E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı iki taraf arasında düzenlenen, elektronik ortamda iletilen ve saklanan faturadır. E-arşiv fatura ise alıcısı e-fatura sistemine kayıtlı olmayan durumlarda, yani bireysel tüketicilere ya da e-fatura kullanıcısı olmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. Kısacası iki belge de elektronik faturadır; hangisinin kesileceğini belirleyen şey, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır.
Bu yazıda tanımları kısa tutup okurların asıl takıldığı noktalara odaklanıyoruz: alıcının hangi sistemde olduğunu nasıl öğrenirsiniz, kendi mükellefiyetinizi nasıl kontrol edersiniz, başvuru yolları nelerdir, gelen e-arşiv faturayı nasıl görüntülersiniz ve proforma ya da tevkifatlı fatura gibi terimler bu tablonun neresinde durur.
Kısa tanımlar: e-fatura ve e-arşiv fatura
İki kavramı ayırt etmek için belgenin kimden kime gittiğine ve nasıl ulaştırıldığına bakmak yeterlidir.
E-fatura, satıcı ve alıcının ikisinin de e-fatura kayıtlı kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılır. Belge, standart bir XML formatında hazırlanır, mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır ve GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının sistemine düşer. Kâğıt çıktı ya da e-posta eki asıl belge değildir; asıl belge, sistem üzerinden iletilen elektronik kayıttır.
E-arşiv fatura, alıcının e-fatura sisteminde olmadığı durumlarda kullanılır. Belge yine elektronik olarak düzenlenir ve imzalanır; ancak alıcıya GİB sistemi üzerinden değil, e-posta, SMS bağlantısı ya da istenirse kâğıt çıktı yoluyla ulaştırılır. Düzenlenen e-arşiv faturaların bilgileri belirlenen usulle GİB'e raporlanır.
Her iki sistemde de belgenin içeriği temelde aynıdır: satıcı ve alıcı bilgileri, düzenleme tarihi, mal ya da hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, KDV ve toplam tutar. Değişen, belgenin taşındığı kanal ve alıcının bu belgeyi nasıl teslim aldığıdır.
E-fatura ve e-arşiv yan yana: temel farklar
Aşağıdaki tablo, iki sistemi günlük kullanımda en çok sorulan başlıklar üzerinden karşılaştırır.
| Başlık | E-fatura | E-arşiv fatura |
|---|---|---|
| Alıcı kim? | E-fatura kayıtlı kullanıcısı olan işletme | E-fatura kullanıcısı olmayan işletme veya bireysel tüketici |
| İletim kanalı | GİB sistemi üzerinden alıcının e-fatura kutusuna | E-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı |
| Alıcının yanıtı | Ticari senaryoda kabul veya ret yanıtı verilebilir | Sistem üzerinden kabul/ret yanıtı yoktur |
| GİB ile ilişki | Belge, GİB altyapısından geçerek iletilir | Belge bilgileri GİB'e raporlanır |
| Senaryolar | Temel ve ticari senaryo | Senaryo ayrımı yoktur; belge tipi seçilir |
| Hatalı belge | Senaryoya göre ret, iade faturası veya iptal süreçleri | İptal veya düzeltme, kurallara bağlı olarak yapılır |
Tabloda en kritik satır ilkidir. Alıcı e-fatura kullanıcısıysa ona e-arşiv fatura düzenlemek doğru belge değildir; alıcı kullanıcı değilse ona e-fatura gönderemezsiniz, çünkü sistemde onu bekleyen bir posta kutusu yoktur. E-fatura mükellefiyetinin kapsamını ve yanlış belge düzenlemenin sonuçlarını e-fatura mükellefi kimdir rehberimizde ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.
E-fatura kullanıcı sorgulama: hangi belgeyi keseceğinizi nasıl anlarsınız?
E-fatura ile e-arşiv arasındaki seçim tamamen alıcının durumuna bağlı olduğu için, fatura düzenlemeden önce yapılacak ilk iş alıcıyı sorgulamaktır. Bu sorgulama iki yönlüdür: kendinizin ve karşı tarafın durumu.
Kendi mükellefiyetinizi kontrol etmek
E-fatura sistemine geçiş ya isteğe bağlı başvuruyla ya da mevzuatta belirlenen koşulları (örneğin belirli sektörlerde faaliyet veya belirli ciro sınırları) sağladığınızda zorunlu olarak gerçekleşir. Bu sınırlar ve geçiş tarihleri zaman içinde güncellenebildiği için güncel kuralı her zaman GİB duyurularından ya da mali müşavirinizden teyit etmeniz gerekir. Kayıtlı kullanıcı olup olmadığınızı GİB'in yayımladığı e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden ya da kullandığınız entegratörün panelinden kontrol edebilirsiniz.
Alıcıyı sorgulamak
Alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığı, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası üzerinden sorgulanır. Pratikte bunun üç yolu vardır:
- GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesi: Resmî liste, hangi vergi numaralarının e-fatura sisteminde olduğunu gösterir. Erişim için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesindeki e-belge bölümünü kullanabilirsiniz.
