Proforma Fatura Örneği Word: Şablon Hazırlama ve Dikkat Edilecekler

Proforma fatura örneği Word'de hazırlamak için boş bir belgeye satıcı ve alıcı bilgilerini, belge numarası ile tarihini, mal veya hizmet kalemlerini gösteren bir tablo, toplam ve KDV satırları ile geçerlilik, teslim ve ödeme koşullarını eklemeniz yeterlidir. Belgeyi bir kez şablon (.dotx) olarak kaydettiğinizde her yeni teklifte yalnız değişen bilgileri doldurursunuz. Bu yazıda Word şablonunun bölümlerini, tablo formüllerinin nasıl kurulacağını, PDF'e çevirmeyi ve proformanın resmî faturayla ilişkisini adım adım anlatıyoruz.

Proformanın tanımını ve faturadan farkını ayrıntılı merak ediyorsanız proforma fatura nedir yazımıza göz atabilirsiniz. Burada odağımız belgeyi Word'de pratik ve hatasız biçimde üretmek.

Proforma Fatura Word Şablonunda Hangi Bölümler Olur?

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya fiyatı, miktarı ve koşulları bildiren bir ön belgedir. Resmî fatura yerine geçmez; ancak alıcının satın alma onayı, ithalatta akreditif ya da ön ödeme işlemleri gibi durumlarda referans olarak kullanılır. Bu yüzden içeriği, kesilecek faturaya mümkün olduğunca yakın olmalıdır.

İyi hazırlanmış bir Word şablonunda şu bölümler bulunur:

• Başlık alanı: Belgenin en üstünde açıkça "PROFORMA FATURA" ifadesi. Bu ibare belgenin resmî fatura olmadığını ilk bakışta gösterir.
• Satıcı bilgileri: Ticaret unvanı, adres, vergi dairesi ve vergi numarası, telefon ve e-posta, varsa logo.
• Alıcı bilgileri: Alıcının unvanı veya adı soyadı, adresi, vergi dairesi ve numarası ya da T.C. kimlik numarası.
• Belge bilgileri: Proforma numarası, düzenleme tarihi ve geçerlilik tarihi.
• Kalem tablosu: Sıra numarası, mal veya hizmet açıklaması, miktar, birim, birim fiyat ve satır tutarı.
• Toplamlar: Ara toplam, varsa iskonto, KDV matrahı, hesaplanan KDV ve genel toplam.
• Koşullar: Ödeme şekli ve vadesi, teslim süresi ve yeri, dış ticarette teslim şekli, para birimi.
• Banka bilgileri: Ön ödeme bekleniyorsa IBAN ve hesap sahibi bilgisi.
• Onay alanı: Kaşe ve imza yeri, gerekirse alıcının onay imzası için ayrı bir kutu.

Örnek şablon iskeleti

Aşağıdaki tablo, Word'de kuracağınız kalem tablosunun nasıl görünebileceğini gösterir. Köşeli parantezli alanlar her proformada sizin dolduracağınız yerlerdir:

KDV oranı mal veya hizmetin türüne göre değişir. Hangi oranın uygulanacağından emin değilseniz mali müşavirinize danışmanızı ya da Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarını incelemenizi öneririz.

Word'de Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır? Adım Adım

Aşağıdaki adımlar Microsoft Word'ün güncel masaüstü sürümlerine göre anlatılmıştır. Menü adları sürüme göre küçük farklılıklar gösterebilir.

1. Sayfa düzenini ayarlayın

Yeni bir boş belge açın. Düzen sekmesinden kenar boşluklarını daraltmak, tablonun sayfaya rahat sığmasını sağlar. Kâğıt boyutunu A4 olarak bırakın; alıcı belgeyi yazdıracaksa bu en güvenli seçimdir.

2. Üst bilgiyi oluşturun

Ekle sekmesinden Üst Bilgi'yi seçin ve logonuzu, unvanınızı, iletişim bilgilerinizi buraya yerleştirin. Üst bilgiye yazılan içerik her sayfada tekrarlandığından, çok kalemli ve birden fazla sayfaya taşan proformalarda firma bilgisi kaybolmaz. Alt bilgiye de sayfa numarası ekleyebilirsiniz.

3. Satıcı, alıcı ve belge bilgilerini düzenleyin

Belgenin gövdesine iki sütunlu, kenarlıksız bir tablo ekleyin. Sol sütuna alıcı bilgilerini, sağ sütuna proforma numarası, tarih ve geçerlilik tarihini yazın. Kenarlıksız tablo kullanmak, boşluk tuşuyla hizalamaya çalışmaktan çok daha düzgün bir görünüm verir ve metin uzadığında hizalama bozulmaz.

