E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı iki kullanıcı arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen faturadır. E-arşiv fatura ise alıcısı bu sisteme kayıtlı olmayan durumlarda, örneğin nihai tüketiciye ya da e-fatura kullanıcısı olmayan bir işletmeye, elektronik olarak düzenlenen ve saklanan faturadır. İkisi de kâğıt faturayla aynı hukuki niteliği taşır; aralarındaki fark belgenin kime, hangi yolla ulaştığındadır.
Bu yazıda iki sistemin temel tanımını kısaca verdikten sonra, okurların en çok takıldığı terimleri tek tek açıklıyoruz: mükellef ile kullanıcı arasındaki fark, entegratör, senaryo, fatura tipi, ETTN, tevkifatlı fatura ve proforma faturanın bu sistemdeki yeri. Amaç, bir faturayı düzenlerken ya da gelen bir belgeyi okurken karşınıza çıkan kavramları güvenle yorumlayabilmeniz.
E-Fatura ve E-Arşiv Nedir? Kısa Tanımlar
E-fatura, standart bir veri biçiminde (UBL-TR adı verilen XML formatı) hazırlanan, mali mühür veya nitelikli elektronik imza ile imzalanan ve GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine ulaştırılan faturadır. Alıcı belgeyi kâğıt olarak değil, kendi e-fatura kutusunda elektronik olarak alır.
E-arşiv fatura, aynı teknik standartlarla elektronik olarak oluşturulan ancak alıcıya GİB üzerinden bir kutuya düşmeyen faturadır. Alıcıya e-posta gibi elektronik yollarla ya da kâğıt çıktı olarak verilir; düzenleyen taraf ise belgeyi elektronik ortamda saklar ve belirli bilgilerini GİB'e raporlar.
Kısacası iki sistem birbirinin alternatifi değil, tamamlayıcısıdır. Pek çok işletme her ikisini birlikte kullanır: e-fatura kullanıcısı olan müşterilerine e-fatura, diğer herkese e-arşiv fatura düzenler.
İki Sistemi Ayıran Temel Kavramlar
Aşağıdaki tablo, günlük kullanımda fark yaratan noktaları özetler. Ayrıntılar ve istisnalar için GİB'in güncel düzenlemelerine bakmak gerekir.
| Ölçüt | E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | GİB sistemine kayıtlı e-fatura kullanıcısı | Kayıtlı olmayan işletme, nihai tüketici |
| İletim yolu | GİB üzerinden alıcının e-fatura kutusuna | E-posta, elektronik ortam veya kâğıt çıktı |
| Alıcının yanıtı | Ticari senaryoda kabul ya da red yanıtı verilebilir | Sistem içinde yanıt mekanizması yoktur |
| GİB'e bilgi | Belge GİB altyapısından geçer | Belge bilgileri dönemsel olarak raporlanır |
| Saklama | Hem gönderen hem alıcı elektronik saklar | Düzenleyen elektronik saklar; alıcı aldığı biçimde saklar |
| İptal ve düzeltme | Senaryoya göre değişir; çoğu zaman iade faturası gerekir | Belirli koşullarda sistem üzerinden iptal edilebilir |
Tabloda yer alan süre ve koşulları bilinçli olarak rakamsız bıraktık; iptal süreleri ve raporlama dönemleri mevzuatla değişebilir. Güncel kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden kontrol etmek en sağlıklı yoldur.
E-Fatura ve E-Arşiv Çevresindeki Terimler Sözlüğü
Faturayla ilgili bir ekrana ilk kez baktığınızda tanıdık olmayan birçok terimle karşılaşırsınız. En sık geçenler şunlardır.
Mükellef ve kayıtlı kullanıcı
E-fatura mükellefi, mevzuattaki koşulları sağladığı için e-fatura sistemine geçmek zorunda olan işletmedir. E-fatura kullanıcısı ise sisteme kayıtlı olan herkestir; zorunlu olarak geçenler de gönüllü olarak geçenler de bu gruba girer. Bu nedenle e-fatura mükellef sorgulama ile e-fatura kullanıcı sorgulama aslında aynı soruya yanıt arar: Alıcı sistemde kayıtlı mı?
Özel entegratör ve GİB portalı
E-belgeleri düzenlemenin birden fazla yolu vardır. GİB portalı, idarenin sunduğu ücretsiz arayüzdür ve düşük hacimli kullanımda tercih edilir. Özel entegratör, GİB'den izin almış ve belgelerin oluşturulması, iletilmesi ve saklanması için altyapı sunan firmadır. Ön muhasebe yazılımları genellikle bir özel entegratör üzerinden çalışır; böylece fatura, yazılımdaki cari ve stok kayıtlarıyla birlikte oluşturulur.
