E-arşiv fatura görüntüleme, size düzenlenen elektronik faturayı bulup okunabilir hâle getirmek demektir. Çoğu durumda fatura e-postanıza bağlantı veya PDF eki olarak gelir; alışveriş yaptığınız sitedeki sipariş sayfasında da yer alabilir. Elinizde XML dosyası varsa onu düz bir dosya gibi değil, içindeki görünüm şablonunu çalıştıran bir görüntüleyiciyle açmanız gerekir.
Bu yazıda konuya alıcı tarafından bakıyoruz: fatura nerede olur, hangi biçimde gelir, nasıl açılır, açtıktan sonra nelere bakılır ve fatura kaybolursa ne yapılır.
E-arşiv fatura görüntüleme ne anlama gelir?
E-arşiv fatura, alıcısı e-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve işletmelere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Satıcı faturayı kendi sisteminde ya da bir özel entegratör aracılığıyla oluşturur; alıcıya ise e-posta, SMS bağlantısı, müşteri paneli veya kâğıt çıktı yoluyla ulaştırır.
Görüntüleme konusunda bilinmesi gereken birkaç temel kavram şunlardır:
- XML dosyası: Faturanın asıl elektronik hâlidir. Türkiye'de UBL-TR adı verilen standart bir yapıyla hazırlanır; tutarlar, taraflar ve vergi bilgileri etiketler içinde yer alır.
- XSLT şablonu: XML'in insan gözüyle okunabilir bir fatura görüntüsüne dönüşmesini sağlayan tasarım dosyasıdır. Genellikle XML'in içine gömülü olarak gelir.
- PDF veya HTML görünüm: Satıcının XML ve şablonu birleştirerek size sunduğu, doğrudan açılabilen kopyadır.
- ETTN: Her elektronik faturaya verilen evrensel tekil numaradır. Faturayı sorgularken ve satıcıyla yazışırken en güvenilir referanstır.
Kısacası PDF bir görüntüdür; hukuki ve teknik açıdan belgenin özü XML'dir. Bu ayrım, özellikle muhasebe kaydı yapacak işletmeler için önemlidir.
E-fatura görüntüleme ile farkı
E-fatura sistemine kayıtlı bir işletmeyseniz, size düzenlenen e-faturalar GİB altyapısı üzerinden doğrudan e-fatura gelen kutunuza düşer. E-arşiv faturada böyle merkezî bir gelen kutusu yoktur; belgeyi satıcının seçtiği kanaldan alırsınız. Bu yüzden e-arşiv fatura görüntüleme çoğu zaman önce faturayı bulma işidir.
Gelen e-arşiv faturanızı nerede bulursunuz?
Faturanın nerede olduğu, alışverişi nasıl yaptığınıza göre değişir.
Çevrim içi alışverişlerde
İnternetten yapılan satışlarda e-arşiv faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesi beklenir. Bakmanız gereken yerler sırasıyla şunlardır:
- Sipariş sırasında verdiğiniz e-posta adresi: Konu satırında genellikle fatura, e-arşiv veya sipariş numarası geçer. Gereksiz, promosyonlar ve spam klasörlerini de kontrol edin.
- Sitedeki hesabınız: Siparişlerim veya sipariş detayı bölümünde faturayı görüntüle ya da indir seçeneği bulunabilir.
- SMS bağlantısı: Bazı satıcılar faturaya giden bir bağlantıyı kısa mesajla gönderir.
- Kargo paketi: Elektronik iletime ek olarak pakete basılı bir kopya koyan satıcılar da vardır.
E-postadaki bağlantı çoğunlukla satıcının veya entegratörünün görüntüleme sayfasına gider. Bu sayfalar bazen sipariş numarası, telefon numarasının son haneleri ya da T.C. kimlik numarası gibi bir doğrulama ister. Bağlantının satıcının resmî alan adına veya bilinen bir hizmet sağlayıcıya gittiğinden emin olun; fatura bahanesiyle gelen sahte e-postalar yaygın bir dolandırıcılık yöntemidir.
