Bir e-arşiv fatura örneğinde dört ana bölüm bulunur:
- Üst bilgi: fatura numarası, ETTN, tarih, senaryo ve tip.
- Taraflar: satıcı ve alıcı bilgileri.
- Kalemler: mal veya hizmet tablosu.
- Toplamlar ve notlar: KDV dahil toplamlar ile açıklama ve zorunlu ibareler.
Belgenin görünümü yazılıma göre değişebilir. Veri alanları ise Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standarda dayanır. Bu yazıda örnek bir e-arşiv faturayı alan alan inceliyor, farklı durumlarda belgenin nasıl değiştiğini gösteriyor ve kendi faturanızı kontrol etmeniz için bir liste sunuyoruz.
E-arşiv fatura nedir, örneğe bakmak neden işe yarar?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı nihai tüketici de olabilir, e-fatura mükellefi olmayan bir işletme de. Belge elektronik ortamda oluşturulur, mali mühür veya elektronik imzayla imzalanır ve GİB'e raporlanır. Alıcıya e-posta ile ya da talep ederse kâğıt çıktı olarak iletilir.
Örneği incelemeden önce birkaç temel kavramı bilmek okumayı kolaylaştırır:
- ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası): Her elektronik faturaya verilen, harf ve rakamlardan oluşan uzun tekil kimliktir. Faturayı sorgularken kullanılan ana referanstır.
- XML ve PDF: Faturanın hukuken geçerli asıl hâli XML dosyasıdır. PDF ya da ekran görüntüsü, bu verinin okunabilir bir sunumudur.
- Senaryo ve tip: Senaryo, belgenin hangi sistemde dolaştığını gösterir. Tip ise belgenin niteliğini anlatır: satış, iade, tevkifat, istisna gibi.
- Özel entegratör ve GİB portalı: E-arşiv fatura, GİB'in sunduğu portal üzerinden ya da GİB'den izinli bir özel entegratör aracılığıyla düzenlenebilir.
Örnek üzerinden çalışmanın faydası şudur: Bir alanın neden orada olduğunu bilirseniz eksik ya da hatalı bir belgeyi gönderilmeden önce fark edersiniz. E-arşiv faturada iptal ve düzeltme belirli koşullara bağlıdır. Bu yüzden ilk seferde doğru düzenlemek, sonradan uğraşmaktan çok daha kolaydır.
E-arşiv fatura örneği: Belgenin bölüm bölüm yapısı
Aşağıdaki tablo, tipik bir e-arşiv satış faturasının iskeletini gösterir. Tutarlar ve kimlik bilgileri yer tutucu olarak bırakılmıştır; kendi bilgilerinizle doldurmanız gerekir.
| Bölüm | Alan | Örnek içerik (yer tutucu) |
|---|---|---|
| Üst bilgi | Fatura numarası | [Seri ön eki + yıl + sıra no] |
| Üst bilgi | ETTN | [Sistemin ürettiği tekil kimlik] |
| Üst bilgi | Düzenleme tarihi ve saati | [GG.AA.YYYY SS:DD] |
| Üst bilgi | Senaryo / Fatura tipi | E-Arşiv Fatura / Satış |
| Satıcı | Unvan, adres, vergi dairesi, VKN veya TCKN | [Satıcı bilgileri] |
| Alıcı | Ad soyad veya unvan, adres, VKN veya TCKN | [Alıcı bilgileri] |
| Kalemler | Mal/hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat | [Kalem satırları] |
| Kalemler | İskonto, KDV oranı, KDV tutarı | [Satır bazında vergi] |
| Toplamlar | Mal/hizmet toplamı, vergi toplamı, ödenecek tutar | [Toplam alanları] |
| Notlar | Açıklama, ödeme bilgisi, zorunlu ibareler | [Not alanı] |
Üst bilgi alanı
Fatura numarası genellikle üç karakterlik seri ön eki, düzenleme yılı ve sıra numarasından oluşan 16 karakterlik bir yapıdadır. Numara yazılım tarafından sırayla verilir. Kullanıcının elle numara atlatması ya da tekrar kullanması beklenmez.
