Hayır. E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmez. Siz ve alıcınız e-Fatura uygulamasına kayıtlıysanız aranızdaki satış faturası e-Fatura olarak düzenlenir. E-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılar için kullanılır: nihai tüketiciler ve kayıtlı olmayan işletmeler. Bu ayrımı alıcının adı, şirket türü ya da büyüklüğü belirlemez. Belirleyici olan, fatura tarihinde alıcının Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) kayıtlı kullanıcı listesinde bulunup bulunmadığıdır.
Aşağıda kuralın mantığını, belge türünü seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz. E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilirse ne olabileceğini ve hatayı nasıl düzelteceğinizi de ele alıyoruz.
Kısa cevap: e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilir mi?
E-Fatura ile e-Arşiv fatura aynı hukuki belgenin, yani faturanın iki farklı elektronik biçimidir. Hangisinin kullanılacağını iki tarafın durumu belirler:
- Satıcı ve alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak düzenlenir ve GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura adresine iletilir.
- Satıcı kayıtlı, alıcı kayıtlı değilse fatura e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Alıcıya e-posta ile ya da kâğıt çıktısıyla ulaştırılır.
- Satıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı değilse karşılıklı e-Fatura zorunluluğu doğmaz. Satıcı, kendi tabi olduğu düzene göre belge düzenler.
Bu çerçeve 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenmiştir. Tebliğe göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı iki mükellef arasındaki faturanın e-Fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. Bu durumda e-Arşiv ya da kâğıt fatura düzenlemek usule aykırıdır. Güncel metin ve kılavuzlar için GİB'in resmî sitesine ve e-Belge portalına bakabilirsiniz.
İki belge arasındaki teknik ve operasyonel farkları ayrıntılı görmek için e-Fatura ile e-Arşiv farkını anlatan yazımıza göz atabilirsiniz. Bu yazı ise tek bir soruya odaklanıyor: Alıcı e-fatura mükellefiyse ne yapmalısınız?
Belge türünü ne belirler?
Belge seçiminde yalnızca alıcının e-Fatura kaydına bakılır. Faturanın tutarı, alıcının kurumsal görünümü ya da sizin alışkanlığınız belirleyici değildir. Aşağıdaki tablo olası durumları özetliyor:
| Satıcının durumu | Alıcının durumu | Düzenlenecek belge |
|---|---|---|
| e-Fatura kayıtlı | e-Fatura kayıtlı | e-Fatura |
| e-Fatura kayıtlı | Kayıtlı değil (işletme) | e-Arşiv fatura |
| e-Fatura kayıtlı | Nihai tüketici | e-Arşiv fatura |
| Kayıtlı değil | e-Fatura kayıtlı | Satıcının tabi olduğu düzene göre belge (karşılıklı e-Fatura zorunluluğu yok) |
| Kayıtlı değil | Kayıtlı değil | Satıcının tabi olduğu düzene göre belge |
Tablodan çıkan sonuç şudur: E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmesi sorunu yalnızca satıcının da e-Fatura uygulamasına kayıtlı olduğu durumda doğar. Siz kayıtlıysanız her fatura öncesinde alıcının durumunu bilmeniz gerekir.
Kayıt tarihi neden önemli?
Alıcı geçen ay kayıtlı değilse ona e-Arşiv fatura kesmiş olabilirsiniz. Alıcı bu arada e-Fatura uygulamasına geçtiyse, yeni tarihli faturaların e-Fatura olması gerekir. Durumu bir kez kontrol edip sonsuza kadar geçerli saymak yaygın bir hatadır. Düzenli çalıştığınız cari hesaplarda alıcının durumunu periyodik olarak yeniden kontrol etmek bu riski azaltır.
Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını nasıl anlarsınız?
Alıcının durumunu tahminle değil, sorgulamayla öğrenirsiniz. Başlıca yollar şunlardır:
- GİB kayıtlı kullanıcı listesi: Alıcının vergi kimlik numarası (VKN) ya da T.C. kimlik numarası (TCKN) ile e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığına bakılır. Kayıtlı alıcıların bir veya daha fazla e-Fatura adresi (posta kutusu etiketi) bulunur.
- Kullandığınız e-Fatura yazılımı veya özel entegratör: Birçok yazılım, alıcı VKN/TCKN girildiğinde kayıtlı kullanıcı bilgisini entegratör üzerinden kontrol eder ve uygun belge türünü önerir. Kendi yazılımınızda bu kontrolün nasıl çalıştığını öğrenmeniz yararlı olur.
- Alıcıdan bilgi almak: Yeni bir müşteriyle çalışmaya başlarken e-Fatura kaydını ve kullandığı posta kutusu etiketini sormak işinizi kolaylaştırır. Yine de nihai kontrolün kayıtlı kullanıcı listesinden yapılması önerilir.
