E-Arşiv Fatura Nedir? Kime Kesilir, Hata ve İtirazda Ne Yapılır

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen bir elektronik faturadır. Bu alıcılar nihai tüketiciler ya da e-fatura kullanıcısı olmayan işletmeler olabilir. Belge elektronik ortamda oluşturulur ve saklanır, alıcıya ise elektronik olarak ya da kâğıda basılarak iletilir. Hukuki niteliği kâğıt faturayla aynıdır. Asıl önemli nokta şudur: Hangi belgeyi keseceğinize siz karar vermezsiniz, bunu alıcınızın e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı belirler.

E-arşivin temel tanımını ve görüntüleme yöntemlerini e-arşiv fatura rehberimizde ayrıntılı anlattık. Bu yazı, okurların en çok takıldığı pratik sorulara odaklanıyor: E-arşiv kime kesilir, e-fatura mükellefine kesilirse ne olur, belge nasıl düzenlenir, hata olursa ya da alıcı itiraz ederse hangi yol izlenir?

E-arşiv fatura nedir ve neden alıcıya göre seçilir?

Türkiye'de elektronik fatura iki ana kanaldan yürür. E-fatura, sisteme kayıtlı iki kullanıcı arasında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısı üzerinden gönderilen faturadır. E-arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenir. Düzenleyen taraf belgeyi elektronik olarak oluşturur ve bilgilerini GİB'e raporlar. Alıcı belgeyi e-posta, kısa mesajdaki bağlantı ya da kâğıt çıktı yoluyla alır.

Kısacası e-arşiv, e-fatura kullanıcısı bir işletmenin sisteme dahil olmayan müşterilerine fatura kesebilmesini sağlayan tamamlayıcı bir uygulamadır. Bu nedenle e-fatura kullanıcıları, sisteme kayıtlı olmayan alıcılarına genellikle e-arşiv fatura düzenler. Aynı işletme bir gün e-fatura, ertesi gün e-arşiv kesebilir. Aradaki fark belgenin içeriğinden değil, karşı tarafın statüsünden doğar.

Bu yaklaşım günlük işi şöyle etkiler:

• Fatura kesmeden önce alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını öğrenmeniz gerekir.
• Kayıtlı alıcıya e-fatura, kayıtlı olmayan alıcıya e-arşiv düzenlenir.
• Alıcının statüsü zamanla değişebilir. Geçen yıl e-arşiv kestiğiniz bir müşteri bugün e-fatura kullanıcısı olmuş olabilir.
• Nihai tüketicinin (şahıs müşterinin) e-fatura kullanıcısı olması söz konusu olmadığından ona düzenlenen elektronik belge e-arşiv olur.

E-fatura ile e-arşiv fatura farkı

İki belge de elektronik ortamda oluşturulur, benzersiz bir belge numarası (ETTN) taşır ve kâğıt faturanın yerini tutar. Ayrıştıkları yerler iletim, yanıt ve alıcı tarafındaki görünürlüktür.

Tablodaki en kritik satır kabul/ret yanıtıdır. Ticari e-faturada alıcı belgeyi sistem üzerinden reddedebilir. E-arşivde böyle bir düğme yoktur. Bu nedenle e-arşiv faturaya itiraz farklı yollarla yapılır; aşağıda ayrıca ele alacağız.

E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilir mi?

Genel kural olarak hayır. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa, ona düzenlenecek fatura e-fatura olmalıdır. E-arşiv yalnızca sisteme kayıtlı olmayan alıcılar içindir. Kayıtlı bir kullanıcıya e-arşiv ya da kâğıt fatura düzenlemek, mevzuat açısından belgenin usulüne uygun düzenlenmemiş sayılmasına yol açabilir. Bu da vergi incelemesinde usulsüzlük cezası gibi sonuçlar doğurabilir.

Cezanın türü ve tutarı Vergi Usul Kanunu ile ilgili tebliğlere göre belirlenir ve zaman içinde güncellenir. Kesin bir rakam ya da sonuç vermek doğru olmaz. Böyle bir hata yaptıysanız durumu mali müşavirinizle değerlendirin. Güncel düzenlemeleri Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarından kontrol edebilirsiniz.

Bu hata pratikte nasıl oluşur?

Hatanın çoğu kötü niyetten değil, eski bilgiden kaynaklanır:

• Güncellenmemiş müşteri kaydı: Müşteri e-fatura sistemine geçmiştir ama sizin kaydınızda hâlâ eski statüsü durmaktadır.
• Yanlış vergi numarası: Bir hane hatası, sorgunun yanlış sonuç vermesine ya da farklı bir firmanın görünmesine yol açar.
• Şahıs-şirket karışıklığı: Şahıs şirketi sahibine bireysel alışverişinde kesilen fatura ile işletmesi adına kesilen fatura karıştırılır.

