Proforma fatura örneği indirmek istiyorsanız önce hangi formata ihtiyacınız olduğunu belirleyin: Excel, Word ya da PDF. Ardından indirdiğiniz şablonda alıcı bilgileri, mal veya hizmet kalemleri, teslim ve ödeme koşulları ile geçerlilik süresi alanlarının bulunup bulunmadığını kontrol edin. Proforma fatura bir ön fatura, yani resmî görünümlü bir tekliftir; vergi belgesi yerine geçmez. Bu nedenle indirdiğiniz şablonu kesin fatura gibi kullanmamanız gerekir.
Bu yazıda format seçimini, şablonda aranacak alanları ve dosyayı kendi işinize uyarlama adımlarını ele alıyoruz. İnternetten dosya indirirken karşılaşılan riskleri ve sık sorulan "e-Arşiv proforma fatura nasıl kesilir" sorusunu da yanıtlıyoruz.
Proforma fatura nedir, neden şablon olarak indirilir?
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya gönderilen ve satışın koşullarını fatura düzeninde gösteren bir belgedir. İçinde ne satılacağı, hangi miktarda ve hangi fiyatla satılacağı yer alır. Teslimatın nasıl yapılacağı ve ödemenin hangi koşullarla bekleneceği de bu belgede yazar. Görünüşü faturaya benzediği için "ön fatura" olarak da anılır. Hukuki niteliği ise bir teklif ya da satış taahhüdüne daha yakındır.
Proforma faturanın tipik kullanım alanları şunlardır:
- Dış ticaret: İthalatçı, kendi ülkesindeki izin, banka ya da ödeme süreçleri için satıcıdan proforma isteyebilir.
- Peşin veya avans ödeme talebi: Satıcı, ödeme alınmadan üretime ya da sevkiyata başlamak istemediğinde tutarı proforma ile bildirir.
- Kurum içi satın alma onayı: Alıcı firmanın satın alma birimi, bütçe onayı için resmî görünümlü bir belgeye ihtiyaç duyar.
- Fiyat ve koşulların yazılı hâle getirilmesi: Sözlü anlaşılan koşulların taraflarca aynı biçimde anlaşılmasını sağlar.
Şablon indirme ihtiyacı genellikle buradan doğar. Proformanın yapısı her seferinde aynıdır, yalnızca alıcı ve kalemler değişir. Hazır bir şablon hem zaman kazandırır hem de belgelerinizin tutarlı ve kurumsal görünmesini sağlar. Proforma ile teklif formu birbirine çok yakın belgelerdir. Aradaki farkı ve teklif formunun bölümlerini görmek isterseniz teklif formu örneği rehberimize göz atabilirsiniz.
Excel, Word mü PDF mi? Proforma fatura örneği indirme formatları
"Proforma fatura örneği indir" diye arayan okurların çoğu aynı soruda takılır: Hangi dosya türü işime yarar? Her formatın güçlü ve zayıf yanı farklıdır:
| Format | Güçlü yanı | Zayıf yanı | Kimler için uygun |
|---|---|---|---|
| Excel (.xlsx) | Satır toplamı, KDV ve genel toplam formüllerle hesaplanır | Formül hatası fark edilmeden yanlış tutar gönderilebilir; görünüm ayarı zahmetlidir | Çok kalemli, sık fiyat değişen satışlar |
| Word (.docx) | Metin, koşul ve açıklama eklemek kolaydır; görünüm esnektir | Hesaplamalar elle yapılır, hata riski artar | Az kalemli, açıklaması uzun hizmet teklifleri |
| PDF (düz veya doldurulabilir) | Alıcıda aynı görünür, kolay değiştirilemez | Düz PDF düzenlenemez; doldurulabilir PDF'te alan sınırlıdır | Son gönderim formatı olarak herkes için |
| Ön muhasebe yazılımı | Kalemler ürün listesinden gelir, numaralandırma ve arşiv otomatiktir | Kullanım için hesap ve tanımlama gerekir | Düzenli teklif ve proforma hazırlayan işletmeler |
Pratikte en sağlıklı yol, belgeyi düzenlenebilir bir formatta hazırlayıp alıcıya PDF olarak göndermektir. Word tarafındaki tasarım ve şablon kurma ayrıntıları için proforma fatura örneği Word rehberimize bakabilirsiniz. PDF'e dönüştürme, gönderme ve saklama adımlarını ise proforma fatura örneği PDF yazımızda ayrıca anlattık. Bu yazıda odak noktamız, indirdiğiniz şablonun güvenilir olup olmadığını değerlendirmek ve onu kendi işinize uyarlamaktır.
İndirdiğiniz proforma fatura şablonunda olması gereken alanlar
İnternette dolaşan şablonların bir kısmı eksiktir, bir kısmı ise başka bir ülkenin uygulamasına göre hazırlanmıştır. Dosyayı kullanmaya başlamadan önce aşağıdaki alanların bulunduğundan emin olun:
- Belge başlığı: Açıkça "Proforma Fatura" ya da dış ticarette "Proforma Invoice" yazmalıdır. Yalnızca "Fatura" başlığı taşıyan şablonlar karışıklığa yol açar.
