Teklif formu örneği, bir ürün veya hizmetin fiyatını, miktarını, koşullarını ve geçerlilik süresini alıcıya yazılı olarak sunan belgenin hazır düzenidir. İyi hazırlanmış bir teklif formunda firma ve müşteri bilgileri, teklif numarası ile tarihi, kalem tablosu, KDV ve genel toplam, ödeme ile teslim koşulları ve onay bölümü bulunur. Aşağıda doldurulabilir bir örnek, her bölümün ne işe yaradığı, sektöre göre farklar ve sık yapılan hatalar yer alıyor.
Teklif formu nedir, ne işe yarar?
Teklif formu; günlük dilde fiyat teklifi, teklif mektubu, satış teklifi ya da İngilizce karşılığıyla quotation olarak da anılan, satıcının alıcıya sunduğu yazılı öneridir. Belge, iki taraf henüz anlaşmadan önce düzenlenir ve bir alışverişin hangi kapsamda, hangi bedelle ve hangi koşullarla yapılabileceğini gösterir.
Teklif formunun temel işlevleri şunlardır:
- Netlik sağlamak: Sözlü konuşmalarda unutulan miktar, teslim süresi veya ödeme vadesi gibi ayrıntılar yazıya geçer.
- Karşılaştırmayı kolaylaştırmak: Alıcı, farklı tedarikçilerden gelen teklifleri aynı başlıklar üzerinden kıyaslayabilir.
- Pazarlığa zemin oluşturmak: Revizyonlar belli bir belge üzerinden yürüdüğü için hangi kalemin neden değiştiği izlenebilir.
- Kayıt tutmak: Onaylanan teklif, sonradan sipariş, irsaliye ve faturanın dayanağı olur.
Teklif formu bir vergi belgesi değildir; satışın kendisini belgelemez ve faturanın yerini tutmaz. Hukuki açıdan ise teklifin bağlayıcılığı; içeriğine, geçerlilik süresine, tarafların yazışmalarına ve kabul biçimine göre değişebilir. Türk Borçlar Kanunu'ndaki öneri (icap) ve kabul kavramları bu konuyla ilgilidir; ancak kendi teklifinizin hangi durumda sizi bağladığı sorusu için bir hukukçudan destek almanız yerinde olur.
Teklif formu örneğinde bulunması gereken bölümler
Teklif formunun kanunla belirlenmiş tek bir şablonu yoktur. Yine de uygulamada kabul gören ve alıcının aradığı bilgileri eksiksiz veren bir yapı vardır.
Başlık ve firma bilgileri
Belgenin en üstünde ticari unvanınız, logonuz, adresiniz, telefon ve e-posta bilgileriniz yer alır. Kurumsal müşterilere gönderilen tekliflerde vergi dairesi ve vergi numarasını da eklemek, alıcının satın alma birimindeki tedarikçi kaydını hızlandırır. Belge başlığı açıkça Fiyat Teklifi veya Teklif Formu olarak yazılmalıdır; fatura sanılabilecek başlıklardan kaçının.
Teklif numarası, tarih ve geçerlilik süresi
Her teklife benzersiz bir numara verin. Numara, yazışmalarda ve revizyonlarda hangi belgeden söz edildiğini netleştirir. Teklif tarihi ile birlikte geçerlilik süresini de yazın; örneğin teklif tarihinden itibaren belli sayıda gün veya belirli bir tarihe kadar. Fiyatların hızlı değiştiği dönemlerde bu alan, sizi eski fiyattan satış yapma riskine karşı korur.
Müşteri bilgileri
Müşterinin unvanı, ilgili kişi adı, adresi ve iletişim bilgileri bu bölüme girer. Teklif onaylandığında fatura kesilecekse vergi dairesi ve vergi numarasını da baştan almak, sonraki adımda bilgi eksikliği yaşanmasını önler.
Kalem tablosu
Teklifin kalbi ürün ve hizmet satırlarıdır. Her satırda sıra numarası, açıklama, miktar, birim (adet, kg, metre, saat, ay), birim fiyat, varsa iskonto, KDV oranı ve satır tutarı bulunur. Açıklama alanı ne kadar somutsa itiraz ihtimali o kadar azalır: marka, model, ölçü, kapsam ve hariç tutulan işler gibi.
