Proforma fatura, satış henüz gerçekleşmeden önce satıcının alıcıya mal ya da hizmetin cinsini, miktarını, fiyatını ve teslim-ödeme koşullarını bildirdiği ön belgedir. Görünüş olarak faturaya benzer, ancak vergi mevzuatı açısından fatura niteliği taşımaz; deftere gelir ya da gider olarak işlenmez ve KDV indirimine konu olmaz. Kısacası proforma fatura bir "satış taahhüdü ve fiyat bildirimi", kesin fatura ise gerçekleşmiş satışın belgesidir.
Bu yazıda proforma faturanın ne işe yaradığını, hangi durumlarda istendiğini, içinde hangi bilgilerin bulunması gerektiğini, Excel, Word ya da PDF formatında örnek bir proformayı nasıl kurgulayabileceğinizi ve sık sorulan "e-Arşiv proforma fatura nasıl kesilir" sorusunun doğru cevabını bulacaksınız.
Proforma fatura nedir? Temel tanım
"Pro forma" ifadesi Latince kökenlidir ve kabaca "biçim gereği" ya da "şekil için" anlamına gelir. Ticari hayatta bu ifade, gerçek işlemden önce düzenlenen ve işlemin nasıl olacağını gösteren belge için kullanılır. Proforma fatura da tam olarak budur: satıcı, "bu ürünleri bu fiyattan, bu koşullarla size satmaya hazırım" der ve bunu fatura düzenine benzer bir formatta yazılı hâle getirir.
Proforma faturaya Türkçede zaman zaman ön fatura, taslak fatura ya da fiyat teklif faturası da denir. Dış ticarette İngilizce karşılığı olan "proforma invoice" ifadesi yaygındır. Hangi adla anılırsa anılsın, belgenin ortak özelliği şudur: Mal teslim edilmemiş ya da hizmet ifa edilmemiştir, dolayısıyla vergiyi doğuran olay henüz gerçekleşmemiştir.
Proforma fatura alıcının da işine yarar. Alıcı bu belgeyle:
- Satın alma kararını şirket içinde onaya sunar,
- Bankadan kredi, akreditif ya da döviz transferi talep eder,
- İthalat için gereken izin veya belge işlemlerinde fiyatı gösterir,
- Farklı tedarikçilerin koşullarını karşılaştırır.
Proforma faturanın hukuki niteliği: Fatura yerine geçer mi?
En çok karıştırılan nokta budur. Proforma fatura, Vergi Usul Kanunu kapsamında tanımlanan fatura gibi bir belge değildir. Bu nedenle genel olarak şu sonuçları doğurur:
- Deftere kaydedilmez. Proforma, gelir ya da gider kaydı için belge olarak kullanılmaz; kayıt, kesin fatura düzenlendiğinde yapılır.
- KDV beyanına girmez. Proformada KDV tutarı bilgi amaçlı gösterilebilir, ancak bu tutar hesaplanan ya da indirilecek KDV olarak beyan edilmez.
- Satışı belgelemez. Malı teslim ettiğinizde ya da hizmeti tamamladığınızda, mevzuatın öngördüğü sürede kesin faturayı düzenlemeniz gerekir. Proforma bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.
- Bağlayıcılığı sözleşmeye benzer. Proforma, taraflar arasında ticari bir teklif ve kabul ilişkisinin kanıtı olabilir. Alıcının proformayı imzalayıp onaylaması, uygulamada sipariş teyidi gibi değerlendirilebilir; ancak bu konudaki hukuki sonuçlar sözleşmenin içeriğine ve somut duruma göre değişir.
Fatura düzenleme süresi, belge türleri ve kayıt zamanlaması gibi konularda güncel ve kesin bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarına başvurmanızı, kendi işletmenize özgü durumlar için mali müşavirinizden destek almanızı öneririz.
Proforma fatura ne zaman ve neden kullanılır?
Proforma fatura her satışta gerekmez. Yurt içinde küçük, peşin ve anlık satışlarda çoğu zaman doğrudan kesin fatura düzenlenir. Proformanın asıl işlevini gösterdiği durumlar şunlardır:
Dış ticaret ve ihracat
İhracatta alıcı firma, malı sipariş etmeden önce proforma ister. Bu belgede malın tanımı, birim fiyatı, para birimi, teslim şekli (Incoterms kısaltmalarıyla, ör. EXW, FOB, CIF), ödeme yöntemi ve tahmini sevk zamanı yer alır. Alıcı, kendi ülkesindeki ithalat işlemlerini ve ödeme planlamasını bu belgeye göre yapar. Gümrük ve dış ticaret işlemlerine ilişkin resmî bilgiler için Ticaret Bakanlığı kaynaklarını inceleyebilirsiniz.
