Bir e-fatura örneği, kâğıt faturadaki satıcı, alıcı, mal veya hizmet ve vergi bilgilerini taşır. Bunlara ETTN, senaryo, fatura tipi ve gönderici/alıcı etiketi gibi elektronik alanlar eklenir. Resmî belge UBL-TR standardındaki XML dosyasıdır; ekranda ya da PDF'te gördüğünüz görünüm, bu dosyanın okunabilir hâlidir. Bu yazıda bir e-fatura örneğini alan alan inceliyor, farklı durumlara göre nasıl değiştiğini ve hazırlarken nelere dikkat edileceğini anlatıyoruz.
E-Fatura Örneği Nasıl Görünür? İki Katmanlı Yapı
E-faturayı anlamanın en kolay yolu, onu iki katman olarak düşünmektir:
- Veri katmanı (XML): Faturanın asıl hukuki karşılığıdır. Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) belirlediği UBL-TR standardına uygun, yapılandırılmış bir XML dosyasıdır. Tutarlar, vergi kodları, taraf bilgileri ve tarih bu dosyada etiketler hâlinde tutulur.
- Görsel katman (XSLT şablonu): XML dosyasını insanın okuyabileceği bir sayfaya dönüştüren tasarım dosyasıdır. Logo, renk, yazı tipi ve sayfa düzeni bu katmanda belirlenir.
Bu ayrım pratikte şu sonucu doğurur: Aynı e-fatura, farklı programlarda farklı görünebilir ama içerdiği veri değişmez. İki işletmenin e-faturası birbirine hiç benzemiyor olabilir; biri sade bir tablo, diğeri kurumsal renklerle hazırlanmış bir sayfa gibi görünür. Önemli olan zorunlu alanların XML'de doğru ve eksiksiz yer almasıdır. Elinize geçen bir XML dosyasını nasıl açacağınızı merak ediyorsanız e-fatura görüntüleyici rehberimiz bu konuyu ayrıntılı anlatıyor.
Bir E-Fatura Örneğinde Bulunan Alanlar
Faturada genel olarak hangi bilgilerin bulunması gerektiği, kâğıt ve elektronik fark etmeksizin benzerdir; temel alanları fatura örneği yazımızda bulabilirsiniz. Aşağıdaki tablo ise e-faturaya özgü alanlarla birlikte tipik bir e-fatura örneğinin bölümlerini gösterir.
| Bölüm | Alan | Ne işe yarar? |
|---|---|---|
| Başlık | Fatura numarası | Seri ön eki, yıl ve sıra numarasından oluşan benzersiz numara |
| Başlık | ETTN | Her e-faturaya atanan evrensel tekil tanımlayıcı; faturanın kimliği |
| Başlık | Senaryo | Temel veya ticari gibi, faturanın sistemde nasıl işleyeceğini belirler |
| Başlık | Fatura tipi | Satış, iade, tevkifat, istisna gibi işlemin niteliği |
| Başlık | Düzenleme tarihi ve saati | Faturanın düzenlendiği an |
| Gönderici | Unvan, vergi dairesi, VKN/TCKN, adres | Satıcının kimlik bilgileri |
| Gönderici | Gönderici birim etiketi | Faturanın hangi elektronik adresten çıktığı |
| Alıcı | Unvan, vergi dairesi, VKN/TCKN, adres | Alıcının kimlik bilgileri |
| Alıcı | Posta kutusu etiketi | Faturanın ulaşacağı elektronik adres |
| Satırlar | Mal/hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat | İşlemin konusu |
| Satırlar | İskonto, KDV oranı ve tutarı | Satır bazında vergi ve indirim |
| Toplamlar | Mal/hizmet toplamı, toplam iskonto, hesaplanan KDV, ödenecek tutar | Faturanın parasal özeti |
| Ek bilgiler | Sipariş/irsaliye referansı, ödeme koşulları, notlar | İsteğe bağlı açıklayıcı bilgiler |
Yer tutuculu örnek e-fatura şablonu
Aşağıdaki şablon, bir satış e-faturasının görsel çıktısında bilgilerin nasıl dizildiğini sade biçimde gösterir. Köşeli parantez içindeki alanlar sizin bilgilerinizle dolar:
E-FATURA
Senaryo: [TEMELFATURA / TICARIFATURA] Fatura Tipi: [SATIS]
Fatura No: [ABC + Yıl + Sıra No] Tarih: [GG.AA.YYYY SS:DD]
ETTN: [xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx]
SATICI ALICI
[Unvan] [Unvan]
[Adres] [Adres]
[Vergi Dairesi] / [VKN] [Vergi Dairesi] / [VKN]
Sıra | Mal/Hizmet | Miktar | Birim | Birim Fiyat | İskonto | KDV % | KDV Tutarı | Tutar
1 | [Ürün adı] | [x] | [Adet]| [..] | [..] | [..] | [..] | [..]
Mal/Hizmet Toplamı: [..]
