E-arşiv fatura düzenleme, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir alıcıya (genellikle nihai tüketiciye ya da e-Fatura kullanıcısı olmayan bir işletmeye) elektronik ortamda fatura hazırlayıp onaylamak ve bu faturayı alıcıya e-posta ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırmaktır. İşlem; alıcı kontrolü, fatura bilgilerinin girilmesi, önizleme ve onay, teslim ve kayıt adımlarından oluşur. Aşağıda her adımı, faturada bulunması gereken alanları ve hatalı bir belgeyle karşılaştığınızda izleyebileceğiniz yolları sırayla bulacaksınız.
Bu yazı düzenleme sürecinin pratiğine odaklanır. E-Arşiv faturanın tanımı ve kime kesildiği konusundaki temel bilgiler için e-Arşiv fatura nedir ve kime kesilir rehberimize göz atabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Düzenlemeden Önce Neyi Kontrol Etmelisiniz?
Faturayı yazmaya başlamadan önce yapılan birkaç kontrol, sonradan iptal ve yeniden düzenleme zahmetinin büyük kısmını önler.
Alıcı e-Fatura kullanıcısı mı?
E-Arşiv ile e-Fatura arasındaki temel ayrım alıcıya göre yapılır. Alıcı GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alıyorsa ona e-Fatura düzenlenmesi gerekir; listede değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Bu kontrolü atlamak, e-Fatura kullanıcısı bir firmaya yanlışlıkla e-Arşiv kesmek gibi sık görülen bir hataya yol açar. Kontrolü nasıl yapacağınızı e-Fatura mükellef sorgulama rehberimizde ayrıntılı biçimde anlattık. Çoğu ön muhasebe yazılımı, alıcının vergi numarasını girdiğinizde bu sorgulamayı otomatik yapar ve doğru belge türünü önerir.
Kendi altyapınız hazır mı?
E-Arşiv fatura düzenleyebilmek için işletmenizin e-Arşiv uygulamasına dahil olması gerekir. Genel uygulamada bu, GİB'in e-Arşiv Portalı üzerinden ya da bir GİB özel entegratörü aracılığıyla yapılır. Hangi yolun sizin için uygun olduğu ve mükellefiyet koşulları konusunda güncel düzenlemeyi Gelir İdaresi Başkanlığı ve GİB e-Belge sayfalarından takip etmeniz, kişisel durumunuz için mali müşavirinize danışmanız iyi olur.
Alıcı bilgileri eksiksiz mi?
Faturada alıcının adı soyadı ya da unvanı, adresi ve kimlik ya da vergi kimlik numarası yer alır. Kurumsal alıcılarda vergi dairesi bilgisi de gerekir. Bu bilgileri her seferinde elle yazmak yerine müşteri kartında saklamak hem hız kazandırır hem de yazım hatasını azaltır.
E-Arşiv Fatura Düzenleme Yöntemleri
E-Arşiv faturayı düzenlemenin farklı yolları vardır. Aşağıdaki tablo, en yaygın iki yöntemi genel hatlarıyla karşılaştırır:
| Ölçüt | GİB e-Arşiv Portalı | Özel entegratöre bağlı ön muhasebe yazılımı |
|---|---|---|
| Erişim | GİB'in sunduğu web arayüzü | Yazılım paneli, belge özel entegratör üzerinden iletilir |
| Müşteri ve ürün kaydı | Sınırlı, temel düzeyde | Cari kartlar ve ürün listesiyle bağlantılı |
| Muhasebe kaydı | Faturadan ayrı tutulur | Fatura, cari bakiye ve gelir kaydıyla birlikte oluşur |
| Raporlama | Temel listeleme | Gelir-gider, KDV ve alacak raporlarıyla birleşir |
| Uygunluk | Düşük hacimli ve basit işlemler | Düzenli satış yapan, kaydını tek yerde tutmak isteyen işletmeler |
Portal, ara sıra fatura kesen işletmeler için pratik bir başlangıç olabilir. Fatura sayısı arttıkça ya da faturayı stok, cari ve tahsilat kaydıyla birlikte tutmak istediğinizde yazılım tercih edilir. Özel entegratörlerin işleyişini merak ediyorsanız e-Fatura entegratör rehberimiz bu konuyu ayrıca ele alıyor.
Adım Adım E-Arşiv Fatura Düzenleme
Kullandığınız araç farklı olsa da e-arşiv fatura düzenleme adımları büyük ölçüde aynıdır.
1. Belge türünü ve senaryoyu belirleyin
Alıcı kontrolünden sonra belge türü e-Arşiv olarak seçilir. Ardından faturanın tipi belirlenir: satış, iade, tevkifat, istisna gibi seçenekler bulunur. Sıradan bir mal ya da hizmet satışında genellikle satış tipi kullanılır. Tevkifat ya da istisna gibi özel durumlarda hangi tipin ve hangi kodun seçileceğini mali müşavirinizle netleştirmeniz önerilir.
