Muhasebe Kodları: Tekdüzen Hesap Planı ve Sık Kullanılan Hesaplar

Muhasebe kodları, Türkiye'de Tekdüzen Hesap Planı'nda her hesaba verilen sayısal numaralardır. Örneğin 100 Kasa, 120 Alıcılar, 600 Yurt İçi Satışlar hesabını gösterir. Kodun ilk rakamı hesabın sınıfını, ilk iki rakamı grubunu, üç rakamın tamamı ise ana hesabı belirtir. Bu yapı sayesinde hangi işletmenin defterine bakarsanız bakın, aynı numara aynı anlama gelir.

Aşağıda kodların nasıl okunduğunu, dokuz hesap sınıfını ve günlük işlerde en çok karşılaşılan hesapları ele alıyoruz. Örnek kayıtlarla borç-alacak mantığını gösteriyor, ön muhasebe kayıtlarınızın bu plana nasıl bağlandığını anlatıyoruz.

Muhasebe kodları nedir ve neden var?

Muhasebe, işletmenin para ile ölçülebilen işlemlerini kaydeder, sınıflandırır ve raporlar. Temel kavramlara yabancıysanız önce muhasebe nedir ve temel kavramları yazımıza göz atabilirsiniz. Sınıflandırmanın ortak bir dil üzerinden yapılması gerekir; aksi halde her işletme kasasına, alacaklarına ya da satışlarına farklı adlar verir ve mali tabloları karşılaştırmak imkânsızlaşır.

Türkiye'de bu ortak dil Tekdüzen Hesap Planıdır. Plan, Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile belirlenmiştir ve bilanço esasına göre defter tutan işletmeler için temel çerçeveyi oluşturur. Tebliğin güncel metnine ve ilgili düzenlemelere Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden ulaşabilirsiniz.

Hesap kodlarının sağladığı başlıca yararlar şunlardır:

• Standart dil: Mali müşavir, denetçi, banka ve vergi idaresi aynı kodu aynı anlamda okur.
• Hızlı kayıt: Uzun hesap adları yerine üç haneli numarayla çalışmak hata payını düşürür.
• Otomatik raporlama: Bilanço ve gelir tablosu, kodların sınıflarına göre doğrudan derlenir.
• Karşılaştırılabilirlik: Farklı dönemler ya da farklı işletmeler aynı yapıda incelenebilir.

Kod yapısı: sınıf, grup, ana hesap ve alt hesap

Tekdüzen Hesap Planı'ndaki her kod, soldan sağa doğru daralan bir hiyerarşiye sahiptir. Bunu 100 Kasa hesabı üzerinden okuyalım:

İlk üç düzey planla sabittir; bir işletme 100'ü başka bir amaçla kullanamaz. Alt hesaplar ise işletmenin ihtiyacına göre açılır. Örneğin 102 Bankalar hesabının altında her banka hesabı için ayrı bir alt kod, 120 Alıcılar hesabının altında her müşteri için ayrı bir kod tanımlanabilir. Alıcı ve satıcıların bu şekilde ayrı ayrı izlenmesi, cari hesap takibinin muhasebedeki karşılığıdır.

Alt hesapların kaç haneli olacağı ve nasıl numaralandırılacağı (120.01.001 gibi) işletmeye bırakılmıştır. Önemli olan, bir kez belirlenen yapının tutarlı biçimde sürdürülmesidir.

Tekdüzen Hesap Planı'nın dokuz hesap sınıfı

Plan, 1'den 9'a kadar numaralandırılmış hesap sınıflarından oluşur. İlk beş sınıf bilançoyu, altıncı sınıf gelir tablosunu, yedinci sınıf maliyet hesaplarını oluşturur.

Dönen ve duran varlıklar arasındaki ayrım

1 numaralı sınıf, bir yıl içinde paraya çevrilmesi ya da tüketilmesi beklenen varlıkları; 2 numaralı sınıf ise bina, taşıt, makine gibi bir yıldan uzun süre kullanılacak varlıkları kapsar. Aynı mantık kaynak tarafında da geçerlidir: bir yıl içinde ödenecek borçlar 3, daha uzun vadeli borçlar 4 numaralı sınıfta yer alır.

