E-fatura mükellef sorgulama, fatura keseceğiniz alıcının Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığını vergi kimlik numarası (VKN) veya T.C. kimlik numarası (TCKN) ile kontrol etmektir. Alıcı listedeyse ona e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura (hiçbir e-belge uygulamasına dahil değilseniz kâğıt fatura) düzenlersiniz. Sorguyu GİB'in e-Belge kanallarından ya da özel entegratör bağlantılı bir ön muhasebe yazılımının fatura ekranından birkaç saniyede yapabilirsiniz.
Aşağıda sorgunun adımlarını, sonuç ekranındaki alanların ne anlama geldiğini, posta kutusu etiketini, sorgu sonucuna göre belge seçimini, kesilmiş bir faturanın ETTN, fatura numarası ve karekodla nasıl doğrulanacağını ve sorgulama hatalarının olası nedenlerini bulacaksınız.
E-fatura mükellef sorgulama nedir, neden yapılır?
E-Fatura, yalnızca sisteme kayıtlı iki kullanıcı arasında dolaşabilen elektronik bir faturadır. Karşı taraf kayıtlı değilse belge ona e-Fatura olarak ulaşamaz; kayıtlıysa ona e-Arşiv Fatura düzenlemek de doğru olmaz. Bu yüzden e-fatura kullanıcı sorgulama, fatura kesmenin ilk adımıdır ve tek bir soruyu yanıtlar: “Bu alıcı, faturayı düzenlediğim tarih itibarıyla e-Fatura alabilir mi?”
Sorgunun özellikle önem kazandığı durumlar:
- Yeni müşteriyle ilk işlem: Mükellefiyet durumunu bilmeden belge türü seçmek, sonradan iptal, ret ve yeniden düzenleme gibi ek işlere yol açabilir.
- Düzenli müşteriler: Bugün kayıtlı olmayan bir işletme ileride e-Fatura sistemine geçebilir. Geçen ay e-Arşiv kestiğiniz alıcı bu ay kayıtlı kullanıcı olmuş olabilir.
- Kayıttan çıkan kullanıcılar: Tasfiye, terk veya tür değişikliği gibi durumlarda bir kullanıcının kaydı kapanabilir; eski bilgiyle hareket etmek hatalı belgeye neden olur.
- Doğru posta kutusu: Kayıtlı bir alıcının birden fazla posta kutusu etiketi olabilir; yanlış etikete giden fatura alıcının ilgili birimine geç ulaşır.
- Gelen faturaların doğrulanması: Tedarikçiden gelen bir belgenin gerçekten kayıtlı bir göndericiden geldiğini kontrol etmek isteyebilirsiniz.
Belirleyici olan, alıcının faturayı düzenlediğiniz andaki durumudur. Bu nedenle bir kez yapılan sorguyu kalıcı bilgi gibi görmek yerine, belgenin tarihine göre güncel sonuçla karar vermek gerekir.
E-fatura mükellef sorgulama nasıl yapılır?
Sorgunun mantığı her kanalda aynıdır: alıcının kimlik numarasını girersiniz, sistem kayıt durumunu ve kayıtlıysa etiket bilgilerini gösterir.
GİB kanalları üzerinden sorgu
GİB, e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesini kendi e-Belge kanallarında yayımlar. Genel adımlar şöyledir:
- Gelir İdaresi Başkanlığı ya da GİB e-Belge portalı üzerinden e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesi bölümüne ulaşın.
- Alıcının VKN'sini (tüzel kişilerde on haneli) veya TCKN'sini (şahıs işletmelerinde on bir haneli) girin.
- Sonuçta unvan, kullanıcı tipi, kayıt zamanı ve etiket bilgilerini kontrol edin.
- Sonuç boşsa alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değildir; belge seçimini buna göre yaparsınız.
Menü adları ve sayfa yerleşimi zaman içinde değişebildiği için güncel yolu GİB'in kendi sayfasından takip etmek en sağlıklısıdır. GİB sorgusu, gib e fatura mükellef sorgulama aramasıyla ulaşılan resmî kaynaktır ve diğer kanallar da bu listeden beslenir.
