E-fatura görüntüleme, alıcının posta kutusuna düşen ya da size iletilen XML biçimindeki e-faturayı okunabilir bir sayfa olarak açmak demektir. Faturayı hangi kanalla aldıysanız (GİB'in portal hizmeti, özel entegratör paneli veya ön muhasebe yazılımınız) görüntüleme de genellikle aynı yerden yapılır; elinizde yalnızca XML dosyası varsa bir görüntüleyiciyle açabilirsiniz. Görüntülemek işin ilk adımıdır; asıl önemli olan faturayı kontrol etmek, gerekiyorsa yanıtlamak ve kayda almaktır.
E-Fatura Görüntüleme Ne Demek? XML, Görünüm Şablonu ve PDF
E-fatura kâğıt faturanın taranmış hâli değildir. Resmî belge, UBL-TR adı verilen standarda göre hazırlanmış bir XML dosyasıdır. Bu dosyada satıcı ve alıcı bilgileri, kalemler, vergi tutarları ve belgeyi tanımlayan ETTN (evrensel tekil tanımlama numarası) gibi alanlar makinenin okuyacağı biçimde yer alır.
XML dosyasını düz bir metin düzenleyiciyle açarsanız etiketlerle dolu, okunması zor bir metin görürsünüz. Faturanın tanıdık görünümü, XML'e eklenen ya da görüntüleyen sistemin kullandığı XSLT görünüm şablonu sayesinde oluşur. Şablon, verinin ekranda nasıl dizileceğini belirler: logo, tablo düzeni, toplamlar ve notlar.
Bu noktada üç kavramı birbirinden ayırmak işinizi kolaylaştırır:
- XML: Faturanın kendisi, yani hukuken geçerli elektronik belge.
- XSLT: XML'in ekranda nasıl görüneceğini belirleyen şablon; belgenin içeriğini değiştirmez.
- PDF veya HTML çıktısı: Görüntünün paylaşmak ya da yazdırmak için alınmış kopyası. Pratik bir kopyadır ama asıl belgenin yerine geçmez.
Bu ayrım şu yüzden önemlidir: İki farklı programda aynı faturanın görünümü farklı olabilir; fakat XML içindeki tutarlar ve bilgiler aynıysa ortada tek bir fatura vardır. Kontrol ederken görünüme değil, verinin kendisine güvenmek gerekir.
E-Faturayı Nereden Görüntülersiniz?
E-fatura sistemine dahil olan bir işletme, faturalarını hangi yöntemle gönderip alıyorsa gelen belgeleri de oradan görür. Elinizde yalnızca dosya varsa ayrı bir görüntüleyiciye ihtiyaç duyarsınız. Başlıca seçenekleri şöyle karşılaştırabiliriz:
| Kanal | Kimler için uygun | Görüntüleme biçimi | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| GİB'in portal hizmeti | Az sayıda belge düzenleyen, portal yöntemini seçmiş mükellefler | Portal ekranında gelen ve giden belgeler listelenir | Hizmetin güncel durumunu ve kullanım koşullarını GİB duyurularından takip edin |
| Özel entegratör paneli | Entegratör üzerinden e-fatura kullanan işletmeler | Web panelinde gelen kutusu, filtre ve indirme seçenekleri | Panel yalnızca belge yönetimi sunabilir; kayıt işini ayrıca yaparsınız |
| Ön muhasebe yazılımı | Faturayı görmekle kalmayıp cari ve gider kaydına da işlemek isteyenler | Gelen faturalar listesi, belge görünümü, yanıt ve kayda aktarma | Yazılımın bir entegratörle bağlantılı çalışması gerekir |
| XML görüntüleyici | Elinde yalnızca dosya olanlar (e-posta eki, dışa aktarılmış belge) | Dosyayı yükleyip ya da açıp okunabilir görünüm alırsınız | Belgenin asıllığını görüntüleyici tek başına kanıtlamaz |
GİB'in e-belge uygulamalarıyla ilgili güncel duyuru ve kılavuzlara Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden ulaşabilirsiniz.
Ön muhasebe yazılımında görüntülemenin farkı
Entegratör paneli ya da portal size faturayı gösterir; ancak o faturanın hangi tedarikçiye ait olduğunu, hangi gider kalemine işleneceğini ve cari bakiyeyi nasıl etkileyeceğini ayrıca takip etmeniz gerekir. LEHTAR Finans'ta gelen e-faturalar ekranından tedarikçi faturalarınızı görüntüler, yanıtlar ve gider kaydına aktarırsınız. Böylece görüntüleme ile kayıt aynı akışın parçası olur; belgeleri GİB özel entegratörü üzerinden alıp göndermeye devam edersiniz.