Senaryo
Senaryo, bir e-faturanın alıcıyla nasıl bir etkileşim içinde olacağını belirler.
- Temel senaryo: Fatura alıcıya ulaşır, sistem içinde kabul veya red yanıtı verilmez. İtiraz gerekirse sistem dışı yollara başvurulur.
- Ticari senaryo: Alıcı, faturayı sistem üzerinden kabul veya reddedebilir. Reddedilen fatura hukuken düzenlenmemiş sayılabilir; ayrıntılar mevzuata bağlıdır.
- Özel senaryolar: İhracat, yolcu beraberi eşya gibi belirli işlemler için ayrı senaryolar bulunur.
Fatura tipi
Senaryodan farklı olarak fatura tipi, belgenin içeriğini tanımlar: satış, iade, tevkifat, istisna, özel matrah gibi. Aynı senaryo içinde farklı tipler kullanılabilir. Yanlış tip seçimi, alıcının belgeyi reddetmesine ya da KDV kaydının hatalı oluşmasına yol açabilir.
ETTN, UBL-TR ve mali mühür
- ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası): Her e-belgeye verilen benzersiz kimliktir. Bir faturayı sorgularken ya da karşı tarafla mutabakat yaparken en güvenilir referans budur.
- UBL-TR: E-fatura ve e-arşiv belgelerinin teknik dilidir. Gördüğünüz PDF görüntüsü, aslında bu XML verisinin okunabilir hâlidir.
- Mali mühür / e-imza: Belgenin kim tarafından düzenlendiğini ve sonradan değiştirilmediğini kanıtlayan elektronik imzadır. Tüzel kişiler çoğunlukla mali mühür, gerçek kişiler nitelikli elektronik imza kullanır. Özel entegratör kullanıldığında imzalama işlemi entegratörün sunduğu yöntemlerle yürütülebilir.
Alıcının Sistemini Bilmek: Sorgulamanın Mantığı
E-fatura mı, e-arşiv mi düzenleyeceğinize karar vermenin tek güvenilir yolu, alıcının vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarasıyla kayıtlı kullanıcı listesinde sorgu yapmaktır. Alıcı listede görünüyorsa e-fatura, görünmüyorsa e-arşiv fatura düzenlenir. Sorgu sonucuna göre yanlış belge türü seçmek, belgenin hiç düzenlenmemiş sayılması gibi ciddi sonuçlar doğurabilir.
Sorgu ekranlarının nasıl kullanıldığını ve sonuca göre hangi belgenin seçileceğini adım adım anlattığımız e-fatura ile e-arşiv fatura farkı ve alıcı sorgulama rehberine göz atabilirsiniz. Burada şu üç noktayı akılda tutmak yeterlidir:
- Sorguyu her yeni müşteri için en az bir kez yapın; mevcut müşterilerin durumu zamanla değişebilir.
- Fatura sorgulama ile mükellef sorgulamayı karıştırmayın: Biri belgenin geçerliliğini, diğeri alıcının sistem kaydını kontrol eder.
- Ön muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, cari kartta alıcının kayıt durumunun görünmesi hatayı baştan önler.
Tevkifatlı, İade ve Proforma: Hangisi E-Belge?
İlgili aramalarda e-fatura ve e-arşivle birlikte sıkça geçen üç kavram var. Üçü de farklı bir soruya yanıt verir.
Tevkifatlı fatura nedir?
Tevkifatlı fatura, KDV'nin bir kısmının satıcı yerine alıcı tarafından beyan edilip ödendiği işlemlerde düzenlenen faturadır. Bir belge türü değil, fatura tipidir; dolayısıyla alıcının durumuna göre e-fatura ya da e-arşiv içinde düzenlenebilir. Tevkifat hesaplamasında önce işlemin KDV tutarı bulunur, ardından işlem türüne göre belirlenmiş oran uygulanarak alıcının yükümlü olduğu kısım ayrılır. Hangi işleme hangi oranın uygulanacağı GİB düzenlemelerinde tanımlıdır; emin değilseniz mali müşavirinize danışmanız yerinde olur. Alanların nasıl görüneceğini tevkifatlı fatura örneği yazımızda inceleyebilirsiniz.
İade faturası
Alıcı, satın aldığı malı geri gönderdiğinde iade faturası düzenler. Alıcı e-fatura kullanıcısıysa ve satıcı da sistemde kayıtlıysa iade faturası e-fatura olarak, aksi durumda e-arşiv veya kâğıt olarak düzenlenir. Özellikle temel senaryoda hatalı düzenlenen bir e-faturanın düzeltilmesi de çoğunlukla iade faturasıyla yapılır.