Akreditif ve banka işlemleri
Akreditifli ödemelerde bankalar, akreditif açılışı için çoğunlukla proforma faturayı esas alır. Bu yüzden proformadaki bilgilerin sonradan düzenlenecek ticari fatura ve sevk belgeleriyle tutarlı olması kritik önem taşır. Proformada yazan mal tanımı ile kesin faturadaki tanım arasındaki farklılıklar, banka tarafında belge uyuşmazlığına yol açabilir.
Peşin ödeme ve avans talepleri
Özel üretim, ithal ürün ya da yüksek tutarlı siparişlerde satıcı işe başlamadan önce ödeme veya avans ister. Alıcının ödeme talimatı verebilmesi için bir belgeye ihtiyacı olur; proforma bu boşluğu doldurur. Ödeme alındığında bunun kayıt ve belgeleme biçimi (avans mı, satış mı) mali müşavirinizle değerlendirilmesi gereken bir konudur.
Kurumsal satın alma ve ihale süreçleri
Birçok kurum ve büyük şirket, satın alma onayı için tedarikçiden proforma ister. Satın alma birimi bu belgeyi bütçe onayına sunar, onaydan sonra sipariş verilir.
Numune ve bedelsiz gönderiler
Yurt dışına numune gönderirken malın gümrükte değerlendirilebilmesi için değerini gösteren bir belge gerekebilir. Bu tür durumlarda da proforma ya da benzeri ticari belgeler kullanılır; uygulanacak kuralları gönderi öncesinde resmî kaynaklardan ya da gümrük müşavirinizden teyit etmeniz gerekir.
Proforma fatura, teklif ve kesin fatura arasındaki farklar
Proforma fatura, fiyat teklifi ile kesin fatura arasında bir yerde durur. Üçünü yan yana koyunca farklar netleşir:
| Özellik | Fiyat teklifi | Proforma fatura | Kesin (ticari) fatura |
|---|---|---|---|
| Düzenlenme zamanı | Pazarlık ve ilk temas aşaması | Sipariş öncesi ya da sipariş teyidinde | Teslim veya hizmet ifası sonrası |
| Biçim | Serbest, çoğu zaman sade | Faturaya benzer, ayrıntılı | Mevzuattaki zorunlu bilgileri içerir |
| Vergisel geçerlilik | Yok | Yok | Var |
| Deftere kayıt | Yapılmaz | Yapılmaz | Yapılır |
| KDV beyanı | Girmez | Girmez | Girer |
| Banka ve gümrük kullanımı | Genellikle kabul edilmez | Akreditif, ödeme ve ön işlemlerde kullanılır | Sevkiyat ve gümrük işlemlerinin esas belgesi |
| Değiştirilebilirlik | Kolayca güncellenir | Taraflar anlaşarak revize edebilir | Düzeltme ve iptal mevzuata bağlıdır |
Pratikte birçok işletme süreci şöyle yürütür: Önce teklif verilir, alıcı kabul ettiğinde aynı kalemlerle proforma hazırlanır, ödeme ve sevkiyat tamamlandığında kesin fatura düzenlenir. Kalemlerin her aşamada yeniden yazılmaması hata riskini önemli ölçüde azaltır.
Proforma faturada hangi bilgiler yer almalı?
Proforma fatura için mevzuatta tek tip zorunlu bir şablon bulunmaz; ancak belgenin işlevini yerine getirebilmesi için aşağıdaki bilgilerin yer alması iyi bir uygulamadır:
- Belge başlığı: Belgenin üst kısmında açıkça "PROFORMA FATURA" ya da "PROFORMA INVOICE" yazmalıdır. Bu ibare, belgenin kesin fatura sanılmasını önler.
- Proforma numarası ve tarihi: Kendi iç numaralandırma sisteminizi kullanın; kesin fatura seri-sıra numaralarıyla karıştırmayın.
- Satıcı bilgileri: Ticari unvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarası, iletişim bilgileri.
- Alıcı bilgileri: Alıcının unvanı, adresi, vergi numarası ya da yurt dışı alıcılar için ilgili kimlik ve kayıt bilgileri.
