Proforma fatura örneği, satış gerçekleşmeden önce alıcıya mal veya hizmetin cinsini, miktarını, fiyatını ve satış koşullarını gösteren ön belgenin nasıl düzenlendiğini somut olarak ortaya koyar. Proforma fatura bir vergi belgesi değildir. Resmî faturanın yerine geçmez, bir teklif ya da ön bilgilendirme işlevi görür. Aşağıda doldurulmuş bir proforma fatura şablonunu, belgede bulunması gereken alanları, Excel, Word ve PDF ile hazırlama yollarını ve e-Arşiv sürecinde dikkat edilecek noktaları bulabilirsiniz.
Proforma fatura nedir ve ne işe yarar?
Proforma ifadesi Latince kökenlidir ve kabaca “biçim gereği” anlamına gelir. Ticarette proforma fatura, satıcının alıcıya “siparişi bu koşullarla kesinleştirirseniz karşınıza çıkacak fatura aşağı yukarı böyle olacak” demesidir. Belge, fatura görünümündedir ancak bir satış işlemini kayıt altına almaz. Bu nedenle gelir kaydı, KDV beyanı veya gider indirimi için dayanak oluşturmaz.
Proforma fatura en sık şu durumlarda kullanılır:
- Bütçe ve satın alma onayı: Kurumsal alıcılar, satın alma talebini içeride onaylatmak için tedarikçiden proforma ister.
- Peşin veya avans ödeme talebi: Satıcı, ödemeyi teslimattan önce almak istediğinde alıcıya ödenecek tutarı ve banka bilgilerini proforma ile bildirir.
- Dış ticaret işlemleri: İthalatçı, bankada akreditif açtırırken veya ön izin ve belge süreçlerinde proforma faturayı sıklıkla kullanır.
- Fiyat ve koşulların netleştirilmesi: Teslim süresi, ödeme vadesi, nakliye ve iskonto gibi koşullar tek bir belgede toplanır, taraflar arasında yanlış anlaşılma azalır.
Proforma fatura alıcı tarafından kabul edildiğinde taraflar arasındaki anlaşmanın kanıtı olarak kullanılabilir. Belgenin ne ölçüde bağlayıcı olduğu ise üzerindeki ifadelere, tarafların yazışmalarına ve aradaki sözleşmeye göre değişir. Önemli bir anlaşma söz konusuysa hukuki durumunuzu bir avukat ya da mali müşavirle değerlendirmeniz yerinde olur.
Proforma fatura ile fatura ve teklif arasındaki farklar
Proforma fatura, teklif ve kesin fatura birbirine benzer görünse de işlevleri farklıdır. Aşağıdaki tablo farkları özetliyor:
| Özellik | Proforma fatura | Fatura (e-Fatura / e-Arşiv) | Teklif |
|---|---|---|---|
| Belge niteliği | Ön bilgilendirme, vergi belgesi değil | Vergi belgesi | Ticari öneri, vergi belgesi değil |
| Ne zaman düzenlenir | Sipariş kesinleşmeden, çoğunlukla ödeme öncesi | Mal teslimi veya hizmetin yapılmasıyla bağlantılı olarak | Müşteri ihtiyacı netleştiğinde, pazarlık aşamasında |
| Muhasebe ve vergi kaydı | Gelir olarak kaydedilmez | Kayıtlara girer, KDV beyanında dikkate alınır | Kaydedilmez |
| Numaralandırma | İşletmenin kendi iç numarası | Resmî seri ve sıra düzeni | İç teklif numarası |
| Değiştirilebilirlik | Yeni sürümle güncellenebilir | Düzenlendikten sonra ancak mevzuattaki yollarla düzeltilir | Serbestçe revize edilir |
| Görünüm | Fatura formatına çok yakın | Resmî format | Serbest format |
Pratikte proforma ile teklif arasındaki sınır incedir. Teklif genellikle pazarlık aşamasında birden fazla seçenek içerebilir. Proforma ise çoğunlukla fiyatın ve kalemlerin netleştiği, alıcının ödeme ya da onay için beklediği daha kesinleşmiş bir belgedir. Pek çok işletme, onaylanan teklifi proforma olarak paylaşır, ödeme veya teslimat sonrasında da aynı kalemlerle kesin faturayı düzenler.