ETTN de sistem tarafından üretilir. Düzenleme tarihinin yanında çoğu şablonda saat bilgisi de bulunur. Bu bilgi, özellikle aynı gün içinde birden fazla belge düzenleyen işletmeler için önemlidir.
Satıcı ve alıcı bilgileri
Satıcı tarafında şu bilgiler yer alır:
- tam unvan veya ad soyad,
- açık adres,
- vergi dairesi,
- vergi kimlik numarası (VKN) ya da şahıs işletmelerinde TC kimlik numarası.
Varsa ticaret sicil numarası, MERSİS numarası, web adresi ve iletişim bilgileri de eklenebilir.
Alıcı tarafında kurumsal müşteri için unvan, adres, vergi dairesi ve VKN girilir. Bireysel müşteri için ad soyad, adres ve TC kimlik numarası yer alır. Kimlik numarası bilinmeyen nihai tüketiciler için GİB'in e-Arşiv kılavuzunda tarif edilen özel bir uygulama vardır. Bu konuda güncel kılavuza bakmak en sağlıklısıdır.
Mal ve hizmet tablosu
Her satırda şu bilgiler bulunur:
- mal veya hizmetin açık adı,
- miktar ve birim (adet, kilogram, saat gibi),
- birim fiyat,
- varsa iskonto,
- KDV oranı,
- satır tutarı.
Ürün adını alıcının anlayacağı ve sonradan kontrol edilebilecek açıklıkta yazmak gerekir. Örneğin yalnızca «hizmet bedeli» yerine hizmetin konusunu ve dönemini belirtmek daha sağlıklıdır.
Toplamlar ve vergi alanı
Toplam bölümünde genellikle şu alanlar sıralanır:
- mal/hizmet toplam tutarı,
- toplam iskonto,
- KDV matrahı,
- hesaplanan KDV (oranlara göre ayrı ayrı),
- vergiler dahil toplam,
- ödenecek tutar.
Tevkifat ya da istisna varsa bu bölüme ek satırlar gelir. Aşağıdaki türler bölümünde bunlara değiniyoruz.
Notlar ve ibareler
Not alanı serbest açıklamalar içindir: sipariş numarası, ödeme vadesi, banka bilgisi gibi. Bunun yanında bazı durumlarda belgede bulunması gereken ibareler de vardır. Örneğin internet üzerinden yapılan satışlarda bu durumun ve bazı teslimat bilgilerinin belirtilmesi istenir. Hangi ibarenin hangi durumda zorunlu olduğunu GİB'in yayımladığı e-Arşiv Fatura Uygulaması kılavuzundan kontrol edebilirsiniz. Bu tür ayrıntılar zamanla güncellenebilir.
Duruma göre farklı e-arşiv fatura örnekleri
Temel iskelet aynı kalsa da işlemin niteliğine göre fatura tipi ve bazı alanlar değişir. Aşağıdaki tablo en sık karşılaşılan durumları özetler.
| Durum | Fatura tipi | Belgede öne çıkan fark |
|---|---|---|
| Nihai tüketiciye mağaza satışı | Satış | Alıcı olarak ad soyad ve TC kimlik numarası yer alır |
| E-fatura mükellefi olmayan işletmeye satış | Satış | Alıcı unvanı, vergi dairesi ve VKN girilir |
| İnternet üzerinden satış | Satış | İnternet satışına ilişkin ibare, ödeme ve gönderim bilgileri eklenir |
| Satın alınan malın satıcıya iadesi | İade | İade edilen faturanın numarası ve tarihi referans olarak yazılır |
| KDV tevkifatı uygulanan işlem | Tevkifat | Tevkifat kodu, oranı ve tevkif edilen KDV ayrıca gösterilir |
| KDV istisnası kapsamındaki işlem | İstisna | İstisna kodu ve gerekçesi belirtilir, KDV hesaplanmaz |
İade durumunda dikkat edilecekler
İade faturası, daha önce satın aldığınız malı satıcısına geri gönderdiğinizde sizin düzenlediğiniz belgedir. Satıcınız e-fatura mükellefi değilse bu belge e-arşiv olarak düzenlenir.