Toplamlar ve vergi gösterimi
Kalem tablosunun altında ara toplam, genel iskonto, KDV matrahı, hesaplanan KDV ve genel toplam yer alır. Fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğunu açıkça yazmak, en sık yaşanan anlaşmazlıklardan birini baştan çözer. Para birimini de belirtin.
Ticari koşullar
Ödeme şekli ve vadesi, teslim süresi ve yeri, nakliye ile kurulumun kime ait olduğu, garanti kapsamı ve varsa ön ödeme şartı bu bölümde toplanır.
Onay bölümü
Teklifin sonunda hazırlayan kişinin adı ve imzası ile müşterinin onay için kullanacağı ad, tarih, kaşe ve imza alanı bulunur. E-posta ile yürüyen süreçlerde onayın yazılı olarak alınması da aynı işlevi görür.
Doldurulabilir teklif formu örneği
Aşağıdaki şablonu kendi bilgilerinizle doldurabilirsiniz. Köşeli parantez içindeki alanlar size ait verilerle değiştirilmelidir.
FİYAT TEKLİFİ
- Teklif No: [TKL-0001]
- Teklif Tarihi: [GG.AA.YYYY]
- Geçerlilik: [Teklif tarihinden itibaren ... gün]
- Para Birimi: [TL / döviz cinsi]
Teklifi Veren: [Ticari unvan], [Adres], [Telefon], [E-posta], [Vergi dairesi / Vergi no]
Teklif Sunulan: [Müşteri unvanı], [İlgili kişi], [Adres], [Vergi dairesi / Vergi no]
Konu: [Teklifin kısa tanımı, örneğin ofis mobilyası tedariki ve kurulumu]
| Sıra | Açıklama | Miktar | Birim | Birim Fiyat | İskonto | KDV Oranı | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Ürün/hizmet, marka, model] | [ ] | [Adet] | [ ] | [%] | [%] | [ ] |
| 2 | [Kurulum hizmeti] | [ ] | [Saat] | [ ] | [%] | [%] | [ ] |
| 3 | [Nakliye] | [ ] | [Sefer] | [ ] | [%] | [%] | [ ] |
- Ara Toplam: [ ]
- Genel İskonto: [ ]
- KDV Matrahı: [ ]
- Hesaplanan KDV: [ ]
- Genel Toplam: [ ]
Koşullar: Ödeme: [Peşin / ... gün vadeli / sipariş anında ön ödeme]. Teslim: [Sipariş onayından itibaren ... iş günü, teslim yeri]. Garanti: [Kapsam ve süre]. Hariç olanlar: [Teklife dahil olmayan işler].
Hazırlayan: [Ad Soyad, Unvan, İmza] — Müşteri Onayı: [Ad Soyad, Tarih, Kaşe/İmza]
Hesaplama sırası nasıl olmalı?
Satır tutarı, miktar ile birim fiyatın çarpımından satır iskontosunun düşülmesiyle bulunur. Ara toplamdan genel iskonto düşüldükten sonra kalan tutar KDV matrahını oluşturur; KDV bu matrah üzerinden, her satırın kendi oranıyla hesaplanır. Farklı KDV oranlarına tabi kalemler varsa toplamlar bölümünde KDV'yi oran bazında ayrı satırlarda göstermek, alıcının kontrolünü kolaylaştırır. Hangi kaleme hangi oranın uygulanacağından emin değilseniz mali müşavirinize danışın.
