Excel'de bir proforma fatura örneği hazırlarken belgenin başına açıkça “Proforma Fatura” yazılır. Ardından satıcı ve alıcı bilgileri, ürün ya da hizmet kalemleri, birim fiyat, KDV, teslim ve ödeme koşulları ile teklifin geçerlilik tarihi tek sayfada toplanır. Proforma fatura yasal bir fatura değildir; satış gerçekleşmeden önce alıcıya sunulan ön fatura niteliğinde bir teklif belgesidir. Bu yüzden deftere kaydedilmez ve KDV indirimine konu edilmez. Aşağıda Excel'de kendi şablonunuzu nasıl kuracağınızı, hangi alanları atlamamanız gerektiğini ve Word ile PDF arasındaki farkları adım adım bulacaksınız.
Proforma fatura nedir, ne işe yarar?
Proforma fatura, “ön fatura” olarak da bilinir. Satıcı, ileride keseceği gerçek faturanın içeriğini önceden gösterir: hangi malın veya hizmetin, hangi miktarda, hangi fiyat ve koşullarla satılacağını alıcıya yazılı olarak sunar. Alıcı bu belgeyi inceler, onaylar ya da revize edilmesini ister. Satış gerçekleştiğinde ise mevzuata uygun asıl fatura düzenlenir.
Proforma fatura en çok şu durumlarda istenir:
- İhracat ve ithalat: Yurt dışındaki alıcı; ithalat izni, döviz transferi veya akreditif açtırmak için bankasına ya da kendi ülkesindeki kurumlara proforma fatura sunabilir.
- Peşin ya da avans ödemeli satışlar: Alıcı, ödemeyi yapmadan önce tutarı ve kalemleri resmî görünümlü bir belgeyle görmek ister.
- Kurum içi satın alma onayı: Büyük şirketlerde ve kamu kurumlarında satın alma birimi, bütçe onayı için tedarikçiden proforma talep eder.
- Fiyatın netleştirilmesi: Uzun teslim süreli veya özel üretim işlerde taraflar, son fiyatı ve koşulları yazılı hâle getirmek için proforma kullanır.
Kısacası proforma fatura, ticari ilişkide bir niyet ve fiyat belgesi görevi görür. Vergisel bir sonuç doğurmaz; ama ticari açıdan ciddiye alınır, çünkü alıcı ödeme ve planlama kararını çoğu zaman bu belgeye bakarak verir.
Proforma fatura ile gerçek fatura arasındaki fark
| Özellik | Proforma fatura | Fatura (kâğıt, e-Fatura, e-Arşiv) |
|---|---|---|
| Niteliği | Teklif / ön belge | Vergi mevzuatına göre düzenlenen resmî belge |
| Düzenlenme zamanı | Satıştan önce | Mal teslimi veya hizmetin yapılmasıyla birlikte, mevzuattaki süre içinde |
| Deftere kayıt | Kaydedilmez | Kaydedilir |
| KDV | Bilgi amaçlı gösterilir, vergi doğurmaz | Hesaplanan KDV doğar, alıcı için indirim konusu olabilir |
| GİB'e iletim | İletilmez | e-Fatura ve e-Arşiv belgeler elektronik ortamda iletilir |
| Değişiklik | Revize edilip yeniden gönderilebilir | İptal ve itiraz süreçleri mevzuata bağlıdır |
| Numaralandırma | İşletmenin kendi serisiyle | Resmî seri ve sıra düzenine göre |
Proforma fatura örneğinde bulunması gereken bilgiler
Proforma faturanın içeriği için tek tip bir resmî şablon yoktur; ancak ticari teamülde beklenen alanlar oldukça nettir. Excel şablonunuzu kurmadan önce şu bilgileri bir kenara not edin:
- Belge başlığı: “PROFORMA FATURA” ya da yurt dışı için “PROFORMA INVOICE”. Bu ifade, belgenin gerçek fatura sanılmasını önler.
- Proforma numarası ve tarihi: Resmî fatura numaralarınızla karışmayacak ayrı bir seri (ör. PRF-YYYY-001).
- Satıcı bilgileri: Ticaret unvanı, adres, vergi dairesi ve vergi numarası, telefon, e-posta, gerekiyorsa banka ve IBAN bilgisi.
