E-arşiv fatura düzenleme, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, yani nihai tüketicilere ve e-fatura kullanıcısı olmayan işletmelere kesilen faturanın elektronik ortamda oluşturulması, onaylanması, alıcıya iletilmesi ve Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) raporlanması sürecidir. Bunun için önce e-arşiv kullanıcısı olmanız, ardından her faturada alıcının e-fatura kullanıcısı olmadığını teyit etmeniz ve belgeyi GİB'in e-Arşiv Portalı ya da bir özel entegratöre bağlı yazılım üzerinden düzenlemeniz gerekir. Aşağıda süreci adım adım, zorunlu alanlar, teslim yöntemleri ve hata durumunda yapılacaklarla birlikte bulacaksınız.
E-arşiv faturanın ne olduğu ve kime kesildiği sorusuna ayrıntılı yanıt arıyorsanız e-arşiv fatura nedir, kime kesilir yazımıza göz atabilirsiniz. Bu yazı, doğrudan düzenleme pratiğine odaklanıyor.
E-Arşiv Fatura Düzenlemenin Ön Koşulları
E-arşiv fatura düzenleyebilmek için bazı temel koşulların hazır olması gerekir. Bunlar yöntemden bağımsız olarak hemen her işletme için geçerlidir:
- E-arşiv kullanıcılığı: İşletmenizin e-arşiv uygulamasına dahil olması gerekir. Bu dahil olma, ya GİB'in portal uygulaması üzerinden ya da bir özel entegratör aracılığıyla gerçekleşir.
- Kimlik doğrulama altyapısı: Kullanılan yönteme göre mali mühür, nitelikli elektronik sertifika ya da portalın onay adımı gibi bir imzalama veya onay mekanizması bulunur.
- Güncel işletme bilgileri: Unvan, vergi dairesi, vergi kimlik numarası, adres ve varsa ticaret sicil ya da MERSİS bilgileri faturanın satıcı bölümünde doğru görünmelidir.
- Ürün ve hizmet tanımları: Satış yaptığınız kalemlerin adı, birimi, KDV oranı ve varsa istisna ya da tevkifat durumu önceden belirlenmiş olmalıdır.
E-arşiv uygulamasına kimlerin zorunlu olarak geçmesi gerektiği ciro, sektör ve faaliyet türüne göre belirlenir ve bu eşikler zaman zaman güncellenir. Kendi durumunuzu GİB'in resmî internet sitesinden güncel duyurularla kontrol etmeniz, gerekirse mali müşavirinize danışmanız en güvenli yoldur.
İlk Adım: Alıcının E-Fatura Durumunu Kontrol Etmek
E-arşiv fatura düzenlemenin en kritik kuralı şudur: Alıcınız e-fatura kullanıcısıysa ona e-arşiv fatura değil e-fatura kesilir. Bu nedenle her yeni alıcıda, hatta mevcut alıcılarda da zaman zaman, e-fatura kayıtlı kullanıcı listesini kontrol etmek gerekir. Çünkü bir firma bugün e-fatura kullanıcısı değilken birkaç ay sonra sisteme geçmiş olabilir.
Kontrolü vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası üzerinden yaparsınız. Alıcı listede görünüyorsa belge e-fatura senaryosuyla, görünmüyorsa e-arşiv fatura olarak düzenlenir. Bu sorgunun farklı yollarını e-fatura mükellef sorgulama yazımızda anlattık.
Nihai tüketiciye yapılan satışlarda alıcının kimlik numarasının bilinmediği durumlar da olabilir. Bu tür satışlarda hangi bilgilerin zorunlu olduğu ve hangi tutarın üzerinde kimlik numarasının istendiği gibi kurallar mevzuatla belirlenir; güncel uygulamayı GİB kaynaklarından teyit edin.