- Satıcı bilgileri: Unvan, adres, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, iletişim bilgileri ve logo.
- Alıcı bilgileri: Unvan, adres ve vergi bilgileri. Dış ticarette alıcının ülkesi ve gerekiyorsa ithalatçı kayıt bilgisi de yer alır.
- Proforma numarası ve tarihi: Kesin faturalardan ayrı, kendi içinde sıralı bir numara.
- Geçerlilik süresi: Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu.
- Kalem tablosu: Mal veya hizmet adı, kod, miktar, birim, birim fiyat, iskonto ve satır tutarı.
- Vergi satırları: KDV oranı ve tutarı, varsa diğer vergiler. Dış ticarette istisna durumunun belirtilmesi.
- Toplamlar: Ara toplam, vergi toplamı ve genel toplam, para birimi ile birlikte.
- Teslim koşulları: Teslim yeri ve süresi; ihracatta kullanılan teslim şekli (ör. Incoterms kısaltması).
- Ödeme koşulları: Peşin, avans, vadeli ödeme ya da akreditif bilgisi; banka hesap bilgileri.
- Bilgilendirme notu: Belgenin kesin fatura olmadığını belirten kısa bir ifade.
- Onay alanı: Satıcı yetkilisinin adı, imza ve kaşe alanı; istenirse alıcı onay alanı.
İndirdiğiniz dosyada bu alanların bir kısmı yoksa eklemek genellikle kolaydır. Ancak kalem tablosu ve toplam satırları yanlış kurulmuşsa şablonu baştan düzenlemek daha güvenli olur.
Örnek düzen: kendi şablonunuzu kontrol etmek için
İndirdiğiniz dosyayı aşağıdaki iskeletle karşılaştırabilirsiniz. Köşeli parantezli alanlar sizin dolduracağınız yerlerdir:
- Üst bölüm: [Logo] [Satıcı unvanı ve adresi] — PROFORMA FATURA — No: [PRO-yıl-sıra] — Tarih: [gg.aa.yyyy] — Geçerlilik: [gg.aa.yyyy]
- Alıcı bölümü: [Alıcı unvanı] [Adres] [Vergi dairesi / VKN]
- Kalem tablosu: Sıra — Ürün/Hizmet — Miktar — Birim — Birim fiyat — İskonto — Tutar
- Alt bölüm: Ara toplam — KDV ([oran]) — Genel toplam ([para birimi])
- Koşullar: Teslim: [yer ve süre] — Ödeme: [koşul] — Banka: [IBAN]
- Not: "Bu belge proforma niteliğindedir, fatura yerine geçmez."
- İmza: [Yetkili adı, imza, kaşe]
Şablonu kendi işinize uyarlama: adım adım
Bir şablonu indirmek işin kolay kısmıdır. Asıl önemli olan, onu her gönderimde güvenle kullanabileceğiniz hâle getirmektir. Şu sırayı izleyebilirsiniz:
- Firma bilgilerini sabitleyin. Logo, unvan, adres ve vergi bilgilerini bir kez doğru girin. Sonra bu alanları yanlışlıkla değiştirilmeyecek biçimde kilitleyin; Excel'de hücre koruması, Word'de üst bilgi bu iş için uygundur.
- Ayrı bir numara serisi belirleyin. Proforma numaralarını kesin fatura numaralarından ayırın. Örneğin "PRO" önekiyle yıl ve sıra numarası kullanın. Böylece iki belge türü kayıtlarda birbirine karışmaz.
- Formülleri test edin. Excel şablonlarında satır tutarı, iskonto, KDV ve genel toplam formüllerini birkaç deneme kalemiyle kontrol edin. Yuvarlama ayarları ile boş satırların toplama dâhil edilip edilmediği özellikle gözden kaçar.
- Vergi oranlarını güncel bilgiye göre girin. Eski yıllara ait şablonlar, örneğin "proforma fatura örneği 2020" gibi aramalarla bulunan dosyalar, o dönemin oranlarını içerebilir. Oranları şablondan almayın. Güncel oranı Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarından ya da mali müşavirinizden teyit edin.
- Para birimi ve dil seçeneğini ekleyin. Yurt dışına proforma gönderiyorsanız iki dilli bir şablon ve para birimi alanı işinizi kolaylaştırır. Tarih ve ondalık ayırıcı biçiminin karşı tarafça doğru okunacağından emin olun.
- Bilgilendirme notunu ekleyin. Belgenin kesin fatura olmadığını belirten tek satırlık bir not ileride doğabilecek yanlış anlamaları önler.
- Gönderimi PDF ile yapın. Düzenlenebilir dosyayı doğrudan göndermek, alıcının ya da aracıların belgeyi değiştirmesine kapı açar.
- Dosya adlandırma ve arşiv kuralı koyun. "PRO-numara_alıcı_tarih" gibi sabit bir adlandırma, kabul edilen ve reddedilen teklifleri sonradan bulmayı kolaylaştırır.
