E-fatura, e-fatura sistemine kayıtlı iki taraf arasında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısı üzerinden gönderilip alınan elektronik faturadır. E-arşiv fatura ise bu sisteme kayıtlı olmayan alıcılara, yani nihai tüketicilere ve kayıtlı olmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. İkisi de kâğıt faturanın yerini tutar ve aynı veri standardına dayanır. Aralarındaki temel fark, belgenin kime gittiği ve alıcıya hangi yoldan ulaştığıdır.
Bu rehber tanımların ötesine geçer. Senaryo, fatura tipi, ETTN ve karekod gibi terimleri açıklar. Böylece elinize geçen ya da sizin düzenlediğiniz bir elektronik belgeyi doğru okuyabilirsiniz.
E-fatura ve e-arşiv nedir? Temel tanımlar
E-fatura, fatura niteliği taşıyan ve elektronik ortamda oluşturulan bir belgedir. GİB'in belirlediği formatta hazırlanır ve sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında iletilir. Gönderen de alıcı da sisteme kayıtlı olmalıdır. Belge kâğıda basılıp elden verilmez; doğrudan alıcının elektronik posta kutusuna düşer. Alıcı bu belgeyi kendi yazılımında ya da entegratör panelinde görüntüler.
E-arşiv fatura, aynı elektronik fatura mantığının kayıtlı olmayan alıcılar için uygulanan biçimidir. Belge elektronik olarak düzenlenir ve alıcıya e-posta gibi elektronik bir yolla ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırılır. Düzenleyen taraf belge bilgilerini GİB'e raporlar. Adındaki arşiv sözcüğü, belgenin düzenleyen tarafından elektronik ortamda saklanmasından gelir.
Konuyu takip ederken sık karşılaşacağınız temel kavramlar şunlardır:
- Kayıtlı kullanıcı (e-fatura mükellefi): E-fatura sistemine dahil olmuş, kendisine e-fatura gönderilebilen gerçek ya da tüzel kişidir.
- Mali mühür / elektronik imza: Belgenin kimden çıktığını ve sonradan değiştirilmediğini güvence altına alan elektronik imza aracıdır. Tüzel kişiler genellikle mali mühür, gerçek kişiler elektronik imza kullanır.
- UBL-TR: Elektronik faturanın veri yapısını tanımlayan, uluslararası UBL standardının Türkiye'ye uyarlanmış biçimidir.
- XML: Belgenin asıl dosyasıdır. Ekranda gördüğünüz görünüm, bu dosyanın okunabilir hâle getirilmiş halidir.
- Özel entegratör: GİB'den izin almış, belgelerin iletimini ve saklanmasını sağlayan aracı kuruluştur.
- GİB portalı: GİB'in sunduğu, temel ihtiyaçlara yönelik ücretsiz web arayüzüdür.
Ortak altyapı: aynı standart, iki farklı yol
E-fatura ve e-arşiv fatura teknik olarak aynı temele oturur. İkisi de UBL-TR formatında bir XML dosyasıdır ve düzenleyenin mali mührü ya da elektronik imzasıyla imzalanır. Satıcı, alıcı, mal ve hizmet satırları, KDV ve toplamlar aynı yapıda tutulur. Bu ortak yapı sayesinde belgeler yazılımlar arasında taşınabilir, doğrulanabilir ve otomatik olarak muhasebe kaydına dönüştürülebilir.
Fark iletim yolundadır:
| Özellik | E-fatura | E-arşiv fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura sistemine kayıtlı kullanıcı | Kayıtlı olmayan işletme veya nihai tüketici |
| İletim | GİB sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna | E-posta, elektronik ortam veya kâğıt çıktı |
| GİB'in rolü | Belge sistemin içinden geçer | Belge bilgileri GİB'e raporlanır |
| Alıcının yanıtı | Senaryoya göre kabul veya ret mümkün olabilir | Sistem içi kabul veya ret mekanizması yoktur |
| Kâğıt çıktı | Asıl belge elektronik olandır | Alıcı isterse kâğıt çıktı verilebilir |
Her elektronik belgenin bir de ETTN'si (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) vardır. ETTN, belgeye özgü ve tekrarlanmayan uzun bir kimlik kodudur. Fatura numarasından ayrıdır. Fatura numarası düzenleyenin seri ve sıra düzenini gösterir; ETTN ise belgeyi sistemde benzersiz biçimde işaretler. Bir faturayı sorgularken, iptal ederken ya da itiraz ederken çoğu zaman bu kod istenir.
E-fatura mı e-arşiv mi? Belirleyen alıcıdır
Bir işletme her iki belgeyi de düzenleyebilir. Hangisinin kullanılacağını satıcının tercihi değil, alıcının durumu belirler. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Bu yüzden fatura kesmeden önceki ilk adım, alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını öğrenmektir.