Adım Adım E-Arşiv Fatura Düzenleme
Portalda ya da bir ön muhasebe yazılımında ekranlar farklı görünse de mantık aynıdır. Genel akış şöyle işler:
- Yeni belge oluşturun: Fatura ekranını açın ve belge türü olarak e-arşiv faturayı seçin. Yazılım kullanıyorsanız alıcının durumuna göre bu seçim önerilebilir; yine de kontrol sizdedir.
- Fatura tipini belirleyin: Satış, iade, tevkifat, istisna, özel matrah gibi tiplerden işleminize uyanı seçin. Tip seçimi, faturanın vergisel sonucunu doğrudan etkiler.
- Alıcı bilgilerini girin: Gerçek kişide ad soyad ve T.C. kimlik numarası, tüzel kişide unvan, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası; her iki durumda adres bilgisi.
- Tarihi kontrol edin: Fatura tarihi, malın teslim ya da hizmetin yapıldığı tarihle uyumlu olmalı ve kanuni düzenleme süresi içinde kalmalıdır. Vergi Usul Kanunu'nun genel kuralına göre fatura, teslim veya hizmet tarihinden itibaren yedi gün içinde düzenlenir; özel durumlar için mevzuatı kontrol edin.
- Kalemleri ekleyin: Mal ya da hizmetin adı, miktarı, birimi, birim fiyatı, varsa iskonto, KDV oranı ve tutarı.
- Ek alanları doldurun: İnternet satışlarında, iade ve tevkifatlı işlemlerde istenen ek bilgileri girin; gerekiyorsa açıklama notu ekleyin.
- Önizleme yapın: Toplamları, KDV hesaplamasını, alıcı bilgilerini ve yazıyla tutarı gözden geçirin.
- Onaylayın ve imzalayın: Belgeyi kullandığınız yöntemin onay ya da imza adımıyla kesinleştirin. Bu noktada faturaya benzersiz bir ETTN numarası atanır.
- Alıcıya iletin: Faturayı e-posta, SMS bağlantısı ya da alıcı istiyorsa kağıt çıktı olarak teslim edin.
- Raporlamayı takip edin: Düzenlenen e-arşiv faturaların bilgileri GİB'e raporlanır. Portalda bu süreç sistemin içindedir; özel entegratör yönteminde rapor, entegratör altyapısı üzerinden iletilir.
LEHTAR Finans'ta bu akış tek ekranda ilerler: faturalar ve e-Fatura modülümüzde faturanızı hazırlar, e-arşiv belgenizi özel entegratör üzerinden panelden gönderir ve hangi faturanın hangi aşamada olduğunu listeden izlersiniz. Kayıtları siz girersiniz; dönem işlemleri ve beyanlar mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Tevkifat ve istisna içeren satışlar
Tevkifatlı ya da KDV istisnalı bir satış yapıyorsanız fatura tipini buna göre seçmeniz ve ilgili kodu belirtmeniz gerekir. Hangi işlemin tevkifata ya da istisnaya tabi olduğu, oranlar ve kodlar mevzuatta tanımlıdır. Emin olmadığınız bir işlemde faturayı kesmeden önce mali müşavirinizle konuşmak, sonradan iptal ve yeniden düzenleme zahmetinden sizi kurtarır.
E-Arşiv Faturada Bulunması Gereken Alanlar
E-arşiv fatura, içerik bakımından kağıt faturanın elektronik karşılığıdır; Vergi Usul Kanunu'nda faturada yer alması gereken bilgiler burada da geçerlidir. Bunlara elektronik belgeye özgü bazı alanlar eklenir.