Sektöre göre teklif formu türleri
Aynı temel yapı her sektörde kullanılır; ancak bazı alanlar işin niteliğine göre öne çıkar.
| Teklif türü | Öne çıkan alanlar | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Ürün satış teklifi | Marka, model, stok durumu, teslim süresi | Stokta olmayan ürün için tedarik süresini ayrıca yazın |
| Hizmet ve danışmanlık teklifi | Kapsam, saat veya proje bazlı ücretlendirme, teslim edilecek çıktılar | Kapsam dışı işleri açıkça listeleyin |
| İnşaat ve tadilat teklifi | Metraj, malzeme ve işçilik ayrımı, iş programı | Keşif tarihine ve ölçü varsayımlarına atıf yapın |
| Yazılım ve abonelik teklifi | Dönem, kullanıcı veya lisans sayısı, yenileme koşulları | Otomatik yenileme ve fesih koşullarını belirtin |
| İhracat teklifi | Teslim şekli, döviz cinsi, ambalaj, menşe | Çoğu durumda proforma fatura ile desteklenir |
| Kamu ihalesi teklifi | Standart teklif mektubu, birim fiyat cetveli | İdarenin yayımladığı form kullanılır |
Kamu ihalelerinde teklif, serbest biçimde hazırlanan bir formla değil; ihale dokümanında yer alan standart formlarla verilir. Güncel düzenlemeler ve standart formlar için Kamu İhale Kurumu'nun resmî sitesine (kik.gov.tr) başvurabilirsiniz.
Teklif, proforma fatura, sipariş formu ve fatura farkı
Bu belgeler sıklıkla birbirine karıştırılır. Her biri satış sürecinin farklı bir aşamasına aittir.
| Belge | Kim düzenler? | Ne zaman? | Vergi belgesi mi? |
|---|---|---|---|
| Teklif formu | Satıcı | Anlaşmadan önce | Hayır |
| Proforma fatura | Satıcı | Anlaşma aşamasında, çoğunlukla ön ödeme veya ithalat işlemleri için | Hayır |
| Sipariş formu | Alıcı | Teklif kabul edildiğinde | Hayır |
| Fatura | Satıcı | Mal teslimi veya hizmet ifasıyla | Evet |
Teklif ile proforma fatura arasındaki fark, özellikle dış ticarette önem kazanır. Proforma faturanın nasıl hazırlandığını ve hangi durumlarda kullanıldığını proforma fatura örneği rehberimizde ayrıntılı bulabilirsiniz. Teklif onaylandıktan sonra düzenlenecek faturada hangi bilgilerin zorunlu olduğunu merak ediyorsanız fatura bilgileri yazımız yol gösterir.
Teklif formu hazırlarken sık yapılan hatalar
Teklifler çoğu zaman aceleyle hazırlanır ve küçük bir eksik, sonradan büyük bir anlaşmazlığa dönüşebilir. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:
- Geçerlilik süresini yazmamak: Aylar sonra gelen bir onayla eski fiyattan satış yapmak zorunda kalabilirsiniz.
- KDV durumunu belirsiz bırakmak: Fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğu yazılmazsa alıcı genellikle lehine olan yorumu esas alır.
- Genel açıklamalar kullanmak: Mobilya veya web sitesi gibi geniş ifadeler, beklenti farkı yaratır. Ölçü, adet, sayfa sayısı, revizyon hakkı gibi ayrıntıları yazın.
- Hariç tutulanları belirtmemek: Nakliye, kurulum, yazılım lisansı veya harç gibi kalemlerin teklife dahil olup olmadığı belirtilmeli.
- Revizyonları aynı numarayla göndermek: Müşterinin elinde aynı numaralı farklı fiyatlı iki belge olması karışıklık yaratır.
- Para birimini ve kur esasını yazmamak: Döviz cinsinden tekliflerde hangi tarihteki hangi kurun esas alınacağı belirsiz kalmamalı. Döviz cinsinden sözleşme ve ödemelere ilişkin mevzuat sınırlamaları da olabileceğinden bu konuda mali müşavirinize danışmanız önerilir.
- Hesap hataları: Elle doldurulan tablolarda satır toplamı ile genel toplam arasında tutarsızlık sık görülür.
- Müşteri bilgisini eksik almak: Teklif onaylandığında fatura için vergi bilgileri yeniden istenir ve süreç gecikir.
Word, Excel ya da ön muhasebe yazılımı: Hangisiyle hazırlanmalı?