7/A ve 7/B seçenekleri

Maliyet hesapları iki farklı yöntemle tutulabilir. 7/A seçeneğinde giderler fonksiyonlarına göre (üretim, pazarlama, yönetim, finansman gibi) 710-780 arasındaki hesaplarda izlenir. 7/B seçeneğinde ise giderler çeşitlerine göre (personel, kira, enerji gibi) 790-798 arasındaki hesaplarda toplanır. İşletmenin büyüklüğüne göre 7/A seçeneğini kullanma zorunluluğu doğabilir; hangi seçeneğin sizin için geçerli olduğunu mali müşavirinizle netleştirmeniz en doğru yoldur.

En sık kullanılan muhasebe kodları

Planda yüzlerce hesap bulunur, ancak küçük ve orta ölçekli bir işletmenin günlük işlerinin büyük kısmı sınırlı sayıda hesapla yürür. Aşağıdaki liste en sık karşılaşılan muhasebe kodlarını sınıflara göre özetler. Adının sonunda (-) bulunan hesaplar ters karakterli hesaplardır; bunları bir sonraki bölümde açıklıyoruz.

Dönen varlıklar (1)

• 100 Kasa: İşletmedeki nakit para.
• 101 Alınan Çekler: Müşterilerden alınan, henüz tahsil edilmemiş çekler.
• 102 Bankalar: Vadesiz ve vadeli banka hesapları.
• 103 Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri (-): Banka hesabından ödenmek üzere verilen çekler.
• 120 Alıcılar: Vadeli satışlardan doğan müşteri alacakları.
• 121 Alacak Senetleri: Senede bağlanmış ticari alacaklar.
• 153 Ticari Mallar: Alınıp aynen satılan mallar.
• 159 Verilen Sipariş Avansları: Mal alımı için tedarikçiye önceden yapılan ödemeler.
• 180 Gelecek Aylara Ait Giderler: Peşin ödenmiş ancak gelecek aylara düşen giderler.
• 190 Devreden KDV ve 191 İndirilecek KDV: Alışlarda ödenen ve indirim konusu yapılacak KDV.
• 195 İş Avansları / 196 Personel Avansları: Personele iş ya da maaş karşılığı verilen avanslar.

Duran varlıklar (2)

• 252 Binalar, 253 Tesis, Makine ve Cihazlar, 254 Taşıtlar, 255 Demirbaşlar: Uzun süre kullanılan maddi varlıklar.
• 257 Birikmiş Amortismanlar (-): Bu varlıklar için ayrılan amortismanların toplamı.
• 260 Haklar: Lisans, marka, imtiyaz gibi maddi olmayan varlıklar.

Yabancı kaynaklar (3 ve 4)

• 300 Banka Kredileri: Bir yıl içinde ödenecek krediler (uzun vadeli olanlar 400'de izlenir).
• 320 Satıcılar: Tedarikçilere olan vadeli borçlar.
• 321 Borç Senetleri: Senede bağlanmış ticari borçlar.
• 331 Ortaklara Borçlar: Ortaklardan alınan ve iade edilecek tutarlar.
• 335 Personele Borçlar: Ödenmemiş ücretler.
• 340 Alınan Sipariş Avansları: Müşteriden teslimattan önce alınan ödemeler.
• 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar: Stopaj, tevkif edilen KDV gibi vergi idaresine ödenecek tutarlar.
• 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri: SGK primlerinin ödenmemiş kısmı.
• 391 Hesaplanan KDV: Satışlarda hesaplanan KDV.

Özkaynaklar (5)

• 500 Sermaye: Ortakların taahhüt ettiği sermaye.
• 501 Ödenmemiş Sermaye (-): Taahhüt edilip henüz ödenmemiş kısım.
• 570 Geçmiş Yıllar Kârları / 580 Geçmiş Yıllar Zararları (-)
• 590 Dönem Net Kârı / 591 Dönem Net Zararı (-)

Gelir tablosu (6)

• 600 Yurt İçi Satışlar, 601 Yurt Dışı Satışlar, 602 Diğer Gelirler
• 610 Satıştan İadeler (-), 611 Satış İskontoları (-)
• 620 Satılan Mamuller Maliyeti (-), 621 Satılan Ticari Mallar Maliyeti (-), 622 Satılan Hizmet Maliyeti (-)
• 631 Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri (-), 632 Genel Yönetim Giderleri (-)
• 642 Faiz Gelirleri, 646 Kambiyo Kârları, 656 Kambiyo Zararları (-)
• 660 Kısa Vadeli Borçlanma Giderleri (-)
• 690 Dönem Kârı veya Zararı, 691 Dönem Kârı Vergi ve Diğer Yasal Yükümlülük Karşılıkları, 692 Dönem Net Kârı veya Zararı