2. Alıcıyı seçin ya da yeni alıcı ekleyin
Kayıtlı bir müşteriyse listeden seçilir; değilse ad soyad veya unvan, kimlik ya da vergi numarası, adres ve e-posta bilgileri girilir. E-posta adresi, faturanın alıcıya elektronik olarak ulaşması için önemlidir.
3. Fatura tarihini kontrol edin
Fatura tarihi, malın teslimi ya da hizmetin yapılmasıyla ilişkilidir ve Vergi Usul Kanunu'nda faturanın düzenlenmesi için belirli bir süre öngörülür. Tarihi geriye ya da ileriye atmak yerine işlemin gerçekleştiği tarihe göre düzenlemek, ileride doğabilecek uyuşmazlıkları önler.
4. Mal ve hizmet kalemlerini girin
Her kalem için şu bilgiler doldurulur:
- Mal ya da hizmetin adı (cinsi)
- Miktar ve birim (adet, kg, saat vb.)
- Birim fiyat
- Varsa iskonto oranı ya da tutarı
- KDV oranı
- Varsa ÖTV, ÖİV gibi diğer vergiler
Ürün ve hizmetleriniz önceden tanımlıysa kalem eklemek tek tıklamaya iner; fiyat ve KDV oranı otomatik gelir. Bu, özellikle yanlış KDV oranı seçme hatasını azaltır.
5. Para birimi, ödeme ve not alanlarını tamamlayın
Döviz cinsinden satışlarda para birimi ve kur bilgisi girilir. Ödeme şekli, vade tarihi, sipariş numarası ya da alıcının istediği açıklamalar not alanına yazılabilir. Not alanı serbest metindir ama faturanın hukuki içeriğini değiştiren bilgiler için kullanılmamalıdır.
6. Önizleyin, onaylayın ve gönderin
Onaydan önce belgeyi önizleme ekranında satır satır kontrol edin: alıcı adı, kimlik numarası, tutarlar ve KDV toplamı. Onaylanan faturaya sistem tarafından benzersiz bir ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) ve fatura numarası verilir. Onaydan sonra fatura içeriği değiştirilemez; yalnızca iptal ya da düzeltici bir belgeyle müdahale edilebilir.
LEHTAR Finans'ta bu adımların tamamını faturalar ve e-Fatura sayfamızda anlatılan panelden yürütürsünüz: kayıtları siz girersiniz, e-Arşiv belgeniz GİB özel entegratörü üzerinden iletilir ve fatura, müşterinin cari hesabına aynı anda işlenir.
E-Arşiv Faturada Bulunması Gereken Alanlar
E-Arşiv fatura, kâğıt faturada aranan temel bilgileri taşır ve bunlara elektronik belgeye özgü bazı alanlar eklenir. Genel hatlarıyla:
- Düzenleyenin adı soyadı ya da unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Alıcının adı soyadı ya da unvanı, adresi, vergi kimlik ya da T.C. kimlik numarası
- Fatura tarihi ve fatura numarası
- ETTN
- Mal ya da hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı
- KDV oranı ve tutarı, varsa diğer vergiler
- Belgenin e-Arşiv fatura olduğunu gösteren ibare
İnternet satışlarında ek bilgiler
İnternet üzerinden yapılan satışlarda düzenlenen e-Arşiv faturalarda ilgili tebliğle belirlenmiş ek bilgiler aranır. Bunlar arasında satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderim tarihi ve taşıyıcı bilgileri sayılabilir. Ayrıca internet satışlarında faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesi beklenir. Güncel alan listesi için GİB'in e-Belge kılavuzlarına bakmanız en sağlıklı yoldur.
Faturayı Alıcıya Ulaştırma: E-Posta ve Kâğıt Çıktı
E-Arşiv faturanın alıcıya ulaştırılması iki temel yolla yapılır:
- Elektronik iletim: Fatura, alıcının e-posta adresine gönderilir. Genellikle insan tarafından okunabilir bir PDF görüntüsü ve belgeye erişim bilgisi birlikte iletilir.
- Kâğıt çıktı: Alıcı elektronik teslim istemiyorsa ve işlem türü buna izin veriyorsa fatura yazdırılarak elden verilir ya da malla birlikte gönderilir.
Hangi yolu seçtiğinizi faturayı düzenlerken belirtmeniz gerekir; yazılımlar bu tercihi genellikle bir seçenek olarak sunar. Elektronik gönderimlerde alıcının e-posta adresinin doğru olması kritik önem taşır; yanlış adrese giden fatura alıcıya ulaşmamış olur ve tekrar gönderim gerekir. Fatura onaylandıktan sonra PDF'i yeniden indirip paylaşmak mümkündür, bu belgenin içeriğini değiştirmez.
Alıcı tarafında faturanın nasıl açılıp kontrol edildiğini merak eden müşterilerinize, faturadaki karekod ya da ETTN ile belgenin doğrulanabileceğini hatırlatabilirsiniz.
