E-fatura sorgulama tek bir işlem değildir. Bir faturanın gerçekten düzenlenip düzenlenmediğini, alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını ya da gönderdiğiniz belgenin hangi aşamada olduğunu kontrol etmenin ortak adıdır. Hangi sorunun yanıtını aradığınıza göre elinizde olması gereken bilgi (VKN/TCKN, ETTN, fatura numarası, karekod) ve başvuracağınız kaynak (Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleri, özel entegratör ya da kullandığınız yazılım) değişir. Bu rehberde her sorgu türünü, dikkat edilecek noktaları ve sık karşılaşılan hataları sırayla ele alıyoruz.
E-fatura sorgulama ne demek? Aynı aramanın arkasındaki farklı sorular
Arama motoruna “e fatura sorgulama” yazan kişilerin çoğu aslında şu dört sorudan birinin yanıtını arar:
- Alıcı kontrolü: Fatura keseceğim firma e-fatura sistemine kayıtlı mı, belgeyi e-Fatura olarak mı yoksa e-Arşiv olarak mı düzenlemeliyim?
- Belge doğrulama: Elime ulaşan fatura gerçek mi, üzerindeki bilgiler sistemdeki kayıtla örtüşüyor mu?
- Durum takibi: Gönderdiğim fatura alıcıya ulaştı mı, kabul ya da red yanıtı geldi mi?
- Belge bulma: Bana düzenlendiği söylenen bir faturayı nerede görebilirim, kaybettiğim bir belgeyi nasıl yeniden bulurum?
Aşağıdaki tablo, her soru için gereken bilgiyi ve bakılacak yeri özetler:
| Sorgu amacı | Gereken bilgi | Genellikle nereden bakılır |
|---|---|---|
| Alıcı e-fatura kullanıcısı mı? | VKN veya TCKN | GİB kayıtlı kullanıcı listesi, entegratör ya da yazılım |
| Fatura gerçek mi? | ETTN, karekod, düzenleyen VKN, tutar | Düzenleyenin görüntüleme portalı, entegratör, GİB kanalları |
| Gönderilen fatura ne durumda? | Fatura numarası veya ETTN | Entegratör paneli ya da ön muhasebe yazılımı |
| Gelen faturayı bulma | Gönderici VKN, tarih aralığı | Gelen kutusu, yazılım paneli |
| e-Arşiv fatura kontrolü | ETTN, alıcı VKN/TCKN | Düzenleyenin portalı, GİB kanalları |
| İrsaliye ile fatura eşleşmesi | İrsaliye numarası veya ETTN | Yazılım paneli, entegratör |
Sorunuzu doğru tanımlamak, yanlış ekranda vakit kaybetmenizi önler. Örneğin bir faturanın gerçekliğini kayıtlı kullanıcı listesinde arayamazsınız; o liste yalnızca mükelleflerin sisteme kayıtlı olup olmadığını gösterir.
Alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgulama
Fatura düzenlemeden önce yapılan en yaygın kontrol budur. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa belge e-Fatura olarak, kayıtlı değilse genellikle e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Bu kontrol için alıcının vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası yeterlidir.
Kayıtlı kullanıcıların her birinin bir veya birden fazla posta kutusu etiketi vardır; e-fatura bu etikete gönderilir. Etiket yanlış seçilirse belge alıcının doğru birimine ulaşmayabilir. Bu nedenle “e fatura etiket sorgulama” da çoğunlukla alıcı kontrolünün bir parçasıdır.
Bu konu kendi başına ayrıntılı bir başlık olduğu için ayrı yazılarda ele alındı: GİB listesinin nasıl okunacağını ve etiketlerin ne anlama geldiğini e-fatura kullanıcı sorgulama rehberimizde, alıcıyı fatura öncesinde doğru kontrol etmenin farklı yollarını ise e-fatura mükellef sorgulama yazımızda bulabilirsiniz. Bu yazının geri kalanı, fatura düzenlendikten sonraki sorgulara odaklanıyor.
Elinizdeki faturayı doğrulama: ETTN, fatura numarası ve karekod
Size ulaşan bir faturanın sahte ya da değiştirilmiş olmadığından emin olmak istiyorsanız belgenin üzerindeki üç kimlik unsuruna bakmanız gerekir.
ETTN (e-fatura ID) nedir?
ETTN, Evrensel Tekil Tanımlama Numarası'nın kısaltmasıdır ve her elektronik belgeye özgü bir kimliktir. Teknik dünyada UUID olarak da bilinir; harf ve rakamlardan oluşan, tirelerle beş gruba ayrılmış 36 karakterlik bir dizidir. “e-fatura ID sorgulama” denildiğinde çoğunlukla bu numara kastedilir.
ETTN iki önemli işe yarar. Birincisi, aynı belgenin sistemde iki kez yer almasını önler. İkincisi, bir faturayı fatura numarasından bağımsız olarak kesin biçimde tanımlar. Düzenleyen firmanın ya da entegratörünün sunduğu görüntüleme ekranlarında belgeye çoğunlukla ETTN ile ulaşılır.
Fatura numarası nasıl okunur?
