Fatura sorgulama, elinizdeki ya da düzenlediğiniz bir faturanın gerçekten var olup olmadığını, doğru alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve güncel durumunu kontrol etmektir. İşletmeler için sorgulama çoğunlukla e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye üzerinden yapılır; bunun için ETTN, fatura numarası, karekod ya da alıcının etiket bilgisi kullanılır. Hangi bilgiyle nerede sorgulama yapacağınız belgenin türüne ve sizin göndericiyi mi alıcıyı mı temsil ettiğinize bağlıdır.
Bu yazı, tek tek sorgu yöntemlerinden çok bütün resmi görmeniz için hazırlandı: hangi fatura türünde ne kontrol edilir, sorgu neden sonuç vermez ve sorgulamayı her gün tekrarlanan bir dert olmaktan nasıl çıkarırsınız.
Fatura sorgulama nedir, hangi amaçlarla yapılır?
"Fatura sorgulama" ifadesi gündelik dilde birkaç farklı ihtiyacı karşılar. Bir hane için elektrik, su ya da doğalgaz borcunu öğrenmek anlamına gelirken, bir işletme için çoğunlukla ticari belgelerin doğrulanması ve takibi demektir. İşletme tarafında sorgulamanın başlıca amaçları şunlardır:
- Doğrulama: Size gelen bir faturanın gerçekten o firma tarafından düzenlenip düzenlenmediğini kontrol etmek. Sahte ya da hatalı belgeyi kayda almamak bunun ilk adımıdır.
- Alıcı kontrolü: Fatura kesmeden önce karşı tarafın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını öğrenmek; bu bilgi belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağını belirler.
- Durum takibi: Gönderdiğiniz belgenin alıcıya ulaşıp ulaşmadığını, ticari faturada kabul ya da red yanıtı gelip gelmediğini izlemek.
- Arşivden bulma: Geçmiş bir faturayı, ödeme ya da itiraz sürecinde hızlıca bulup göstermek.
- Mutabakat: Cari hesap bakiyesi tutmadığında hangi faturanın eksik ya da fazla kaydedildiğini tespit etmek.
Konut faturalarının (elektrik, su, doğalgaz, telefon) sorgulanması ise genellikle abone numarası ya da T.C. kimlik numarasıyla, ilgili dağıtım veya hizmet şirketinin kanallarından yapılır. Bazı kurumların fatura sorgulama hizmetleri e-Devlet Kapısı üzerinden de sunulur; hangi kurumun hizmetinin bulunduğunu güncel olarak oradan kontrol etmeniz en sağlıklısıdır. Bu yazının geri kalanı işletmelerin düzenlediği ve aldığı ticari belgelere odaklanır.
Fatura sorgulama türleri: hangi belgeyi nerede kontrol edersiniz?
Aşağıdaki tablo, en sık yapılan sorgulamaları belge türüne ve kullanılan bilgiye göre özetler. Kesin ekran adları ve menüler zamanla değişebileceği için tablo bir yön haritası olarak düşünülmelidir.
| Ne sorgulanır? | Genellikle hangi bilgiyle? | Kim, nereden bakar? |
|---|---|---|
| Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı | Vergi kimlik ya da T.C. kimlik numarası | Fatura düzenleyen taraf; GİB kullanıcı listesi veya kullandığı yazılım |
| Alıcının etiket (posta kutusu) bilgisi | Vergi kimlik numarası | Fatura düzenleyen taraf; özel entegratör ya da GİB listesi |
| Gelen e-Faturanın gerçekliği | ETTN, fatura numarası | Alıcı; kendi e-Fatura gelen kutusu |
| e-Arşiv faturanın içeriği | Karekod, ETTN veya düzenleyicinin paylaştığı erişim bağlantısı | Alıcı; düzenleyicinin sunduğu kanal |
| e-İrsaliyenin durumu ve yanıtı | İrsaliye ETTN'si ve numarası | Gönderici ve alıcı; e-İrsaliye kutuları |
| Gönderilen faturanın iletim durumu | Fatura numarası, ETTN | Düzenleyen; kullandığı yazılım ya da entegratör paneli |
Tablodan çıkan önemli sonuç şudur: Sorgulamanın büyük kısmı tek bir "genel sorgu ekranından" değil, belgenin geçtiği yoldan yapılır. e-Fatura bir posta kutusundan diğerine gider, bu yüzden en güvenilir kaynak kendi gelen ve giden kutunuzdur. Karekod ve ETTN ile adım adım kontrolü ayrıntılı görmek isterseniz e-Fatura sorgulama rehberimiz bu konuyu ayrıca ele alır.
Sorgulama için gereken bilgiler: ETTN, fatura numarası, karekod ve etiket
Sorgu sonuç vermediğinde sorun çoğu zaman yanlış bilgiyle arama yapılmasıdır. Bu nedenle her bilginin neyi temsil ettiğini bilmek işin yarısıdır.
ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası)
ETTN, her elektronik belgeye üretildiği anda atanan, tireli harf ve rakamlardan oluşan benzersiz kimliktir. İki belgenin ETTN'si aynı olamaz; bu yüzden bir belgeyi kesin olarak bulmanın en güvenli yoludur. Uzun ve karmaşık göründüğü için elle yazarken karakter atlanması sık rastlanan bir hatadır; mümkünse kopyalayıp yapıştırın.
Fatura numarası (fatura ID)
"e-Fatura ID sorgulama" diye aranan bilgi genellikle fatura numarasıdır. Elektronik faturalarda numara; düzenleyicinin belirlediği harflerden oluşan bir ön ek, yıl bilgisi ve sıra numarasından oluşur. Fatura numarası düzenleyen firma içinde benzersizdir ama farklı firmalarda benzer numaralar görülebilir. Bu yüzden numarayla arama yaparken düzenleyicinin vergi kimlik numarasını da birlikte kullanmak karışıklığı önler.
Karekod
Elektronik faturaların görüntüsünde yer alan karekod, belgenin temel bilgilerini (düzenleyen, alıcı, tarih, tutar, ETTN gibi) taşır. "e-Fatura karekod sorgulama" yapılırken amaç, kâğıda basılmış ya da PDF olarak gelmiş görüntüdeki bilgilerin karekoddaki bilgilerle örtüşüp örtüşmediğini görmektir. Görüntüdeki tutar ile karekoddan okunan tutar farklıysa belgeyi kayda almadan önce düzenleyiciyle iletişime geçmek gerekir.
Etiket (posta kutusu ve gönderici birim)
Etiket, e-Fatura sistemindeki adres gibidir. Bir e-Fatura kullanıcısının belge aldığı adres "posta kutusu", belge gönderdiği adres "gönderici birim" etiketi olarak tanımlanır. "e-Fatura etiket sorgulama" fatura düzenlemeden önce yapılır; doğru etiket seçilmezse belge alıcıya ulaşmaz ya da yanlış birime gider. Alıcının hangi kutuları olduğunu ve listede nasıl göründüğünü kontrol etmenin yollarını e-Fatura mükellef sorgulama yazımızda bulabilirsiniz.
e-Arşiv fatura ve bilgi fişi sorgulama
e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara, yani çoğunlukla nihai tüketicilere ve sisteme kayıtlı olmayan işletmelere düzenlenir. e-Fatura gibi bir posta kutusundan diğerine gitmediği için alıcı tarafında "gelen kutusu" yoktur. Bu nedenle e-Arşiv fatura sorgulama, e-Fatura sorgulamadan farklı işler: Alıcı belgeye genellikle düzenleyicinin gönderdiği e-posta, kısa mesaj, erişim bağlantısı ya da faturadaki karekod üzerinden ulaşır.
Bazı satış noktalarında e-Arşiv fatura düzenlendiğinde yeni nesil ödeme kaydedici cihazlardan bir bilgi fişi basılır. Bu fiş faturanın kendisi değildir; faturanın düzenlendiğini gösteren ve belgeye ulaşmanızı sağlayan bilgileri taşır. "Bilgi fişi e-Arşiv fatura sorgulama" aramasının arkasındaki ihtiyaç tam olarak budur: Fişteki bilgilerle asıl faturayı bulmak. Fişte yer alan ETTN ya da karekod bilgisiyle düzenleyicinin sunduğu kanaldan belgeye erişebilirsiniz; belgeye ulaşamıyorsanız en doğru adım satıcıdan faturanın e-posta ile gönderilmesini istemektir.
Alıcı olarak adınıza düzenlenen bazı elektronik belgeleri kamu portalları üzerinden görüntüleme imkânı da olabilir. Hizmetlerin kapsamı değişebildiği için güncel bilgiyi Gelir İdaresi Başkanlığı ve e-Devlet üzerinden takip etmeniz önerilir. e-Arşiv faturanın e-Faturadan farkını ve görüntüleme yollarını daha ayrıntılı merak ediyorsanız e-Arşiv fatura nedir yazımız temel kavramları açıklar.
e-İrsaliye ve fatura ilişkisi: sorgulamada nelere bakılır?
e-İrsaliye, malın sevkini belgeler; fatura ise satışın kendisini. Bu iki belge çoğu zaman birbirine bağlıdır: Önce mal irsaliyeyle sevk edilir, ardından ilgili fatura düzenlenir ve faturada irsaliyeye atıf yapılır. "e-İrsaliye fatura sorgulama" yapılırken genellikle şu sorulara yanıt aranır:
- Gelen faturadaki irsaliye numarası, depoya ulaşan malla birlikte gelen irsaliyeyle aynı mı?
- İrsaliyeye alıcı tarafından yanıt verildi mi, eksik ya da fazla teslim bildirildi mi?
- İrsaliyesi olan bir sevkiyatın faturası kesildi mi, yoksa açıkta mı kaldı?