Sorgulama adımlarını ekran ekran anlatan e-Fatura mükellef sorgulama rehberimizde VKN ile kontrol, birden fazla etiket ve sık yapılan hatalar ayrıntılı olarak yer alıyor.
Şahıs işletmeleri için dikkat
Şahıs işletmelerinde VKN ve TCKN ilişkisi kafa karıştırabilir. Alıcı bir şahıs işletmesiyse ve e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa, faturanın kime ve hangi kimlik numarasına düzenleneceği önem kazanır. Alımın işletme adına mı yoksa kişisel amaçla mı yapıldığı gibi ayrımlar yorum gerektirebilir. Böyle bir durumda mali müşavirinizin görüşünü almanız en sağlıklı yoldur.
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilirse ne olur?
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmesi, belgenin olması gereken biçimde düzenlenmemesi demektir. 509 Sıra No.lu Tebliğ, kayıtlı kullanıcılar arasında e-Fatura yerine başka biçimde düzenlenen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağını öngörür. Bunun pratik sonuçları satıcı ve alıcı için ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Satıcı açısından
- Usulsüzlük riski: Faturanın hiç düzenlenmemiş sayılması, Vergi Usul Kanunundaki fatura düzenleme yükümlülüğüne ilişkin özel usulsüzlük hükümlerinin gündeme gelmesine yol açabilir. Cezanın nasıl uygulanacağı ve tutarı mevzuata ve somut olaya göre değişir. Güncel tutarları resmî kaynaklardan ya da mali müşavirinizden öğrenmeniz gerekir.
- Kayıt düzeni: Satış kayıtlarınızda geçersiz sayılabilecek bir belge bulunur. Düzeltme yapılmazsa dönem sonu mutabakatlarında ve raporlarda tutarsızlık oluşabilir.
- Müşteri ilişkisi: Alıcının muhasebe birimi faturayı kabul etmeyip yeniden düzenlenmesini isteyebilir. Bu da tahsilatın gecikmesine yol açabilir.
Alıcı açısından
- Belgenin geçerliliği: Usule uygun düzenlenmemiş bir belgeye dayanarak gider veya indirim kaydı yapmak alıcı için de risk taşıyabilir. Bu nedenle pek çok işletme, e-Fatura bekledikleri bir alıma e-Arşiv fatura geldiğinde düzeltme talep eder.
- Süreç kesintisi: E-Fatura kullanan işletmeler gelen faturalarını genellikle e-Fatura kutusundan toplar. Gelen e-faturaları kabul, ret ve kayıt akışıyla izlerler. E-posta ile gelen bir e-Arşiv fatura bu akışın dışında kalır ve gözden kaçabilir.
Not: Burada anlatılanlar genel bilgi niteliğindedir. Ceza uygulanıp uygulanmayacağı, düzeltmenin hangi yöntemle yapılacağı ve alıcının kayıtları üzerindeki etkisi somut olaya göre değişir. Kendi durumunuz için yetkili bir mali müşavirden destek almanızı öneririz.
Yanlışlıkla kesilen e-arşiv fatura nasıl düzeltilir?
Hata fark edildiğinde hızlı ve belgeli hareket etmek önemlidir. Uygulamada izlenen genel adımlar şunlardır:
- Hatayı doğrulayın. Fatura tarihinde alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığını kontrol edin. Alıcı o tarihte henüz kayıtlı değilse ortada bir hata yoktur.
- E-Arşiv faturanın iptal imkânını inceleyin. E-Arşiv faturalar, mevzuatta tanınan süre ve yöntem içinde, kullandığınız sistem üzerinden iptal edilebilir. İptal süresi ve koşulları için GİB'in güncel kılavuzlarına ve entegratörünüzün yönergelerine bakın.
- Alıcıyla iletişime geçin. Alıcıya faturanın iptal edileceğini ve yerine e-Fatura düzenleneceğini bildirin. Alıcı faturayı kayıtlarına almışsa, onun tarafında da düzeltme gerekebilir.
- Doğru belgeyi düzenleyin. Aynı mal veya hizmet için alıcının e-Fatura adresine yeni bir e-Fatura gönderin. Tarih, açıklama ve tutar bilgilerinin orijinal işlemle tutarlı olmasına dikkat edin.
- Kayıtlarınızı eşleştirin. İptal edilen e-Arşiv ile yeni e-Faturanın birbirine bağlanabilmesi için açıklama veya not alanına referans bilgisi ekleyin. Satış raporlarınızda mükerrer kayıt oluşmadığını kontrol edin.
- Mali müşavirinizi bilgilendirin. İptal süresinin geçtiği, alıcının itiraz ettiği veya dönem kapandığı durumlarda doğru düzeltme yöntemine meslek mensubunuzla birlikte karar verin.