E-fatura numaraları genellikle üç karakterlik bir ön ek, düzenlendiği yıl ve sıra numarasından oluşan 16 karakterlik bir yapıdadır. Ön ek düzenleyen firmanın belirlediği seriyi, yıl kısmı belgenin yılını, kalan kısım ise o yıl içindeki sırayı gösterir. Fatura numarasının yılı ile belge tarihinin uyuşmaması, kontrol edilmesi gereken bir işarettir.
Karekod ile sorgulama
E-fatura ve e-Arşiv belgelerinin görsel çıktılarında yer alan karekod, belgenin temel bilgilerini (düzenleyen ve alıcı kimlik bilgileri, tarih, ETTN, tutarlar gibi) taşır. “E fatura karekod sorgulama” yaptığınızda karekodu okutan uygulama bu bilgileri ekrana getirir.
Burada dikkat edilmesi gereken nokta şudur: Karekodun okunması tek başına belgenin geçerliliğini kanıtlamaz. Yapmanız gereken, karekoddan çıkan bilgileri kâğıt ya da PDF üzerindeki bilgilerle karşılaştırmaktır. Tutar, tarih, VKN veya ETTN farklıysa belgeyi kabul etmeden önce düzenleyen firmayla iletişime geçin. Karekod okutmak için hangi resmî uygulamaların güncel olarak kullanılabildiğini Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından takip edebilirsiniz.
Gönderdiğiniz ve aldığınız e-faturaların durumunu sorgulama
Fatura düzenleyen tarafın en sık ihtiyaç duyduğu sorgu, belgenin akıbetidir. E-fatura, düzenleyenden entegratöre, oradan GİB sistemine ve alıcının posta kutusuna uzanan bir yol izler. Her aşamada belgenin bir durumu oluşur.
Giden faturalarda tipik durumlar
Kullanılan entegratöre ve yazılıma göre isimler değişse de durumlar genel olarak şu mantıkla ilerler:
- Taslak: Belge hazırlanmış ama henüz gönderilmemiştir; düzeltme yapılabilir.
- Gönderildi / işleniyor: Belge sisteme iletilmiş, alıcıya ulaştırılma aşamasındadır.
- Alıcıya ulaştı: Belge alıcının posta kutusuna teslim edilmiştir.
- Kabul / red: Ticari senaryoda alıcının verdiği yanıt belgeye bağlanır.
- Hata: Biçim, etiket ya da kimlik bilgisi kaynaklı bir sorun nedeniyle belge iletilememiştir.
“Hata” durumundaki bir belge, alıcıya ulaşmamış demektir. Bu durumda hatanın nedenini okuyup düzeltmek ve kendi kayıtlarınızla tutarlılığı korumak önemlidir; aynı belgeyi farklı bir numarayla tekrar göndermeden önce hangi adımın uygun olduğunu mali müşavirinizle değerlendirmeniz sağlıklı olur.
Gelen faturalar ve ticari senaryoda yanıt
E-faturada iki temel senaryo bulunur. Temel faturada alıcı sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı vermez; itiraz gerekiyorsa başka yollara başvurulur. Ticari faturada ise alıcı, mevzuatta belirlenen süre içinde sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı verebilir. Bu sürenin güncel hâlini ve süresi geçen belgelerde izlenecek yolu GİB'in e-fatura kılavuzlarından kontrol etmeniz önerilir.
Gelen faturaları düzenli sorgulamak, yanlış tutarlı ya da size ait olmayan bir belgeyi zamanında fark etmenizi sağlar. LEHTAR Finans'ta gelen e-faturalar ekranında tedarikçi belgelerinizi görüntüleyebilir, ticari senaryodaki faturalara yanıt verebilir ve uygun gördüklerinizi gider kaydına aktarabilirsiniz.
e-Arşiv fatura sorgulama ve bilgi fişi
e-Arşiv fatura, alıcısı e-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kurumlar için düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya e-posta ile elektronik olarak ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırılabilir; her iki durumda da belgenin aslı elektronik ortamda saklanır ve GİB'e raporlanır.
Alıcı olarak e-Arşiv faturayı nasıl kontrol edersiniz?
e-Arşiv faturalar alıcının posta kutusuna düşmediği için sorgulama yöntemi farklıdır. Genellikle şu yollar izlenir:
- Düzenleyen firmanın ya da entegratörünün sunduğu fatura görüntüleme portalında ETTN ile arama yapmak (“e arşiv fatura sorgulama e finans” gibi aramalar çoğunlukla bu tür portalları hedefler).
- Size gönderilen e-postadaki bağlantı veya PDF üzerindeki karekod ile belge bilgilerini karşılaştırmak.
- Adınıza düzenlenen elektronik belgeleri görüntüleme imkânları için İnteraktif Vergi Dairesi üzerindeki güncel hizmetleri kontrol etmek.