Paketlerin kapsamını ve abonelik seçeneklerini karşılaştırmak isterseniz paketler ve fiyatlar sayfasına göz atabilirsiniz.
Gelen E-Faturayı Görüntüleme Adımları
Kullandığınız sistem ne olursa olsun, gelen bir e-faturayı açarken izlenen yol büyük ölçüde aynıdır:
- Gelen kutusuna girin. Portal, entegratör paneli ya da ön muhasebe yazılımınızda "gelen faturalar" veya benzeri adla anılan bölümü açın.
- Faturayı bulun. Listeyi tarih, gönderici unvanı, vergi kimlik numarası, fatura numarası ya da tutara göre filtreleyin. Aradığınız belge görünmüyorsa tarih aralığını genişletin.
- Belgeyi açın. Satıra tıkladığınızda sistem XML'i görünüm şablonuyla birlikte gösterir. Bazı sistemlerde ayrıca "XML indir" ve "PDF indir" seçenekleri bulunur.
- Senaryoyu kontrol edin. Faturanın temel fatura mı ticari fatura mı olduğuna bakın; ticari faturada sistem üzerinden kabul veya red yanıtı verilebilir.
- Bilgileri doğrulayın. Aşağıdaki kontrol listesini kullanarak alıcı bilgilerinizi, tutarları ve vergileri kontrol edin.
- Kayda alın veya yanıtlayın. Sorun yoksa faturayı gider ve cari kaydına işleyin; sorun varsa satıcıyla iletişime geçin.
E-Fatura XML Görüntüleme: Dosya Elinizdeyse
Bazen e-fatura size bir dosya olarak ulaşır: tedarikçi XML'i e-postayla iletmiştir, muhasebeciniz arşivden göndermiştir ya da başka bir sistemden dışa aktarım yaptınız. Bu durumda yapmanız gereken, dosyayı XSLT şablonunu yorumlayabilen bir araçla açmaktır.
XML dosyası tarayıcıda doğrudan açıldığında bazen görünüm şablonu çalışmaz ve yalnızca etiketli metin görürsünüz. Bunun nedeni genellikle şablonun dosyanın içine gömülü olmaması ya da tarayıcının güvenlik ayarlarıdır. E-fatura görüntüleme programları ve çevrim içi görüntüleyiciler bu sorunu şablonu ayrıca işleyerek çözer. Dosya türleri, görüntüleyici seçenekleri ve XML açma yöntemleri için e-fatura görüntüleyici rehberimize bakabilirsiniz.
Dosyayla çalışırken iki noktaya dikkat edin:
- Gizlilik: Fatura; unvan, adres, vergi numarası ve tutar gibi ticari bilgiler içerir. Tanımadığınız sitelere dosya yüklemeden önce bu bilgilerin nerede işleneceğini düşünün.
- Asıllık: Bir XML'in görüntülenebilmesi, belgenin sistemde gerçekten düzenlendiği anlamına gelmez. Şüphe varsa ETTN ile durum kontrolü yapmanız gerekir. Bu konuyu e-fatura sorgulama yöntemleri yazımızda ayrıntılı ele aldık.
E-arşiv faturada durum farklı mı?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir ve alıcıya çoğunlukla e-posta, SMS bağlantısı ya da satıcının web sitesi üzerinden ulaştırılır. Perakende alışverişlerde "e-arşiv faturamı nasıl görüntülerim" sorusunun yanıtı bu yüzden genellikle satıcının bildirim kanalındadır: e-postadaki bağlantı, sipariş geçmişi ya da satıcının fatura sorgulama sayfası. E-fatura ise alıcının posta kutusuna doğrudan düşer. Gelen e-arşiv faturayı bulma ve açma adımları için e-arşiv fatura görüntüleme rehberimizi okuyabilirsiniz.
Görüntülerken Nelere Bakmalısınız? Kontrol Listesi
Faturayı açmak birkaç saniye sürer; dikkatli kontrol ise ileride düzeltme, iade ya da yanlış kayıtla uğraşmanızı önler. Gelen her e-faturada şu alanları gözden geçirin:
- Alıcı bilgileri: Unvanınız, vergi kimlik numaranız ve vergi daireniz doğru mu? Yanlış alıcıya düzenlenmiş bir fatura gider kaydına uygun olmayabilir.
- Satıcı bilgileri: Gönderici gerçekten çalıştığınız tedarikçi mi? Benzer unvanlı firmalar karışabilir.
- Fatura tarihi ve numarası: Tarih, mal veya hizmetin teslimiyle uyumlu mu? Aynı numarayla daha önce kaydettiğiniz bir fatura var mı?