Yazılım üzerinden sorgu
Özel entegratör bağlantısı olan ön muhasebe yazılımlarında bu kontrol çoğunlukla fatura düzenleme ekranına gömülüdür. Entegratörler kayıtlı kullanıcı bilgisini düzenli olarak güncelleyip yazılıma yansıtır; siz alıcıyı seçtiğinizde ya da VKN'yi yazdığınızda kayıt durumu ve etiketler görünür, belge türünü buna göre belirlersiniz. LEHTAR Finans'ta e-fatura mükellef sorgulama sonucunu fatura ekranında görür, belgelerinizi GİB özel entegratörü üzerinden iletirsiniz; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM süreçlerinin panelde nasıl yürüdüğünü e-Dönüşüm modülümüz sayfasında inceleyebilirsiniz.
Yazılımın pratik faydası, sorgu sonucunu müşteri kaydıyla birlikte tutabilmenizdir. Alıcının unvanı, vergi dairesi ve posta kutusu etiketi cari hesaplar içinde bir kez doğru tanımlandığında her faturada aynı bilgileri yeniden aramazsınız. Yine de mükellefiyet durumu değişebileceği için kayıtlı bilgiyi fatura anındaki güncel sorguyla teyit etmek gerekir.
Sorgu sonucunu okumak: alanlar ve etiketler
Sonuç ekranında genellikle şu bilgiler yer alır:
- Unvan: Alıcının sistemdeki resmî adı. Elinizdeki unvanla uyuşmuyorsa numarayı yanlış girmiş olabilirsiniz.
- Kullanıcı tipi: Özel sektör ya da kamu ayrımı. Kamu idarelerine düzenlenecek faturalarda ek bilgi alanları gündeme gelebilir.
- İlk kayıt zamanı: Alıcının sisteme hangi tarihte dahil olduğunu gösterir. Fatura tarihiniz bu tarihten önceyse, o belge için e-Fatura zorunluluğu yoktur.
- Etiket ve etiket oluşturma zamanı: Faturanın gönderileceği elektronik adres ve bu adresin ne zaman tanımlandığı.
E-fatura etiket sorgulama, işte bu son alanı öğrenmektir. Sistemde iki tür etiket bulunur:
- Posta kutusu (PK) etiketi: Alıcının faturaları teslim aldığı adres. Fatura gönderirken seçmeniz gereken etiket budur.
- Gönderici birim (GB) etiketi: Kullanıcının fatura gönderirken kullandığı adres. Size gelen faturalarda karşı tarafın GB etiketini görürsünüz.
Etiketler genellikle “urn:mail:” ile başlayan, e-posta adresine benzeyen bir yapıdadır; çoğu kullanıcıda “defaultpk” ifadesini içeren varsayılan bir posta kutusu bulunur. Büyük işletmeler şube, departman veya iştirak bazında birden fazla posta kutusu açabilir; bu durumda hangi etiketin kullanılacağını alıcıya sormak en güvenli yoldur.
Sorgu sonucuna göre hangi belgeyi düzenlersiniz?
Sorgu sonucunu belge türüne çevirmek için aşağıdaki tablo genel bir çerçeve sunar. Kendi mükellefiyet durumunuz ve sektörünüze özgü kurallar için mali müşavirinizden destek alabilirsiniz.
| Sizin durumunuz | Alıcının durumu | Genel olarak düzenlenen belge |
|---|---|---|
| e-Fatura ve e-Arşiv kullanıcısı | e-Fatura kayıtlı kullanıcı | e-Fatura |
| e-Fatura ve e-Arşiv kullanıcısı | Kayıtlı değil (işletme veya nihai tüketici) | e-Arşiv Fatura |
| Yalnız e-Fatura kullanıcısı | Kayıtlı değil | Mevzuata göre değerlendirilmeli; e-Arşiv'e geçiş ya da kâğıt belge seçeneği mali müşavirle konuşulmalı |
| Hiçbir e-belge uygulamasına dahil değil | Kayıtlı ya da kayıtsız | Kâğıt fatura; e-Fatura gönderebilmek için önce sizin de kayıtlı olmanız gerekir |
En sık yapılan hata, kayıtlı kullanıcıya alışkanlıkla e-Arşiv Fatura düzenlemektir. Bunun sonuçlarını ve düzeltme yollarını e-Fatura mükellefine e-Arşiv fatura kesilir mi yazımızda ayrıca ele aldık.
Hizmet satan serbest meslek erbabında makbuz tarafında benzer bir ayrım e-SMM ile ortaya çıkar; mal sevkiyatında ise faturanın yanında irsaliye düzenleme yükümlülüğü gündeme gelir. Her belgenin kayıt koşulları ve kuralları ayrıdır.