- Mal veya hizmet kalemleri: Açık tanım, miktar, birim, birim fiyat ve satır toplamı. İhracatta gerekiyorsa GTİP (gümrük tarife istatistik pozisyonu) bilgisi.
- Para birimi: Özellikle döviz cinsinden satışlarda para birimini açıkça belirtin.
- Vergiler: Yurt içi satışlarda alıcının toplam maliyeti görmesi için KDV bilgi amaçlı gösterilebilir. İhracatta uygulanacak vergisel durum için mali müşavirinizin görüşünü alın.
- Teslim koşulları: Teslim yeri, teslim şekli (Incoterms) ve tahmini teslim ya da sevk tarihi.
- Ödeme koşulları: Peşin, avans oranı, vadeli, akreditif gibi yöntem ve banka hesap bilgileri.
- Geçerlilik süresi: Fiyatların hangi tarihe kadar geçerli olduğu. Kur ve hammadde fiyatlarının değiştiği dönemlerde bu bilgi sizi korur.
- Ambalaj, ağırlık ve hacim bilgileri: Dış ticarette taşıma ve gümrük planlaması için faydalıdır.
- İmza ve kaşe: Belgeyi kimin düzenlediğini gösterir; alıcıdan da onay imzası istenebilir.
Proforma fatura örneği: Temel düzen
Aşağıdaki yapı, kendi şablonunuzu oluştururken referans alabileceğiniz basit bir düzendir. Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurursunuz:
| Alan | Örnek içerik |
|---|---|
| Başlık | PROFORMA FATURA |
| Proforma No / Tarih | [PF-yıl-sıra] / [gg.aa.yyyy] |
| Satıcı | [Unvan, adres, vergi dairesi ve no] |
| Alıcı | [Unvan, adres, vergi no] |
| Kalem | [Ürün/hizmet tanımı] – [Miktar] – [Birim fiyat] – [Tutar] |
| Ara toplam / KDV (bilgi amaçlı) / Genel toplam | [Tutarlar ve para birimi] |
| Teslim koşulu | [Ör. FOB, teslim limanı] |
| Ödeme koşulu | [Ör. sipariş öncesi avans, kalan sevk öncesi] |
| Geçerlilik | [Son geçerlilik tarihi] |
| Not | Bu belge proforma niteliğindedir, fatura yerine geçmez. |
Excel, Word ve PDF ile proforma hazırlamak
"Proforma fatura örneği Excel", "Word" ya da "PDF indir" aramaları oldukça yaygındır. Her formatın kendine göre avantajı vardır:
- Excel: Miktar ve birim fiyattan satır toplamlarını, ara toplamı ve bilgi amaçlı KDV'yi formülle hesaplatabilirsiniz. Formül hücrelerini kilitlemek, yanlışlıkla değiştirilmelerini önler.
- Word: Görsel düzen, logo ve açıklama metinleri için rahattır; ancak hesaplamalar elle yapıldığından toplam hatası riski yüksektir.
- PDF: Alıcıya gönderilecek son hâl için en uygun formattır; belgenin sonradan değiştirilmesini zorlaştırır ve her cihazda aynı görünür.
İnternetten indirilen hazır şablonları kullanırken dikkatli olun: Bazı şablonlarda "fatura" ibaresi proforma ibaresinden daha belirgin olabilir ya da seri-sıra alanları kesin fatura gibi kurgulanmış olabilir. Şablonu kendi bilgilerinize göre uyarlayın ve "proforma" ifadesinin açıkça okunduğundan emin olun.
e-Arşiv proforma fatura nasıl kesilir?
Bu soru sık sorulur, ancak cevabı çoğu zaman beklenenden farklıdır: e-Arşiv fatura, proforma değil kesin faturadır. e-Fatura ya da e-Arşiv fatura olarak düzenlenip onaylanan her belge gerçek bir fatura sayılır ve Gelir İdaresi sistemine raporlanır. Dolayısıyla "e-Arşiv üzerinden proforma kesmek" diye bir işlem, kavramsal olarak doğru değildir.
Uygulamada karışıklığın kaynağı genellikle taslak kavramıdır. Elektronik fatura düzenlenen sistemlerde belge, onaylanıp gönderilmeden önce taslak olarak bekleyebilir. Bu taslak, henüz kesinleşmemiş bir faturadır; ancak alıcıya gönderilecek bir proforma belgesi işlevi görmez. Taslağı onayladığınız anda belge kesin fatura hâline gelir.
