E-arşiv fatura kesmek için önce alıcınızın e-fatura mükellefi olup olmadığını sorgularsınız. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değilse belgeyi GİB'in e-Arşiv Portal'ı, bir özel entegratörün arayüzü ya da özel entegratöre bağlı bir ön muhasebe yazılımı üzerinden düzenler, onaylar ve alıcıya e-posta veya kâğıt çıktı olarak iletirsiniz. Aşağıda bu akışın her adımını, hangi kanalın kime uygun olduğunu ve şahıs şirketi, proforma ya da yanlış belge gibi sık karşılaşılan durumları bulacaksınız.
E-arşiv fatura nedir, ne zaman kesilir?
E-arşiv fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliği taşıyan ancak elektronik ortamda oluşturulan, imzalanan ve saklanan bir fatura türüdür. E-faturadan temel farkı, alıcı tarafıdır: e-fatura yalnızca GİB sistemine kayıtlı e-fatura mükellefleri arasında elektronik olarak dolaşır; e-arşiv fatura ise e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilir.
Bu alıcılar genellikle şunlardır:
- Nihai tüketiciler, yani bireysel müşteriler
- E-fatura mükellefi olmayan şirketler ve şahıs işletmeleri
- Bazı durumlarda yurt dışındaki alıcılar (ihracatın türüne göre kurallar değişir)
Kısacası "hangi faturayı keseceğim?" sorusunun cevabı sizin değil, alıcınızın durumuna bağlıdır. Aynı gün içinde bir müşterinize e-fatura, diğerine e-arşiv fatura kesmeniz son derece olağandır. Kavramların ayrıntısına girmeden önce bilinmesi gereken tek kural budur: belge türünü alıcının sistemdeki kaydı belirler.
Kesmeden önce yapılacak kontroller
E-arşiv fatura kesme işleminin büyük kısmı, düzenleme ekranına gelmeden önce yapılan kontrollerden oluşur. Hataların çoğu da bu aşamada atlanan bir bilgiden kaynaklanır.
1. E-arşiv kullanıcısı olmanız
E-arşiv fatura düzenleyebilmek için ya GİB e-Arşiv Portal kullanıcısı olmanız ya da bir özel entegratör aracılığıyla e-arşiv uygulamasına dahil olmanız gerekir. Zorunlu geçiş kapsamında olup olmadığınızı, güncel eşikleri ve başvuru yolunu Gelir İdaresi Başkanlığı ve e-Belge sayfalarından takip edebilirsiniz.
2. Alıcının e-fatura mükellefi olmadığının doğrulanması
Alıcının vergi kimlik numarası (şahıslarda T.C. kimlik numarası) ile GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulama yapılır. Entegratör arayüzleri ve ön muhasebe yazılımlarının çoğu bu sorgulamayı fatura ekranında kendiliğinden yapar; portalda ise sorgulamayı ayrıca yapmanız gerekebilir. Sorgulamayı her faturada tekrarlamak iyi bir alışkanlıktır, çünkü dün e-arşiv kestiğiniz bir müşteri bugün e-fatura sistemine geçmiş olabilir.
3. Alıcı bilgilerinin eksiksiz olması
Kurumsal alıcıda unvan, vergi dairesi ve vergi numarası; bireysel alıcıda ad soyad ve kimlik numarası, ayrıca adres bilgisi gerekir. Faturayı e-postayla iletecekseniz alıcının e-posta adresini de önceden alın.
4. Ürün, fiyat ve vergi bilgilerinin hazır olması
Mal ya da hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve varsa istisna, tevkifat veya iskonto bilgisi netleşmiş olmalı. Oranlar ve istisna kodları konusunda tereddüt ediyorsanız faturayı kesmeden önce mali müşavirinize danışmak, sonradan iptal ve yeniden düzenleme uğraşından daha kolaydır.
E-arşiv fatura hangi kanaldan kesilir?
