Tevkifatlı fatura muhasebe kaydı, KDV'nin bir kısmının satıcı yerine alıcı tarafından vergi dairesine beyan edilmesini hesaplara yansıtır. Alıcı, tevkif ettiği KDV'yi 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabının alacağına yazar ve satıcıya yalnız kalan KDV'yi öder; satıcı ise yalnız kendi beyan edeceği kısmı 391 Hesaplanan KDV hesabına alır. Aşağıda iki tarafın fatura, ödeme ve dönem sonu kayıtlarını formüllerle ve oransal bir örnekle adım adım bulacaksınız.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Hangi işlemin tevkifata tabi olduğu, uygulanacak oran ve kayıt tercihleri işletmenize göre değişebilir; kesin uygulama için mali müşavirinizle çalışmanızı öneririz.
Tevkifatlı fatura muhasebe kaydının mantığı
Normal bir faturada satıcı, KDV'nin tamamını alıcıdan tahsil eder ve kendi KDV beyannamesinde beyan eder. Tevkifatlı faturada ise KDV'nin belirli bir oranı alıcıda kalır; alıcı bu kısmı sorumlu sıfatıyla beyan eder ve öder. Kaydı doğru kurmak için önce şu kavramları netleştirmek gerekir:
- Matrah: KDV hariç mal ya da hizmet bedeli.
- Hesaplanan KDV: Matrah × KDV oranı. Faturada görünen toplam KDV'dir.
- Tevkifat oranı: Hesaplanan KDV'nin alıcı tarafından beyan edilecek kısmını gösteren oran (ör. 5/10, 9/10 gibi kesirli ifadeler). Oranlar işlem türüne göre KDV Genel Uygulama Tebliği'nde belirlenir.
- Tevkif edilen KDV: Hesaplanan KDV × tevkifat oranı. Alıcının beyan edip ödeyeceği kısım.
- Satıcıya ödenecek KDV: Hesaplanan KDV − tevkif edilen KDV. Satıcının tahsil edip kendi beyannamesinde göstereceği kısım.
- Kısmi ve tam tevkifat: Kısmi tevkifatta KDV'nin bir bölümü, tam tevkifatta tamamı alıcı tarafından beyan edilir.
Tevkifatın ne olduğu ve hesap formülleri ayrıntısıyla ilgileniyorsanız tevkifatlı fatura hesaplama rehberimiz bu konuya odaklanır; bu yazıda ağırlık, kayıtların hesaplara nasıl dağıldığındadır.
Kayıtta kullanılan hesaplar
Tevkifatlı fatura kayıtları Tekdüzen Hesap Planı'ndaki standart hesaplarla yapılır; ayrı bir “tevkifat hesabı” yoktur. Hesap kodlarının genel yapısını muhasebe kodları yazımızda bulabilirsiniz. Tevkifatlı işlemlerde en sık kullanılanlar şunlardır:
| Hesap | Adı | Kim kullanır | Tevkifatlı işlemdeki rolü |
|---|---|---|---|
| 153 / 740 / 770 | Ticari Mallar / Hizmet Üretim Maliyeti / Genel Yönetim Giderleri | Alıcı | Alınan mal ya da hizmetin matrahı |
| 191 | İndirilecek KDV | Alıcı | Faturadaki KDV (genel uygulamada tamamı) |
| 320 | Satıcılar | Alıcı | Satıcıya ödenecek tutar: matrah + satıcıya ödenecek KDV |
| 360 | Ödenecek Vergi ve Fonlar | Alıcı | Tevkif edilen KDV; 2 No.lu beyanname ile ödenir |
| 120 | Alıcılar | Satıcı | Alıcıdan tahsil edilecek tutar |
| 600 | Yurt İçi Satışlar | Satıcı | Satış ya da hizmet geliri (matrah) |
| 391 | Hesaplanan KDV | Satıcı | Satıcının kendisinin beyan edeceği KDV |
| 100 / 102 | Kasa / Bankalar | Her iki taraf | Ödeme ve tahsilat |
Alınan mal ya da hizmetin hangi gider veya varlık hesabına gideceği işin niteliğine bağlıdır. Örneğin bir temizlik hizmeti çoğu zaman genel yönetim gideri olarak izlenirken, satılmak üzere alınan mal ticari mallara kaydedilir.
