E-fatura ve e-arşiv, aynı satış faturasının iki farklı elektronik yoludur. Alıcınız e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge e-fatura olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden alıcının sistemine ulaşır. Kayıtlı değilse e-arşiv fatura olarak düzenlenir ve alıcıya e-posta ya da çıktı yoluyla iletilir.
E-fatura mükellefi olan bir işletme pratikte iki sistemi birlikte kullanır. Her satışta hangisinin gerektiğine alıcıya bakarak karar verir. Bu yazı, iki sistemi tek bir günlük iş akışında nasıl yöneteceğinizi anlatıyor: sorgulama, senaryo seçimi, iletim, hata düzeltme ve geçiş adımları.
E-fatura e-arşiv ilişkisi: iki sistem, tek satış akışı
İki sistemi birbirinin alternatifi gibi düşünmek yaygın bir yanılgıdır. Aslında ikisi birbirini tamamlar.
- E-fatura: Yalnızca iki kayıtlı kullanıcı arasında düzenlenebilen elektronik faturadır. Belge, standart bir XML formatında (UBL-TR) hazırlanır. GİB üzerinden alıcının e-fatura adresine, yani posta kutusu etiketine iletilir.
- E-arşiv fatura: Teknik olarak yine elektronik ortamda ve aynı veri standardıyla oluşturulur. Fark alıcıdadır: alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değildir. Bu alıcı nihai tüketici olabilir, kayıtlı olmayan bir şirket ya da şahıs işletmesi de olabilir.
Böylece satış ekibiniz tek bir fatura ekranı kullanır. Belgenin hangi kanaldan çıkacağını alıcının durumu belirler. Aradaki farkları alıcı sorgulama açısından ayrıntılı incelemek isterseniz e-fatura ile e-arşiv fatura farkı ve belge seçimi yazımıza bakabilirsiniz. Aşağıdaki tablo, günlük kullanımda öne çıkan farkları özetler.
| Konu | E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura sistemine kayıtlı kullanıcı | Kayıtlı olmayan kişi veya kurum |
| İletim | GİB üzerinden alıcının posta kutusuna | E-posta, bağlantı veya kâğıt çıktı |
| Alıcı yanıtı | Ticari senaryoda kabul veya red | Sistem üzerinden yanıt mekanizması yok |
| GİB ile ilişki | Her belge GİB üzerinden geçer | Belgeler düzenli raporlama ile bildirilir |
| Asıl belge | XML dosyası | XML dosyası; alıcıya genellikle PDF görüntü gider |
| Düzeltme yolu | Senaryoya göre red, itiraz veya iade faturası | Kurallar dahilinde iptal veya iade faturası |
Kim e-fatura ve e-arşiv sistemine dahil olur?
E-belge sistemine giriş iki yoldan olur: zorunlu geçiş ve gönüllü geçiş.
Zorunlu geçiş
Vergi mevzuatı, belirli koşulları sağlayan mükellefleri e-fatura ve e-arşiv kullanmakla yükümlü tutar. En bilinen ölçüt, brüt satış hasılatının belirlenen eşiği aşmasıdır. Bazı sektörler ve faaliyet türleri için de hasılattan bağımsız zorunluluklar bulunur.
İnternet üzerinden mal veya hizmet satanlar için ayrıca bir hasılat eşiği belirlenmiştir. Arama motorlarında sıkça sorulan e-ticaret e-fatura zorunluluğu bu düzenlemeyi ifade eder.
Eşikler ve geçiş tarihleri zaman içinde güncellenir. Bu nedenle bulunduğunuz yıl için geçerli rakamları ve süreleri doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından kontrol edin. Kendi durumunuzun değerlendirmesi için mali müşavirinizden destek alabilirsiniz.
Gönüllü geçiş
Zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de sisteme gönüllü katılabilir. Gönüllü geçişin başlıca nedenleri şunlardır:
- Kurumsal müşteriler kâğıt fatura yerine e-fatura talep eder.
- Kâğıt basım ve kargo yükü ortadan kalkar.
- Belge arşivi düzenli tutulur.
E-fatura ile e-arşivin birlikte gelmesi
Genel uygulamada e-fatura sistemine dahil olan işletmeden bir beklenti vardır. Kayıtlı olmayan alıcılara kâğıt fatura yerine e-arşiv fatura düzenlemesi beklenir. Bu yüzden e-fatura mükellefiyeti çoğu işletme için iki sistemi birlikte yönetmek anlamına gelir. Kâğıt belgenin hangi istisnai durumlarda kullanılabileceği ilgili tebliğlerde düzenlenir. Şüphede kaldığınızda belgeyi düzenlemeden önce mali müşavirinize danışmanız sağlıklı olur.