Mağazadan alışverişte
Fiziksel mağazalarda e-arşiv fatura genellikle kasada kâğıt olarak yazdırılır ve üzerinde e-Arşiv Fatura ibaresi yer alır. Kasada e-posta adresinizi verdiyseniz elektronik kopya da gönderilebilir. Büyük perakende zincirlerinin çoğu, fiş ya da fatura numarasıyla web sitelerinden fatura görüntüleme imkânı sunar; bu hizmetin adı ve istenen bilgiler mağazadan mağazaya değiştiği için doğru adımı satın aldığınız mağazanın kendi sitesindeki fatura veya müşteri hizmetleri bölümünden öğrenmeniz en sağlıklısıdır.
İşletme olarak aldığınız faturalar
E-fatura mükellefi olmayan bir işletmeyseniz, tedarikçileriniz size e-arşiv fatura düzenler. Bu faturalar da e-posta veya tedarikçinin portalı üzerinden gelir. Faturaların dağılmaması için muhasebe yazışmalarında tek bir e-posta adresi kullanmak ve tedarikçilerinize bu adresi bildirmek işinizi epey kolaylaştırır.
GİB üzerinden görüntüleme
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın portal ve dijital vergi dairesi uygulamalarında, kullanıcının kendi düzenlediği veya adına düzenlenen belgelere dair menüler bulunabilir. Menü adları ve kapsamı zaman içinde değişebildiği için güncel bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesini kontrol etmenizi öneririz.
Gelen e-arşiv fatura PDF görüntüleme
PDF, en kolay açılan biçimdir. Bilgisayarda tarayıcınız veya herhangi bir PDF okuyucu yeterlidir; telefonda da çoğu cihazın yerleşik dosya görüntüleyicisi PDF açar.
PDF açılmıyorsa şu olasılıkları düşünün:
- Dosya eksik inmiştir: Zayıf bağlantıda indirme yarım kalabilir; dosyayı yeniden indirin.
- Ek aslında sıkıştırılmış dosyadır: Uzantı .zip ise önce arşivi açın, içindeki PDF veya XML'e ulaşın.
- Bağlantının süresi dolmuştur: Bazı görüntüleme bağlantıları belirli bir süre sonra çalışmaz. Bu durumda satıcıdan faturayı yeniden göndermesini isteyin.
- Tarayıcı açılır pencereyi engelliyordur: Görüntüleme sayfası faturayı yeni sekmede açmaya çalışıyorsa açılır pencere iznini geçici olarak verin.
PDF'i saklamak işinizi görse de, işletmeyseniz satıcıdan XML dosyasını da istemeniz yararlıdır; özellikle bir uyuşmazlıkta belgenin elektronik aslı daha güçlü bir referanstır.
E-arşiv fatura XML görüntüleme
XML dosyasını Not Defteri ya da tarayıcıda doğrudan açtığınızda fatura yerine etiketlerle dolu uzun bir metin görürsünüz. Bunun sebebi, görünüm şablonunun dosyanın içine kodlanmış olması ve kendiliğinden çalışmamasıdır.
XML'i okunabilir faturaya çevirmenin yaygın yolları şunlardır:
- E-fatura görüntüleme programı: Bilgisayara kurulan masaüstü araçlar, XML'i seçtiğinizde içindeki şablonu uygulayıp faturayı gösterir; çoğu yazdırma ve PDF'e aktarma da sunar.
- Çevrim içi görüntüleyici: Dosyayı bir web sayfasına yükleyip görüntülersiniz. Kullanışlıdır ama faturada kimlik, adres ve tutar bilgileri bulunduğu için yalnızca güvendiğiniz hizmetleri kullanın.
- Ön muhasebe veya e-belge yazılımları: XML içe aktarma desteği olan yazılımlar faturayı hem gösterir hem de kayda alınabilir hâle getirir.