E-arşiv fatura kesmenin üç yaygın yolu vardır. Hangisinin size uygun olduğu; kestiğiniz fatura sayısına, faturayı ön muhasebe kayıtlarınızla ne kadar bütünleşik tutmak istediğinize ve e-fatura da kullanıp kullanmadığınıza bağlıdır.
| Kanal | Kimler için uygun | Güçlü yanı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| GİB e-Arşiv Portal | Az sayıda fatura kesen, ek yazılım istemeyen işletmeler | Resmî arayüz, ayrı bir abonelik gerektirmez | Cari, stok ve gelir kayıtları ayrıca tutulur; toplu işlem ve entegrasyon sınırlıdır |
| Özel entegratör arayüzü | E-fatura ve e-arşivi tek noktadan göndermek isteyenler | Alıcı sorgulama ve gönderim tek akışta | Muhasebe kayıtlarıyla bağlantı, entegratörün sunduğu araçlarla sınırlıdır |
| Özel entegratöre bağlı ön muhasebe yazılımı | Faturayı cari, kasa-banka ve stokla birlikte izlemek isteyenler | Fatura kesildiğinde ilgili kayıtlar aynı panelde oluşur | Yazılım ile entegratörün uyumlu çalıştığından emin olunmalı |
GİB e-Arşiv Portal'a İnternet Vergi Dairesi kullanıcı bilgilerinizle giriş yaparsınız; düzenlediğiniz belge önce taslak olarak kaydedilir, onay adımından sonra fatura niteliği kazanır. Özel entegratör ya da yazılım kullandığınızda belge, entegratörün altyapısı üzerinden imzalanır ve GİB'e raporlanır.
LEHTAR Finans bu üçüncü gruptadır: faturalar ve e-Fatura modülümüzde satış faturanızı düzenler, e-Arşiv ya da e-Fatura olarak panelden gönderirsiniz; elektronik belge GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Paket kapsamını ve abonelik maliyetini karşılaştırmak isterseniz paketler ve fiyatlar sayfasına göz atabilirsiniz.
E-arşiv fatura nasıl kesilir: adım adım akış
Kanal değişse de e-arşiv fatura kesme işleminin mantığı aynıdır. Aşağıdaki sıra, portalda da yazılımda da geçerlidir:
- Yeni fatura ekranını açın. Belge türü olarak e-arşiv seçilir ya da sistem alıcı sorgulamasına göre türü kendisi belirler.
- Alıcıyı seçin veya girin. Kayıtlı bir cari hesabınız varsa bilgileri oradan çekmek, her seferinde yeniden yazmaktan daha az hata üretir.
- Fatura tipini belirleyin. Normal bir satışta satış tipi; iade, istisna veya tevkifat gibi durumlarda ilgili tip seçilir.
- Kalemleri ekleyin. Mal veya hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat, KDV oranı ve varsa iskonto girilir. Toplamlar sistem tarafından hesaplanır.
- Gönderim şeklini seçin. Alıcıya e-postayla mı iletilecek, kâğıt çıktı olarak mı verilecek, bunu belirtin. İnternet üzerinden yapılan satışlarda elektronik iletimle ilgili ek kurallar bulunduğunu unutmayın.
- Önizlemeyi kontrol edin. Alıcı adı, kimlik ya da vergi numarası, tutarlar ve KDV satırı bir kez daha gözden geçirilir.
- Onaylayın ve gönderin. Onaydan sonra belge imzalanır, benzersiz bir ETTN numarası alır ve artık taslak değil, düzenlenmiş bir faturadır.
Zorunlu alanların tek tek açıklaması ve iptal işleminin ayrıntıları için e-arşiv fatura düzenleme rehberimize bakabilirsiniz; bu yazıda odak, doğru kanal ve doğru durum tespitidir.
Sık karşılaşılan özel durumlar
Şahıs şirketi e-arşiv fatura nasıl keser?
Şahıs şirketi sahibi için süreç şirketlerden farklı değildir; fark, düzenleyen tarafındaki kimlik bilgisindedir. Şahıs işletmesi faturayı kendi adı soyadı ve vergi kimlik numarasıyla keser; e-arşiv kullanıcılığı da bu kimlik üzerinden açılır. Serbest meslek erbabıysanız, düzenlemeniz gereken belge e-arşiv fatura değil e-Serbest Meslek Makbuzu olabilir; faaliyet türünüze göre hangi belgenin kesileceğini mali müşavirinizle netleştirin.
Şahıs şirketlerinde sık yapılan bir hata, kişisel harcamalarla işletme satışlarının aynı listede karışmasıdır. Faturaları kestiğiniz yerde gelir kaydının da oluşması, dönem sonunda neyin işletme geliri olduğunu ayırmayı kolaylaştırır.
E-arşiv proforma fatura kesilir mi?