İptal süresi geçmişse veya dönem kapanmışsa izlenecek yol daha karmaşık hâle gelir. Bu durumda kendi başınıza düzeltme yapmadan önce profesyonel görüş almanızı öneririz.
Sık karıştırılan durumlar
Alıcı kurumsal görünüyor ama kayıtlı değil
Bir şirketin limited ya da anonim şirket olması, onun e-Fatura uygulamasına kayıtlı olduğu anlamına gelmez. Kayıtlı değilse ona e-Arşiv fatura düzenlenir. Tersine, küçük bir şahıs işletmesi de gönüllü olarak ya da yükümlülük nedeniyle e-Fatura uygulamasına geçmiş olabilir. Bu yüzden görünüşe değil, kayda bakılır.
Alıcı e-Fatura mükellefi, siz değilsiniz
Siz e-Fatura uygulamasına kayıtlı değilseniz ve alıcınız kayıtlıysa, karşılıklı e-Fatura zorunluluğu doğmaz. Kendi tabi olduğunuz düzene göre belge düzenlersiniz. Ancak e-Fatura kullanan büyük alıcılar tedarikçilerinden zamanla e-Fatura talep edebilir. Bu durumda e-Fatura uygulamasına geçişi değerlendirmek isteyebilirsiniz; başvuru süreci için e-Fatura başvuru rehberimize bakabilirsiniz.
Perakende satışta e-fatura mükellefi müşteri
Mağazada ya da internet sitesinde satış yaparken müşteri, e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir işletme adına fatura isteyebilir. Bu durumda müşterinin VKN'sini alıp kaydını kontrol etmeniz gerekir. Kayıtlıysa belge e-Fatura olarak düzenlenmelidir. Satış ekranınız varsayılan olarak e-Arşiv düzenliyorsa bu tür satışlar için ayrı bir kontrol adımı tanımlamanız hata riskini azaltır.
Tekrarlayan faturalar
Aylık abonelik veya kira gibi düzenli faturalarda belge türü ilk tanımlamada seçilir ve sonraki dönemlerde aynen tekrar eder. Alıcı bu süreçte e-Fatura uygulamasına geçerse şablonun güncellenmesi gerekir. Aksi hâlde aynı hata her dönem yinelenir.
Hatayı önlemek için pratik bir iş akışı
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmesi çoğunlukla dikkatsizlikten değil, düzensiz veri yönetiminden kaynaklanır. Aşağıdaki alışkanlıklar riski belirgin biçimde azaltır:
- Cari kartında e-Fatura durumunu tutun. Her müşteri kaydında alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığını ve posta kutusu etiketini saklayın.
- Fatura öncesi kontrolü standart hâle getirin. Özellikle yeni müşterilerde ve uzun süre fatura kesmediğiniz alıcılarda, faturayı göndermeden önce kaydı yeniden sorgulayın.
- Periyodik gözden geçirme yapın. Düzenli çalıştığınız müşterilerin e-Fatura durumunu belirli aralıklarla kontrol edin ve tekrarlayan fatura şablonlarını güncelleyin.
- Ekip içinde sorumluluk tanımlayın. Fatura kesen kişi ile müşteri kaydını açan kişi farklıysa, e-Fatura kontrolünün kimde olduğunu netleştirin.
- Mali müşavirinizle aynı veriye bakın. Meslek mensubunuzun faturalarınızı dönem sonunu beklemeden görebilmesi, yanlış belge türünü erken yakalamanızı sağlar.
LEHTAR Finans'ta faturalarınızı ve cari hesaplarınızı tek panelden yönetirsiniz. Elektronik belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinizi e-Dönüşüm modülümüz ile panelden düzenleyip gönderebilirsiniz. Mali müşavirinize salt okunur erişim tanımlayarak kayıtlarınızı birlikte izleyebilirsiniz. Kayıtları siz girersiniz. Belge türünün mevzuata uygunluğu ve dönem işlemleri sizin ve yetkili meslek mensubunuzun sorumluluğundadır.
Paket kapsamını ve maliyetleri karşılaştırmak isterseniz paketler ve fiyatlar sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Sonuç
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmez. İki taraf da e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa belge e-Fatura olmalıdır. Yanlış biçimde düzenlenen faturanın hiç düzenlenmemiş sayılması, satıcı için usulsüzlük riski, alıcı için ise kayıt sorunu doğurabilir. Hatayı önlemenin yolu, her fatura öncesinde alıcının kaydını kontrol etmek ve cari bilgilerinizi güncel tutmaktır. Hata yapıldıysa iptal ve yeniden düzenleme adımlarını mali müşavirinizle birlikte planlamanız en güvenli yoldur.
E-Fatura ve e-Arşiv belgelerinizi tek panelden düzenlemek için LEHTAR Finans e-Dönüşüm sayfasını inceleyebilirsiniz.