Proforma faturada bulunması gereken bilgiler
Proforma fatura için mevzuatta belirlenmiş bağlayıcı bir şablon bulunmaz. Ancak belgenin işe yaraması, yani alıcının onay vermesi, bankanın işleme alması veya ileride kesin faturayla tutarlı olması için şu alanların yer alması önerilir:
- Belge başlığı: Belgenin üstünde açıkça “PROFORMA FATURA” yazmalıdır. Yalnızca “Fatura” başlığı karışıklığa yol açar.
- Proforma numarası ve tarihi: Resmî fatura serinizden ayrı bir iç numara kullanın (ör. PF-2025-001 gibi bir düzen).
- Geçerlilik süresi: Fiyatların hangi tarihe kadar geçerli olduğunu belirtin.
- Satıcı bilgileri: Ticari unvan, adres, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, telefon, e-posta.
- Alıcı bilgileri: Unvan veya ad soyad, adres, vergi dairesi ve numarası, yetkili kişi.
- Kalem detayları: Mal veya hizmetin açık tanımı, miktar, birim (adet, kg, saat vb.), birim fiyat, iskonto ve satır toplamı.
- Vergi bilgisi: KDV oranı ve tutarı, fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğu. Bu bilgi yalnızca bilgilendirme amaçlıdır.
- Genel toplam ve para birimi: Özellikle dövizli satışlarda para birimini ve kur esasını yazın.
- Ödeme koşulları: Peşin, avans oranı, vade, ödeme yöntemi ve banka hesap (IBAN) bilgileri.
- Teslim koşulları: Teslim süresi, teslim yeri, nakliye ve sigortanın kime ait olduğu.
- Açıklama notu: “Bu belge fatura yerine geçmez, bilgi amaçlıdır” gibi bir ifade.
Dış ticarette bunlara ek olarak teslim şekli (Incoterms: EXW, FOB, CIF gibi), malın menşei, GTİP numarası, ambalaj türü, brüt ve net ağırlık bilgileri de istenebilir. Hangi bilgilerin zorunlu olduğu bankaya, ülkeye ve işlem türüne göre değiştiği için gümrük müşaviriniz veya bankanızla teyit etmeniz faydalı olur.
Proforma fatura örneği: doldurulmuş şablon
Aşağıdaki örnek, yurt içi bir satış için hazırlanmış genel bir proforma fatura düzenini gösterir. Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurabilirsiniz. Tutar alanları, işletmenizin fiyatlarına göre değişeceği için boş bırakılmıştır.
PROFORMA FATURA
Proforma No : PF-[YIL]-[SIRA]
Tarih : [GG.AA.YYYY]
Geçerlilik : [GG.AA.YYYY] tarihine kadar
SATICI
[Ticari Unvan]
[Adres]
Vergi Dairesi / No : [Vergi Dairesi] / [VKN]
Tel / E-posta : [Telefon] / [E-posta]
ALICI
[Ticari Unvan veya Ad Soyad]
[Adres]
Vergi Dairesi / No : [Vergi Dairesi] / [VKN veya TCKN]
Yetkili : [Ad Soyad]
Ödeme Koşulu : [Peşin / % avans + kalan teslimde / vade]
Teslim Süresi : Sipariş onayından itibaren [X] iş günü
Teslim Yeri : [Adres]
Banka / IBAN : [Banka Adı] / [IBAN]
Not: Bu belge proforma niteliğindedir, fatura yerine geçmez.
Kesin fatura, teslimat sonrasında düzenlenecektir.