Fatura sorgulama: ETTN, fatura ID ve karekod ile doğrulama
“Fatura sorgulama” ve “e fatura sorgulama” aramalarının bir kısmı mükellef kontrolüyle değil, kesilmiş bir faturanın gerçekliğini ve durumunu doğrulamakla ilgilidir. Burada üç tanımlayıcı öne çıkar.
ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası)
Her elektronik belgeye benzersiz bir ETTN atanır. Harf ve rakamlardan oluşan, tirelerle beş bölüme ayrılmış uzun bir koddur ve aynı numaraya sahip ikinci bir belge olamaz. Satıcı ya da alıcı, ETTN ile belgenin gönderildi, kabul edildi veya reddedildi gibi durumlarını entegratör ekranı üzerinden izleyebilir. Bir faturayla ilgili yazışmada ETTN'yi paylaşmak karışıklığı önlemenin en kısa yoludur.
Fatura numarası (fatura ID)
E-fatura ID sorgulama denildiğinde çoğunlukla belgenin fatura numarası kastedilir. Elektronik faturalarda numara üç karakterlik seri, dört haneli yıl ve dokuz haneli müteselsil sıradan oluşan on altı karakterlik bir yapıdadır. Fatura numarası okunaklıdır, ancak sistem genelinde benzersiz olan ETTN'dir; iki farklı satıcının aynı biçimde numaralanmış faturası olabilir. Doğrulamada iki bilgiyi birlikte kullanmak daha sağlıklıdır.
Karekod
E-fatura karekod sorgulama, belgenin PDF veya basılı görüntüsündeki karekodun okutulmasıyla yapılır. Karekod; satıcı ve alıcı kimlik numaraları, tarih, tutar ve ETTN gibi temel bilgileri taşır. Okuttuğunuzda çıkan bilgilerin belge üzerindekilerle birebir örtüşüp örtüşmediğine bakın. Uyuşmazlık, görüntünün sonradan değiştirilmiş olabileceğine işaret eder; bu durumda satıcıdan belgenin XML aslını ve durumunu teyit etmesini isteyin.
Gelen faturaları kontrol etmek
Tedarikçi e-Faturalarında gönderici unvanını, GB etiketini, ETTN'yi ve tutarları kontrol etmek, hatalı veya şüpheli belgelerin gider kaydına girmesini önler. Gelen belgeleri tek ekranda görüntüleyip kabul ya da ret yanıtı vermek ve onaylananları gidere aktarmak için gelen e-Faturalar sayfasına bakabilirsiniz. Ticari senaryoyla gelen faturalarda yanıt süresi sınırlı olduğundan kontrolü bekletmemek gerekir; güncel süreyi GİB kaynaklarından teyit edin.
E-irsaliye, e-arşiv ve bilgi fişi sorgulamaları
E-irsaliye fatura sorgulama aramaları genellikle sevkiyatla faturanın eşleşip eşleşmediğini kontrol etme ihtiyacından doğar. E-İrsaliye de kendi ETTN'sine sahiptir ve alıcının e-İrsaliye kayıtlı kullanıcısı olup olmadığı ayrıca sorgulanır. Bir alıcının e-Fatura kullanıcısı olması, onu otomatik olarak e-İrsaliye kullanıcısı yapmaz; iki sorgu ayrı ayrı yapılmalıdır.
E-Arşiv faturada durum farklıdır. Bu belgeler kayıtlı olmayan alıcılara düzenlendiği için alıcı tarafında posta kutusu yoktur; belge e-posta, bağlantı veya basılı çıktı ile iletilir. Alıcı belgeyi doğrulamak istediğinde ETTN ve karekodu kullanır; satıcı ise belgenin raporlama durumunu kendi entegratör ekranından izler.
Bilgi fişi e-arşiv fatura sorgulama ihtiyacı daha çok perakende tarafında, ödeme kaydedici cihaz fişiyle ilişkilendirilen belgelerde ortaya çıkar. Bu tür belgeler de ETTN üzerinden takip edilir; ancak hangi işlemde bilgi fişi düzenleneceği ve belgenin nasıl eşleştirileceği ayrı düzenlemelere tabidir. Güncel kurallar için GİB'in e-Belge sayfalarını ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.
