E-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir alıcıya (son tüketiciye ya da e-Fatura kullanıcısı olmayan bir işletmeye) elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Hukuki niteliği kâğıt faturayla aynıdır; fark, belgenin elektronik oluşturulması, saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) raporlanmasıdır. Alıcı belgeyi e-posta ya da bağlantıyla elektronik olarak veya isterse kâğıda basılmış olarak alır.
Aşağıda e-arşiv faturanın ne olduğunu, e-faturadan nasıl ayrıldığını, kimlerin kullandığını, nasıl düzenlendiğini ve alıcı olarak nasıl kontrol edeceğinizi adım adım anlatıyoruz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenen faturanın elektronik biçimidir. Kâğıt faturada bulunması gereken bütün bilgileri içerir ve aynı ispat gücüne sahiptir. Uygulamanın adındaki "arşiv" kelimesi, düzenleyenin belgenin bir kopyasını elektronik ortamda saklama yükümlülüğünü anlatır.
E-arşiv faturayı tanımlayan birkaç temel unsur vardır:
- Alıcının durumu: Belge, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-arşiv değil, e-Fatura kesilmesi gerekir.
- ETTN: Her elektronik belgenin Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN) adı verilen benzersiz bir kimliği vardır. Bu numara belgenin sistemde tekil olarak tanınmasını sağlar.
- Fatura numarası yapısı: E-belgelerde fatura numarası genellikle üç karakterlik seri, düzenlenme yılı ve sıra numarasından oluşan 16 haneli bir yapıdadır.
- Standart format: Belge, GİB'in belirlediği UBL-TR adlı XML standardında oluşturulur; okurun gördüğü PDF ya da ekran görüntüsü bu verinin okunabilir hâlidir.
- Raporlama: Düzenlenen e-arşiv faturaların bilgileri, belirlenen dönemlerde GİB'e rapor olarak iletilir.
Kâğıt Faturadan Farkı
Kâğıt faturada matbaaya bastırılan seri-sıra numaralı koçanlar kullanılır, asıl nüsha alıcıya verilir, suret düzenleyende kalır. E-arşiv faturada koçan yoktur; numaralandırma sistem tarafından otomatik ve sıralı yapılır. Saklama fiziksel klasörlerde değil elektronik ortamda gerçekleşir. Kaybolma, yıpranma ve elle yazım hatası riski azalır; belgeye geriye dönük ulaşmak kolaylaşır.
E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Fark
İki uygulama sık karıştırılır, çünkü ikisi de elektronik faturadır ve ikisi de aynı işletme tarafından kullanılabilir. Belirleyici olan alıcının kim olduğudur.
| Özellik | E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | E-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcı | E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya işletme |
| İletim yolu | GİB sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna | E-posta, bağlantı ya da kâğıda basılı çıktı |
| Alıcının yanıtı | Ticari senaryoda kabul veya ret yanıtı verilebilir | Sistem üzerinden kabul/ret yanıtı yoktur |
| Düzeltme | Senaryoya göre ret, iade faturası | İptal veya iade faturası |
| GİB'e bildirim | Belge GİB üzerinden geçtiği için anlık | Periyodik e-arşiv raporu ile |
Pratikte bir işletme gün içinde hem e-Fatura hem e-arşiv fatura düzenleyebilir: kurumsal müşterisi e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, bireysel müşterisine e-arşiv fatura keser. Bu nedenle her belgeden önce alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını kontrol etmek gerekir. Bu kontrolün nasıl yapıldığını e-Fatura kullanıcı sorgulama rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.
Yanlış türde belge düzenlemek, yani kayıtlı bir kullanıcıya e-arşiv fatura ya da kayıtlı olmayan birine e-Fatura göndermek, belgenin geçerliliği açısından sorun doğurabilir. Bu tür bir durumla karşılaştığınızda nasıl ilerleyeceğinizi mali müşavirinizle konuşmanız en sağlıklı yoldur.
Kimler E-Arşiv Fatura Düzenler?
E-arşiv fatura uygulamasına geçiş iki şekilde olur: zorunlu ve gönüllü.
Zorunlu geçiş: GİB, belirli brüt satış hasılatı sınırlarını aşan mükellefleri, belirli sektörlerde faaliyet gösterenleri veya internet üzerinden mal ve hizmet satanları e-Dönüşüm kapsamına alır. Bu sınırlar ve kapsam zaman içinde tebliğlerle güncellendiği için güncel kriterleri GİB'in resmî sitesinden ve e-Belge portalından kontrol etmeniz gerekir.