4. Kalem tablosunu ekleyin

Ekle > Tablo yolundan altı sütunlu bir tablo oluşturun: Sıra, Açıklama, Miktar, Birim, Birim Fiyat, Tutar. Başlık satırını seçip Tablo Düzeni (Düzen) sekmesinden "Üst Bilgi Satırlarını Yinele" seçeneğini işaretlerseniz tablo yeni sayfaya geçtiğinde başlıklar tekrar görünür. Sayısal sütunları sağa yaslamak, tutarların okunmasını kolaylaştırır.

5. Tablo formüllerini kurun

Word tablolarında basit hesaplama yapılabilir. İmleci ilgili hücreye koyup Tablo Düzeni > Formül yolunu izleyin:

• Satır tutarı için, miktar ve birim fiyat aynı satırda soldaysa =PRODUCT(LEFT) formülü kullanılabilir. Ancak soldaki sıra numarası da sayı olduğundan çarpıma dahil olur; bu yüzden hücre adresiyle =C2*E2 gibi bir formül yazmak daha güvenlidir. Word'de sütunlar soldan A, B, C diye, satırlar yukarıdan 1, 2, 3 diye adlandırılır.
• Ara toplam için tutar sütununun altındaki hücrede =SUM(ABOVE) kullanabilirsiniz.
• KDV ve genel toplam için yine hücre adresli formüller yazılır, örneğin =F5*oran ya da =F5+F6 biçiminde.

Önemli bir uyarı: Word formülleri Excel gibi kendiliğinden güncellenmez. Bir rakamı değiştirdiğinizde tabloyu seçip F9 tuşuna basarak alanları güncellemeniz gerekir. Bunu unutmak, proformada yanlış toplam gönderilmesinin en yaygın nedenidir.

6. Koşullar ve onay alanını ekleyin

Tablonun altına ödeme, teslim ve geçerlilik koşullarını kısa maddeler hâlinde yazın. En alta kaşe-imza alanı bırakın. Dış ticarette kullanılacak proformalarda menşe ülke, ambalaj bilgisi, brüt ve net ağırlık gibi alanlar da istenebilir; alıcınızın ya da bankanızın talep ettiği bilgileri önceden sormak yeniden düzenleme ihtiyacını azaltır.

7. Şablon olarak kaydedin

Dosya > Farklı Kaydet menüsünden dosya türü olarak "Word Şablonu (.dotx)" seçin. Şablondan açılan her belge yeni bir dosya olarak başlar; böylece ana şablonun üzerine yanlışlıkla kayıt yapmazsınız. Daha ileri bir düzen isterseniz Geliştirici sekmesindeki içerik denetimleriyle (metin kutusu, tarih seçici, açılır liste) doldurulacak alanları sabitleyebilirsiniz.

Word, Excel ve Ön Muhasebe Yazılımı Karşılaştırması

Word, görsel düzen açısından esnektir ama hesaplama ve kayıt tutma tarafında sınırlıdır. Çok kalemli ve sık değişen fiyatlarla çalışıyorsanız Excel daha rahat olabilir; bunun için proforma fatura örneği Excel rehberimizdeki formüllere bakabilirsiniz. Düzenli teklif veren işletmeler için ise ön muhasebe yazılımı farklı bir ihtiyaca cevap verir.

Ayda birkaç proforma hazırlayan bir işletme için Word şablonu çoğu zaman yeterlidir. Proforma sayısı arttıkça numaraların karışması, eski fiyatlı şablonun kullanılması ve onaylanan teklifin faturaya elle aktarılması gibi sorunlar belirginleşir.

Word Şablonunu PDF'e Çevirme ve Alıcıya Gönderme

Proformayı alıcıya Word dosyası olarak göndermek yerine PDF olarak göndermek genellikle daha doğru bir tercihtir. Bunun birkaç nedeni vardır:

• PDF, alıcının bilgisayarında farklı yazı tipi veya sürüm nedeniyle bozulmaz.
• Belge içeriğinin kolayca değiştirilmesini zorlaştırır.
• Bankalar ve dış ticaret işlemlerinde çoğunlukla PDF ya da imzalı taranmış kopya istenir.

Word'de PDF almak için Dosya > Farklı Kaydet yolunu izleyip dosya türü olarak PDF'i seçmeniz yeterlidir. Göndermeden önce formül alanlarını F9 ile güncellediğinizden emin olun; PDF, kaydedildiği andaki değerleri sabitler.