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, adında fatura geçse de mali bir belge değildir. Satış öncesinde fiyat, miktar ve koşulları bildiren bir teklif niteliğindedir; e-fatura veya e-arşiv sistemine gönderilmez, KDV kaydı oluşturmaz. Satış gerçekleştiğinde proformadaki kalemlerle gerçek fatura düzenlenir. Bu ayrımı bilmek, proforma belgeyi faturanın yerine kullanma hatasını önler.
E-Fatura Başvurusu ve Sisteme Geçiş Yolları
E-fatura başvurusu, işletmenin GİB sistemine kayıtlı kullanıcı olarak tanımlanmasıdır. Genel akış şöyledir:
- Zorunluluğu kontrol edin: Ciro, faaliyet konusu veya başka kriterler nedeniyle zorunlu kapsama girip girmediğinizi GİB duyurularından ya da mali müşavirinizden öğrenin. Zorunlu değilseniz gönüllü olarak da geçebilirsiniz.
- Yöntemi seçin: GİB portalı, özel entegratör veya kendi altyapınızla entegrasyon. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde özel entegratör üzerinden çalışan bir yazılım yaygın tercihtir.
- İmza aracını edinin: Seçtiğiniz yönteme göre mali mühür veya nitelikli elektronik imza gerekebilir.
- Başvuruyu tamamlayın: Başvuru, seçilen yönteme göre GİB sistemi veya entegratör aracılığıyla yapılır; başvuru sahibi her zaman işletmenin kendisidir.
- E-arşivi birlikte değerlendirin: E-fatura kullanıcısı olduğunuzda kayıtlı olmayan alıcılara kâğıt fatura yerine e-arşiv düzenlemeniz gerekebilir. Koşulları mevzuattan kontrol edin.
Bu adımların her birinin kişisel durumunuza göre farklılaşabileceğini unutmayın; özellikle zorunluluk tarihleri ve geçiş süreleri için resmî kaynağa veya yetkili bir meslek mensubuna başvurun.
Gelen Faturaları Görüntüleme ve Kontrol
Fatura yalnızca kesilen değil, alınan bir belgedir de. E-fatura kullanıcısıysanız tedarikçilerinizin faturaları elektronik kutunuza düşer; ticari senaryoda bunları belirli süre içinde kabul ya da red etme imkânınız vardır. E-arşiv faturalar ise genellikle e-postanıza gelir ve bağlantı veya PDF ekiyle görüntülenir.
Gelen bir belgede kontrol edilecek başlıca noktalar:
- Vergi kimlik bilgilerinizin ve unvanınızın doğru yazılması
- Fatura tipinin işleme uygun olması (örneğin tevkifat gereken işlemde tevkifat tipi seçilmiş olması)
- KDV oranı, matrah ve toplamların tutarlı olması
- ETTN numarasının bulunması ve belgenin sorgulamada doğrulanabilmesi
LEHTAR Finans kullanıyorsanız tedarikçilerinizden gelen belgeleri gelen e-faturalar ekranında görüntüleyebilir, yanıtlayabilir ve gider kaydına aktarabilirsiniz.
Ön Muhasebe Yazılımında E-Fatura ve E-Arşiv Birlikte Nasıl Kullanılır?
İki sistemi ayrı ayrı panellerde yönetmek, özellikle müşteri sayısı arttıkça hata riskini büyütür. Ön muhasebe yazılımı bu noktada süreçleri tek yerde toplar: cari kartı açarken alıcının kayıt durumu görünür, fatura düzenlerken belge türü buna göre belirlenir, kesilen her fatura otomatik olarak cari bakiyeye ve gelir kayıtlarına yansır.
LEHTAR Finans'ta e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve e-serbest meslek makbuzu işlemlerinizi e-dönüşüm modülümüz üzerinden kendiniz düzenler ve gönderirsiniz; belgeler GİB özel entegratörü aracılığıyla iletilir. Kayıtları siz girersiniz, hangi faturanın hangi aşamada olduğunu panelden izlersiniz. Dönem beyanı ve resmî defter işlemleri ise mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır; dilerseniz müşavirinize salt okunur erişim tanımlayarak kayıtlarınızı birlikte takip edebilirsiniz.
Paket kapsamı ve kontör ihtiyacınıza göre seçenekleri karşılaştırmak için paketler ve fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Sonuç
E-fatura ve e-arşiv, aynı teknik altyapıyı paylaşan ama farklı alıcılara hizmet eden iki elektronik fatura yoludur. Alıcının kayıt durumunu sorgulamak, senaryo ile fatura tipini ayırt etmek ve proforma gibi mali olmayan belgeleri faturadan ayrı tutmak, hataların büyük bölümünü baştan önler. Kişisel durumunuza özgü zorunluluk ve vergi soruları için mali müşavirinizden destek alabilirsiniz. Elektronik belgelerinizi tek panelden düzenlemek istiyorsanız e-dönüşüm modülümüzü inceleyebilirsiniz.