Alıcı tarafında tevkifatlı fatura muhasebe kaydı
Alıcı, tevkifatlı işlemde iki ayrı borç taşır: satıcıya ödeyeceği tutar ve vergi dairesine ödeyeceği tevkif edilen KDV. Kayıt bu ayrımı görünür kılmak için kurulur.
Fatura alındığında
Yaygın uygulamada alıcı kaydı şöyledir:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 770 Genel Yönetim Giderleri (veya ilgili hesap) | Matrah | |
| 191 İndirilecek KDV | Hesaplanan KDV | |
| 320 Satıcılar | Matrah + satıcıya ödenecek KDV | |
| 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar | Tevkif edilen KDV |
Bu kayıtta faturadaki KDV'nin tamamı 191 hesabına alınır; çünkü alıcı, sorumlu sıfatıyla beyan ettiği KDV'yi de genel kurallar çerçevesinde indirim konusu yapabilir. Bazı işletmeler tevkif edilen kısmı beyan ve ödeme tamamlanana kadar ayrı bir yardımcı hesapta izlemeyi tercih eder; bu tercih mali müşavirle birlikte belirlenmelidir.
Oransal örnek: KDV oranının matrahın %20'si olduğu ve işleme 5/10 tevkifat uygulandığı bir hizmet alımını düşünelim (oranlar yalnız örnek amaçlıdır). Bu durumda:
- Hesaplanan KDV = matrahın %20'si
- Tevkif edilen KDV = hesaplanan KDV'nin yarısı = matrahın %10'u
- Satıcıya ödenecek KDV = matrahın %10'u
- 320 Satıcılar hesabına yazılacak tutar = matrahın %110'u
Yani alıcı, fatura toplamının tamamını değil, matrah artı KDV'nin yarısını satıcıya öder; KDV'nin diğer yarısını kendisi beyan eder.
Satıcıya ve vergi dairesine ödeme
Satıcıya ödeme yapıldığında:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 320 Satıcılar | Ödenen tutar | |
| 102 Bankalar (veya 100 Kasa) | Ödenen tutar |
Tevkif edilen KDV, 2 No.lu KDV Beyannamesi ile beyan edilip ödendiğinde:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar | Tevkif edilen KDV | |
| 102 Bankalar | Tevkif edilen KDV |
Bu iki ödemenin toplamı, faturadaki genel toplama eşittir. Kontrol için şu soruyu sorabilirsiniz: satıcıya ödenen tutar ile vergi dairesine ödenen tevkif tutarının toplamı fatura genel toplamını veriyor mu?
Satıcı tarafında tevkifatlı fatura muhasebe kaydı
Satıcı açısından tevkifatlı faturanın etkisi, alacağın ve beyan edilecek KDV'nin azalmasıdır. Satıcı, tevkif edilen kısmı alıcıdan tahsil etmez ve kendi beyannamesinde ödenecek vergi olarak hesaplamaz.
Satış faturası kesildiğinde
Yaygın kayıt biçimi:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 120 Alıcılar | Matrah + satıcıya ödenecek KDV | |
| 600 Yurt İçi Satışlar | Matrah | |
| 391 Hesaplanan KDV | Hesaplanan KDV − tevkif edilen KDV |
Bazı uygulamalarda hesaplanan KDV önce tam tutarıyla 391 hesabının alacağına yazılır, tevkif edilen kısım aynı kayıtta 391 hesabının borcuna alınır. Net sonuç aynıdır: 391 hesabında yalnız satıcının beyan edeceği KDV kalır. KDV beyannamesinde ise tevkifatlı işlem, matrahı ve tevkifat oranıyla ilgili bölümde ayrıca gösterilir.