Gönüllü geçiş: Zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler de isterlerse uygulamaya dahil olabilir. Pek çok küçük işletme, kâğıt koçan takibinden kurtulmak ve tüm faturalarını tek bir sistemde toplamak için bu yolu tercih eder.
Genel kural olarak e-arşiv fatura uygulamasına geçmek için önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak gerekir. Yani süreç çoğunlukla e-Fatura başvurusuyla başlar. Başvuru yöntemlerini ve hazırlık adımlarını e-Fatura başvuru rehberimizde bulabilirsiniz.
Kendi işletmenizin zorunluluk kapsamında olup olmadığı; faaliyet alanınız, hasılatınız ve satış kanallarınıza göre değişir. Bu değerlendirmeyi mevzuat güncellemelerini takip eden bir mali müşavirle yapmanız önerilir.
E-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?
E-arşiv fatura düzenlemenin başlıca üç yolu vardır:
- GİB'in ücretsiz portalı: GİB, düşük hacimli kullanıcılar için internet üzerinden fatura düzenlenebilen bir portal sunar. Temel ihtiyaçları karşılar, ancak cari takip, stok ve raporlama gibi işlevler içermez.
- Özel entegratör üzerinden: Faturalar, GİB'den izinli bir özel entegratör aracılığıyla oluşturulur, iletilir ve saklanır. Ön muhasebe yazılımları genellikle bu yapıyla çalışır.
- Kendi sistemi ile (doğrudan entegrasyon): Yüksek hacimli büyük işletmeler, gerekli teknik ve güvenlik şartlarını sağlayarak kendi altyapılarını kurabilir.
Adım Adım Düzenleme Süreci
Kullandığınız yöntem ne olursa olsun mantık benzerdir:
- Alıcıyı kontrol edin: Alıcının vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarasıyla e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını sorgulayın. Kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenlersiniz.
- Alıcı bilgilerini girin: Ad-soyad veya unvan, adres, kimlik ya da vergi numarası ve varsa vergi dairesi.
- Kalemleri ekleyin: Mal veya hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve varsa indirim.
- Özel durumları belirtin: Tevkifat, istisna veya internet satışı gibi durumlar varsa ilgili alanları doldurun.
- Önizleyin ve onaylayın: Tutarları ve alıcı bilgilerini kontrol ettikten sonra belgeyi oluşturun.
- Alıcıya iletin: Belge alıcının tercihine göre e-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı olarak teslim edilir.
İnternet Satışlarında Ek Bilgiler
İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-arşiv faturada; satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderim tarihi ve taşıyıcı bilgisi gibi ek alanlar yer alır. E-ticaret yapıyorsanız kullandığınız aracın bu alanları desteklediğinden emin olun.
Ön Muhasebe Yazılımıyla E-Arşiv Süreci
Ayrı ayrı sistemlerde fatura kesmek, cari hesap tutmak ve gelir kaydetmek, aynı bilgiyi birkaç kez girmek anlamına gelir. LEHTAR Finans'ta e-arşiv faturalarınızı, e-Fatura ve e-İrsaliye belgelerinizle birlikte e-Dönüşüm modülümüzden düzenler ve gönderirsiniz; belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Kestiğiniz fatura ilgili müşterinin cari hesabına ve gelir kayıtlarınıza yansır, böylece kimden ne kadar alacağınız olduğunu aynı panelden görürsünüz.
Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı ve resmî işlemler mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır. İsterseniz mali müşavirinize muhasebeci erişimi tanımlayarak faturalarınızı salt okunur olarak incelemesini sağlayabilirsiniz.
Kullanacağınız belge hacmine ve modüllere göre size uygun seçeneği görmek için paketler ve fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Alıcı Tarafı: E-Arşiv Fatura Görüntüleme ve Kontrol
E-arşiv fatura alan biri için en sık sorulan soru, belgeyi nasıl açacağı ve gerçek olup olmadığını nasıl anlayacağıdır.
Görüntüleme: Belge genellikle e-postayla PDF eki ya da görüntüleme bağlantısı olarak gelir. PDF dosyası herhangi bir PDF okuyucuyla açılır. Size XML formatında bir dosya iletildiyse, bu dosya ham veridir; okunabilir hâle getirmek için bir e-fatura görüntüleyici gerekir. Görüntüleyici, XML içindeki veriyi şablonla birleştirerek fatura görünümüne çevirir.
Kontrol edilecek noktalar:
- Düzenleyenin unvanı, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi doğru mu?
- Fatura numarası ve ETTN belgede yer alıyor mu?