- Entegratör veya fatura yazılımı: Özel entegratör üzerinden çalışan yazılımlar, alıcının vergi numarasını girdiğinizde listeyi otomatik sorgular ve belgeyi buna göre e-fatura ya da e-arşiv olarak önerir.
- Alıcıdan teyit: Özellikle yeni bir müşteriyle çalışırken alıcıdan e-fatura etiket bilgisini (posta kutusu adresini) istemek, ilk faturada hata riskini azaltır.
Sorgulamayı her faturada tekrarlamak önemlidir. Bugün e-arşiv fatura kestiğiniz bir müşteri, ileride e-fatura sistemine geçebilir; bu durumda sonraki faturalarının e-fatura olarak gönderilmesi gerekir. Yazılım tarafında otomatik sorgulama yapan bir akış, bu değişikliği gözden kaçırma riskini azaltır.
E-fatura başvurusu ve geçiş yolları
E-fatura sistemine dahil olmak için bir başvuru yapmanız ve belgeleri hangi altyapıyla düzenleyeceğinizi seçmeniz gerekir. Genel olarak üç yöntem bulunur:
- GİB e-Fatura Portalı: GİB'in sunduğu web arayüzü üzerinden fatura düzenlenir. Düşük hacimli işletmeler için bir seçenek olabilir; ancak muhasebe kayıtları, cari takip ve raporlama ayrı bir yerde tutulmak zorunda kalır.
- Özel entegratör üzerinden: GİB'den izin almış özel entegratör firmaları aracılığıyla fatura düzenlenir ve iletilir. Ön muhasebe ve fatura yazılımlarının çoğu bu modelle çalışır; belge düzenleme, gönderme, saklama ve gelen faturaları alma tek bir panelde toplanır.
- Doğrudan entegrasyon: Yüksek hacimli ve kendi bilgi işlem altyapısı olan işletmelerin kendi sistemlerini GİB'e doğrudan bağladığı yöntemdir. Teknik yeterlilik ve izin süreci gerektirir.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, belgeleri imzalamak için tüzel kişilerde genellikle mali mühür, gerçek kişilerde ise nitelikli elektronik sertifika (e-imza) kullanılır. Özel entegratör modelinde bazı süreçler entegratörün sağladığı altyapıyla yürütülebilir; hangi belgelerin ve onayların gerektiğini başvuru aşamasında entegratörünüzden ve mali müşavirinizden öğrenmeniz en sağlıklısıdır.
E-fatura sistemine geçen işletmeler, e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara fatura düzenleyebilmek için çoğunlukla e-arşiv faturayı da kullanır. Bu nedenle iki sistem genellikle birlikte ele alınır ve aynı yazılım üzerinden yönetilir. Paket kapsamı ve maliyet karşılaştırması yapmak isterseniz güncel bilgileri paketler ve fiyatlar sayfamızda görebilirsiniz.
E-arşiv fatura görüntüleme ve gelen belgeyi kontrol etme
Alıcı tarafında en sık sorulan soru, elektronik olarak gelen faturanın nasıl açılacağı ve doğrulanacağıdır.
E-fatura alıyorsanız belge, kullandığınız entegratörün ya da yazılımın gelen kutusuna düşer. Ticari senaryoyla gelen bir faturayı belirlenen süre içinde kabul veya ret edebilirsiniz; temel senaryoda bu yanıt imkânı yoktur ve hatalı durumlarda farklı düzeltme yollarına başvurulur. Gelen e-faturayı kabul ettikten sonra gider kaydına aktarmak, ön muhasebenin doğru işlemesi için önemlidir.
E-arşiv fatura alıyorsanız belge size genellikle e-postayla PDF ya da görüntüleme bağlantısı olarak gelir. Bireysel tüketiciler için faturaların e-Devlet üzerinden de görüntülenebildiği bir hizmet bulunmaktadır; erişim için Türkiye.gov.tr adresini kullanabilirsiniz. Gelen belgeyi kontrol ederken şunlara bakmak işinize yarar:
- Satıcı unvanı ve vergi numarası doğru mu?
- Kendi bilgileriniz (ad, unvan, vergi veya T.C. kimlik numarası) eksiksiz mi?
- Fatura tarihi, mal veya hizmet açıklaması, miktar ve tutarlar siparişinizle örtüşüyor mu?
- KDV oranı ve varsa tevkifat satırı doğru hesaplanmış mı?
- Belge numarası ve ETTN (evrensel tekil tanımlama numarası) belgede yer alıyor mu?
Gelen e-arşiv faturayı bulma, açma ve doğrulama adımlarını e-arşiv fatura görüntüleme rehberimizde adım adım anlattık.
Sık karıştırılan terimler: proforma, tevkifatlı fatura ve irsaliye
E-fatura ve e-arşiv hakkında araştırma yapan okurlar, kısa süre içinde başka fatura terimleriyle de karşılaşır. Bu terimlerin bir kısmı e-fatura ve e-arşivin alternatifi değil, onların içinde kullanılan belge tipleri ya da tamamen farklı belgelerdir.