Belgede iade edilen orijinal faturanın numarası ve tarihi mutlaka yer almalıdır. Nihai tüketicinin size ürün iade etmesi farklı bir durumdur ve farklı belgeler gerektirebilir. Böyle bir işlemde mali müşavirinizin görüşünü almanız yerinde olur.
Tevkifat ve istisna içeren örnekler
Tevkifatlı bir e-arşiv faturada satıcı, hesapladığı KDV'nin bir kısmını alıcıdan tahsil etmez. Bu kısım belgede ayrıca gösterilir.
İstisnalı faturada ise KDV hesaplanmaz. Bunun yerine hangi istisnanın uygulandığı kodla belirtilir.
Her iki durumda da doğru kodu seçmek, belgenin geri kalanından daha kritik olabilir. Konuyu ayrıntılı öğrenmek isterseniz tevkifatlı fatura nedir yazımız hesaplama mantığını açıklar. Kodların sizin işleminize uygunluğunu ise meslek mensubunuzla teyit etmeniz önerilir.
E-arşiv fatura örneği ile e-fatura örneği arasındaki farklar
İki belge ekranda birbirine çok benzer. Asıl fark, alıcının kim olduğu ve belgenin nasıl iletildiğidir.
| Özellik | E-arşiv fatura | E-fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya kurum | E-fatura sistemine kayıtlı mükellef |
| İletim | E-posta, kâğıt çıktı veya alıcının tercih ettiği yol | GİB sistemi üzerinden alıcının e-fatura adresine |
| Senaryo | E-arşiv | Temel veya ticari fatura |
| Alıcının yanıtı | Sistem içinde kabul/red yoktur | Ticari senaryoda kabul veya red yanıtı verilebilir |
| Düzeltme | İptal veya iade yoluyla, belirli koşullarda | Senaryoya ve duruma göre farklı yollar |
Bu yüzden fatura düzenlemeden önce alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmek gerekir. Kayıtlı bir mükellefe e-arşiv fatura düzenlemek, belgenin hatalı sayılmasına yol açabilir. Mükellefiyet kavramını ve sorgulama mantığını e-fatura mükellefi kimdir yazımızda bulabilirsiniz. E-fatura tarafındaki alanları ve senaryo seçimini görmek isterseniz e-fatura örneği yazımız bu karşılaştırmayı tamamlar.
Örneği kendi faturanıza uygularken adım adım
Bir şablonu incelemek ile gerçek bir belge düzenlemek arasında birkaç pratik adım vardır. Genel akış şöyledir:
- Alıcının durumunu belirleyin. Alıcı e-fatura mükellefi mi, kurumsal mı, bireysel mi? Bu sorunun cevabı senaryoyu belirler.
- Doğru fatura tipini seçin. Satış, iade, tevkifat ya da istisna. Emin değilseniz düzenlemeden önce sorun.
- Satıcı bilgilerinizi bir kez doğru tanımlayın. Unvan, adres ve vergi dairesi her faturaya otomatik gelsin. Böylece elle yazım hatalarından kaçınırsınız.
- Alıcı kartını eksiksiz doldurun. Kimlik veya vergi numarası, adres ve e-posta adresi eksiksiz olmalıdır. Tekrar satış yaptığınız müşteriyi kayıtlı tutmak sonraki faturaları hızlandırır.
- Kalemleri açık yazın. Ürün veya hizmet adını, birimini ve KDV oranını kontrol edin.
- Not alanını kullanın. Sipariş numarası, ödeme vadesi ya da gerekli ibareler buraya eklenir.
- Önizlemeyi inceleyin, sonra gönderin. Gönderimden sonra belge GİB'e raporlanacağı için düzeltme seçenekleri daralır.
Bu akışı bir ön muhasebe yazılımında yürüttüğünüzde müşteri kartları, ürün listesi ve KDV oranları önceden tanımlı olur. Siz yalnızca değişen bilgileri girersiniz. LEHTAR Finans faturalar ve e-Fatura modülünde e-arşiv faturanızı panelden düzenler ve gönderirsiniz. Belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir.