Hatalı E-Arşiv Fatura: İptal, İtiraz ve Yeniden Düzenleme
Onaylanmış bir e-Arşiv fatura düzeltilemez; hata varsa duruma göre farklı yollar izlenir. Aşağıdaki tablo sık karşılaşılan durumları özetler:
| Durum | Genel çözüm yolu |
|---|---|
| Alıcı adı, adres ya da kimlik numarası yanlış | Fatura iptal edilir, doğru bilgilerle yeniden düzenlenir |
| Tutar ya da KDV oranı hatalı | İptal ve yeniden düzenleme; bazı durumlarda fark faturası değerlendirilebilir |
| E-Fatura kullanıcısına yanlışlıkla e-Arşiv kesildi | E-Arşiv iptal edilir, e-Fatura düzenlenir |
| Mal iade edildi | Alıcı tarafından iade faturası düzenlenir ya da gider pusulası gibi uygun belge kullanılır |
| Alıcı fatura içeriğine itiraz ediyor | GİB'in öngördüğü itiraz yolları kullanılır, ardından iptal ve yeniden düzenleme |
İptal işlemi
E-Arşiv fatura, kullanılan sistem üzerinden iptal edilebilir. İptal için öngörülen süre ve koşullar mevzuatla ve kullanılan yöntemle belirlenir; bu nedenle hatayı fark ettiğiniz anda harekete geçmek önemlidir. İptal edilen fatura GİB'e yapılan raporlamada iptal olarak yer alır.
İtiraz süreci
Alıcı, kendisine düzenlenen e-Arşiv faturaya itiraz edebilir. İtiraz; noter, iadeli taahhütlü posta, KEP ya da GİB sistemleri gibi yollarla yapılabilir. İtiraz sonrasında düzenleyen taraf faturayı iptal edip gerekiyorsa yeni bir belge düzenler. Somut bir uyuşmazlıkta hangi yolun uygun olduğunu mali müşavirinizle değerlendirmeniz önerilir.
Hataları azaltmak için pratik öneriler
- Alıcı kontrolünü her yeni müşteride yapın, düzenli müşterilerde de belirli aralıklarla tekrarlayın; e-Fatura sistemine geçen bir müşteriye artık e-Arşiv kesilmez.
- Ürün ve hizmetlerinizi KDV oranlarıyla birlikte önceden tanımlayın.
- Onay butonuna basmadan önce önizlemeyi mutlaka açın.
- Kurumsal alıcılarda unvanı vergi levhasındaki yazımla birebir kullanın.
Düzenledikten Sonra: Kayıt, Tahsilat ve Raporlama
E-arşiv fatura düzenleme, faturanın gönderilmesiyle bitmez. Belgenin muhasebe tarafında doğru yere oturması gerekir.
Cari hesap kaydı: Vadeli satışlarda fatura tutarı müşterinin borcuna yazılır; tahsilat yapıldığında bakiye kapanır. Cari hesaplar modülü ile müşteri bazında açık bakiyeleri ve ekstreleri izleyebilirsiniz.
Tahsilat kaydı: Peşin satışta tahsilat, faturayla birlikte kasa ya da banka hesabına işlenir. Açık hesapta ise tahsilat geldiğinde ayrıca kaydedilir.
GİB raporlaması: E-Arşiv faturalar, kullanılan sistem üzerinden belirli dönemlerde GİB'e raporlanır. Özel entegratör kullanan işletmelerde raporlama entegratör altyapısıyla yürütülür; raporların durumunu panelden takip etmeniz önerilir.
Saklama: E-Arşiv faturalar elektronik ortamda, mevzuatta öngörülen süre boyunca erişilebilir biçimde saklanmalıdır. Bulut tabanlı yazılımlarda belgeler panelde arşivlenir; yine de düzenli dışa aktarım almak iyi bir alışkanlıktır.
Mali müşavirle paylaşım: Dönem sonunda beyanname ve defter işlemleri yetkili meslek mensubunun sorumluluğundadır. Düzenlediğiniz faturaların listesini ve KDV özetini mali müşavirinizle paylaşmak, dönem kapanışını hızlandırır.
Yazılım tercihinde fatura sayısı, kullanıcı sayısı ve e-belge kontör ihtiyacı maliyeti etkileyen başlıca kalemlerdir. Paket seçeneklerini ve güncel ücretleri paketler ve fiyatlar sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Sonuç
E-Arşiv fatura düzenlemenin özü; alıcıyı doğru sınıflandırmak, alanları eksiksiz doldurmak, onaydan önce kontrol etmek ve hatalı belgede iptal ile yeniden düzenleme yolunu zamanında kullanmaktır. Faturayı cari, tahsilat ve raporlarla aynı yerde tutmak, hem günlük işi hem de mali müşavirinizle çalışmayı kolaylaştırır. E-Arşiv faturalarınızı panelden nasıl düzenleyip göndereceğinizi görmek için LEHTAR Finans faturalar ve e-Fatura sayfasına göz atabilirsiniz.