Her satışta doğru belge: e-fatura mükellefiyeti sorgulama
İki sistemi birlikte kullanırken en kritik adım, fatura kesmeden önce alıcının durumunu doğrulamaktır. Önerilen sıra şöyledir:
- Alıcının vergi numarasını veya T.C. kimlik numarasını doğru alın. Yanlış girilen tek bir hane, alıcının sistemde bulunamamasına yol açar.
- Kayıtlı kullanıcı listesinde sorgulayın. GİB, e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcıların listesini yayımlar. Ön muhasebe yazılımları ve entegratör panelleri bu sorguyu genellikle fatura ekranında otomatik yapar.
- Posta kutusu etiketini seçin. Bazı alıcıların birden fazla e-fatura adresi olabilir. Bu durumda alıcının size bildirdiği etiketi kullanın.
- Kayıt tarihine dikkat edin. Alıcı sisteme yeni katıldıysa daha önceki sorgunuz geçerliliğini yitirmiş olabilir. Düzenli müşterilerde de sorguyu her faturada yenilemek en güvenli yoldur.
- Sonuca göre belge türünü belirleyin. Alıcı kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenleyin.
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilir mi sorusu bu noktada önem kazanır. Kayıtlı bir alıcıya e-arşiv fatura düzenlemek, belgenin geçerliliği ve usulsüzlük cezası açısından risk doğurabilir. Kuralın ayrıntıları ve olası sonuçları için e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilebilir mi yazımıza göz atabilirsiniz.
E-fatura tarafında senaryo ve fatura tipi seçimi
E-fatura düzenlerken iki ayrı seçim yaparsınız: senaryo ve fatura tipi. Senaryo, belgenin alıcıyla nasıl bir süreç izleyeceğini belirler. Tip ise işlemin vergisel niteliğini gösterir.
E-fatura senaryo tipleri
- Temel fatura: Alıcıya ulaşır ancak sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı beklenmez.
- Ticari fatura: Alıcı, belgeyi sistem üzerinden kabul veya red edebilir. Red edilen faturanın muhasebe karşılığı buna göre şekillenir.
- İhracat: Gümrük süreciyle bağlantılı mal ihracatında kullanılan özel senaryodur.
- Yolcu beraberinde eşya: Yurt dışında ikamet eden yolculara yapılan vergisiz satışlar için kullanılır.
- Kamu: Kamu idarelerine düzenlenen faturalarda kullanılır.
Hangi senaryonun hangi müşteri grubunda kullanılacağını müşterinizle ve mali müşavirinizle önceden netleştirin. Özellikle ticari senaryoda red ihtimali vardır. Bu yüzden faturanın alıcı tarafından ne zaman ve nasıl yanıtlandığını izlemek önemlidir.
Fatura tipleri
Satış, iade, tevkifat, istisna, özel matrah ve ihraç kayıtlı gibi tipler, işlemin vergisel durumunu belgeye yansıtır. Bu tipler e-arşiv faturada da kullanılır. Yani tip seçimi iki sistem için ortak bir disiplindir. Yanlış tip seçimi, KDV hesabını ve alıcının indirim hakkını etkileyebilir. Bu nedenle tevkifat ve istisna gibi özel durumlarda belgeyi göndermeden önce kontrol etmek yerinde olur.
E-arşiv tarafında iletim, karekod ve raporlama
E-arşiv fatura, alıcıya GİB üzerinden değil sizin seçtiğiniz kanaldan ulaşır. Bu da size bazı ek sorumluluklar yükler.
İletim yöntemleri
Alıcı elektronik iletim istiyorsa belgeyi genellikle e-posta ile ya da bir bağlantı aracılığıyla gönderirsiniz. Alıcı kâğıt çıktı istiyorsa belgenin çıktısını verebilirsiniz. Her iki durumda da asıl kayıt elektronik ortamda oluşmuştur. Fatura bilgilerini, özellikle e-posta adresini, satış anında doğru almak sonradan yaşanacak iletim sorunlarını önler.
İnternet satışlarında ek bilgiler
İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-arşiv faturada bazı ek alanlar bulunur. Ödeme biçimi ve gönderim bilgileri bunlara örnektir. E-ticaret yapan işletmelerin, kullandıkları yazılımda bu alanların doğru doldurulduğunu kontrol etmesi gerekir.
Karekod ve doğrulama
E-belgelerin görüntüsünde yer alan karekod, belgenin temel bilgilerini taşır. Alıcının belgeyi hızlıca okumasına ve kayda almasına yardımcı olur. E-fatura karekod sorgulama yapmak ya da bir belgenin gerçekliğinden emin olmak istediğinizde GİB'in resmî kanallarını kullanın. Üçüncü taraf sorgulama sitelerine kişisel veya ticari bilgi girmekten kaçının.