Kalem tablosu şöyle görünebilir:
| Sıra | Ürün / Hizmet | Miktar | Birim | Birim fiyat | İskonto | KDV oranı | Satır toplamı |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Ürün adı ve teknik özellik] | 10 | Adet | [Birim fiyat] | [%] | [%] | [Miktar × birim fiyat − iskonto] |
| 2 | [Kurulum hizmeti] | 8 | Saat | [Birim fiyat] | – | [%] | [Tutar] |
| 3 | [Nakliye] | 1 | Sefer | [Birim fiyat] | – | [%] | [Tutar] |
Tablonun altında ara toplam, toplam iskonto, KDV matrahı, hesaplanan KDV ve genel toplam satırları yer alır.
Örneği doldururken dikkat edilecekler
- Ürün tanımını kesin faturada kullanacağınız adla yazın. Proformada “Masa”, faturada “Toplantı masası 180 cm” yazması, alıcının muhasebe ve satın alma ekibinde eşleştirme sorunu yaratır.
- KDV oranını doğru seçin. Ürününüze uygulanacak oranı bilmiyorsanız mali müşavirinize danışın. Proformadaki hata, kesin faturada farklı bir tutar çıkmasına yol açar.
- Kalemleri ayrı yazın. Nakliye, kurulum veya ambalaj gibi ek bedelleri ayrı satırlarda göstermek, alıcının neyi onayladığını netleştirir.
- Revizyonları numaralandırın. Fiyat değişirse PF-...-001-R1 gibi bir ek kullanın, eski sürümün geçersiz olduğunu belirtin.
Proforma fatura örneği Excel, Word ve PDF ile nasıl hazırlanır?
Proforma faturayı hangi araçla hazırlayacağınız, belgeyi ne sıklıkla düzenlediğinize ve hesap gerektirip gerektirmediğine bağlıdır.
Excel ile hazırlama
Excel, hesaplama gereken proformalar için en pratik seçenektir. Satır toplamı için miktar ile birim fiyatı çarpan bir formül (ör. =C5*E5), iskonto için ayrı bir sütun ve genel toplam için =TOPLA() fonksiyonu kullanabilirsiniz. Şablonu bir kez kurduktan sonra formül hücrelerini kilitlemek, yanlışlıkla silinmelerini önler. Firma bilgilerini ve banka hesabını üst bölümde sabit tutarak her seferinde yalnızca alıcı ve kalemleri değiştirirsiniz.
Word ile hazırlama
Word, metin ağırlıklı ve az kalemli proformalar için uygundur. Logo, firma bilgileri ve tablo yapısıyla bir şablon dosyası oluşturup her belge için kopyasını kullanabilirsiniz. Ancak Word tablolarında hesaplama sınırlı olduğundan tutarları ayrıca kontrol etmeniz gerekir.
PDF olarak paylaşma
Hangi programla hazırlarsanız hazırlayın, alıcıya PDF olarak göndermek iyi bir alışkanlıktır. PDF, belgenin görünümünü her cihazda aynı tutar ve alıcının yanlışlıkla değiştirmesini zorlaştırır. Excel ve Word'deki “Farklı Kaydet” veya “Dışa Aktar” seçenekleriyle PDF oluşturabilirsiniz.
Hazır şablon indirirken dikkat
İnternette çok sayıda “proforma fatura örneği indir” seçeneği bulunur. Bu şablonları kullanmadan önce başlığın “Proforma” olduğunu, vergi ve ödeme alanlarının sizin işinize uyduğunu ve formüllerin doğru çalıştığını kontrol edin. Yabancı kaynaklı şablonlarda Türkiye'deki vergi dairesi ve vergi kimlik numarası alanları çoğu zaman eksiktir.