Maliyet ve nazım hesaplar (7 ve 9)

• 710 Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri, 720 Direkt İşçilik Giderleri, 730 Genel Üretim Giderleri
• 740 Hizmet Üretim Maliyeti, 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri, 770 Genel Yönetim Giderleri, 780 Finansman Giderleri
• 900 Borçlu Nazım Hesaplar / 901 Alacaklı Nazım Hesaplar: Verilen teminatlar gibi bilanço dışı bilgilerin izlendiği hesaplar.

Borç-alacak işleyişi ve örnek kayıtlar

Muhasebede her işlem çift taraflı kaydedilir: en az bir hesap borçlandırılırken en az bir hesap alacaklandırılır ve iki tarafın toplamı eşit olur. Hangi tarafın artış, hangisinin azalış anlamına geldiği hesabın karakterine bağlıdır.

• Aktif karakterli hesaplar (1 ve 2 numaralı sınıflar, gider ve maliyet hesapları) borç tarafında artar, alacak tarafında azalır.
• Pasif karakterli hesaplar (3, 4 ve 5 numaralı sınıflar, gelir hesapları) alacak tarafında artar, borç tarafında azalır.
• Ters karakterli hesaplar (-) bulunduğu grubun tersine çalışır. Örneğin 257 Birikmiş Amortismanlar aktifte yer alır ama alacak kalanı verir; böylece varlığın net değerini düzenler.

Örnek 1: Vadeli mal alışı

Tedarikçiden KDV'li ticari mal alındı, ödeme ileri tarihe bırakıldı:

• Borç: 153 Ticari Mallar (malın KDV hariç tutarı)
• Borç: 191 İndirilecek KDV (faturadaki KDV)
• Alacak: 320 Satıcılar (fatura toplamı)

Örnek 2: Peşin satış

Müşteriye nakit karşılığı mal satıldı:

• Borç: 100 Kasa (tahsil edilen toplam)
• Alacak: 600 Yurt İçi Satışlar (KDV hariç satış tutarı)
• Alacak: 391 Hesaplanan KDV

Sürekli envanter yöntemi kullanılıyorsa satılan malın maliyeti ayrıca 621 Satılan Ticari Mallar Maliyeti hesabına borç, 153 Ticari Mallar hesabına alacak yazılır.

Örnek 3: Müşteriden banka tahsilatı

Daha önce vadeli satış yapılan müşteri borcunu banka havalesiyle ödedi:

• Borç: 102 Bankalar
• Alacak: 120 Alıcılar

Örnek 4: Tevkifatlı alış

KDV tevkifatına tabi bir hizmet alındığında, uygulamada alıcı faturadaki KDV'nin tamamını 191 hesaba borç yazar; tevkif ettiği kısmı 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabına, satıcıya ödenecek kısmı 320 Satıcılar hesabına alacak kaydeder. Oranların ve tutarların nasıl bulunduğunu tevkifatlı fatura hesaplama ve muhasebe kaydı yazımızda adım adım anlattık.

Dönem sonunda kodlar nereye akar?

Dönem sonunda 6 numaralı sınıftaki gelir ve gider hesapları 690 Dönem Kârı veya Zararı hesabına devredilerek kapatılır. Vergi karşılığı ayrıldıktan sonra sonuç 692 hesapta görülür ve oradan bilançodaki 590 Dönem Net Kârı ya da 591 Dönem Net Zararı hesabına aktarılır. 7/A seçeneğini kullanan işletmelerde maliyet hesapları da yansıtma hesapları aracılığıyla ilgili gelir tablosu hesaplarına taşınır. Kapanış ve beyan işlemleri yetkili meslek mensubunun sorumluluğundadır.

Ön muhasebe kayıtları hesap planına nasıl bağlanır?

Ön muhasebe, resmî defterlere geçmeden önceki günlük kayıt düzenidir: kesilen ve alınan faturalar, tahsilatlar, ödemeler, kasa ve banka hareketleri, müşteri ve tedarikçi bakiyeleri. Bu aşamada işletme sahibinin hesap kodlarıyla uğraşması genellikle gerekmez; kayıtlar anlaşılır kategoriler ve cari kartlar üzerinden tutulur. Mali müşavir ise dönem içinde bu verileri muhasebe programında ilgili hesap kodlarına aktarır.

