Basit usul e-arşiv fatura örneği, gerçek usuldeki bir e-Arşiv faturasıyla büyük ölçüde aynı alanlardan oluşur. Satıcı bilgileri, alıcı bilgileri, mal ya da hizmet satırları, toplamlar ve fatura numarası ile ETTN gibi sistem alanları yer alır. Basit usule özgü fark çoğunlukla KDV satırında ve açıklama bölümünde ortaya çıkar. Aşağıda örnek bir şablonu alan alan inceliyor, ardından belgenin hangi alıcıya, hangi yolla düzenlendiğini ve hata durumunda ne yapılabileceğini anlatıyoruz.
Yazı genel bilgi amaçlıdır. Kendi mükellefiyet durumunuz için mali müşavirinize ya da Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel duyurularına başvurmanız en sağlıklı yoldur.
Basit usul mükellefi kimdir, e-Arşiv fatura neden gündeme gelir?
Basit usul, kazancı belirli sınırların altında kalan küçük esnaf ve sanatkârın gelir vergisi açısından tabi olduğu bir vergilendirme yöntemidir. Bu mükellefler işletme defteri ya da bilanço esasına göre defter tutan gerçek usul mükelleflerinden farklı kurallara tabidir. Hangi işletmenin basit usule girebileceği; işin türü, kira bedeli ve satış hacmi gibi ölçütlere göre belirlenir. Bu ölçütler zaman içinde güncellendiği için güncel koşulları GİB kaynaklarından kontrol etmek gerekir.
Basit usul mükellefleri de sattıkları mal ya da verdikleri hizmet için belge düzenler. Son kullanıcıya yapılan satışlarda çoğunlukla perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihaz fişi kullanılır. Bir işletmeye satış yapıldığında ya da alıcı fatura istediğinde fatura düzenlenir. Bu faturayı kâğıt yerine elektronik ortamda hazırlamak isteyen esnaf için en yaygın yol e-Arşiv faturadır.
E-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliği taşır. Basit usul mükellefinin e-Arşiv'e geçişi isteğe bağlı mı, zorunlu mu olacak? Bu sorunun cevabı GİB'in o dönemki e-belge düzenlemelerine bağlıdır. Kapsam zaman zaman değiştiği için kendi durumunuzu Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından takip etmeniz gerekir.
Basit usul e-Arşiv fatura örneği: alanlar tek tek
Aşağıdaki tablo, basit usulde vergilendirilen bir esnafın düzenleyeceği e-Arşiv faturanın tipik alanlarını gösterir. Köşeli parantez içindeki ifadeler yer tutucudur; kendi bilgilerinizi yazmanız gerekir.
| Bölüm | Alan | Örnek içerik |
|---|---|---|
| Satıcı | Ad soyad / unvan | [Satıcının adı soyadı veya işletme adı] |
| Satıcı | Adres | [İşyeri adresi] |
| Satıcı | Vergi dairesi ve kimlik no | [Vergi dairesi], [TCKN veya VKN] |
| Alıcı | Ad soyad / unvan | [Alıcının adı veya firma unvanı] |
| Alıcı | Kimlik / vergi no | [TCKN veya VKN] |
| Alıcı | Adres | [Alıcı adresi] |
| Belge | Fatura tipi | Satış |
| Belge | Fatura no, tarih, saat | Sistem tarafından atanır veya seçilir |
| Belge | ETTN | Sistem tarafından otomatik üretilir |
| Satır | Mal / hizmet adı | [Ürün veya hizmetin açık tanımı] |
| Satır | Miktar ve birim | [Adet, kg, saat vb.] |
| Satır | Birim fiyat | [Birim fiyat] |
| Satır | KDV oranı | Mükellefiyet durumuna göre belirlenir |
| Toplam | Mal hizmet toplamı | [Ara toplam] |
| Toplam | Ödenecek tutar | [Genel toplam] |
| Not | Açıklama | [Gerekirse ek bilgi] |
Satıcı bilgileri
Satıcı bölümünde işletme kaydınızdaki bilgiler eksiksiz yer almalıdır: ad soyad ya da işletme adı, işyeri adresi, bağlı olduğunuz vergi dairesi ve kimlik numaranız. Gerçek kişi esnafta bu numara çoğunlukla TC kimlik numarasıdır. Bu bilgiler portal ya da yazılım kurulumunda bir kez tanımlanır ve her faturaya otomatik gelir. Yine de ilk faturadan önce vergi levhanızdaki bilgilerle karşılaştırmak hataları baştan önler.