Teklif formunu hazırlamanın üç yaygın yolu vardır. Hangisinin uygun olduğu, ayda kaç teklif hazırladığınıza ve tekliflerin sonrasında ne olduğunu ne kadar izlemek istediğinize bağlıdır.
| Yöntem | Güçlü yanı | Sınırı |
|---|---|---|
| Word şablonu | Görsel düzen esnek, kolay başlanır | Hesaplamalar elle yapılır, numaralandırma ve takip zor |
| Excel şablonu | Formüllerle otomatik toplam ve KDV | Dosya sayısı arttıkça sürüm karmaşası, müşteri geçmişi dağınık |
| Ön muhasebe yazılımı | Ürün ve müşteri kartlarından otomatik doldurma, durum takibi, faturaya dönüşüm | Başlangıçta ürün ve müşteri tanımı yapmak gerekir |
Az sayıda teklif hazırlayan bir işletme için Excel şablonu başlangıçta yeterli olabilir. Teklif sayısı arttığında ise asıl sorun belgeyi hazırlamak değil; hangi teklifin onaylandığını, hangisinin süresinin dolduğunu ve hangisinin faturaya dönüştüğünü izlemek olur.
LEHTAR Finans'ın teklifler modülünde teklifinizi kayıtlı ürün ve müşteri bilgilerinden hazırlar, müşteriniz onayladığında aynı kalemlerle faturaya dönüştürürsünüz. Böylece fiyatlar, iskontolar ve KDV oranları ikinci kez yazılmaz; müşteriye ait teklif ve faturalar da cari hesaplar üzerinde birlikte görünür. Kayıtları siz girersiniz; yazılım düzeni ve hesaplamayı kolaylaştırır.
Hangi paketin ihtiyacınıza uyduğunu görmek için paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Teklif gönderildikten sonra: Takip, revizyon ve faturaya geçiş
Teklifin gönderilmesi sürecin yalnızca ortasıdır. Düzenli bir takip, hem satış kaybını azaltır hem de muhasebe kayıtlarının doğru başlamasını sağlar.
Durumlara göre izleme
Her teklife bir durum atamak, tablonun tamamını tek bakışta okunur kılar: taslak, gönderildi, revize edildi, onaylandı, reddedildi, süresi doldu. Geçerlilik süresi yaklaşan teklifler için müşteriyi aramak, çoğu zaman karar sürecini hızlandırır.
Revizyon numaralandırması
Müşteri fiyat veya kapsamda değişiklik istediğinde yeni bir belge düzenleyin ve numarayı revizyon ekiyle güncelleyin; örneğin TKL-0001-R1, TKL-0001-R2. Eski sürümü silmeyin; pazarlık geçmişi ileride bir anlaşmazlıkta önemli bir kayıt olabilir.
Onaydan faturaya
Onaylanan teklif, işin türüne göre sipariş, sevk irsaliyesi ve fatura ile devam eder. Fatura kesilirken teklifteki kalemler, miktarlar ve iskontolar esas alınır; fatura ise teklif değil, mal teslimi veya hizmetin yapıldığı tarih esas alınarak düzenlenir. Kısmi teslimatlarda teklifin ne kadarının faturalandığını izlemek, alacak takibini netleştirir.
Reddedilen tekliflerden öğrenmek
Reddedilen tekliflerin nedenini kısaca not etmek (fiyat, teslim süresi, kapsam) bir süre sonra fiyatlama ve teklif dili hakkında değerli bir fikir verir. Bu notları teklif kaydının yanında tutmak, aynı müşteriye sonraki teklifte daha isabetli olmanıza yardımcı olur.
Sonuç
İyi bir teklif formu; kimin, kime, neyi, hangi bedel ve koşulla, ne zamana kadar önerdiğini tartışmaya yer bırakmadan gösterir. Yukarıdaki şablonu temel alıp KDV gösterimi, geçerlilik süresi ve hariç tutulan kalemler konusunda net olduğunuzda hem müşterinizin karar vermesini kolaylaştırır hem de sonraki faturalama adımını sağlam bir zemine oturtursunuz. Tekliflerinizi tek panelden hazırlamak, izlemek ve onaylananları faturaya dönüştürmek için LEHTAR Finans teklifler modülüne göz atabilirsiniz.