Bilgi fişi ile düzenlenen e-Arşiv fatura
Bazı işletmeler satış anında ödeme kaydedici cihazdan bir bilgi fişi verir ve faturayı e-Arşiv olarak ayrıca düzenler. Bu durumda elinizdeki fiş faturanın kendisi değil, ona ilişkin bir bilgilendirmedir. “Bilgi fişi e-Arşiv fatura sorgulama” yapmak istiyorsanız fiş üzerindeki fatura numarası ya da ETTN bilgisini kullanarak işletmenin görüntüleme kanalına başvurabilir, bulamazsanız doğrudan işletmeden belgenin elektronik kopyasını isteyebilirsiniz.
e-İrsaliye ile faturayı eşleştirme
Mal sevkiyatı olan işletmelerde fatura çoğu zaman bir veya birden fazla e-İrsaliyeye dayanır. “E irsaliye fatura sorgulama” aramasının arkasında genellikle şu ihtiyaç vardır: Hangi irsaliyenin faturalandığını, hangisinin hâlâ açıkta beklediğini görmek.
Eşleştirme sırasında şunlara dikkat edin:
- Faturada atıfta bulunulan irsaliye numarası ya da ETTN ile irsaliyenin kendisindeki bilgilerin aynı olması,
- İrsaliyedeki miktarlarla faturadaki miktarların uyuşması,
- Kısmi sevkiyatlarda birden fazla irsaliyenin tek faturada toplandığı durumların kayıt altında tutulması.
Sevk belgelerinizi aynı panelden düzenleyip izlemek eşleştirmeyi kolaylaştırır; e-İrsaliye sayfamızda bu akışın LEHTAR Finans'ta nasıl işlediğini görebilirsiniz.
E-fatura sorgulama hataları ve çözüm yolları
Sorgu sonucunun boş dönmesi ya da hata vermesi, her zaman belgenin sahte olduğu anlamına gelmez. En sık karşılaşılan nedenler şunlardır:
- ETTN eksik veya yanlış yazılmış: 36 karakterlik dizide tek bir karakter hatası sorguyu sonuçsuz bırakır. Kopyala-yapıştır yaparken başta ve sonda boşluk kalmadığından emin olun.
- Yanlış kanalda arama: e-Arşiv bir faturayı e-fatura gelen kutusunda ya da kayıtlı kullanıcı listesinde aramak sonuç vermez.
- Raporlama henüz tamamlanmamış: e-Arşiv belgelerin GİB'e raporlanması belge düzenlendiği anda gerçekleşmeyebilir; yeni düzenlenmiş bir belge bir süre sonra görünür hâle gelebilir.
- Belge iptal edilmiş: İptal edilen e-Arşiv faturalar görüntüleme ekranlarında farklı bir durumla görünebilir ya da hiç görünmeyebilir.
- Kimlik bilgisi uyuşmazlığı: Sorgu ekranı ETTN ile birlikte alıcı VKN/TCKN istiyorsa, belgede yazanla birebir aynı bilgiyi girmeniz gerekir.
- Etiket hatası: Gönderilen faturada alıcının güncel olmayan bir posta kutusu etiketi kullanıldıysa belge iletilemeyebilir.
Bu kontrollerden sonra hâlâ bir tutarsızlık görüyorsanız belgeyi kaydınıza almadan önce düzenleyen firmadan açıklama isteyin. Mali sonuç doğurabilecek durumlarda nasıl ilerleneceğini mali müşavirinizle değerlendirmeniz en sağlıklı yoldur.
Sorgulamayı rutine çevirmek: ön muhasebe tarafında düzen
Sorgu ihtiyacının büyük bölümü, belgelerin farklı yerlerde dağınık durmasından doğar. Faturalar e-posta kutusunda, irsaliyeler başka bir portalda, gelen belgeler entegratör ekranında olunca “bu fatura nerede?” sorusu her ay yeniden sorulur.
Düzenli bir ön muhasebe akışı bu yükü azaltır:
- Alıcı kontrolünü fatura düzenlemeden önce yapın ve cari kartta saklayın.
- Gönderdiğiniz belgelerin durumunu düzenli aralıklarla gözden geçirin; hata alanları bekletmeyin.
- Gelen faturaları geldiği hafta içinde kontrol edip gider kaydına alın.
- İrsaliye-fatura eşleşmesini dönem sonuna bırakmayın.
- Mali müşavirinizin aynı verilere erişebildiği bir yapı kurun ki kontrol iki tarafta tekrarlanmasın.
LEHTAR Finans bir ön muhasebe yazılımıdır: kayıtları siz girersiniz, elektronik belgeleriniz GİB özel entegratörü üzerinden iletilir, beyan ve tasdik işlemleri ise mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır. Hangi pakette hangi e-belge özelliklerinin yer aldığını merak ediyorsanız paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Sonuç
E-fatura sorgulama; alıcı kontrolü, belge doğrulama, durum takibi ve belge bulma olarak dört ayrı ihtiyaca karşılık gelir ve her biri farklı bilgi ile farklı kanal gerektirir. ETTN, fatura numarası ve karekodu doğru okumak, hataların çoğunu daha ilk adımda önler. Elektronik belgelerinizi tek panelden düzenleyip izlemek için e-Dönüşüm hizmet sayfamıza göz atabilirsiniz.