Dosya adında proforma numarasını ve alıcı adını kullanmak (örneğin "PRF-[numara]-[alıcı]") hem sizin hem alıcının arşivinde aramayı kolaylaştırır. İmzalı nüsha gerekiyorsa çıktıyı kaşeleyip imzaladıktan sonra tarayarak gönderebilirsiniz.

Proforma Fatura E-Arşiv ile Kesilir mi?

"E-arşiv proforma fatura nasıl kesilir" sorusu sık sorulur; ancak bu noktada bir kavram karışıklığı vardır. E-Arşiv Fatura ve e-Fatura, vergi mevzuatı kapsamındaki resmî fatura türleridir ve düzenlendiklerinde satış belgelenmiş olur. Proforma ise satıştan önce verilen bilgilendirici bir belgedir; resmî fatura niteliği taşımaz.

Bu nedenle proformayı e-arşiv fatura olarak düzenlemek doğru bir uygulama değildir. Pratikte süreç şöyle işler:

1. Alıcıya Word, Excel ya da yazılım üzerinden hazırlanan bir proforma gönderilir.
2. Alıcı fiyat ve koşulları onaylar, gerekiyorsa ön ödeme yapar.
3. Mal teslim edildiğinde veya hizmet tamamlandığında resmî fatura, alıcının durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir.

Resmî faturanın hangi türde düzenleneceği, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına bağlıdır. Elektronik belgelerinizi tek yerden yönetmek isterseniz faturalar ve e-Fatura sayfamızda LEHTAR Finans'ın bu adımı nasıl ele aldığını görebilirsiniz. Kendi mükellefiyet durumunuzla ilgili kesin bilgi için mali müşavirinizden destek almanız yerinde olur.

Word'de Proforma Hazırlarken Sık Yapılan Hatalar

Word şablonları pratik olsa da bazı hatalar sık tekrarlanır:

• "Proforma" ibaresini unutmak: Başlığı yalnız "Fatura" olarak bırakmak, belgenin resmî fatura sanılmasına yol açabilir.
• Formülleri güncellememek: Miktar veya fiyat değiştiği hâlde F9'a basılmadığında toplamlar eski kalır.
• Eski şablonu kopyalamak: Önceki proformanın üzerine yazmak; eski tarih, eski alıcı adı ya da eski fiyatın belgede kalmasına neden olur. Bu yüzden her seferinde .dotx şablondan yeni belge açın.
• Numara çakışması: Elle verilen proforma numaraları kolayca tekrarlanır. Basit bir numara listesi tutmak ya da numarayı tarih ve sıra ile birleştirmek işinizi kolaylaştırır.
• Geçerlilik süresi yazmamak: Fiyatların ne kadar süre geçerli olduğu belirtilmezse, aylar sonra eski fiyatla sipariş gelebilir.
• Para birimini belirtmemek: Özellikle dövizli işlemlerde para biriminin ve gerekiyorsa kur esasının açıkça yazılması gerekir.
• KDV dahil mi hariç mi belirsizliği: Birim fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğu açıkça yazılmalıdır.

Proformadan Resmî Faturaya Geçiş: Word'ün Sınırı Burada Başlar

Word şablonunun asıl zayıf noktası, proforma onaylandıktan sonraki adımdır. Onaylanan proformadaki kalemler resmî faturaya genellikle elle yeniden yazılır. Bu sırada miktar, açıklama ya da fiyatta küçük bir fark oluşabilir ve alıcının onayladığı belgeyle kesilen fatura birbirini tutmayabilir.

LEHTAR Finans'ta proforma niteliğindeki ön belgeleri teklifler modülümüzden hazırlarsınız. Müşteri bilgisi cari kayıttan gelir, kalemler ürün ve hizmet listesinden seçilir; teklif onaylandığında aynı kalemlerle faturaya dönüştürürsünüz. Böylece verdiğiniz fiyat ile faturaladığınız tutar arasında yeniden yazmaktan kaynaklanan fark oluşmaz. Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı ve resmî defter işlemleri ise mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.

Hangi paketin ihtiyacınıza uygun olduğunu ve güncel ücretleri öğrenmek isterseniz paketler ve fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz: LEHTAR Finans fiyatlar.

Sonuç

Word'de proforma fatura hazırlamak; doğru bölümleri içeren bir şablon kurmak, formülleri güncellemeyi unutmamak ve belgeyi PDF olarak göndermekle oldukça kolaydır. Proformanın resmî fatura olmadığını, satış gerçekleştiğinde e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gerektiğini akılda tutmak önemlidir. Teklif sayınız arttığında ve proformaları faturaya hatasız aktarmak istediğinizde LEHTAR Finans teklifler modülü ile bu adımları tek panelden izleyebilirsiniz.