- Alıcı bilgileri: Unvan, adres, vergi numarası (yurt içi) ya da ülke ve şirket kayıt bilgileri (yurt dışı), yetkili kişi.
- Kalem tablosu: Sıra no, ürün/hizmet açıklaması, gerekiyorsa ürün kodu veya GTİP numarası, miktar, birim, birim fiyat, iskonto, satır toplamı.
- Vergi ve toplamlar: Ara toplam, iskonto, KDV matrahı, KDV oranı ve tutarı, genel toplam; dövizli satışta para birimi açıkça yazılmalı.
- Ticari koşullar: Ödeme şekli ve vadesi, teslim şekli (EXW, FOB, CIF gibi Incoterms ifadeleri), tahmini teslim süresi, ambalaj, brüt ve net ağırlık, menşe ülke.
- Geçerlilik tarihi: Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu. Özellikle döviz ve hammadde fiyatlarının değiştiği dönemlerde bu alan sizi korur.
- Not ve imza alanı: “Bu belge fatura yerine geçmez” ibaresi, kaşe ve yetkili imzası.
GTİP, menşe, ağırlık ve Incoterms alanları yurt içi satışlarda çoğu zaman gerekmez; ihracatta ise alıcının bankası veya gümrük müşaviri bu alanları özellikle sorabilir. Hangi bilgilerin zorunlu tutulacağı alıcıya ve işlemin türüne göre değişir; ihracat işlemlerinde gümrük müşavirinizin veya mali müşavirinizin görüşünü almak iyi bir pratiktir.
Excel'de proforma fatura şablonu adım adım nasıl hazırlanır?
Hazır bir proforma fatura örneği indirmek pratik görünse de, şablonu bir kez kendiniz kurmak hem markanıza uygun bir belge elde etmenizi hem de formüllerin nasıl çalıştığını bilmenizi sağlar. Aşağıdaki adımlar Türkçe Excel sürümüne göre anlatılmıştır; Türkçe sürümde formüllerde ayraç olarak noktalı virgül (;) kullanılır.
1. Sayfa düzenini kurun
- Sayfa Düzeni > Boyut menüsünden A4'ü, Yönlendirme menüsünden dikey düzeni seçin.
- A ile G arasındaki sütunları kullanacağınızı varsayarak sütun genişliklerini ayarlayın: açıklama sütununu geniş, miktar ve birim sütunlarını dar tutun.
- İlk satırlara logonuzu (Ekle > Resimler) ve satıcı bilgilerini yerleştirin. Sağ üst köşeye “PROFORMA FATURA” başlığını büyük ve kalın yazın.
- Başlığın altına proforma no, tarih ve geçerlilik tarihi için üç küçük hücre ayırın. Geçerlilik tarihini otomatik hesaplamak isterseniz tarih hücresine gün ekleyebilirsiniz: =B5+30 gibi (30 yerine kendi belirlediğiniz süreyi yazın).
2. Alıcı bilgileri bloğunu oluşturun
Satıcı bilgilerinin altına “Alıcı” başlıklı, kenarlıklı bir blok açın: unvan, adres, vergi dairesi/numarası, ülke ve yetkili kişi. Sık çalıştığınız alıcılar varsa ayrı bir sayfada küçük bir alıcı listesi tutup Veri > Veri Doğrulama > Liste özelliğiyle açılır menü oluşturabilirsiniz. Böylece unvanı her seferinde elle yazmazsınız; adres ve vergi numarasını da DÜŞEYARA ya da ÇAPRAZARA işleviyle bu listeden çekebilirsiniz.
3. Kalem tablosunu ve formülleri ekleyin
Kalem tablosu, şablonun kalbidir. Örnek bir sütun yapısı:
| Sütun | İçerik | Formül örneği |
|---|---|---|
| A | Sıra no | Elle veya =SATIR()-11 |
| B | Ürün / hizmet açıklaması | — |
| C | Miktar | — |
| D | Birim (adet, kg, saat) | Veri doğrulama listesi |
| E | Birim fiyat | — |
| F | İskonto oranı | — |
| G | Satır toplamı | =C12E12(1-F12) |
Satır toplamı formülünü ilk satıra yazdıktan sonra tutamaçtan aşağı sürükleyin. Boş satırlarda sıfır görünmesini istemiyorsanız formülü =EĞER(C12="";"";C12E12(1-F12)) biçiminde yazabilirsiniz. Birim fiyat ve toplam sütunlarını Hücreleri Biçimlendir > Para Birimi ya da Muhasebe biçimine alın; dövizli proformalarda ilgili para birimi simgesini seçmeyi unutmayın.
