. Kontrol ise daha geniştir: fatura sistemde görünse bile içinde yanlış bir vergi oranı, eksik bir kalem ya da hatalı bir unvan olabilir. Yani sorgulama kontrolün bir parçasıdır, tamamı değildir.

Göndermeden önce e-fatura kontrol listesi

Giden faturada hatayı göndermeden önce yakalamak, sonradan düzeltmekten her zaman daha kolaydır. Çünkü gönderilen e-fatura alıcının sistemine düşer ve kayıtlara girer; düzeltme için iade faturası, ret ya da itiraz gibi ek adımlar gerekebilir. Göndermeden önce şu maddeleri gözden geçirin:

1. Alıcının durumu: Alıcı e-fatura kullanıcısı mı? Kullanıcıysa e-fatura, değilse genellikle e-arşiv fatura düzenlenir. Bunu her seferinde tahmin etmek yerine sistemden doğrulamak gerekir; yöntemleri e-fatura mükellef sorgulama yazımızda bulabilirsiniz.
2. Posta kutusu etiketi: Alıcının birden fazla etiketi varsa, faturanın doğru birime gitmesi için hangi etiketi kullandığını önceden teyit edin.
3. Senaryo: Temel fatura mı, ticari fatura mı? Alıcının yanıt verip veremeyeceği bu seçime bağlıdır. Taraflar arasında hangi senaryonun kullanılacağı önceden konuşulmalıdır.
4. Fatura tipi: Satış, iade, tevkifat, istisna, özel matrah gibi tiplerden işleme uygun olanı seçin. Yanlış tip, vergi hesaplamasını da yanlış yöne taşır.
5. Tarih: Fatura tarihi, mal teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihle uyumlu olmalı ve düzenleme süresine ilişkin kurallara uyulmalıdır.
6. Kalemler: Ürün veya hizmet adı açık mı, birim (adet, kg, saat) ve miktar doğru mu, birim fiyat ve iskonto doğru uygulanmış mı?
7. Vergi bilgileri: KDV oranı kaleme uygun mu? Tevkifat varsa doğru kod ve oran seçilmiş mi? İstisna varsa istisna kodu ve gerekçesi girilmiş mi?
8. Döviz: Döviz cinsinden faturada para birimi ve kur bilgisi eksiksiz mi?
9. Bağlantılı belgeler: Sipariş numarası, irsaliye numarası ya da sözleşme referansı alıcının eşleştirme yapabileceği biçimde yazılmış mı?
10. Açıklama ve ödeme koşulu: Vade, ödeme yöntemi ve banka bilgisi gibi notlar alıcının tahsilat sürecini kolaylaştıracak kadar net mi?

Faturalarını bir ön muhasebe yazılımından düzenleyenler için bu listenin önemli bir kısmı sistemli hale gelir: cari kartta kayıtlı unvan ve vergi bilgileri her faturada yeniden yazılmaz, ürün kartındaki KDV oranı kaleme otomatik gelir. LEHTAR Finans'ta faturalar ve e-Fatura modülünden faturayı göndermeden önce önizleyip son kontrolü kendiniz yaparsınız; kayıtların doğruluğu yine kullanıcının sorumluluğundadır.

Gelen e-faturayı kontrol etme adımları

Size gelen bir e-faturayı doğrudan gider kaydına almak, hatalı ya da size ait olmayan bir belgenin kayıtlara girmesine yol açabilir. Gelen faturada izlenebilecek sıra şöyledir.

1. Taraf bilgilerini doğrulayın

Faturada alıcı olarak sizin unvanınız, VKN'niz ve adresiniz doğru yazılmış mı? Gönderen firma gerçekten çalıştığınız tedarikçi mi? Benzer unvanlı başka bir firmadan ya da yanlış şubeye kesilmiş faturalar bu aşamada yakalanır.

2. Sipariş, irsaliye ve teslimatla karşılaştırın

Satın alma tarafında yaygın bir yöntem, faturayı siparişle ve teslim belgesiyle karşılaştırmaktır. Faturadaki miktar teslim alınandan fazla mı? Birim fiyat anlaşılan fiyattan farklı mı? Hizmet faturasında dönem ve kapsam sözleşmeyle uyumlu mu? Bu eşleştirme hem yanlış tutarı hem de hiç teslim alınmamış bir kalemi ortaya çıkarır.