- Mobil uygulamalar: E-arşiv fatura görüntüleme uygulaması olarak sunulan araçlar telefonda XML açmayı sağlar; izinlerini ve geliştiricisini kontrol etmeden kurmayın.
XML açma yöntemlerini, şablon hatalarını ve farklı görüntüleyici türlerini daha ayrıntılı ele aldığımız e-fatura görüntüleyici rehberimize göz atabilirsiniz.
Hangi görüntüleme yöntemi size uygun?
İhtiyacınız, ayda kaç fatura aldığınıza ve faturayla ne yapacağınıza göre değişir.
| Yöntem | Kimin için uygun | Artısı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| E-postadaki PDF | Bireysel alıcılar | Ek kurulum gerekmez | PDF görüntüdür, XML'in yerini tam tutmaz |
| Satıcı / mağaza portalı | Online ve mağaza alışverişi yapanlar | Kaybolan faturaya yeniden ulaşılır | Doğrulama bilgisi ister, erişim süresi sınırlı olabilir |
| Masaüstü görüntüleme programı | Ara sıra XML alan işletmeler | İnternete yükleme gerekmez | Güncel UBL-TR sürümünü desteklemeli |
| Çevrim içi görüntüleyici | Tek seferlik ihtiyaçlar | Hızlı | Kişisel verilerin üçüncü tarafa gitmesi |
| Ön muhasebe yazılımı | Düzenli fatura alan işletmeler | Görüntüleme ve kayıt tek yerde | Kayıt disiplinini sürdürmek gerekir |
Bireysel bir alıcıysanız çoğu zaman PDF ve mağaza portalı yeterlidir. Tedarikçilerinden düzenli fatura alan bir işletme için ise faturayı yalnızca açmak değil, gider olarak işlemek ve gerektiğinde yeniden bulabilmek de önemlidir.
Görüntülediğiniz faturada neleri kontrol etmelisiniz?
Faturayı açmak işin yarısıdır; asıl önemli olan bilgilerin doğru olmasıdır. Özellikle işletme adına alınan faturalarda şu alanları gözden geçirin:
- Alıcı bilgileri: Adınız ya da unvanınız, vergi kimlik numaranız veya T.C. kimlik numaranız ve adresiniz doğru mu?
- Satıcı bilgileri: Unvan ve vergi numarası, alışveriş yaptığınız firmayla uyumlu mu?
- Fatura tarihi ve numarası: Sipariş ya da teslim tarihiyle tutarlı mı?
- Ürün veya hizmet kalemleri: Miktar, birim fiyat ve açıklamalar aldığınız ürünle örtüşüyor mu?
- KDV oranı ve tutarı: Kalemlere doğru oran uygulanmış mı, toplam doğru hesaplanmış mı?
- ETTN ve karekod: Faturanın görselinde ETTN yer alıyor mu? Çoğu e-arşiv fatura görselinde karekod da bulunur.
- Fatura tipi: Satış, iade veya tevkifatlı fatura gibi tip bilgisi işleminizin niteliğine uygun mu?
Faturanın gerçekten düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmak istiyorsanız ETTN ve karekod üzerinden yapılabilecek kontrolleri anlattığımız fatura sorgulama rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Bilgilerde hata görürseniz faturayı kendiniz düzeltemezsiniz; düzeltme ya da iptal satıcının yapacağı bir işlemdir. Satıcıya ETTN'yi ve hatalı alanı açıkça yazarak başvurun. Hatalı faturanın vergisel sonuçları konusunda kendi durumunuz için mali müşavirinizden destek alabilirsiniz.