Yukarıdaki oransal örnekte satıcı, 120 Alıcılar hesabına matrahın %110'unu, 600 hesabına matrahı, 391 hesabına matrahın %10'unu yazar.
Tahsilat kaydı
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 102 Bankalar | Tahsil edilen tutar | |
| 120 Alıcılar | Tahsil edilen tutar |
Satıcı tarafında dikkat edilmesi gereken nokta, cari bakiyenin fatura genel toplamına göre değil, tevkifat düşülmüş tutara göre izlenmesidir. Aksi halde alıcıdan hiçbir zaman gelmeyecek bir “açık bakiye” oluşur ve cari mutabakatta fark çıkar.
Satıcıda KDV iadesi konusu
Tevkifat nedeniyle satıcının hesaplanan KDV'si azaldığı için, yüklendiği KDV'yi (alışlarında ödediği KDV) indirimle gideremediği durumlar oluşabilir. Bu fark belirli koşullarla iade konusu yapılabilir; ancak iade süreci ayrı belge ve başvuru kurallarına bağlıdır. Güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarını incelemenizi ve işlemi mali müşavirinizle yürütmenizi öneririz.
Dönem sonu: KDV beyannameleri ve mahsup kayıtları
Tevkifatlı işlem, alıcı ve satıcıda farklı beyannamelere yansır. Aradaki ilişkiyi tablo halinde görmek kaydın mantığını netleştirir:
| Konu | Alıcı | Satıcı |
|---|---|---|
| Tevkif edilen KDV | 2 No.lu KDV Beyannamesi ile beyan eder ve öder | Beyan etmez, tahsil etmez |
| Kalan KDV | Satıcıya öder | 1 No.lu KDV Beyannamesinde hesaplanan KDV olarak beyan eder |
| İndirim | Faturadaki KDV'yi genel kurallarla 191'den indirir | Kendi alışlarındaki KDV'yi indirir |
| Kullanılan hesap | 191, 320, 360 | 120, 391, 600 |
1 No.lu beyanname için mahsup kaydı
Dönem sonunda hesaplanan KDV ile indirilecek KDV karşılaştırılır:
- Hesaplanan KDV daha büyükse: 391 hesabı borçlandırılır, 191 hesabı alacaklandırılır, fark 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabına alacak yazılır.
- İndirilecek KDV daha büyükse: 391 hesabı borçlandırılır, 191 hesabı alacaklandırılır, fark 190 Devreden KDV hesabına borç yazılır.
Alıcı açısından 360 hesabında artık iki ayrı kalem bulunabilir: 2 No.lu beyannameyle ödenecek tevkif edilen KDV ve (varsa) 1 No.lu beyannameden çıkan ödenecek KDV. Bu iki tutarı yardımcı hesaplarla ayrı izlemek, ödeme ve mutabakatta karışıklığı önler.
Beyanname ve ödeme süreleri zaman zaman değişebildiği için tarihleri ezberlemek yerine GİB'in güncel vergi takvimini takip etmek daha güvenlidir. KDV'nin dönem bazında nasıl oluştuğunu önceden görmek için KDV raporu gibi bir özet, mali müşavirinizle yapacağınız dönem kontrolünü hızlandırır.
Sık yapılan hatalar ve kontrol listesi
Tevkifatlı fatura kayıtlarındaki hataların çoğu faturanın kendisinden ya da cari takipten kaynaklanır. Kayıt öncesinde şu noktaları kontrol etmek işinizi kolaylaştırır:
- İşlemin gerçekten tevkifata tabi olup olmadığı: Her hizmet alımı tevkifatlı değildir. İşlem türü ve alıcının durumu (ör. belirlenmiş alıcılar) belirleyicidir.