3. Tutar ve vergi hesaplarını kontrol edin

Kalem toplamlarını, iskontoyu, KDV matrahını ve hesaplanan KDV'yi kontrol edin. Tevkifatlı bir hizmet alıyorsanız tevkifatın uygulanıp uygulanmadığına ve oranın işleme uygun olup olmadığına bakın. Hangi işlemde hangi oranın uygulanacağı konusunda tereddüt varsa mali müşavirinize danışmak en sağlıklı yoldur.

4. Mükerrer kaydı önleyin

Aynı fatura bazen hem e-fatura olarak sisteme hem de PDF olarak e-postayla gelir. Ya da tedarikçi aynı satış için ikinci bir fatura düzenleyebilir. Fatura numarası ve ETTN'yi daha önce kayda aldığınız faturalarla karşılaştırmak, aynı giderin iki kez yazılmasını engeller.

5. Senaryoya göre yanıt verin

Ticari fatura senaryosunda alıcı, faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir. Bu yanıtın mevzuatta öngörülen süre içinde verilmesi gerekir; güncel kuralları GİB kaynaklarından kontrol etmenizi öneririz. Temel fatura senaryosunda ise sistem üzerinden kabul ya da ret yanıtı verilmez; itiraz gerekiyorsa sistem dışı yollar kullanılır.

LEHTAR Finans'ta tedarikçilerden gelen faturaları gelen e-faturalar ekranında görüntüler, ticari faturalara panelden yanıt verir ve kontrolden geçen faturayı gider kaydına aktarırsınız. Böylece kontrol ile kayıt aynı akışın parçası olur.

Teknik doğrulama: ETTN, mali mühür ve XML

İçerik doğru görünse bile belgenin teknik olarak geçerli bir e-fatura olup olmadığı ayrıca kontrol edilmelidir. Buradaki temel kavramlar şunlardır:

• ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası): Her e-faturaya özgü, harf ve rakamlardan oluşan uzun bir tanımlayıcıdır. Fatura numarasından farklıdır; fatura numarası düzenleyenin kendi seri ve sırasını gösterirken ETTN belgenin sistemdeki benzersiz kimliğidir.
• Mali mühür veya elektronik imza: E-fatura, düzenleyenin mali mührü ya da elektronik imzasıyla imzalanır. İmza, belgenin kim tarafından düzenlendiğini ve gönderildikten sonra değiştirilmediğini gösterir. E-fatura görüntüleyicilerinde ve yazılımlarda imza bilgisi genellikle ayrı bir alanda görünür.
• XML ve görsel arasındaki fark: E-faturanın asıl kaydı UBL-TR standardındaki XML dosyasıdır. Ekranda ya da PDF olarak gördüğünüz biçim, bu XML'in okunabilir bir görünümüdür. E-postayla gelen bir PDF tek başına faturanın sistemden geçtiğini kanıtlamaz.
• Durum bilgisi: Faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, ticari senaryoda kabul ya da ret yanıtı alıp almadığı sistemde izlenebilir.

Son madde özellikle önemlidir. Fatura görünümünde e-posta ile gelen ve ödeme talep eden sahte belgeler zaman zaman karşılaşılan bir risktir. Banka hesap bilgisi değişmiş bir fatura, tanımadığınız bir göndericiden gelen bir PDF ya da sistemde karşılığı bulunmayan bir ETTN görürseniz ödemeyi yapmadan önce faturayı kendi e-fatura kanalınızdan doğrulayın ve tedarikçiyle bilinen bir iletişim kanalı üzerinden teyitleşin. Resmî bilgi ve duyurular için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesini takip edebilirsiniz.

Sık görülen e-fatura hataları ve kontrol yöntemi

Aşağıdaki tablo, kontrol sırasında en sık karşılaşılan hataları, nasıl fark edildiklerini ve genel olarak hangi yolun izlendiğini özetler. Her durumun ayrıntısı işlemin niteliğine göre değişebilir; kendi durumunuz için mali müşavirinizin görüşünü alın.

Tabloda görüldüğü gibi hataların çoğu iki kaynaktan doğar: eksik ya da güncel olmayan cari bilgileri ve kaleme uygun olmayan vergi ayarları. Bu nedenle kontrol listesini yalnız fatura anında değil, cari ve ürün kartlarını oluştururken de uygulamak hataları baştan azaltır.

Hatalı e-fatura fark edildiğinde ne yapılır?