Çözüm basittir: Fatura öncesinde alıcıyı kontrol etmeyi alışkanlık hâline getirin. Hangi kontrol yollarının olduğunu e-fatura mükellef sorgulama rehberimizde adım adım anlattık. Düzenli çalıştığınız müşterilerin statüsünü belirli aralıklarla yeniden doğrulamak da işe yarar.

E-arşiv fatura nasıl kesilir? Düzenleme adımları

E-arşiv fatura düzenlemek için iki temel yol vardır. Birincisi GİB'in sunduğu portal uygulamasıdır. İkincisi, GİB özel entegratörü üzerinden çalışan bir yazılımdır. Seçim, fatura hacminize ve ön muhasebe kayıtlarınızı nerede tuttuğunuza bağlıdır. Portal az sayıda belge için yeterli olabilir. Faturalarınızı cari hesap, tahsilat ve raporlarla birlikte yönetmek istiyorsanız ön muhasebe yazılımı iş yükünü azaltır.

Yol hangisi olursa olsun, adımlar özünde aynıdır:

1. Alıcıyı doğrulayın. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değilse e-arşiv düzenleyeceğinizi teyit edin.
2. Alıcı bilgilerini girin. Şahıslar için ad-soyad ve gerekiyorsa T.C. kimlik numarası, işletmeler için unvan, vergi dairesi ve vergi numarası girilir. Belgeyi elektronik ileteceksiniz, e-posta adresini de ekleyin.
3. Kalemleri ekleyin. Mal ya da hizmet adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve varsa iskonto yazılır.
4. Toplamları kontrol edin. Matrah, hesaplanan KDV ve genel toplamı gözden geçirin.
5. Belgeyi oluşturup iletin. Belge imzalanır ve numaralanır. Alıcıya e-posta ya da bağlantı ile gönderilir veya kâğıda basılır.
6. Kaydı ön muhasebeye işleyin. Satışın cari hesaba ve gelir kayıtlarına doğru yansıdığından emin olun.

LEHTAR Finans'ta satış faturanızı hazırlarken e-arşiv belgenizi de panelden gönderebilirsiniz; ayrıntılar faturalar ve e-Fatura sayfamızda. Kayıtları siz girersiniz, belge GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Dönem beyanı ise mali müşavirinizin sorumluluğundadır. E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve e-SMM'nin birlikte nasıl işlediğini e-dönüşüm sayfamızda görebilirsiniz.

Kullanacağınız paketi ve kapsamını karşılaştırmak isterseniz paketler ve fiyatlar sayfamıza göz atabilirsiniz.

E-arşiv faturada hangi bilgiler bulunur? (Örnek belge içeriği)

E-arşiv fatura örneği PDF arayanların çoğu, belgenin üzerinde neyin yazması gerektiğini görmek ister. Bir e-arşiv faturada genel olarak şu bölümler yer alır:

• Belge türü ibaresi: Belgenin bir e-arşiv fatura olduğunu gösteren ifade.
• Düzenleyen bilgileri: Unvan ya da ad-soyad, adres, vergi dairesi ve vergi numarası.
• Alıcı bilgileri: Ad-soyad ya da unvan, adres, kimlik veya vergi numarası.
• Fatura numarası ve ETTN: Belgeyi benzersiz kılan kimlik bilgileri.
• Düzenleme tarihi ve saati.
• Mal/hizmet kalemleri: Açıklama, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve tutarı.
• Toplamlar: Matrah, KDV, varsa iskonto ve genel toplam; ayrıca toplamın yazıyla gösterimi.
• Doğrulama unsurları: Belgeyi sorgulamaya yarayan karekod ya da benzeri bilgiler.

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-arşiv faturaya ek bilgiler girilir. Bunlar satışın internetten yapıldığını, ödeme şeklini, gönderim tarihini ve taşıyıcıyı gösteren alanlardır. Bu alanların içeriği mevzuatta tanımlıdır, bu yüzden internet satışı yapıyorsanız kullandığınız şablonun bu alanları içerdiğinden emin olun.

Basit usul mükellefleri için not

Basit usul e-arşiv fatura örneği de sık aranan bir konudur. Basit usulde vergilendirilen esnafın hangi belgeleri düzenleyeceği ve e-arşiv uygulamasına dahil olup olamayacağı ayrı düzenlemelere bağlıdır. Bu düzenlemeler zaman içinde değişebilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın ya da GİB'in güncel duyurularını takip edin.