Bu nedenle doğru yaklaşım şudur:
- Satış öncesinde alıcıya fiyat ve koşul bildirmek istiyorsanız, proformayı ayrı bir ön belge olarak (şablon, teklif belgesi vb.) hazırlayın.
- Mal teslim edildiğinde ya da hizmet tamamlandığında, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmamasına göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenleyin. Alıcının durumunu nasıl kontrol edeceğinizi e-Fatura mükellef sorgulama rehberimizde anlattık.
- Yanlışlıkla proforma amacıyla bir e-Arşiv fatura düzenlediyseniz, iptal veya düzeltme işlemlerinin kuralları ayrıca değerlendirilmelidir; bu durumda mali müşavirinizle görüşmeniz en sağlıklısıdır.
Proformadan kesin faturaya geçiş: Pratik bir iş akışı
Proforma ile kesin fatura arasındaki uyum, hem müşteri ilişkisi hem de banka ve gümrük işlemleri açısından önemlidir. Sağlıklı bir akış genellikle şu adımlardan oluşur:
- Teklif ya da proforma hazırlanır: Kalemler, fiyatlar ve koşullar netleştirilir.
- Alıcı onay verir: İmzalı proforma, e-posta onayı ya da sipariş formu alınır.
- Ödeme veya avans takibi yapılır: Alınan tutarlar cari hesapta izlenir.
- Teslim veya hizmet ifası gerçekleşir.
- Kesin fatura düzenlenir: Proformadaki kalemler, miktarlar ve fiyatlar esas alınır; değişiklik varsa alıcıyla önceden mutabık kalınır.
- Kayıt ve mutabakat: Fatura, alıcının cari hesabına işlenir ve önceden alınan ödemelerle eşleştirilir.
LEHTAR Finans'ta bu akışın ilk adımını teklifler modülü ile yürütebilirsiniz: Müşterinize kalemleri, fiyatları ve koşulları gösteren teklifi hazırlarsınız, onaylandığında aynı kalemlerle faturaya dönüştürürsünüz. Böylece proforma aşamasında paylaştığınız bilgileri kesin faturada yeniden yazmanız gerekmez. Kesin faturayı ve e-Arşiv ya da e-Fatura gönderimini faturalar ve e-Fatura ekranından yönetir, tahsilatları ve bakiyeleri cari hesaplar üzerinden izlersiniz. Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı ve resmî defter işlemleri mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Paket kapsamlarını ve güncel ücretleri merak ediyorsanız paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Proforma faturada sık yapılan hatalar
Proforma basit bir belge gibi görünse de bazı hatalar ciddi sorunlara yol açabilir:
- "Proforma" ibaresini unutmak: Belge kesin fatura sanılabilir ve alıcı tarafında yanlış kayıt riskine neden olabilir.
- Proformayı deftere işlemek: Gelir ya da gider kaydı yalnızca kesin belgeye dayanmalıdır.
- Geçerlilik süresi yazmamak: Kur ve maliyet değişikliklerinde eski fiyatla satış yapmak zorunda kalabilirsiniz.
- Kesin faturayla tutarsızlık: Özellikle akreditifli işlemlerde mal tanımı, miktar ve fiyattaki farklılıklar banka tarafında sorun yaratabilir.
- Kesin faturayı geciktirmek: Proforma düzenlenmiş olması, teslimden sonra fatura düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
- Belirsiz teslim ve ödeme koşulları: "Teslim" kelimesinin nerede ve kime yapılacağı netleşmezse taşıma maliyeti ve risk paylaşımı tartışma konusu olur.
- Numaralandırmayı karıştırmak: Proforma numaralarını kesin fatura serisiyle aynı düzende vermek, kayıtlarda karışıklığa yol açar.
Sonuç
Proforma fatura, satış öncesinde fiyatı ve koşulları yazılı hâle getiren, alıcının ödeme, banka ve satın alma işlemlerini kolaylaştıran bir ön belgedir; fatura yerine geçmez, deftere işlenmez ve KDV beyanına girmez. Doğru bilgilerle hazırlanmış bir proforma, kesin faturaya geçişi hızlandırır ve hata riskini azaltır. Teklifinizi hazırlayıp onaylandığında aynı kalemlerle faturaya dönüştürmek için LEHTAR Finans teklifler modülünü inceleyebilirsiniz.