Yine de ön muhasebe kategorilerinizi hesap planının mantığına yakın kurmak, mali müşavirinizin işini belirgin biçimde kolaylaştırır. Birkaç pratik öneri:

• Gider kategorilerini ayrıştırın: Kira, elektrik, akaryakıt, kırtasiye gibi giderleri tek bir "genel gider" başlığında toplamak yerine ayrı kategorilerde tutun. Mali müşaviriniz bunları 7/B'de çeşit esasına, 7/A'da fonksiyonlara göre kolayca eşleştirir.
• Peşin ve vadeli hareketleri karıştırmayın: Nakit satış 100 veya 102'ye, vadeli satış 120'ye gider. Ön muhasebede bu ayrımı baştan yapmak mutabakat sorunlarını azaltır.
• Her banka hesabını ayrı tanımlayın: 102 Bankalar altındaki alt hesaplarla birebir örtüşen bir yapı, banka mutabakatını hızlandırır.
• Demirbaş alımlarını gider gibi kaydetmeyin: Bilgisayar, mobilya gibi uzun süre kullanılacak alımları ayrı bir kategoride işaretleyin; bunlar 255 Demirbaşlar gibi duran varlık hesaplarında izlenebilir.

LEHTAR Finans'ta gelir ve gider takibi modülüyle hareketlerinizi kategorilere ayırabilir, peşin ve açık hesap işlemlerini ayrı izleyebilirsiniz. Kayıtları siz girersiniz; resmî defterlere aktarma, hesap kodlarıyla eşleştirme ve beyan işlemleri mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır. Ön muhasebe yazılımının maliyetini ve paket farklarını merak ediyorsanız paketler ve fiyatlar sayfasına göz atabilirsiniz.

Muhasebe kodlarında sık yapılan hatalar

Hesap planını kendi başına incelemeye başlayan işletme sahiplerinin ve yeni başlayan muhasebe çalışanlarının sık düştüğü hatalar şunlardır:

1. 191 ile 391'i karıştırmak: Alışlardaki KDV 191 İndirilecek KDV'ye, satışlardaki KDV 391 Hesaplanan KDV'ye yazılır. Yer değiştirmeleri KDV raporunu doğrudan bozar.
2. 120 ile 320'yi karıştırmak: 120 müşteriden alacağınızı, 320 tedarikçiye borcunuzu gösterir. Aynı firmayla hem alış hem satış yapıyorsanız iki hesabı ayrı ayrı izlemek gerekir.
3. Ters karakterli hesapları yanlış tarafa yazmak: 610 Satıştan İadeler gelir tablosunda yer alsa da borç kalanı verir; satıştan düşülür.
4. Alt hesap yapısını sık değiştirmek: Dönem ortasında numaralandırma değiştirmek geçmiş dönemle karşılaştırmayı zorlaştırır.
5. Ortak harcamalarını işletme gideri sanmak: Ortağın kişisel harcaması işletme gideri değildir; uygulamada 131 Ortaklardan Alacaklar gibi hesaplarda izlenir ve vergisel sonuçları olabilir.
6. 8 numaralı sınıfı rastgele kullanmak: Bu sınıf serbest bırakılmıştır, ancak kullanılacaksa amacı mali müşavirle birlikte belirlenmelidir.

Bu hatalar çoğu zaman ön muhasebe aşamasında başlar. Kayıtları düzenli ve doğru kategoride tutmak, dönem sonunda düzeltme kaydı ihtiyacını azaltır. Kendi işletmenize özgü hesap planı, KDV ya da vergi sorularında bir mali müşavirden destek almanızı öneririz.

Sonuç

Muhasebe kodları, işletmenin bütün mali hareketlerini aynı dilde sınıflandıran bir haritadır: ilk rakam sınıfı, ilk iki rakam grubu, üç rakam ana hesabı söyler. Bu yapıyı tanımak, mali müşavirinizle daha verimli konuşmanızı ve ön muhasebe kayıtlarınızı doğru kategorilerde tutmanızı sağlar. Kayıtlarınızı mali müşavirinizle aynı ekrandan paylaşmak isterseniz muhasebeci erişimi sayfamızda salt okunur yetkinin nasıl tanımlandığını inceleyebilirsiniz.