Alıcı bilgileri
Alıcı bir işletmeyse unvan, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası yazılır. Alıcı bir bireyse ad soyad ve TC kimlik numarası yeterlidir. Alıcının kimlik bilgisi bilinmediği bazı perakende durumlar için GİB'in belirlediği özel uygulamalar vardır. Bunları kullanmadan önce güncel kuralı teyit edin. Alıcı numarasını yazdıktan sonra sistemin bu kişiyi e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olarak gösterip göstermediğine bakın. Bu kontrol, belge türünü doğru seçmenin ilk adımıdır.
Mal ve hizmet satırları
Her satırda ürün ya da hizmet açık ve anlaşılır biçimde tanımlanmalıdır. Yalnızca hizmet ya da muhtelif gibi genel ifadeler, sonradan hem sizin hem alıcının kaydını zorlaştırır. Örneğin bir terzi tadilat yerine pantolon paça kısaltma yazarsa, kayıt daha sonra anlaşılır kalır. Miktar, birim ve birim fiyat girildiğinde satır tutarı sistem tarafından hesaplanır.
Toplamlar ve sistem alanları
Fatura numarası, ETTN (evrensel tekil tanımlama numarası) ve karekod sistem tarafından üretilir. Bunları elle değiştirmezsiniz. Toplamlar bölümünde ara toplam, varsa vergi tutarları ve ödenecek tutar yer alır. Alıcı ileride faturayı doğrulamak isterse ETTN'yi kullanır.
KDV satırı ve muafiyet gerekçesi: basit usulde en çok karıştırılan nokta
Basit usul e-Arşiv faturada en çok soru, KDV satırı üzerine gelir. Basit usulde vergilendirilen mükellefler genel olarak KDV beyannamesi vermez. Bu nedenle uygulamada düzenledikleri faturalarda çoğunlukla KDV hesaplanmaz. Satın aldıkları mal ve hizmetlere ödedikleri KDV de indirim konusu yapılmaz, maliyetin parçası olarak kalır.
E-Arşiv sisteminde bir satırın KDV oranını sıfır seçtiğinizde, sistem genellikle bunun gerekçesini sorar. Bu gerekçe bir muafiyet veya istisna kodu olarak seçilir. Hangi gerekçenin seçileceği teknik bir ayrıntı gibi görünür, ancak belgenin doğruluğunu doğrudan etkiler. Bu yüzden ilk faturanızı düzenlemeden önce doğru seçeneği mali müşavirinizle netleştirmeniz önerilir. İstisna kodlarının genel mantığını merak ediyorsanız istisna fatura ve KDV istisna kodları rehberimiz konuya ayrıntılı bakar.
KDV satırıyla ilgili pratik öneriler:
- Ürün veya hizmet kartlarında varsayılan KDV oranını mükellefiyet durumunuza göre bir kez ayarlayın. Her faturada yeniden seçmek hata riskini artırır.
- Muafiyet gerekçesini bir kez belirledikten sonra aynı türdeki satışlarda tutarlı kullanın.
- Bazı esnaf, açıklama alanına basit usulde vergilendirildiğini belirten kısa bir not ekler. Bunun sizin durumunuzda gerekli olup olmadığını mali müşavirinize sorun.
- Basit usulden gerçek usule geçtiğinizde varsayılan KDV ayarlarını mutlaka güncelleyin. Geçiş tarihinden sonra eski ayarla düzenlenen faturalar düzeltme gerektirebilir.
Alıcıya göre belge seçimi: e-Arşiv mi, e-Fatura mı?