- Adınız, adresiniz ve varsa kimlik/vergi numaranız doğru yazılmış mı?
- Kalemler, miktarlar, KDV oranı ve toplam tutar aldığınız mal ya da hizmetle uyuşuyor mu?
- Düzenlenme tarihi işlem tarihiyle tutarlı mı?
Bir bilgide hata görürseniz önce düzenleyen firmayla iletişime geçin. Belgenin gerçekliğinden şüphe ediyorsanız GİB'in resmî kanallarındaki sorgulama imkânlarını kullanabilir ya da durumu bir mali müşavire danışabilirsiniz.
İşletme olarak e-arşiv fatura alıyorsanız (yani e-Fatura kullanıcısı değilseniz), bu belgeyi gider kaydınıza işlemeyi unutmayın. Gelen belgeleri düzenli kaydetmek, dönem sonunda KDV ve gider hesaplarının doğru çıkmasını kolaylaştırır.
İptal, İtiraz, Raporlama ve Saklama
İptal
E-Fatura sisteminin aksine e-arşiv faturada alıcının sistem üzerinden ret yanıtı verme imkânı yoktur. Hatalı düzenlenmiş bir e-arşiv fatura, mevzuatta belirlenen süre içinde düzenleyen tarafından iptal edilebilir. İptal süresi ve koşulları değişebildiği için güncel kuralları GİB kaynaklarından teyit etmeniz gerekir. Süre geçtiyse ya da mal iade edildiyse genellikle iade faturası yoluna gidilir.
İtiraz
Alıcı, kendisine düzenlenen e-arşiv faturaya mevzuatta tanımlı resmî yollarla itiraz edebilir. Hangi yolun uygun olduğu ve sürecin nasıl işleyeceği somut duruma göre değişir; ticari bir anlaşmazlıkta profesyonel destek almak doğru olur.
Raporlama
E-arşiv faturalar GİB sisteminden geçmediği için, düzenlenen belgelerin bilgileri belirli dönemlerde e-arşiv raporu olarak GİB'e iletilir. Özel entegratör kullanıyorsanız bu raporlama genellikle entegratör tarafından teknik olarak gerçekleştirilir. İptal edilen faturalar da bu rapora yansır.
Saklama
Düzenleyen, e-arşiv faturaların elektronik kopyasını Vergi Usul Kanunu'nda öngörülen süre boyunca saklamak ve istendiğinde ibraz edebilmek zorundadır. Özel entegratör ya da yazılım kullanıyorsanız saklama koşullarını ve verilerinize nasıl erişebileceğinizi baştan öğrenin.
Sık Karıştırılan Kavramlar: Proforma ve Tevkifatlı Fatura
E-arşiv fatura araştıranlar sıklıkla iki kavramla daha karşılaşır.
Proforma fatura: Proforma, satış gerçekleşmeden önce alıcıya fiyat ve koşulları bildiren bir ön belgedir; teklif niteliği taşır ve vergisel açıdan fatura yerine geçmez. Dolayısıyla proforma bir e-arşiv fatura değildir. Satış kesinleştiğinde asıl fatura (alıcının durumuna göre e-Fatura ya da e-arşiv) düzenlenir. LEHTAR Finans'ta bu ihtiyaç için teklifler bölümünü kullanabilir, onaylanan teklifi aynı kalemlerle faturaya dönüştürebilirsiniz.
Tevkifatlı fatura: Tevkifat, belirli mal ve hizmetlerde hesaplanan KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilmesidir. Tevkifat bir fatura türü değil, faturaya uygulanan bir vergisel düzenlemedir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse tevkifat uygulanan bir satış da e-arşiv fatura ile belgelenebilir. Hangi işlemin tevkifata tabi olduğu ve uygulanacak oran mevzuatta belirlenir; emin olmadığınız durumda mali müşavirinize danışın.
Sonuç
E-arşiv fatura, e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenen ve kâğıt faturayla aynı hukuki değere sahip elektronik faturadır. Doğru belge türünü seçmek için her satıştan önce alıcıyı sorgulamak, belgeyi eksiksiz düzenlemek, iptal ve raporlama kurallarını takip etmek ve kayıtları düzenli saklamak sürecin temelidir. Kişisel durumunuza özgü yükümlülükler için bir mali müşavirden destek almanız önerilir.
E-arşiv, e-Fatura ve diğer elektronik belgelerinizi tek panelden nasıl yöneteceğinizi görmek için LEHTAR Finans e-Dönüşüm sayfamızı inceleyebilirsiniz.