- Senaryo ve tip: Temel mi ticari mi; satış, iade, tevkifat ya da istisna tipi mi? Tip, faturanın nasıl kaydedileceğini etkiler.
- Kalemler: Ürün veya hizmet adı, miktar, birim ve birim fiyat sipariş ya da sözleşmeyle örtüşüyor mu?
- Vergiler: KDV oranı ve tutarı, varsa tevkifat ve diğer vergiler doğru hesaplanmış mı?
- Toplamlar: Ara toplam, iskonto, vergi ve genel toplam birbiriyle tutarlı mı?
- Ödeme bilgileri: Vade tarihi, banka hesabı ve ödeme notları beklediğinizle aynı mı?
- Ek ve notlar: İrsaliye numarası, sipariş numarası ya da açıklama alanında önemli bir bilgi var mı?
Bu listeyi alışkanlık hâline getirmek, özellikle her ay çok sayıda tedarikçi faturası alan işletmelerde hataların erken yakalanmasını sağlar. Vergisel değerlendirme gerektiren durumlarda (örneğin tevkifatın uygulanıp uygulanmaması) mali müşavirinizin görüşünü almanız yerinde olur.
Sık Görülen Görüntüleme Sorunları ve Çözümleri
Fatura gelen kutusunda görünmüyor
Satıcı faturayı gönderdiğini söylüyor ama siz göremiyorsanız önce tarih filtresini ve arşivlenmiş belgeler bölümünü kontrol edin. Ardından satıcıdan ETTN'yi isteyin ve belgeyi bu numarayla arayın. Satıcının faturayı e-fatura yerine e-arşiv olarak düzenlemiş olması, yanlış etiketle (posta kutusu adresine) göndermesi ya da belgenin henüz iletim aşamasında olması da olası nedenler arasındadır.
Görünüm bozuk ya da yalnızca kod görünüyor
Bu durum çoğunlukla XSLT şablonunun eksik olmasından ya da kullandığınız aracın şablonu işleyememesinden kaynaklanır. Faturayı farklı bir görüntüleyicide açmayı deneyin veya satıcıdan belgenin görünümünü kontrol etmesini isteyin. Unutmayın: Görünümün bozuk olması XML içindeki verinin hatalı olduğu anlamına gelmez.
PDF ile XML arasında fark var
Satıcının e-postayla ilettiği PDF ile sistemdeki XML farklı bilgiler içeriyorsa esas alınması gereken XML'dir. PDF bir görüntü kopyasıdır; tutarsızlık görürseniz satıcıyla netleştirin.
Türkçe karakterler bozuk görünüyor
Karakter kodlaması sorunları genellikle dosyanın yanlış bir program ya da ayarla açılmasından kaynaklanır. Belgeyi e-fatura görüntüleme programıyla veya kaynağı olan panelden yeniden açmak çoğu zaman sorunu çözer.
Görüntüleme Sonrası: Yanıt, Kayıt ve Arşiv
E-faturayı görüntüleyip kontrol ettikten sonra üç iş kalır.
Yanıt vermek. Fatura ticari senaryoyla gelmişse sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı verebilirsiniz. Bu yanıtın mevzuatta belirlenen süre içinde verilmesi gerekir; güncel kuralları GİB kılavuzlarından ya da mali müşavirinizden teyit edin. Temel faturada sistem içinden red yanıtı verilmez; itiraz gerekiyorsa mevzuatın öngördüğü yollara başvurulur.
Kayda almak. Doğrulanan fatura tedarikçinin cari hesabına borç olarak, ilgili gider ya da stok kalemine ise maliyet olarak işlenir. Bu kaydı düzenli yapmak, kime ne kadar borçlu olduğunuzu ve dönemin giderlerini doğru görmenizi sağlar.
Arşivlemek ve paylaşmak. E-faturaların elektronik ortamda, yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilmesi gerekir. Saklama yükümlülüğünün ayrıntılarını resmî kaynaklardan kontrol edin. Mali müşavirinizin belgelere ayrıca e-posta trafiğiyle ulaşmasına gerek kalmaması için muhasebeci erişimi ile ona panelde salt okunur yetki tanımlayabilirsiniz; dönem işlemleri ve beyanlar onun sorumluluğunda kalır.
Sonuç
E-fatura görüntüleme, XML biçimindeki resmî belgeyi bir görünüm şablonuyla okunur hâle getirmekten ibarettir; asıl değer, faturayı doğru kanaldan açıp dikkatle kontrol etmekte ve zamanında kayda almaktadır. Tedarikçi faturalarınızı tek yerden görüntüleyip gider kaydına aktarmak için LEHTAR Finans gelen e-faturalar sayfasını inceleyebilirsiniz.