E-arşiv fatura sorgulama hatası ve sık karşılaşılan sorunlar
Sorgu beklenen sonucu vermediğinde aşağıdaki tablo olası nedeni hızlıca bulmanıza yardım eder:
| Belirti | Olası neden | Ne yapabilirsiniz? |
|---|---|---|
| Mükellef sorgusunda sonuç yok | VKN yerine TCKN girilmesi veya eksik hane | Şahıs işletmelerinde TCKN ile, şirketlerde VKN ile yeniden sorgulayın |
| Alıcı kayıtlı olduğunu söylüyor ama listede yok | Kayıt yeni, listeye henüz yansımamış | Alıcıdan kayıt durumunu ve PK etiketini teyit etmesini isteyin |
| Unvan beklediğinizden farklı | Yanlış numara ya da benzer unvanlı başka işletme | Numarayı alıcının resmî belgelerinden doğrulayın |
| ETTN ile belge bulunamıyor | Kod eksik veya hatalı kopyalanmış | Kodu belgenin kendisinden, tireleriyle birlikte alın |
| e-Arşiv belge sorguda görünmüyor | Gönderim veya raporlama henüz tamamlanmamış | Bir süre sonra tekrar deneyin, satıcıdan durumu teyit edin |
| Durum bilgisine ulaşılamıyor | Bilgi yalnız düzenleyen tarafın ekranında görünüyor | Satıcı veya entegratör üzerinden belge durumunu isteyin |
| Sayfa açılmıyor ya da yanıt vermiyor | Portal veya entegratör tarafında geçici kesinti | Bir süre sonra yeniden deneyin |
Sorun belgenin geçerliliğiyle ilgiliyse, örneğin yanlış türde belge düzenlendiğinden şüpheleniyorsanız, iptal, ret veya yeniden düzenleme yolunu mali müşavirinizle birlikte belirlemeniz yerinde olur.
Sorguyu fatura akışınıza katmak ve yazılımda nelere bakmalı?
Mükellef sorgusunu tek seferlik bir iş değil, fatura sürecinin sabit bir adımı olarak görmek hataları azaltır. Pratik bir düzen şöyle kurulabilir:
- Müşteri kartını açarken sorgulayın: Yeni alıcıyı eklerken kayıt durumunu ve PK etiketini not edin.
- Düzenli müşterileri dönemsel olarak kontrol edin: Her ay fatura kestiğiniz alıcılarda durum değişikliğini kaçırmamak için sorguyu belli aralıklarla tekrarlayın.
- Belge türünü güncel sonuca göre seçin: Alışkanlıkla değil, fatura tarihindeki duruma göre karar verin.
- Gönderim durumunu izleyin: E-Faturanın alıcıya ulaştığını ve kabul ya da ret yanıtını takip edin.
- Gelen belgeleri doğrulayın: Tedarikçi faturalarında ETTN ve gönderici bilgisini kontrol ettikten sonra gider kaydı yapın.
Bu adımları bir yazılımla yürütmeyi düşünüyorsanız şu ölçütler işinizi kolaylaştırır:
- Fatura ekranında alıcı seçildiğinde kayıt durumunun otomatik görünmesi
- Birden fazla PK etiketi olan alıcıda etiketin seçilebilmesi ve müşteri kartında saklanması
- e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM'nin aynı panelden düzenlenebilmesi
- Gönderilen ve gelen belgelerin durumlarının tek listede izlenebilmesi
- Mali müşavirinize kayıtları görebileceği bir erişim tanımlanabilmesi
Paket kapsamı ve maliyetle ilgili güncel bilgiyi paketler ve fiyatlar sayfasında bulabilirsiniz. Hangi paketin e-belge ihtiyacınızı karşıladığını karşılaştırmak için paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Unutmayın: Yazılım sorgu, kayıt ve gönderim adımlarını kolaylaştırır; kayıtları siz girer, belge türünü siz seçersiniz. Dönem beyanı ve mevzuata uygunluk değerlendirmesi yetkili meslek mensubunuzun sorumluluğundadır.
Sonuç
E-fatura mükellef sorgulama, alıcının VKN veya TCKN'siyle yapılan kısa ama belirleyici bir kontroldür: doğru belge türünü, doğru posta kutusunu ve sorunsuz teslimi bu sonuç belirler. Kesilmiş faturaları ETTN, fatura numarası ve karekodla doğrular, gelen belgelerde gönderici bilgisini kontrol ederek kayıtlarınızı sağlam tutarsınız. Sorgudan gönderime elektronik belgelerinizi tek panelden yönetmek için e-Dönüşüm modülümüzü inceleyebilirsiniz.