Bu bilgi alıcının vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarasıyla sorgulanır. GİB'in kayıtlı kullanıcı listesi bu sorgu için kullanılır. Ön muhasebe yazılımları ve entegratör panelleri de sorguyu çoğunlukla fatura ekranında kendiliğinden yapar. Alıcı sorgulamanın pratik adımlarını ve belge seçimini e-fatura ile e-arşiv fatura farkı ve alıcı sorgulama yazımızda ayrıntılı bulabilirsiniz.
Sık yapılan hata, kayıtlı bir alıcıya e-arşiv fatura kesmektir. Bu durum alıcının belgeyi sistemde görememesine yol açar ve düzeltme gerektirir. Ayrıca vergisel sonuçları olabilir. Sonuçları ve düzeltme yolları için e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilir mi yazısına göz atabilirsiniz. Kendi durumunuzdaki yaptırımı mali müşavirinizle değerlendirmeniz en sağlıklısıdır.
Unutulmaması gereken bir nokta daha var: Alıcının durumu zamanla değişebilir. Geçen ay e-arşiv fatura kestiğiniz bir müşteri bu ay sisteme kaydolmuş olabilir. Bu nedenle sorguyu her faturada yenilemek, kayıtlı müşteri bilgisine güvenmekten daha güvenlidir.
Senaryo ve fatura tipi: belgenin iki kimliği
Elektronik faturada iki ayrı sınıflandırma bulunur ve bunlar sık karıştırılır. Senaryo (profil) belgenin nasıl işleyeceğini belirler. Fatura tipi ise belgenin içeriğinin ne olduğunu anlatır.
E-fatura senaryo tipleri
| Senaryo | Ne işe yarar? |
|---|---|
| Temel fatura | Alıcıya iletilir; sistem içinde kabul veya ret yanıtı verilmez. İtiraz gerekirse sistem dışı yollar kullanılır. |
| Ticari fatura | Alıcı belgeyi sistem üzerinden kabul veya reddedebilir. Yanıt süresi mevzuatla sınırlıdır. |
| Kamu | Kamu idarelerine düzenlenen faturalarda kullanılır. |
| İhracat | Gümrük süreçleriyle ilişkili mal ihracatı faturalarında kullanılır. |
| Yolcu beraberinde eşya | Yurt dışında ikamet eden yolculara yapılan, vergi iadesine konu satışlarda kullanılır. |
| E-arşiv fatura | Kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen belgelerin profilidir. |
Temel ile ticari senaryo arasındaki seçim çoğu zaman taraflar arasındaki ilişkiye bağlıdır. Düzenli çalışılan bir tedarikçi ile sistem içi kabul ve ret izi tutmak isteyen işletmeler ticari senaryoyu tercih edebilir. Bazı alıcılar ise belirli bir senaryoyu kendileri talep eder.
Fatura tipleri
Senaryo ne olursa olsun, belgenin bir de tipi vardır. En sık görülenler şunlardır:
- Satış: Olağan mal ve hizmet satışı.
- İade: Satın alınan malın geri gönderilmesinde düzenlenen belge.
- Tevkifat: KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından beyan edildiği işlemler.
- İstisna: KDV istisnasına konu işlemler; istisna kodu belirtilir.
- Özel matrah: Matrahın özel kurallarla belirlendiği işlemler.
- İhraç kayıtlı: İhraç edilmek üzere yapılan teslimler.
Yanlış tip seçimi, KDV hesabını ve karşı tarafın kaydını doğrudan etkiler. Tevkifat ya da istisna gibi özel tiplerde hangi kodun kullanılacağını mali müşavirinizle netleştirmeniz önerilir.
ETTN, karekod ve belge doğrulama
Elinize bir e-fatura ya da e-arşiv fatura geçtiğinde, belgenin gerçekten sistemde düzenlenmiş olup olmadığını kontrol etmek isteyebilirsiniz. Bunun için üç bilgi işe yarar:
- ETTN: Belgenin benzersiz kimliğidir ve sorgularda temel anahtardır.
- Fatura numarası ve tarih: Düzenleyenin kayıtlarıyla karşılaştırma yapmanızı sağlar.
- Karekod: Belgenin PDF ya da kâğıt görünümünde çoğunlukla bir karekod bulunur. Bu kod; düzenleyen, alıcı, tarih ve tutar gibi temel bilgileri taşır. Karekodu GİB'in sunduğu uygulamalarla okutarak belgedeki bilgilerin tutarlı olup olmadığını görebilirsiniz.
Kontrol sırasında asıl belgenin XML dosyası olduğunu unutmayın. PDF görünümü, XML'in bir şablonla görüntülenmiş halidir. Görünümde bir tutarsızlık fark ederseniz XML içeriğine bakmak ya da belgeyi düzenleyenden teyit istemek en sağlıklı yoldur.