E-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar içindir. Alıcınız e-Fatura mükellefiyse, ona e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekir. Bu kural basit usul mükellefini de ilgilendirir. Örneğin bir kafeye ya da bir şirkete düzenli satış yapan bir zanaatkârın müşterisi çoğunlukla e-Fatura kullanıcısıdır. Bu ayrımın ayrıntılarını ve yanlış belgenin sonuçlarını e-Fatura mükellefine e-Arşiv fatura kesilebilir mi yazımızda ele aldık.
| Alıcı türü | Genel olarak düzenlenen belge | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Son kullanıcı (birey) | Perakende satış fişi, ÖKC fişi ya da istenirse e-Arşiv fatura | Alıcının kimlik bilgisi doğru girilmeli |
| e-Fatura'ya kayıtlı olmayan işletme | e-Arşiv fatura | Vergi dairesi ve VKN eksiksiz yazılmalı |
| e-Fatura mükellefi işletme | e-Fatura | e-Arşiv düzenlenmemeli; satıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekir |
| Yurt dışındaki alıcı | İşlemin türüne göre farklı belge kuralları | Ayrıca değerlendirilmeli; mali müşavire danışılmalı |
E-Fatura mükellefi müşterileri olan bir basit usul esnafı ne yapabilir? Kendisinin de e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekebilir. Bu kaydın koşulları ve yöntemi GİB düzenlemelerine bağlıdır. Ön muhasebe yazılımlarında bu kontrol çoğu zaman otomatik yapılır: alıcının vergi numarası girildiğinde sistem kayıtlı kullanıcı listesine bakar ve uygun belge türünü önerir.
Basit usul e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir? Adım adım süreç
Basit usul mükellefinin e-Arşiv fatura düzenlemek için başlıca iki yolu vardır. Birincisi GİB'in sunduğu e-Arşiv Portal'dır. İkincisi, belgeleri bir GİB özel entegratörü üzerinden ileten bir ön muhasebe yazılımıdır. Hangi yolu seçerseniz seçin, temel adımlar benzerdir:
- İşletme bilgilerini tanımlayın. Ad soyad, adres, vergi dairesi ve kimlik numarası bir kez girilir.
- Ürün ve hizmetlerinizi kaydedin. Sık sattığınız kalemleri adı, birimi ve varsayılan KDV ayarıyla kaydetmek her faturayı hızlandırır.
- Alıcıyı seçin veya ekleyin. Vergi numarası girildiğinde alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığını kontrol edin.
- Satırları doldurun. Mal ya da hizmet tanımını, miktarı ve birim fiyatı girin. KDV satırında gerekiyorsa muafiyet gerekçesini seçin.
- Önizleme yapın. Taslağı onaylamadan önce alıcı bilgilerini, tarih ve toplamları gözden geçirin.
- Onaylayın ve iletin. Onaylanan fatura sistemde numaralanır, ETTN'si oluşur ve alıcıya e-posta ya da istenen yolla ulaştırılır.
E-Arşiv Portal, ücretsiz ve doğrudan GİB üzerinden çalışan bir seçenektir. Ancak faturalar, müşteri bakiyeleri ve gelir-gider kayıtları ayrı yerlerde kalır. Ön muhasebe yazılımında ise fatura düzenlediğiniz anda müşterinin cari hesabı ve gelir kaydınız da güncellenir. LEHTAR Finans'ta faturalar ve e-Fatura modülümüz üzerinden e-Arşiv belgelerinizi panelden düzenleyip gönderebilirsiniz. Belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı ve resmî işlemler yetkili meslek mensubunuzun sorumluluğunda kalır.
Düzenleme ekranlarının ayrıntılı anlatımını ve zorunlu alanların genel listesini e-Arşiv fatura düzenleme rehberimizde bulabilirsiniz. Yazılım kullanmanın aboneliği ve paket farklarını merak ediyorsanız güncel bilgiler paketler ve fiyatlar sayfamızda yer alır.
Sık yapılan hatalar, iptal ve itiraz
Basit usul esnafın e-Arşiv faturalarında en sık rastlanan hatalar şunlardır:
- Yanlış alıcı türü: e-Fatura mükellefi bir işletmeye e-Arşiv fatura düzenlemek.