Toplam İskonto: [..]
Hesaplanan KDV: [..]
Ödenecek Tutar: [..]
Not: [Ödeme koşulu, IBAN, sipariş referansı]
Fatura numarası ve ETTN arasındaki fark
Fatura numarası, işletmenin kendi serisini izlemesini sağlar ve genellikle üç karakterlik bir ön ek, dört haneli yıl ve sıra numarasından oluşur. ETTN ise sistem tarafından üretilen, harf ve rakamlardan oluşan uzun bir tanımlayıcıdır ve dünya genelinde tekil olacak şekilde tasarlanmıştır. Bir faturayı sorgularken ya da karşı tarafla yazışırken ETTN, en güvenilir referanstır.
Senaryo ve Fatura Tipi: E-Faturayı Kâğıttan Ayıran İki Alan
Kâğıt faturada karşılığı olmayan iki alan, e-fatura örneklerinde en çok kafa karıştıran kısımdır. Senaryo, faturanın sistemdeki yolculuğunu; fatura tipi ise işlemin vergisel niteliğini anlatır.
E-fatura senaryoları
| Senaryo | Temel özellik | Alıcının yanıtı |
|---|---|---|
| Temel fatura | Fatura iletildiği anda kesinleşir | Sistem içinde kabul/ret yanıtı verilmez; itiraz sistem dışı yollarla yapılır |
| Ticari fatura | Alıcıya yanıt imkânı tanır | Alıcı, mevzuatta belirlenen süre içinde kabul veya ret yanıtı gönderebilir |
Bunların dışında ihracat işlemleri ve kamu kurumlarına kesilen faturalar gibi özel durumlar için ayrı senaryolar da bulunur. Hangi işlemde hangi senaryonun gerektiğini GİB'in güncel e-belge kılavuzlarından ya da mali müşavirinizden teyit etmeniz en sağlıklısıdır. Resmî duyurular ve kılavuzlar için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesini takip edebilirsiniz.
Yaygın fatura tipleri
- Satış: Standart mal veya hizmet satışı.
- İade: Daha önce alınan malın satıcıya geri gönderilmesi.
- Tevkifat: KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edildiği işlemler.
- İstisna: KDV istisnası kapsamındaki teslim ve hizmetler.
- Özel matrah: Matrahın özel kurallarla belirlendiği işlemler.
- İhraç kayıtlı: İhraç edilmek şartıyla yapılan teslimler.
Senaryo ile tip birbirinden bağımsız seçilir. Örneğin tevkifatlı bir işlem, ticari senaryoyla da temel senaryoyla da gönderilebilir; seçim, alıcıyla ilişkinize ve işlemin niteliğine göre yapılır.
Farklı Durumlar İçin E-Fatura Örnekleri
Aynı şablon, fatura tipine göre bazı ek alanlar kazanır. Aşağıda en sık karşılaşılan durumlarda e-fatura örneğinin nasıl değiştiğini özetliyoruz.
Standart satış e-faturası
Fatura tipi "Satış" seçilir, satır bazında KDV oranı girilir ve toplamlar otomatik hesaplanır. Ek bir kod gerekmez. İrsaliyeli teslimlerde irsaliye numarası ve tarihi referans olarak eklenebilir; bu, alıcının kendi kayıtlarıyla eşleştirme yapmasını kolaylaştırır.
İade e-faturası
Alıcı, kendisine satılan malı geri gönderdiğinde fatura tipi "İade" olur. Bu örnekte en kritik alan, iade edilen orijinal faturanın numarası ve tarihidir; iade faturası bu belgeye referans verir. İade faturasını, malı geri gönderen taraf düzenler. Ticari senaryoda bir faturanın reddedilmesi ile iade faturası düzenlenmesi farklı işlemlerdir; hangisinin uygun olduğunu işlemin niteliğine göre değerlendirmek gerekir.
Tevkifatlı e-fatura
Fatura tipi "Tevkifat" seçilir ve satıra işlemin türüne karşılık gelen tevkifat kodu ile oranı eklenir. Faturanın alt kısmında hesaplanan KDV, tevkif edilen KDV ve alıcının satıcıya ödeyeceği tutar ayrı satırlarda görünür. Kavramın ayrıntıları ve hangi işlemlerin kapsama girdiği için tevkifatlı fatura nedir yazımıza göz atabilirsiniz.