Bu kontrol özellikle stoklu çalışan işletmelerde önemlidir. Faturası kesilmemiş bir irsaliye, gelirin geç kaydedilmesine; faturası gelmiş ama irsaliyesi eşleşmeyen bir alış ise stok farklarına yol açabilir. İrsaliye ve faturayı aynı sistemde tutmak, bu eşleştirmeyi elle sorgulamaktan kurtarır.
Fatura sorgulama hataları ve çözüm yolları
Sorgu ekranında "kayıt bulunamadı" gibi bir uyarı görmek her zaman belgenin sahte olduğu anlamına gelmez. En sık karşılaşılan durumlar ve ilk bakılacak noktalar şunlardır:
- Bilgi eksik ya da hatalı girildi: ETTN'de tek bir karakterin atlanması, büyük-küçük harf veya tire hatası sonucu boş döndürür. Bilgiyi kopyalayarak yeniden deneyin.
- Yanlış belge türünde arandı: e-Arşiv fatura, e-Fatura gelen kutusunda aranırsa bulunmaz. Önce belgenin türünü faturanın üzerinden kontrol edin.
- Belge henüz iletilmedi ya da raporlanmadı: Elektronik belgeler düzenlendikten sonra iletim ve raporlama aşamalarından geçer. Yeni düzenlenmiş bir belge bazı kanallarda hemen görünmeyebilir; bir süre sonra tekrar kontrol edin ya da düzenleyiciden iletim durumunu isteyin.
- Belge iptal edildi veya reddedildi: İptal ya da red yanıtı almış bir belge sorguda farklı bir durumla görünebilir. Bu durumda düzenleyiciden yeni belge ya da açıklama talep edin.
- Yanlış etikete gönderildi: Alıcının birden fazla posta kutusu varsa belge, beklenen kutu yerine başka bir birime düşmüş olabilir.
- Teknik sorun: Portal ya da entegratör kaynaklı geçici erişim sorunları yaşanabilir. Hata kalıcıysa kullandığınız hizmet sağlayıcının destek kanalına başvurun.
Bir belgenin sahte olabileceğinden şüpheleniyorsanız onu kayda almadan önce düzenleyiciyle doğrudan iletişime geçin ve vergi kimlik numarası gibi bilgileri resmî kaynaklardan teyit edin. Belgenin vergisel sonuçları konusunda emin değilseniz mali müşavirinizden destek almanız en güvenli yoldur.
Sorgulamayı günlük işe dönüştürmek: ön muhasebe programıyla fatura takibi
Birkaç faturası olan bir işletme için tek tek sorgulama yönetilebilir. Fatura sayısı arttıkça ise sorun "bir belgeyi nasıl sorgularım" olmaktan çıkar, "hangi belgeyi kontrol etmem gerektiğini nasıl bilirim" sorusuna dönüşür. Bu noktada sorgulamanın yükünü azaltan şey, belgelerin düzenlendiği ve alındığı yerin tek bir panel olmasıdır.
LEHTAR Finans bir ön muhasebe yazılımıdır ve bu ihtiyaca şu şekilde karşılık verir:
- Giden belgeler tek listede: Faturalar ve e-Fatura modülümüzde satış faturalarınızı düzenler, e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinizi panelden gönderirsiniz; düzenlediğiniz belgeleri numarası ve alıcısıyla aynı yerde bulursunuz. Elektronik belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir.
- Gelen belgeler kayda dönüşür: Gelen e-Faturalar ekranından tedarikçi faturalarını görüntüler, yanıtlar ve gider kaydına aktarırsınız. Böylece "bu fatura geldi mi, kaydettik mi" sorusunu ayrı bir sorgu yapmadan yanıtlarsınız.
- Cari ile eşleşme: Fatura kayıtları müşteri ve tedarikçi hesaplarına işlendiği için bakiye tutmadığında hangi belgenin eksik olduğunu ekstreden izlersiniz.
Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı, defter tasdiki ve denetim gibi işlemler ise yetkili meslek mensubunun sorumluluğundadır. Yazılım, sorgulamayı ortadan kaldırmaz ama neyi, ne zaman kontrol etmeniz gerektiğini görünür kılar.
Hangi paketin işletmenizin fatura hacmine uygun olduğunu karşılaştırmak için güncel bilgileri paketler ve fiyatlar sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Sonuç
Fatura sorgulama tek bir ekran değil, belgenin türüne göre değişen bir kontrol alışkanlığıdır: e-Faturada kutular ve ETTN, e-Arşivde karekod ve erişim bağlantısı, e-İrsaliyede ise fatura ile sevkiyatın eşleşmesi öne çıkar. Doğru bilgiyle aramak hataların çoğunu çözer, belgeleri tek panelde toplamak ise sorgu ihtiyacını baştan azaltır. Giden ve gelen faturalarınızı tek yerden izlemek için faturalar ve e-Fatura modülümüzü inceleyebilirsiniz.