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, gerçek anlamda bir fatura değildir. Satış gerçekleşmeden önce alıcıya mal veya hizmetin fiyatını, koşullarını ve teslim bilgilerini bildiren bir ön belge, bir tür tekliftir. Vergisel bir hüküm doğurmaz, deftere fatura olarak kaydedilmez ve e-fatura ya da e-arşiv sistemine gönderilmez. Satış kesinleştiğinde, alıcının durumuna göre e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenir. Dış ticarette ve kamu alımlarında proforma fatura sıkça istenir.
Tevkifatlı fatura nedir?
Tevkifatlı fatura, KDV'nin bir kısmının satıcı yerine alıcı tarafından beyan edilip ödendiği işlemlerde düzenlenen faturadır. Bu bir sistem değil, bir fatura tipidir: alıcı e-fatura kullanıcısıysa e-fatura, değilse koşullara göre e-arşiv fatura olarak düzenlenebilir. Hangi işlemlerin tevkifata tabi olduğu ve uygulanacak oranlar mevzuatla belirlenir; kendi işleminiz için mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir. Tevkifatlı faturanın alanlarını ve hesap satırlarını görmek isterseniz tevkifatlı fatura örneği yazımıza göz atabilirsiniz.
E-irsaliye ve e-SMM nerede durur?
E-irsaliye, malın sevkiyatını belgeleyen sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır; faturanın yerine geçmez, onunla birlikte kullanılır. E-serbest meslek makbuzu (e-SMM) ise serbest meslek erbabının düzenlediği makbuzun elektronik hâlidir. Bu belgeler de e-dönüşüm sürecinin parçasıdır ve çoğu işletmede e-fatura ve e-arşivle aynı yazılım üzerinden yönetilir.
Aşağıdaki özet, terimlerin birbirine göre konumunu gösterir:
| Terim | Ne tür bir belge? | Vergisel sonucu var mı? |
|---|---|---|
| E-fatura | Kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura | Evet |
| E-arşiv fatura | Kayıtlı olmayan alıcıya elektronik fatura | Evet |
| Proforma fatura | Satış öncesi teklif niteliğinde belge | Hayır |
| Tevkifatlı fatura | KDV'nin bir kısmını alıcının beyan ettiği fatura tipi | Evet |
| E-irsaliye | Malın sevkini gösteren elektronik belge | Sevk belgesidir, fatura değildir |
Ön muhasebe yazılımında e-fatura ve e-arşiv akışı
Birçok işletme için asıl zorluk, tanımları öğrenmekten çok bu bilgileri günlük işe yansıtmaktır. Her faturada alıcıyı sorgulamak, doğru belge tipini seçmek, gönderilen belgeyi takip etmek ve tahsilatı cari hesaba işlemek elle yapıldığında hata payı artar.
Bir ön muhasebe yazılımında bu akış genellikle şöyle ilerler:
- Cari kart: Müşterinin unvanı ve vergi numarası bir kez kaydedilir.
- Otomatik sorgulama: Fatura oluştururken yazılım alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını entegratör üzerinden kontrol eder ve belgeyi e-fatura ya da e-arşiv olarak önerir.
- Belge tipi seçimi: Satış, iade, istisna veya tevkifatlı gibi tip seçilir; ilgili satırlar hesaplanır.
- Gönderim ve durum takibi: Belge entegratör aracılığıyla iletilir; e-faturada alıcının yanıtı, e-arşivde teslim bilgisi panelde görünür.
- Kayıt ve raporlama: Fatura cari hesaba ve gelir kaydına işlenir; dönem sonunda KDV özeti ve gelir-gider raporları bu kayıtlardan oluşur.
LEHTAR Finans'ta e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve e-SMM belgelerinizi aynı panelden düzenleyip GİB özel entegratörü üzerinden gönderebilirsiniz; ayrıntıları e-dönüşüm hizmet sayfamızda bulabilirsiniz. Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı ve resmî defterlerle ilgili işlemler mali müşavirinizin sorumluluğundadır. Mali müşavirinize salt okunur erişim tanımlayarak kayıtlarınızı onunla paylaşabilirsiniz.
Sonuç
E-fatura ve e-arşiv fatura, aynı amaca hizmet eden iki elektronik fatura türüdür; aralarındaki seçimi alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı belirler. Her faturadan önce alıcıyı sorgulamak, başvuru yolunu işletmenizin hacmine göre seçmek ve proforma ya da tevkifatlı fatura gibi terimlerin bu sistemlerle ilişkisini bilmek, hatalı belge riskini önemli ölçüde azaltır. Kişisel durumunuza özgü mükellefiyet ve vergi soruları için mali müşavirinizden destek almanız en doğru yoldur.
Elektronik belgelerinizi tek panelden yönetmek için LEHTAR Finans e-dönüşüm hizmetimizi inceleyebilirsiniz.