- Hatalı kimlik bilgisi: Alıcının TCKN veya VKN'sini eksik ya da yanlış yazmak.
- Genel satır tanımı: Ürün veya hizmeti belirsiz ifadelerle yazmak.
- KDV ayarı: Gerçek usul ayarıyla kalmış bir ürün kartından KDV'li fatura üretmek ya da muafiyet gerekçesini yanlış seçmek.
- Tarih hatası: Teslim veya hizmet tarihinden farklı bir tarihle belge düzenlemek.
Hatalı bir e-Arşiv fatura fark edildiğinde, belgenin iptali için GİB belirli bir süre öngörmüştür. Bu süre içinde fatura sistem üzerinden iptal edilebilir ve doğru bilgilerle yeniden düzenlenebilir. Süre ve usul değişebildiği için güncel kuralı GİB kaynaklarından kontrol edin. Alıcı tarafında ise faturaya itiraz imkânı vardır. Alıcı, kendisine düzenlenen e-Arşiv faturayı kabul etmiyorsa bunu belirlenen kanallar üzerinden bildirebilir. İptal süresi geçtiyse veya fatura iki tarafın kayıtlarına girdiyse, düzeltmenin nasıl yapılacağını mali müşavirinizle birlikte değerlendirmeniz en doğrusudur. Bu durum örneğin iade faturası ya da ek belge gerektirebilir.
Belgeyi gönderme, görüntüleme ve saklama
E-Arşiv faturanın aslı elektronik bir belgedir. Teknik olarak XML formatında oluşturulur, okunabilir hâli ise PDF veya HTML görüntüsüdür. Alıcıya çoğunlukla e-posta ile PDF görüntüsü ve gerekirse XML dosyası iletilir. Alıcı kâğıt çıktı isterse belge yazdırılarak da verilebilir. İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise belgenin elektronik ortamda iletilmesi beklenir.
Alıcı size yalnız XML dosyası gönderdiyse ya da siz gelen bir e-Arşiv faturayı açmakta zorlanıyorsanız, e-Fatura görüntüleyici rehberimiz XML dosyalarının nasıl okunacağını anlatır.
Saklama konusunda temel ilke şudur: Elektronik olarak düzenlenen belge elektronik olarak saklanır. Yalnız PDF çıktısını tutmak, XML aslının kaybolması riskini taşır. E-Arşiv Portal veya entegratör belgeleri belirli bir süre saklasa da, kendi tarafınızda düzenli yedek almak ve belgeleri dönemlere göre arşivlemek iyi bir alışkanlıktır. Yasal saklama süreleri için Vergi Usul Kanunu'ndaki güncel hükümlere ya da mali müşavirinize başvurun.
Saklamanın yanında bir de kayıt düzeni vardır. Basit usul mükellefi olsanız da hangi müşteriye ne sattığınızı, kimden ne kadar alacağınız olduğunu ve dönem sonunda toplam satışlarınızı bilmek işinizi yönetmenizi kolaylaştırır. Faturaları müşteri bazında izlemek, mali müşavirinize dönem sonunda düzenli bir döküm vermenizi de sağlar. Ayrıca basit usul sınırlarına yaklaşıp yaklaşmadığınızı zamanında görmenize yardım eder.
Sonuç
Basit usul e-Arşiv fatura örneği, standart bir e-Arşiv faturayla aynı iskelete sahiptir. Basit usule özgü dikkat noktaları üç başlıkta toplanır: KDV satırı, muafiyet gerekçesi ve alıcının e-Fatura kaydının kontrolü. Satıcı ve alıcı bilgilerini doğru tanımlamak, satırları açık yazmak ve belgeyi XML aslıyla saklamak hataların büyük kısmını önler. Kişisel durumunuza ilişkin sorular için mali müşavirinizden destek almanız önerilir.
E-Arşiv faturalarınızı cari ve gelir kayıtlarınızla birlikte tek panelden düzenlemek için faturalar ve e-Fatura modülümüzü inceleyebilirsiniz.