Proforma fatura, adına rağmen hukuki anlamda bir fatura değildir; satıştan önce fiyatı, koşulları ve kalemleri alıcıya bildiren bir teklif belgesidir. Bu nedenle e-arşiv sisteminde "proforma" diye bir fatura tipi bulunmaz ve proforma belge GİB'e raporlanmaz. Doğru akış şöyledir: proformayı teklif olarak hazırlar, alıcıya gönderirsiniz; alıcı onaylayıp satış gerçekleştiğinde aynı kalemlerle e-arşiv (ya da alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura) kesersiniz. LEHTAR Finans'ta bu akış için teklif hazırlama ve faturaya dönüştürme özelliğini kullanabilir, onaylanan teklifi kalemleri yeniden yazmadan faturaya çevirebilirsiniz.
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilirse ne olur?
Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa ona e-arşiv fatura kesilmesi kural dışıdır ve vergi mevzuatı bakımından usulsüzlük sonucu doğurabilir. Bu durumda genellikle hatalı belgenin iptali ve doğru belge türüyle yeniden düzenleme yoluna gidilir. Kuralın ayrıntılarını ve yaptırım riskini e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilir mi yazımızda ele aldık. Kendi durumunuz için hangi düzeltme yolunun uygun olduğunu mali müşavirinize danışmanız en sağlıklısıdır.
Alıcı bilgisi eksik bireysel müşteri
Perakende satışlarda müşteri kimlik bilgisini paylaşmak istemeyebilir. Bu durumda e-arşiv faturada hangi bilgilerin zorunlu olduğu ve kimlik numarası bilinmeyen alıcı için nasıl bir uygulama yapılacağı GİB düzenlemelerinde tarif edilmiştir. Rastgele bir numara yazmak yerine güncel kuralı resmî kaynaktan ya da mali müşavirinizden teyit edin.
Kestikten sonra: iletim, kayıt, saklama ve iptal
Faturayı onaylamak işin sonu değildir. Belgenin alıcıya ulaşması, muhasebe kayıtlarınıza doğru yansıması ve gerektiğinde bulunabilir olması da sürecin parçasıdır.
İletim. E-posta seçildiyse alıcıya faturanın PDF görüntüsü ve gerekiyorsa XML dosyası gider. Kâğıt çıktı seçildiyse belge yazdırılarak teslim edilir; kâğıt çıktı verilmesi, belgenin elektronik aslının saklanma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Ön muhasebe kaydı. Portal kullanıyorsanız kestiğiniz faturayı cari hesabınıza, gelir listenize ve varsa stok hareketlerinize ayrıca işlemeniz gerekir. Yazılım kullanıyorsanız bu kayıtlar faturayla birlikte oluşur; yine de dönem sonunda tahsilatların doğru eşleştiğini kontrol etmek iyi bir pratiktir.
Saklama. E-arşiv faturalar elektronik ortamda saklanır. Saklama süresi ve yöntemiyle ilgili güncel yükümlülükler için GİB'in e-Belge sayfası esas alınmalıdır. Entegratör ya da yazılım üzerinden kesilen faturalar genellikle bu altyapıda arşivlenir; portal kullanıcıları ise belgelere portal üzerinden erişir.
İptal ve iade. Onaylanmış bir e-arşiv fatura üzerinde değişiklik yapılamaz. Hatalı bir belge için iptal yolu, iadesi gereken bir satış içinse iade süreci izlenir. İptal için tanınan süre ve yöntem zaman içinde değişebildiğinden, işlemden önce güncel kuralı resmî kaynaktan ve mali müşavirinizden teyit edin.
Aşağıdaki kısa kontrol listesi, kesilen her faturadan sonra işinizi kolaylaştırır:
- Fatura alıcıya ulaştı mı, e-posta geri döndü mü?
- Belge doğru cari hesaba ve doğru gelir kategorisine işlendi mi?
- Tahsilat yapıldıysa kasa veya banka hareketiyle eşleşti mi?
- Mali müşaviriniz dönem sonunda bu faturaya erişebiliyor mu?
Sonuç
E-arşiv fatura kesmek; alıcıyı sorgulamak, uygun kanalı seçmek, bilgileri eksiksiz girmek ve onaydan sonra belgeyi iletip kayda geçirmekten ibarettir. Proforma, şahıs şirketi ya da yanlış belge türü gibi durumlarda ise doğru sıralamayı bilmek, iptal ve düzeltme yükünü büyük ölçüde azaltır. E-fatura, e-arşiv ve diğer elektronik belgelerinizi tek panelden nasıl yöneteceğinizi görmek için e-Dönüşüm sayfamızı inceleyebilirsiniz.