4. Toplamları ve KDV'yi hesaplayın
Kalem tablosunun altına sağa yaslı bir toplam bloğu ekleyin:
- Ara toplam: =TOPLA(G12:G30)
- KDV oranı: Ayrı bir hücreye oran yazın (ör. H33). Oranı formülün içine sabit yazmak yerine hücreden okumak, oran değiştiğinde tek hücreyi güncellemenizi sağlar.
- KDV tutarı: =YUVARLA(G32*H33;2)
- Genel toplam: =G32+G34
Farklı KDV oranlarına tabi kalemleriniz varsa her satıra bir KDV oranı sütunu ekleyip ETOPLA işleviyle oran bazında matrah toplayabilirsiniz. Uygulanacak KDV oranı veya istisna konusunda emin değilseniz, özellikle ihracat ve özel teslimlerde mali müşavirinize danışın; proforma yalnızca bilgi amaçlı olsa da alıcı bütçesini bu rakamlara göre yapar.
5. Koşullar, notlar ve imza alanı
Toplam bloğunun soluna ya da altına ödeme koşulları, teslim şekli, banka bilgileri ve “Bu belge proforma niteliğindedir, fatura yerine geçmez.” notunu yazın. En alta kaşe ve imza için boş bir alan bırakın.
6. Şablonu koruyun ve PDF olarak gönderin
- Formül hücrelerini kilitleyip veri girilecek hücrelerin kilidini açın, ardından Gözden Geçir > Sayfayı Koru ile formüllerin yanlışlıkla silinmesini engelleyin.
- Sayfa Düzeni > Yazdırma Alanı ile yalnız belge bölümünü seçin.
- Dosyayı ana şablon olarak Excel Şablonu (.xltx) biçiminde kaydedin; her yeni proforma için şablondan yeni bir dosya açın.
- Alıcıya göndereceğiniz sürümü Farklı Kaydet > PDF ile dışa aktarın. Düzenlenebilir Excel dosyasını alıcıya göndermek, rakamların sonradan değiştirilmesi riskini doğurur.
Excel, Word ve PDF: proforma fatura için hangi format?
“Proforma fatura örneği word” ve “proforma fatura örneği pdf” aramaları da sık yapılıyor. Üç format aslında farklı amaçlara hizmet eder:
| Format | Güçlü yanı | Zayıf yanı | Ne zaman uygun? |
|---|---|---|---|
| Excel | Formüllerle otomatik hesaplama, kalem ekleme kolaylığı | Görsel düzen bozulabilir, sürüm karmaşası | Kalemli, hesaplamalı proformalar |
| Word | Metin ağırlıklı, şık görünüm | Hesaplamalar elle yapılır, hata riski yüksek | Az kalemli, açıklaması uzun hizmet teklifleri |
| Değiştirilemez görünüm, her cihazda aynı | Düzenlenemez | Alıcıya gönderilecek son sürüm |
Pratik yaklaşım şudur: hazırlığı Excel'de yapın, gönderimi PDF ile yapın. Word ancak çok az kalemli ve hesap gerektirmeyen belgelerde tercih edilebilir.
E-Arşiv proforma fatura kesilir mi?
“E-Arşiv proforma fatura nasıl kesilir?” sorusu çok sorulur, ancak kavramsal bir karışıklık içerir. e-Arşiv fatura ve e-Fatura, vergi mevzuatına göre düzenlenen ve elektronik ortamda iletilen gerçek faturalardır. Proforma fatura ise bir teklif belgesi olduğundan e-Arşiv ya da e-Fatura olarak resmî kanaldan düzenlenmez. e-Arşiv fatura tipiyle bir “proforma” göndermek, alıcı ve vergi idaresi açısından gerçek bir satış faturası düzenlemiş olmanız anlamına gelebilir.