Basit usul mükellefi alıcı konumundaysa durum daha nettir. E-fatura sistemine kayıtlı değilse ona düzenlenen elektronik fatura e-arşiv olur. Belgenin içeriği yukarıdaki listeyle aynı mantıktadır.

Hatalı e-arşiv fatura: İptal, itiraz ve düzeltme

E-arşiv faturada en sık yapılan hatalar yanlış alıcı, yanlış tutar, yanlış KDV oranı ve yanlış belge türüdür. Ne yapacağınız, hatayı kimin fark ettiğine ve belgenin hangi aşamada olduğuna göre değişir.

Düzenleyen hatayı fark ederse

Düzenleyen taraf, belirli koşullar altında e-arşiv faturayı iptal edebilir. İptalin hangi süre içinde ve hangi koşulda mümkün olduğu mevzuata ve belgenin raporlanma durumuna bağlıdır. Bu sürelere güvenmeden önce güncel kuralı kontrol edin.

İptal mümkün değilse ya da daha uygunsa, hatanın türüne göre iade faturası veya fark faturası gibi düzeltici belgeler gündeme gelir. Hangi yöntemin kayıtlarınıza ve beyanlara doğru yansıyacağına mali müşavirinizle birlikte karar vermeniz önerilir.

Alıcı itiraz etmek isterse

E-arşivde ticari e-faturadaki gibi sistem içi bir ret yanıtı yoktur. Alıcı faturaya itiraz etmek istediğinde genellikle Türk Ticaret Kanunu'nda öngörülen yollara başvurulur. Bu yollar noter, taahhütlü mektup, telgraf ve kayıtlı elektronik posta (KEP) gibi ispat edilebilir bildirim yöntemleridir. İtirazın da belirli bir süre içinde yapılması gerekir; bu süreyi resmî kaynaktan ya da bir hukukçudan teyit edin. GİB'in portal uygulamasını kullanan taraflar için portal içinde iptal ve itiraz talebi ekranları da bulunabilir.

Ticari ilişkide en sağlıklı yol, hatayı önce karşı tarafla netleştirmektir. Hangi belgenin iptal edileceği ya da hangi düzeltici belgenin düzenleneceği konusunda ortak bir karar alın. Ardından resmî kaydı uygun yöntemle oluşturun. Uyuşmazlık büyükse hukuki destek almak gerekir.

Hataları azaltmak için kısa kontrol listesi

• Belgeyi oluşturmadan önce alıcı statüsünü ve vergi/kimlik numarasını kontrol edin.
• Sık kullandığınız ürün ve hizmetleri KDV oranlarıyla birlikte önceden tanımlayın.
• Toplam ve KDV satırına onay öncesi son bir kez bakın.
• İnternet satışlarında ek alanların dolu olduğundan emin olun.
• Düzenli kesilen faturalarda aynı bilgileri her seferinde elle yazmak yerine şablon kullanın.

Alıcı olarak e-arşiv faturayı görüntüleme ve saklama

Bir mağazadan ya da internetten alışveriş yaptığınızda size e-arşiv fatura düzenlenmişse, belgeye genellikle şu yollarla ulaşırsınız:

• Satıcının gönderdiği e-postadaki PDF ya da bağlantı.
• Kısa mesajla iletilen görüntüleme bağlantısı.
• Satıcının internet sitesinde veya mobil uygulamasında sipariş geçmişi altındaki fatura bölümü.
• Talep ettiyseniz kâğıt çıktı.

Büyük perakendecilerin çoğu e-arşiv faturayı sipariş ekranından indirilebilir hâlde sunar. Faturayı bulamıyorsanız satıcının müşteri hizmetlerinden yeniden gönderim isteyebilirsiniz. Belgenin gerçek olup olmadığını merak ediyorsanız üzerindeki karekod ve ETTN bilgileriyle sorgulama yapılabilir.

İşletme olarak size e-arşiv fatura geliyorsa, bu belge gider kaydınızın dayanağıdır. PDF'i ya da elektronik dosyayı düzenli bir klasörde, kayıtla eşleşecek biçimde saklayın. Belgenin hangi gider kalemine işlendiği ve ilgili döneme doğru girildiği, KDV indirimi açısından da önemlidir. Saklama süresi Vergi Usul Kanunu'ndaki defter ve belge saklama hükümlerine tabidir; kesin süreyi mali müşavirinizle teyit edin.

Sonuç

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar için kullanılan elektronik faturadır. Doğru kullanımın anahtarı, fatura kesmeden önce alıcıyı kontrol etmektir. Hatalı belgede ve itirazda ise acele etmeden doğru yöntemi seçmek gerekir. E-arşiv belgelerinizi satış kayıtlarınızla birlikte tek panelden düzenlemek için faturalar ve e-Fatura sayfamızı inceleyebilirsiniz.