Raporlama
E-arşiv faturalar, düzenleme sonrasında belirli dönemlerle GİB'e raporlanır. Özel entegratör kullanıyorsanız bu raporlama genellikle entegratör altyapısı üzerinden gerçekleşir. Yine de raporlama durumunu panelinizden izlemek, olası bir aksaklığı erken fark etmenizi sağlar.
Gelen faturalar, hatalar ve iptal
İki sistemi birlikte yönetmek yalnızca kestiğiniz faturaları değil, size gelen belgeleri de kapsar.
Gelen e-fatura ve e-arşivler
Tedarikçileriniz size e-fatura gönderdiğinde belge posta kutunuza düşer. Ticari senaryoda kabul veya red yanıtı vermeniz gerekebilir. LEHTAR Finans'ta gelen e-faturaları görüntüleyip yanıtlayabilir, gider kaydına aktarabilirsiniz.
Size e-arşiv fatura gelmesi de mümkündür. Bu genellikle satıcı sizin e-fatura sistemine kayıtlı olmadığınızı düşündüğünde olur. Kayıtlı bir alıcıysanız bu durumu satıcıyla paylaşmanız ve gerekiyorsa mali müşavirinize danışmanız uygun olur.
Hatalı belgeyi düzeltme
Hatalı bir belge fark ettiğinizde izleyeceğiniz yol belge türüne ve senaryoya göre değişir:
- E-arşiv fatura: Belirli koşullar ve süreler dahilinde iptal edilebilir. Mal veya hizmet teslim edilmişse iade faturası gerekebilir.
- Ticari senaryoda e-fatura: Alıcı belgeyi red edebilir. Bu durumda doğru bilgilerle yeni bir belge düzenlenir.
- Temel senaryoda e-fatura: Alıcının sistem üzerinden red imkânı yoktur. Düzeltme için iade faturası ya da mevzuatta öngörülen itiraz yolları gündeme gelir.
Düzeltme yöntemi seçimi vergisel sonuç doğurur. Emin olmadığınız durumlarda işlemi yapmadan önce mali müşavirinizle konuşun.
Saklama
Elektronik olarak düzenlenen ve alınan belgeler, yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda saklanır. Asıl belge XML dosyasıdır; PDF yalnızca bir görüntüdür. Düzenli bir saklama düzeni için e-fatura arşivi rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Başvuru, geçiş yolları ve maliyet kalemleri
E-fatura ve e-arşiv kullanmaya başlamak için üç temel yol bulunur.
| Yöntem | Kimler için uygun | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| GİB portal | Belge sayısı az olan işletmeler | Ön muhasebe kaydıyla bağlantı manuel kurulur |
| Özel entegratör | Düzenli fatura kesen çoğu işletme | Entegratör yetkili olmalı; yazılımla bağlantısı kontrol edilmeli |
| Özel entegrasyon | Kendi altyapısını kurabilen büyük işletmeler | Teknik yeterlilik ve izin süreçleri gerekir |
Başvuru adımları
Başvuru sürecinde şahıs işletmeleri genellikle nitelikli elektronik sertifika (e-imza) kullanır. Tüzel kişiler ise mali mühür kullanır. Özel entegratörle ilerliyorsanız başvuru formu ve yetkilendirme adımları entegratörün süreci içinde tamamlanır. Hangi adımın sizi beklediğini başvuru sırasında takip edersiniz.
Yazılım ve entegratörün rolü
LEHTAR Finans bir ön muhasebe yazılımıdır. Faturalarınızı panelde kendiniz düzenlersiniz ve e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgeleri e-dönüşüm modülümüzden gönderirsiniz. Belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Alıcı sorgulaması fatura ekranında yapılır. Böylece hangi belgenin kesileceğini satış anında görürsünüz. Mali müşavirinize salt okunur erişim tanımlayarak dönem işlemleri için kayıtlarınızı onunla paylaşabilirsiniz. Beyan ve tasdik işlemleri onun sorumluluğundadır.
Maliyet kalemleri
Maliyeti planlarken şu kalemleri ayrı ayrı düşünün:
- E-imza veya mali mühür
- Entegratör hizmeti
- Belge başına tüketim (kontör)
- Ön muhasebe yazılımı aboneliği
Paket içeriklerini ve güncel ücretleri paketler ve fiyatlar sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sonuç
E-fatura ve e-arşiv, birlikte yönetildiğinde tek bir düzenli satış akışına dönüşür. İş akışının temel adımları şunlardır:
- Alıcıyı sorgulamak
- Doğru senaryo ve tipi seçmek
- Belgeyi uygun kanaldan iletmek
- Hataları mevzuata uygun yoldan düzeltmek
Güncel eşik ve tarihler için GİB duyurularını, kişisel durumunuz için mali müşavirinizi esas alın. Elektronik belgelerinizi tek panelden düzenlemek için LEHTAR Finans e-dönüşüm sayfasını inceleyebilirsiniz.