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Satıcı bilgileri | Unvan veya ad soyad, adres, vergi dairesi, vergi kimlik numarası |
| Alıcı bilgileri | Ad soyad veya unvan, adres, vergi dairesi ve VKN ya da T.C. kimlik numarası |
| Fatura numarası | Seri ve sıra numarası; yıl içinde müteselsil ilerler |
| ETTN | Her elektronik belgeye atanan benzersiz takip numarası |
| Düzenleme tarihi | Teslim veya hizmet tarihiyle uyumlu, kanuni süre içinde |
| Mal ya da hizmet bilgisi | Cinsi, miktarı, birimi, birim fiyatı ve tutarı |
| Vergi bilgileri | KDV oranı ve tutarı; varsa tevkifat, istisna veya diğer vergiler |
| Toplamlar | Matrah, vergiler ve ödenecek tutar; yazıyla tutar |
| Karekod ve e-arşiv ibaresi | Belgenin e-arşiv fatura olduğunu ve doğrulama bilgisini gösterir |
Kalemleri yazarken genel ifadelerden kaçının. Yalnızca hizmet bedeli yazmak yerine hangi hizmetin hangi dönem için verildiğini belirtmek, hem alıcının ödeme onayını hem de olası bir incelemede belgenin anlaşılırlığını kolaylaştırır.
İnternet satışlarında ek bilgiler
İnternet üzerinden satış yapıyorsanız e-arşiv faturada bazı ek bilgilerin yer alması gerekir. Bunlar genel olarak satışın yapıldığı internet adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderim tarihi ve gönderiyi taşıyan firmanın bilgileridir. Ayrıca internet satışlarında faturanın alıcıya elektronik olarak iletilmesi esastır. Pazaryeri üzerinden satış yapan işletmelerde bu alanların nasıl doldurulacağı konusunda pazaryerinin ve GİB'in güncel açıklamalarını takip edin.
Faturanın Alıcıya Teslimi: Elektronik mi, Kağıt mı?
E-arşiv faturanın teslim şekli, satışın türüne ve alıcının tercihine göre değişir:
- Elektronik teslim: Fatura, alıcının e-posta adresine PDF ve gerektiğinde XML olarak ya da bir görüntüleme bağlantısıyla iletilir. İnternet satışlarında bu yöntem esastır.
- Kağıt teslim: Mağaza ya da yüz yüze satışlarda alıcı isterse fatura kağıda basılarak verilir. Basılı çıktı, elektronik belgenin bir görüntüsüdür; asıl belge elektronik ortamda saklanır.
Elektronik teslimde alıcının iletişim bilgisinin doğru girilmesi önemlidir. Yanlış e-posta adresine giden fatura geçersiz olmaz, ancak alıcı belgeye ulaşamaz ve tahsilat gecikebilir. Bu yüzden alıcı kartlarındaki iletişim bilgilerini güncel tutmak, düzenleme sürecinin bir parçası sayılmalıdır.
Hatalı E-Arşiv Faturada Ne Yapılır?
E-arşiv fatura bir kez onaylandıktan sonra üzerinde düzeltme yapılamaz. Hatalı bir faturayla karşılaştığınızda izlenecek yol, hatanın türüne ve alıcının durumuna göre değişir.
İptal
Alıcı bilgisi, tutar, KDV oranı ya da fatura tipi gibi esaslı bir hata varsa genellikle fatura iptal edilir ve doğru bilgilerle yeniden düzenlenir. İptal işlemi kullandığınız sistem üzerinden yapılır ve iptal bilgisi GİB'e raporlanır. Portal ve entegratör sistemlerinde iptalin hangi süre içinde ve hangi koşullarla yapılabildiğine dair kurallar bulunur; güncel koşulları sisteminizin ve GİB'in açıklamalarından kontrol edin.
İade faturası
Mal geri geldiyse ya da satış kısmen iptal edildiyse iade süreci devreye girer. E-arşiv fatura kestiğiniz alıcı, e-fatura kullanıcısı olmayan bir işletmeyse iade faturasını o düzenler; nihai tüketicide ise iadenin belgelendirilmesi farklı yöntemlerle yapılır. Bu konuda vergi sonuçları olduğu için işleminize uygun yolu mali müşavirinizle netleştirmeniz önerilir.