Fatura gelmedi veya kayboldu: sık karşılaşılan durumlar
Fatura hiç gelmedi. Önce sipariş sırasında yazdığınız e-posta adresini kontrol edin; harf hatası en sık nedenlerden biridir. Ardından sitedeki hesabınıza bakın. Yine bulamazsanız satıcının müşteri hizmetlerinden faturanın yeniden gönderilmesini isteyin; sipariş numarası ve alışveriş tarihi işinizi hızlandırır.
Fatura başka bir adla düzenlenmiş. Hediye alışverişlerinde ya da ortak hesaplarda fatura farklı kişiye kesilmiş olabilir. İşletme adına alım yaptıysanız fatura bilgilerini sipariş anında doğru girmek, sonradan düzeltme istemekten çok daha kolaydır.
E-fatura mükellefiyim ama e-arşiv fatura aldım. Normalde alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa satıcının e-fatura düzenlemesi beklenir. Satıcı mükellef listesini güncel kontrol etmemiş olabilir. Bu durumda satıcıyla iletişime geçin ve konuyu mali müşavirinizle değerlendirin.
Görüntüde karakterler bozuk. Türkçe karakterlerin bozuk görünmesi genellikle görüntüleyicinin karakter kodlamasını doğru okuyamamasından kaynaklanır. Farklı bir görüntüleyici deneyin veya satıcıdan PDF kopyasını isteyin.
Garanti veya iade için fatura lazım. Garanti başvurularında ve iadelerde fatura sıkça istenir. Faturayı aldığınız anda indirip ürün adıyla adlandırarak bir klasörde saklamak, yıllar sonra arama derdini ortadan kaldırır.
İşletmeler için: gelen e-arşiv faturaları kayda almak
E-arşiv faturalar e-fatura gibi tek bir gelen kutusunda toplanmadığı için işletmelerde en sık yaşanan sorun, faturaların e-postalar arasında kaybolması ve dönem sonunda eksik gider kaydıdır. Bunu önlemek için basit bir düzen kurmak yeterlidir:
- Tedarikçilerinize faturalar için tek bir e-posta adresi bildirin.
- Gelen her faturayı PDF ve mümkünse XML olarak ortak bir klasörde saklayın.
- Faturayı aldığınız hafta içinde gider olarak kaydedin; tutarı, KDV'yi, tedarikçiyi ve ödeme durumunu işleyin.
- Dönem sonunda kayıtları ve belgeleri mali müşavirinizle paylaşın.
LEHTAR Finans'ta gelen faturaları gelir ve gider takibi modülünde kategorilere ayırarak işler, peşin ve açık hesap ödemeleri ayrı izlersiniz. E-fatura mükellefi olduğunuzda tedarikçilerden gelen e-faturaları ise gelen e-faturalar ekranında görüntüleyip gider kaydına aktarabilirsiniz. Kendi müşterilerinize e-arşiv fatura düzenleyen taraftaysanız, belgelerinizi e-Dönüşüm modülümüz üzerinden hazırlayıp GİB özel entegratörü aracılığıyla iletirsiniz; alıcınız da faturayı e-postasından görüntüler.
Kayıtları siz girersiniz; beyan ve defter işlemleri ise mali müşavirinizin sorumluluğundadır. Faturaların ne kadar süre saklanması gerektiği gibi konularda da güncel yükümlülükleri mali müşavirinize danışmanız en doğrusudur.
Paket içerikleri ve maliyet konusunda bilgi almak isterseniz paketler ve fiyatlar sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Sonuç
E-arşiv fatura görüntüleme üç adımlık bir iştir: faturanın hangi kanaldan geldiğini bulmak, biçimine uygun araçla açmak ve bilgileri kontrol edip saklamak. Bireysel alıcılar için e-posta ve mağaza hesabı çoğu zaman yeterliyken, düzenli fatura alan işletmeler için belgeleri tek bir düzende toplamak zaman ve hata tasarrufu sağlar. Kendi e-arşiv faturalarınızı düzenlemek ve gelen belgelerinizi düzenli kayda almak için e-Dönüşüm modülümüzü inceleyebilirsiniz.