- Doğru tevkifat oranı: Oran, işlem türüne göre tebliğde belirlenir. Yanlış oran hem cari bakiyeyi hem beyannameyi bozar.
- Fatura tipinin doğru seçilmesi: e-Fatura ve e-Arşiv faturada fatura tipi “tevkifat” olarak seçilir ve işleme ait tevkifat kodu girilir. Normal satış tipiyle kesilen bir fatura sonradan tevkifatlı gibi kaydedilmemelidir.
- Satıcıya fazla ödeme: Alıcının fatura genel toplamını satıcıya ödemesi, tevkif edilen KDV'nin hem satıcıya hem vergi dairesine ödenmesi anlamına gelir.
- 2 No.lu beyannamenin atlanması: Alıcı 360 hesabına kayıt yapıp beyanı unutursa, borç hesapta bekler ve gecikme riski doğar.
- Satıcıda tam KDV ile cari takip: Satıcı 120 hesabını fatura genel toplamıyla izlerse, tevkif edilen kısım kapanmayan bir alacak gibi görünür.
- İade faturasında tevkifatın unutulması: Tevkifatlı bir satışın iadesinde aynı oranla ters kayıt yapılmazsa her iki tarafın KDV hesapları uyuşmaz.
- Cari mutabakat: Dönem sonunda alıcı ve satıcının cari bakiyeleri tevkifat düşülmüş tutarlar üzerinden karşılaştırılmalıdır.
Bu kontrollerden herhangi birinde şüpheye düşerseniz, kaydı kesinleştirmeden önce mali müşavirinize danışmak sonradan düzeltme yapmaktan çok daha kolaydır.
Ön muhasebe yazılımında tevkifatlı faturayı izlemek
Yevmiye kayıtları ve beyannameler mali müşavirin sorumluluğundadır; ancak kayıtların doğru olması büyük ölçüde işletmenin ön muhasebe verisine bağlıdır. Fatura doğru tiple kesilmiş, tevkifat oranı doğru seçilmiş ve cari bakiye net tutar üzerinden izlenmişse, muhasebe kaydı da sorunsuz kurulur.
LEHTAR Finans bir ön muhasebe yazılımıdır; tevkifatlı faturanızı siz düzenlersiniz, kayıtların muhasebeleştirilmesi ve beyan işlemleri ise mali müşavirinizde kalır. Panelde şunları yapabilirsiniz:
- Faturalar ve e-Fatura modülünde satış faturanızı düzenlerken tevkifat bilgisini girmek ve e-belgeyi GİB özel entegratörü üzerinden göndermek,
- Müşteri ve tedarikçi cari bakiyelerini tevkifat düşülmüş tutarlarla izlemek,
- Dönemin KDV özetini görüp mali müşavirinizle paylaşmak,
- Mali müşavirinize muhasebeci erişimi ile salt okunur yetki tanımlayarak belgelere doğrudan ulaşmasını sağlamak.
Paket kapsamını ve güncel ücretleri merak ediyorsanız paketler ve fiyatlar sayfasına göz atabilirsiniz.
Sonuç
Tevkifatlı fatura muhasebe kaydında temel kural basittir: alıcı tevkif ettiği KDV'yi 360 hesabında vergi borcu olarak izler ve satıcıya yalnız kalan KDV'yi öder; satıcı da yalnız kendi beyan edeceği KDV'yi 391 hesabına alır ve alacağını net tutardan takip eder. Oran, fatura tipi ve cari takip doğru olduğunda dönem sonu mahsubu da kolaylaşır; kişisel durumunuza özgü sorular için mali müşavirinizden destek almanız en sağlıklı yoldur.
Tevkifatlı faturalarınızı doğru tiple düzenleyip cari bakiyelerinizi net tutarla izlemek için faturalar ve e-Fatura modülümüzü inceleyebilirsiniz.