Elle hazırlamanın sınırları
Excel ve Word küçük hacimde iş görür. Ancak proforma sayısı arttığında sürüm karmaşası, aynı bilgilerin kesin faturada yeniden yazılması ve onaylanan belgelerin takibi zorlaşır. Bu noktada teklif hazırlama ve faturaya dönüştürme özelliğimiz işinizi kolaylaştırır. LEHTAR Finans'ta hazırladığınız teklif onaylandığında, aynı kalemlerle faturaya dönüştürebilirsiniz. Böylece proformadaki ürün adı, miktar ve fiyat bilgisini yeniden girmeniz gerekmez. Hangi paketin ihtiyacınıza uyduğunu ve güncel ücretleri paketler ve fiyatlar sayfasında inceleyebilirsiniz.
e-Arşiv proforma fatura nasıl kesilir?
Bu soru sıkça soruluyor, ancak kavramsal bir karışıklık içeriyor. e-Arşiv fatura ve e-Fatura, vergi belgesi niteliğindeki resmî faturalardır. Proforma fatura ise vergi belgesi değildir ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilen e-belge türleri arasında yer almaz. Bu nedenle “e-Arşiv proforma fatura” diye ayrı bir belge türü yoktur.
Doğru akış genellikle şöyledir:
- Proformayı ayrı bir belge olarak hazırlayıp alıcıyla paylaşırsınız (PDF, e-posta veya yazılımdaki teklif modülü).
- Alıcı onay verir, gerekiyorsa ödeme veya avansı yapar.
- Mal teslim edildiğinde veya hizmet yapıldığında kesin faturayı düzenlersiniz.
- Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir.
Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmek için e-Fatura mükellef sorgulama rehberimize göz atabilirsiniz. Kesin faturayı LEHTAR Finans'tan düzenlemek isterseniz faturalar ve e-Fatura sayfamızda e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin panelden nasıl gönderildiğini görebilirsiniz. Belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir.
Bazı işletmeler, proforma yerine doğrudan e-Arşiv fatura düzenleyip satış gerçekleşmezse iptal etmeyi düşünür. Bu yöntem önerilmez. Düzenlenen resmî fatura kayıtlara yansır ve iptal ya da düzeltme mevzuattaki kurallara tabidir. Böyle bir durumla karşılaştıysanız nasıl ilerleyeceğinizi mali müşavirinizle konuşun. Güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesini takip edebilirsiniz.
Proforma fatura düzenlerken sık yapılan hatalar
Proforma basit bir belge gibi görünse de küçük hatalar tahsilatı geciktirebilir veya alıcıyla anlaşmazlığa yol açabilir. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:
- Başlığı “Fatura” yazmak: Alıcının belgeyi kesin fatura sanıp kaydetmesine neden olabilir.
- Geçerlilik süresi koymamak: Aylar sonra eski fiyatla sipariş gelmesi, özellikle maliyeti değişken ürünlerde sorun yaratır.
- KDV dahil/hariç belirsizliği: Alıcı KDV hariç fiyatı toplam sanırsa ödeme eksik yapılır.
- Döviz ve kur esasını yazmamak: Dövizli işlemlerde hangi tarihin ve hangi kurun esas alınacağı belirtilmezse kesin faturada tutar tartışması çıkar.
- Proforma ile kesin faturanın uyuşmaması: Ürün adı, miktar ya da birimdeki farklılıklar, alıcının ödeme onayını geciktirir.
- Resmî fatura serisini kullanmak: Proforma için fatura numaranızı kullanmak, sıra düzeninde karışıklığa yol açar.
- Proformayı gelir olarak kaydetmek: Proforma bir satış kaydı değildir. Avans tahsil edildiyse bunun nasıl kaydedileceğini mali müşavirinizle netleştirin.
Sonuç
İyi hazırlanmış bir proforma fatura, alıcıya neyi hangi koşullarla satın alacağını açıkça gösterir, ödeme ve onay sürecini hızlandırır, kesin faturaya geçişi de kolaylaştırır. Başlığı, geçerlilik süresini, vergi ve ödeme koşullarını net yazmanız, kalemleri kesin faturayla birebir tutarlı tutmanız yeterlidir. Proformalarınızı tek yerden hazırlamak ve onaylananları aynı kalemlerle faturaya dönüştürmek için LEHTAR Finans teklifler modülünü inceleyebilirsiniz.