Doğru akış genellikle şöyledir:
- Satıştan önce proforma faturayı (veya teklifi) Excel, Word ya da yazılımınızın teklif bölümünden hazırlayıp PDF olarak gönderirsiniz.
- Alıcı onaylar, gerekiyorsa ödeme veya avans yapılır.
- Mal teslim edildiğinde ya da hizmet yapıldığında, alıcınızın durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenlenir.
Alıcınızın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını önceden bilmek, bu son adımı hızlandırır; bunun için e-Fatura mükellef sorgulama rehberimize göz atabilirsiniz. Elektronik belge uygulamalarına ilişkin güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı resmî sitesini takip etmek en güvenli yoldur.
Proforma faturada sık yapılan hatalar
Excel şablonu ne kadar iyi kurulursa kurulsun, bazı hatalar tekrar tekrar karşımıza çıkar:
- “Proforma” ibaresini unutmak: Başlıkta yalnızca “Fatura” yazan bir belge, alıcı tarafında gerçek fatura gibi işlem görmeye çalışılabilir.
- Resmî fatura serisiyle aynı numarayı kullanmak: Proforma numaralarını ayrı seriyle tutmazsanız muhasebe kayıtlarında karışıklık çıkar.
- Geçerlilik tarihi koymamak: Aylar sonra eski fiyatla gelen bir siparişi reddetmek zorlaşır.
- Para birimini belirtmemek: Dövizli satışlarda tutarın hangi para biriminde olduğu yazılmazsa anlaşmazlık doğabilir.
- Formülleri kontrol etmemek: Yeni eklenen satırın TOPLA aralığına girmemesi, genel toplamın eksik çıkmasına yol açar. Kalem tablosunu Excel'in Tablo olarak biçimlendir özelliğiyle kurarsanız aralık otomatik genişler.
- Düzenlenebilir dosya göndermek: Alıcıya her zaman PDF gönderin.
- Proforma ile kesin faturanın uyuşmaması: Koşullar değiştiyse önce revize proforma gönderin, sonra faturayı o kalemlerle düzenleyin.
Excel şablonundan ön muhasebe yazılımına: teklif ve proforma
Ayda birkaç proforma hazırlıyorsanız Excel şablonu çoğu zaman yeterlidir. Ancak teklif sayısı arttığında aynı bilgiyi üç kez yazdığınızı fark edersiniz: önce Excel'deki proformaya, sonra faturaya, sonra da müşteri takibine. Her kopyalama yeni bir hata ihtimali demektir; hangi proformanın onaylandığı, hangisinin faturaya dönüştüğü de dosya adlarına bakarak izlenmeye başlar.
Ön muhasebe yazılımında bu akış tek kayıt üzerinden yürür. LEHTAR Finans'ta proforma niteliğindeki belgelerinizi teklif modülümüzde hazırlayabilir, alıcı onayladığında aynı kalemlerle faturaya dönüştürebilirsiniz. Satış gerçekleştiğinde fatura ve e-Fatura işlemlerinizi aynı panelden düzenler, belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Müşteri bilgileri cari hesaplarınızda bir kez tutulduğu için alıcı unvanını ve vergi numarasını her belgede yeniden yazmazsınız.
Paket kapsamlarını ve güncel ücretleri öğrenmek isterseniz paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Yazılım kayıtlarınızı düzenli tutmanıza yardımcı olur; ancak belgelerin vergisel değerlendirmesi, dönem beyanları ve ihracata özgü işlemler yetkili meslek mensubunuzun sorumluluğundadır. Kendi durumunuza özgü sorular için mali müşavirinizden destek almanız önerilir.
Sonuç
İyi bir proforma fatura örneği; açık bir “proforma” başlığı, eksiksiz taraf bilgileri, formülle hesaplanan kalem tablosu, net ticari koşullar ve geçerlilik tarihi içerir. Excel'de bir kez sağlam bir şablon kurup alıcıya PDF göndermek çoğu işletme için yeterli bir başlangıçtır; proforma ve faturayı tek kayıt üzerinden yönetmek isterseniz LEHTAR Finans teklifler modülünü inceleyebilirsiniz.