İstisna ve ihraç kayıtlı e-fatura
Bu tiplerde KDV hesaplanmaz ya da farklı hesaplanır; bunun yerine istisnanın dayanağını gösteren bir istisna veya muafiyet kodu satıra eklenir. Kod seçimi işlemin hukuki dayanağına bağlı olduğundan, emin olmadığınız durumlarda kodu mali müşavirinizle birlikte belirlemeniz önerilir.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Örneği Arasındaki Farklar
İki belge ekranda birbirine çok benzer; ikisinde de ETTN ve benzer alanlar bulunur. Asıl fark, alıcının kim olduğu ve belgenin nasıl iletildiğidir.
| Kriter | E-fatura | E-arşiv fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | GİB sistemine kayıtlı e-fatura kullanıcısı | E-fatura kullanıcısı olmayan işletme veya nihai tüketici |
| İletim | GİB sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna | E-posta, bağlantı veya kâğıt çıktı ile |
| Senaryo alanı | Temel, ticari vb. | E-arşiv |
| Alıcı yanıtı | Ticari senaryoda kabul/ret mümkün | Sistem içinde yanıt yok |
| Posta kutusu etiketi | Zorunlu | Gerekmez |
Bu nedenle faturayı düzenlemeden önce alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmek gerekir. Kontrolün nasıl yapıldığını e-fatura kullanıcı sorgulama rehberimizde adım adım anlattık. İyi bir ön muhasebe yazılımı bu kontrolü fatura ekranında sizin yerinize yapar ve alıcının durumuna göre doğru belge türünü önerir.
E-Fatura Nasıl Hazırlanır? Adım Adım Süreç
E-fatura düzenlemek için önce e-fatura sistemine kayıtlı olmanız ve bir özel entegratör ya da GİB'in sunduğu yöntemlerden birini kullanmanız gerekir. Kayıt tamamlandıktan sonra tipik akış şöyledir:
- Alıcıyı seçin veya tanımlayın: Unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi ve adres bilgilerini girin. Sistem, alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını ve posta kutusu etiketini getirir.
- Senaryo ve fatura tipini belirleyin: Alıcıyla ilişkinize ve işlemin niteliğine göre seçim yapın.
- Satırları girin: Ürün veya hizmeti, miktarı, birimi, birim fiyatı, iskontoyu ve KDV oranını ekleyin. Tevkifat ya da istisna varsa ilgili kodu satıra işleyin.
- Referansları ekleyin: Gerekiyorsa sipariş, irsaliye veya iade edilen fatura bilgisini girin.
- Önizlemeyi kontrol edin: Görsel çıktıyı, toplamları ve alıcı bilgilerini gözden geçirin.
- Gönderin ve durumu izleyin: Fatura entegratör üzerinden iletilir; ticari senaryoda alıcının yanıtını takip edin.
LEHTAR Finans'ta bu adımları faturalar ve e-Fatura modülümüz üzerinden tek ekranda yürütürsünüz: kayıtları siz girersiniz, belge GİB özel entegratörü aracılığıyla iletilir ve faturanın durumunu panelden görürsünüz. Kullanacağınız paket ve belge ihtiyacınıza göre maliyeti görmek için paketler ve fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz.
Göndermeden Önce E-Fatura Kontrol Listesi
E-fatura iletildiği anda alıcıya ulaştığı için hataları sonradan düzeltmek kâğıt faturaya göre daha zahmetli olabilir. Aşağıdaki kontrol listesi, sık yapılan hataların önüne geçmenize yardımcı olur:
- Alıcı bilgileri: VKN/TCKN ve unvan, alıcının resmî kayıtlarıyla birebir aynı mı?
- Belge türü: Alıcı e-fatura kullanıcısı değilse e-arşiv düzenlemeniz gerekir; yanlış türde belge kesmek sık görülen bir hatadır.
- Senaryo: Alıcının itiraz hakkını kullanmasını bekliyorsanız ticari, değilse temel senaryo mu seçildi?
- Fatura tipi ve kodlar: Tevkifat, istisna veya özel matrah varsa doğru tip ve kod seçildi mi?
- KDV oranı: Her satırda işlemin tabi olduğu güncel oran kullanıldı mı?
- Tarih: Faturanın düzenlenme tarihi, teslim veya hizmetin tamamlanma tarihiyle mevzuata uygun bir ilişki içinde mi?
- Referanslar: İade faturasında orijinal fatura, irsaliyeli teslimde irsaliye bilgisi eklendi mi?
- Para birimi: Yabancı para cinsinden işlemde para birimi ve kur bilgisi girildi mi?
Bir hata fark ettiğinizde yapılacak işlem, senaryoya ve faturanın durumuna göre değişir. Ticari senaryoda alıcının ret yanıtı bir çözüm yolu olabilirken, temel senaryoda sistem içinde iptal seçeneği bulunmaz. Kendi durumunuz için en doğru yolu mali müşavirinizle birlikte belirlemeniz önerilir.
Sonuç
İyi bir e-fatura örneği, kâğıt faturadaki bilgileri eksiksiz taşır; bunun yanında doğru senaryo, doğru fatura tipi ve geçerli bir ETTN ile alıcının posta kutusuna ulaşır. Alanların ne işe yaradığını bilmek, hem hata riskini azaltır hem de karşı taraftan gelen faturaları kontrol etmenizi kolaylaştırır. E-faturalarınızı düzenli ve kontrollü biçimde hazırlamak için faturalar ve e-Fatura modülümüzü inceleyebilirsiniz.