İnternetten proforma şablonu indirirken dikkat edilecek riskler
Ücretsiz şablon sunan sitelerin hepsi aynı özeni göstermez. İndirdiğiniz dosyayı kullanmadan önce şu noktalara dikkat edin:
- Makrolu dosyalar: Uzantısı .xlsm veya .docm olan dosyalar makro içerir. Kaynağından emin değilseniz makroları etkinleştirmeyin. Mümkünse makrosuz (.xlsx, .docx) bir sürüm tercih edin.
- Başka firmadan kalan bilgiler: Bazı şablonlarda önceki kullanıcının unvanı, IBAN'ı ya da gizli sütunlarda eski kalemler kalmış olabilir. Tüm sayfaları, gizli satır ve sütunları kontrol edin.
- Resmî fatura izlenimi veren tasarımlar: "e-Fatura" logosu, karekod ya da ETTN alanı taşıyan proforma şablonları yanıltıcıdır. Bu öğeler elektronik faturaya özgüdür ve proformada yer almamalıdır.
- Yabancı ülke formatları: Başka ülkelerin vergi terimlerini (ör. VAT numarası alanı) içeren şablonlar, yurt içi kullanımda eksik ya da gereksiz alanlar barındırabilir.
- Hatalı formüller: Görünüşte doğru çalışan bir toplam formülü, eklediğiniz yeni satırı kapsamıyor olabilir. Her yeni satır eklediğinizde toplamı yeniden kontrol edin.
E-Arşiv proforma fatura kesilir mi?
İlgili aramalarda sık geçen "e-Arşiv proforma fatura nasıl kesilir" sorusunun kısa cevabı şudur: Proforma, e-Arşiv ya da e-Fatura sistemi üzerinden kesin belge olarak düzenlenen bir belge türü değildir. E-Arşiv fatura ve e-Fatura vergi mevzuatı kapsamında düzenlenen gerçek faturalardır. Özel entegratör ya da GİB portalı üzerinden düzenlendiklerinde satış kayda geçmiş olur.
Bu ayrımın pratik sonuçları şunlardır:
- Proformayı ayrı hazırlayın. Proformayı şablonla ya da yazılımınızın teklif bölümüyle hazırlayın, alıcıya PDF olarak iletin.
- Kesin faturayı satıştan sonra düzenleyin. Satış ya da teslim gerçekleştiğinde, alıcının durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenlenir.
- Taslağı faturayla karıştırmayın. Bazı fatura ekranlarındaki "taslak" özelliği, gönderilmemiş bir faturayı ifade eder; proforma değildir. Taslak onaylanıp gönderildiğinde gerçek bir faturaya dönüşür.
- Yanlışlıkla düzenlenen faturayı ciddiye alın. Proforma niyetiyle e-Arşiv fatura düzenlendiyse ortada artık gerçek bir belge vardır. Bu durumda iptal ya da düzeltme sürecinin nasıl yürütüleceğini mali müşavirinizle değerlendirmeniz gerekir.
Proformanın vergisel bir sonucu doğmaz. Satıştan önce alınan avans gibi durumlarda ise belge düzenleme zamanı ayrıca önem kazanabilir. Bu tür özel durumlar işletmeden işletmeye değişir. Kendi durumunuz için mali müşavirinizden destek almanız en doğru yoldur.
Şablon yerine teklif modülü: proformadan faturaya tek akış
Ayda birkaç proforma hazırlıyorsanız indirilmiş bir şablon çoğu zaman yeterlidir. Sayı arttıkça şablonla çalışmanın sınırları belirginleşir:
- Aynı ürünün fiyatı farklı dosyalarda farklı kalabilir.
- Hangi proformanın kabul edildiğini, hangisinin süresinin dolduğunu takip etmek zorlaşır.
- Proforma kabul edildiğinde aynı kalemleri faturaya yeniden yazmak gerekir ve yazım hatası riski artar.
Bu noktada proformayı bir ön muhasebe yazılımında teklif olarak hazırlamak işinizi kolaylaştırır. LEHTAR Finans teklif modülünde kalemleri tanımlı ürün ve hizmet listenizden seçersiniz. Teklifinizi numaralı biçimde oluşturur, onaylanan teklifi aynı kalemlerle faturaya dönüştürürsünüz. Böylece proforma ile kesin fatura arasındaki tutarlılık elle kontrol etmeye gerek kalmadan sağlanır. Kayıtları siz girersiniz; dönem işlemleri ve beyanlar mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Hangi paketin işinize uyduğunu ve güncel koşulları paketler ve fiyatlar sayfamızdan inceleyebilirsiniz.
Sonuç
Proforma fatura örneği indirmek, doğru formatı seçip şablonu dikkatle kontrol ettiğinizde hızlı ve pratik bir çözümdür. Hazırlarken üç noktayı unutmayın: Proforma kesin fatura değildir, e-Arşiv üzerinden düzenlenmez ve vergi oranları güncel kaynaktan teyit edilmelidir. Proformayı her seferinde sıfırdan hazırlamak yerine teklif olarak oluşturup faturaya dönüştürmek isterseniz teklif hazırlama ve faturaya dönüştürme sayfamızı inceleyebilirsiniz.