Güncel doğrulama araçları ve resmî duyurular için GİB e-Belge sitesi ile Gelir İdaresi Başkanlığı başvurulacak birincil kaynaklardır.
Kimler kullanır? Zorunluluk, e-ticaret ve gönüllü geçiş
E-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçiş iki yolla olur: zorunlu ya da gönüllü.
Zorunluluk; brüt satış hasılatı, faaliyet alanı ve sektör gibi ölçütlere bağlanmıştır. İnternet üzerinden mal veya hizmet satanlar (e-ticaret), belirli sektörlerde faaliyet gösterenler ve belirli hasılat sınırını aşanlar bu kapsama girebilir. Bu sınırlar ve geçiş tarihleri dönem dönem güncellenir. Bu nedenle bir rakam ezberlemek yerine, kendi durumunuzu GİB'in güncel duyurularından ve mali müşavirinizden teyit etmeniz gerekir. İnternette yıl belirterek aranan e-ticaret zorunluluğu başlıklarında da aynı kural geçerlidir: Belirleyici olan, yürürlükteki tebliğ ve duyurudur.
Zorunlu olmayan işletmeler de sisteme gönüllü olarak geçebilir. Gönüllü geçişin pratik nedenleri genellikle şunlardır:
- Kayıtlı kullanıcı olan müşterilerin elektronik fatura talep etmesi
- Kâğıt, baskı ve kargo yükünün azalması
- Faturaların muhasebe kaydına daha hızlı aktarılması
- Belge kaybı ve arşivleme sorunlarının önüne geçilmesi
Geçişten sonra kayıtlı kullanıcı listesinde yer alırsınız. Size fatura kesen tedarikçiler de artık e-fatura düzenler. Bu nedenle gelen faturaları izleyeceğiniz bir düzen kurmak, en az fatura kesmek kadar önemlidir. Mükellefiyet başvurusu ve resmî süreçler sizin ve mali müşavirinizin sorumluluğundadır.
Hangi yolla kullanılır? Portal, özel entegratör ve ön muhasebe
E-fatura ve e-arşiv faturayı düzenlemenin birden fazla yolu vardır. Seçim, belge hacminize ve belgeleri muhasebe kayıtlarınızla ne kadar bağlantılı tutmak istediğinize göre değişir.
| Yöntem | Kimlere uygun? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| GİB portalı | Az sayıda belge düzenleyenler | Belgeler muhasebe kaydından ayrı kalır; cari ve stok bağlantısı yoktur. |
| Özel entegratör | Düzenli belge akışı olan işletmeler | İletim ve saklama entegratör üzerinden yürür; arayüz entegratöre göre değişir. |
| Ön muhasebe yazılımı + entegratör | Faturayı cari, stok ve gelir-giderle birlikte yönetmek isteyenler | Yazılımın hangi entegratörle çalıştığını ve hangi belge türlerini desteklediğini kontrol edin. |
| Doğrudan entegrasyon | Kendi bilgi işlem altyapısı olan büyük yapılar | Teknik yatırım ve izin süreçleri gerektirir. |
Ön muhasebe yazılımı kullandığınızda, e-fatura ya da e-arşiv olarak düzenlediğiniz belge aynı anda müşterinin cari hesabına işlenir. Stok düşümü ve gelir kaydı da aynı işlemle oluşur. Alıcı sorgusu fatura ekranında yapıldığı için belge türünü seçme hatası da azalır. LEHTAR Finans'ta e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve e-serbest meslek makbuzunu tek panelden düzenleyebilirsiniz. Belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Hangi belge türlerinin desteklendiğini e-dönüşüm modülü sayfamızda görebilirsiniz.
Gelen tarafı da unutmamak gerekir. Tedarikçilerden gelen e-faturaları görüntülemek, ticari senaryodaki belgeleri yanıtlamak ve gider kaydına aktarmak için gelen e-faturalar modülü kullanılabilir. Kayıtlar sizin tarafınızdan girilir ve onaylanır. Dönem beyanı ile resmî işlemler ise mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Maliyet tarafında; belge hacmi, entegratör ücretlendirmesi ve yazılımın modül kapsamı belirleyici olur. Paket içeriklerini ve güncel ücretleri ön muhasebe paketleri ve fiyatlar sayfasında karşılaştırabilirsiniz.
Sonuç
E-fatura ve e-arşiv, aynı elektronik fatura standardının iki ayrı yoludur. Kayıtlı alıcıya e-fatura, kayıtlı olmayana e-arşiv fatura düzenlenir. Belgeyi doğru okumak için senaryo, tip, ETTN ve karekod kavramlarını bilmek yeterli bir başlangıç sağlar. Zorunluluk ve özel durumlar için resmî kaynakları ve mali müşavirinizi esas alın. Elektronik belgelerinizi ön muhasebe kayıtlarınızla birlikte yönetmek isterseniz LEHTAR Finans e-dönüşüm modülünü inceleyebilirsiniz.