Hatanın hangi tarafta fark edildiği ve faturanın hangi senaryoyla gönderildiği, izlenecek yolu belirler. Aşağıdakiler genel bir çerçevedir, kesin bir hukuki yönlendirme değildir.

Alıcıysanız

• Ticari fatura: Faturayı sistem üzerinden, ret gerekçesini açıkça yazarak reddedebilirsiniz. Gerekçenin net olması satıcının doğru düzeltmeyi yapmasını kolaylaştırır.
• Temel fatura: Sistem üzerinden yanıt verilemediği için önce satıcıyla iletişime geçmek ve itirazı belgelenebilir bir kanalla iletmek gerekir. Uygulamada noter, kayıtlı elektronik posta (KEP) ya da iadeli taahhütlü posta gibi yollar kullanılır. GİB'in e-belge sistemlerinde iptal ve itiraz taleplerine yönelik işlevler de bulunabilir; güncel yöntemi resmî kaynaklardan kontrol edin.
• Kayda almayın: Hata çözülene kadar faturayı gider ya da KDV kaydına almamak, sonradan düzeltme yükünü azaltır.

Satıcıysanız

• Alıcıdan ret yanıtı geldiyse gerekçeyi inceleyin ve düzeltilmiş belgeyi mevzuata uygun biçimde yeniden düzenleyin.
• Kısmi iade ya da fiyat farkı gibi durumlarda iade faturası veya fiyat farkı faturası gibi düzeltici belgeler gündeme gelebilir.
• Hangi düzeltme yolunun uygun olduğu, faturanın senaryosuna, tipine ve dönem içindeki durumuna bağlıdır. Beyan dönemini etkileyebilecek düzeltmelerde mali müşavirinizle birlikte hareket etmeniz önerilir.

Her iki tarafta da en önemli alışkanlık, yapılan yazışmaları ve yanıtları saklamaktır. Hata çözüldüğünde hangi belgenin neden yeniden düzenlendiği sonradan da izlenebilir olmalıdır.

E-fatura kontrolünü rutine dönüştürmek

Az sayıda faturası olan bir işletme kontrolü elle yapabilir; fatura sayısı arttıkça tek tek PDF açmak, numaraları tabloda karşılaştırmak ve gider kaydını ayrıca girmek hem zaman alır hem de hata riskini büyütür. Kontrolü rutine dönüştürmek için şu düzen işe yarar:

• Tek giriş noktası: Gelen faturaların e-posta, PDF ve sistem arasında dağılmadığı, tek bir ekranda toplandığı bir düzen kurun.
• Belirli bir kontrol günü: Gelen faturaları her gün ya da haftanın belirli günlerinde kontrol etmek, ticari faturalarda yanıt süresinin kaçırılmasını önler.
• Cari ile eşleştirme: Faturayı ilgili tedarikçinin cari hesabıyla ilişkilendirmek, bakiye ve ekstre farklarını erken gösterir.
• Dönem sonu karşılaştırma: Dönem kapanmadan önce kayıtlı faturalar ile sistemdeki gelen ve giden faturaların listesini karşılaştırın; eksik ya da fazla kayıt bu aşamada çıkar.
• Mali müşavirle paylaşım: Kontrolün son halkası çoğu zaman mali müşavirdir. LEHTAR Finans'ta muhasebeci erişimi ile mali müşavirinize salt okunur erişim tanımlayarak faturaları ayrıca dışa aktarmadan incelemesini sağlayabilirsiniz. Dönem beyanı ve denetim işlemleri meslek mensubunun sorumluluğundadır.

Yazılım tercihinde maliyet de bir değerlendirme ölçütüdür. Hangi paketin e-belge ve gelen fatura işlemlerini kapsadığını ve güncel ücretleri paketler ve fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.

Sonuç

E-fatura kontrolü; taraf bilgilerini, kalem ve vergi hesaplarını, senaryo ve tipi ve belgenin teknik geçerliliğini kapsayan bir alışkanlıktır. Giden faturada göndermeden önce, gelen faturada kayda almadan önce yapılan kısa bir kontrol, ret, itiraz ve düzeltme yükünün büyük kısmını ortadan kaldırır. Kişisel durumunuza özgü vergi ve düzeltme sorularında mali müşavirinizden destek almayı unutmayın.

Tedarikçi faturalarınızı tek ekranda görüp kontrol ettikten sonra gider kaydına aktarmak için gelen e-faturalar sayfamızı inceleyebilirsiniz.