Paket kapsamı ve kullanım koşullarıyla ilgili sorularınız için paketler ve fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar ve gönderim öncesi kontrol listesi
E-arşiv faturada en çok karşılaşılan sorunlar karmaşık değildir. Çoğu, acele ya da eksik müşteri bilgisinden kaynaklanır:
- E-fatura mükellefi olan bir alıcıya e-arşiv fatura düzenlemek.
- Alıcının vergi numarası ile TC kimlik numarasını karıştırmak.
- Yanlış KDV oranı seçmek ya da istisna ve tevkifat kodunu atlamak.
- İade faturasında orijinal faturanın numarasını ve tarihini yazmamak.
- İnternet satışında gerekli ibare ve teslimat bilgilerini eklememek.
- Belgeyi alıcıya iletmeyi unutmak ya da yanlış e-posta adresine göndermek.
- Hatalı belgeyi iptal etmeden aynı işlem için yeni belge düzenlemek.
Gönderim öncesinde şu soruları sırayla yanıtlamak, hataların çoğunu yakalamaya yeter:
- Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değil mi?
- Fatura tipi işlemin niteliğine uygun mu?
- Alıcı adı, adresi ve kimlik numarası doğru mu?
- Her kalemin birimi, miktarı ve KDV oranı doğru mu?
- Varsa iskonto, tevkifat veya istisna doğru yansımış mı?
- Not alanında gerekli ibareler ve referanslar var mı?
- Alıcının e-posta adresi doğru mu?
Örnek faturayı saklama, iletme ve görüntüleme
Düzenlenen e-arşiv faturanın elektronik ortamda saklanması gerekir. Saklama yükümlülüğü belgeyi düzenleyen tarafa aittir. Belgeyi özel entegratör üzerinden düzenlediyseniz saklama hizmeti çoğunlukla entegratörün altyapısında sağlanır. Yine de kanuni saklama süreleri boyunca belgelere erişebildiğinizden emin olmanız önemlidir. Bu konudaki güncel kuralları GİB'in resmî internet sitesinden takip edebilirsiniz.
Alıcı tarafında durum biraz farklıdır. Bireysel müşteri faturasını genellikle e-posta ile PDF ya da bağlantı olarak alır. Kurumsal alıcı ise belgeyi kendi kayıtlarına işler.
Bir e-arşiv faturanın gerçekten düzenlenip düzenlenmediğini merak eden alıcılar için çeşitli sorgulama yolları vardır. Faturayı bulma, açma ve doğrulama adımlarını e-arşiv fatura görüntüleme yazımızda ayrıntılı anlattık.
Ön muhasebe açısından düzenlenen her e-arşiv fatura, ilgili müşterinin cari hesabına ve gelir kayıtlarına yansımalıdır. Faturayı yazılımda düzenlediğinizde bu kayıt aynı anda oluşur. Dönem sonunda KDV özetini ve satış raporlarını ayrıca hazırlamanız gerekmez. Bu raporları mali müşavirinizle paylaşabilirsiniz. Beyan ve defter işlemleri ise meslek mensubunuzun sorumluluğundadır.
Sonuç
İyi bir e-arşiv fatura örneği üç şeyi gösterir:
- belgenin hangi alanlardan oluştuğunu,
- işlemin niteliğine göre hangi alanların değiştiğini,
- gönderimden önce neyin kontrol edilmesi gerektiğini.
Alıcının durumunu doğru belirlemek, doğru tipi seçmek ve bilgileri eksiksiz girmek, sonradan iptal ve düzeltme ihtiyacını büyük ölçüde azaltır. Kişisel durumunuza özgü vergi soruları için bir mali müşaviriyle görüşmeniz önerilir.
E-arşiv faturalarınızı tek panelden düzenlemek ve göndermek için LEHTAR Finans faturalar ve e-Fatura sayfasını inceleyebilirsiniz.