Yanlış belge türü
Alıcı aslında e-fatura kullanıcısıyken ona e-arşiv fatura kestiyseniz belge türü hatalıdır. Bu durumda e-arşiv fatura iptal edilip aynı işlem için e-fatura düzenlenmesi gerekir. Bu hatanın en etkili önlemi, düzenlemeden önce kayıtlı kullanıcı kontrolünü alışkanlık hâline getirmektir.
Portal ve Özel Entegratör: Hangi Yöntemle Düzenlenir?
E-arşiv faturayı iki temel yolla düzenleyebilirsiniz. Hangisinin size uygun olduğu fatura hacminize, kullandığınız diğer araçlara ve zorunluluk durumunuza bağlıdır.
| Kriter | GİB e-Arşiv Portalı | Özel entegratöre bağlı yazılım |
|---|---|---|
| Kullanım | Tarayıcı üzerinden, belge belge giriş | Ön muhasebe ya da satış yazılımının içinden |
| Uygunluk | Düşük hacimli, sade işlemler | Düzenli ve yüksek hacimli faturalama |
| Kayıtlarla bağlantı | Ayrı tutulur, ön muhasebeye ayrıca işlenir | Cari, gelir ve stok kayıtlarıyla birlikte ilerler |
| Raporlama | Sistem içinde | Entegratör altyapısı üzerinden |
| Diğer e-belgeler | Sınırlı | e-Fatura, e-İrsaliye gibi belgelerle aynı yerden |
Özel entegratörün ne olduğunu ve seçimde nelere bakılacağını e-fatura entegratör rehberimizde ayrıntılı ele aldık. Maliyet tarafında paket, belge adedi ve kapsam farklarını karşılaştırmak isterseniz güncel bilgileri paketler ve fiyatlar sayfamızda bulabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Düzenlerken Sık Yapılan Hatalar
Aşağıdaki hatalar pratikte sık görülür ve çoğu birkaç basit kontrolle önlenebilir:
- Kayıtlı kullanıcı kontrolünü atlamak: E-fatura kullanıcısı olan alıcıya e-arşiv kesmek, iptal ve yeniden düzenleme gerektirir.
- Yanlış fatura tipi seçmek: Tevkifatlı ya da istisnalı bir işlemi standart satış faturasıyla düzenlemek vergi hesaplamasını bozar.
- Tarih uyumsuzluğu: Teslim tarihinden çok sonra fatura düzenlemek, kanuni süre sorununa yol açabilir.
- Eksik internet satışı bilgileri: Web adresi, ödeme ve gönderim bilgilerinin eksik bırakılması belgeyi hatalı kılar.
- Belirsiz kalem açıklamaları: Ne satıldığını anlatmayan açıklamalar, alıcıyla ve mali müşavirle gereksiz yazışmalara neden olur.
- Kayıtları ayrı tutmak: Faturayı bir yerde, tahsilatı başka bir yerde izlemek, cari bakiyelerin karışmasına yol açar.
Son madde özellikle önemlidir. Faturanın kesilmesi işin yarısıdır; tahsilatın izlenmesi, gelir kaydının doğru kategoriye düşmesi ve dönem sonunda KDV özetinin çıkarılması da aynı kayda dayanır. Faturayı ön muhasebe kayıtlarınızla aynı yerde düzenlemek bu adımları birbirine bağlar.
Sonuç
E-arşiv fatura düzenleme; alıcının durumunu kontrol etmek, doğru fatura tipini seçmek, zorunlu alanları eksiksiz doldurmak, belgeyi uygun yolla teslim etmek ve hatalarda iptal ya da iade kurallarını izlemek üzerine kuruludur. Kendi işleminize özgü vergisel sorularda mali müşavirinizden destek almak her zaman iyi bir adımdır. E-arşiv ve e-fatura belgelerinizi ön muhasebe kayıtlarınızla birlikte tek panelden düzenlemek için faturalar ve e-Fatura modülümüzü inceleyebilirsiniz.