"Bi fatura" araması genellikle iki ihtiyaçtan biriyle yapılır: belirli bir çevrim içi fatura hizmetinin giriş sayfasına ulaşmak ya da hızlıca "bir fatura kesmenin" pratik bir yolunu bulmak. Aradığınız belirli bir markanın paneliyse en güvenli yol, o hizmetin resmî adresini sözleşmenizden veya önceki e-postalarınızdan kontrol etmektir. Genel olarak çevrim içi fatura düzenlemek istiyorsanız bu yazı; e-Fatura ile e-Arşiv farkını, tevkifatlı faturayı, fatura sorgulamayı ve doğru programı seçerken nelere bakmanız gerektiğini adım adım anlatır.
Bu yazı herhangi bir üçüncü taraf markanın resmî sayfası değildir; LEHTAR Finans blogunda hazırlanmış, genel bilgi amaçlı bir rehberdir.
"Bi Fatura" Araması Ne Anlama Gelir?
Arama motorlarına yazılan kısa ifadeler çoğu zaman bir marka adı, günlük konuşma dilindeki bir kısaltma ya da ikisinin karışımıdır. "Bi fatura" da böyle bir ifadedir. Bazı kullanıcılar bir fatura yazılımının adını hatırlamaya çalışırken bu ifadeyi yazar, bazıları ise "bir fatura kesmem lazım, nasıl yaparım?" sorusunun kısaltmasını kullanır.
Hangi niyetle arama yaptığınızı netleştirmek, doğru sonuca ulaşmanın ilk adımıdır:
- Belirli bir panele giriş yapmak istiyorsanız: Abonelik sözleşmenizdeki, hoş geldiniz e-postanızdaki veya tarayıcınızın yer imlerindeki adresi kullanın. Arama sonucunda çıkan reklam ya da benzer isimli sayfalara kullanıcı adı ve şifre girmeden önce alan adını dikkatle okuyun.
- Hızlıca fatura kesmek istiyorsanız: Önce hangi belge türünü düzenlemeniz gerektiğini belirleyin (e-Fatura mı, e-Arşiv mi, kâğıt fatura mı). Bu, kullanacağınız aracı da belirler.
- Size kesilen bir faturayı kontrol etmek istiyorsanız: Faturanın türüne göre sorgulama ve görüntüleme yöntemleri farklıdır; aşağıdaki ilgili bölümde bu yolları bulabilirsiniz.
Güvenli giriş için kısa kontrol listesi
Fatura panelleri ticari bilgilerinizi, müşteri listenizi ve mali kayıtlarınızı barındırır. Bu nedenle sahte giriş sayfalarına karşı dikkatli olmak gerekir. Adres çubuğunda doğru alan adının yazdığından, bağlantının güvenli (https) olduğundan ve size e-postayla gelen bağlantıların gerçekten hizmet sağlayıcınızdan geldiğinden emin olun. Mümkünse iki adımlı doğrulama gibi ek koruma seçeneklerini açın.
Çevrim İçi Fatura Türleri: Hangisini Düzenlemelisiniz?
Türkiye'de fatura artık büyük ölçüde elektronik ortamda düzenleniyor. Ancak "elektronik fatura" tek bir belge değildir; alıcının durumuna ve işlemin niteliğine göre farklı belge türleri kullanılır. Aşağıdaki tablo temel farkları özetler:
| Belge türü | Kime düzenlenir? | İletim biçimi | Tipik kullanım |
|---|---|---|---|
| e-Fatura | e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara | Sistem üzerinden alıcının posta kutusuna | Kayıtlı firmalar arası satışlar |
| e-Arşiv Fatura | e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara (bireyler dahil) | E-posta, SMS veya basılı çıktı | Son tüketiciye ve kayıtsız işletmelere satışlar |
| e-İrsaliye | Malın sevk edildiği alıcıya | Elektronik ortamda | Mal sevkiyatı |
| e-Serbest Meslek Makbuzu | Serbest meslek hizmeti alan kişi veya kuruma | Elektronik ortamda | Avukat, mali müşavir, danışman gibi serbest meslek erbabı |
| Kâğıt fatura | Elektronik belge zorunluluğu bulunmayan durumlarda | Basılı belge | Elektronik sisteme dahil olmayan mükellefler |
Hangi belgeyi düzenleyeceğinizi belirlerken kilit soru şudur: Alıcınız e-Fatura sistemine kayıtlı mı? Kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse (ve siz e-Arşiv kapsamındaysanız) e-Arşiv Fatura düzenlenir. Alıcının kayıtlı olup olmadığını öğrenmek için e-Fatura mükellef sorgulama rehberimizde anlatılan adımları izleyebilirsiniz.
e-Arşiv faturanın e-Faturadan farklarını, düzenleme ve görüntüleme yöntemlerini daha ayrıntılı öğrenmek isterseniz e-Arşiv fatura nedir yazımız bu konuya odaklanır.
Kimlerin e-Fatura veya e-Arşiv kapsamına girmek zorunda olduğu, ciro eşikleri ve sektörel zorunluluklar zaman zaman güncellenir. Kesin ve güncel bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını takip etmeniz veya mali müşavirinize danışmanız en sağlıklı yoldur.
Bir Faturada Bulunması Gereken Temel Bilgiler
Hangi araçla düzenlerseniz düzenleyin, faturanın içeriği belli kurallara tabidir. Elektronik belgelerde bu alanların büyük bölümü yazılım tarafından zorunlu alan olarak istenir, ancak bilgilerin doğruluğu düzenleyenin sorumluluğundadır. Genel olarak bir faturada şu bilgiler yer alır:
- Faturayı düzenleyenin unvanı veya adı soyadı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Alıcının unvanı veya adı soyadı, adresi ve vergi ya da T.C. kimlik numarası
- Düzenleme tarihi ve belge numarası
- Satılan mal veya hizmetin cinsi, miktarı ve birim fiyatı
- Mal veya hizmetin toplam bedeli, uygulanan KDV oranı ve hesaplanan KDV
- Elektronik belgelerde benzersiz belge kimliği (ETTN)
- Varsa iskonto, tevkifat veya istisna bilgisi
Yanlış vergi numarası, eksik adres ya da hatalı KDV oranı gibi hatalar sonradan düzeltme belgesi gerektirebilir. Bu nedenle müşteri bilgilerini bir kez doğru kaydedip sonraki faturalarda aynı kartı kullanmak, hem zamandan tasarruf ettirir hem de hata riskini azaltır.
Proforma fatura ile gerçek fatura aynı şey mi?
Hayır. Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya sunulan bir ön teklif niteliğindedir ve vergisel açıdan fatura yerine geçmez. Satış kesinleştiğinde mutlaka gerçek fatura (e-Fatura, e-Arşiv ya da kâğıt) düzenlenir. Birçok fatura programı teklif veya proforma belgesini onay sonrası aynı kalemlerle faturaya dönüştürmeye izin verir; bu da çift veri girişini ortadan kaldırır.
Tevkifatlı Fatura Nedir, Nasıl Hesaplanır?
Fatura kesmek isteyenlerin sık karşılaştığı kavramlardan biri de tevkifattır. Tevkifatlı faturada, hesaplanan KDV'nin tamamı satıcı tarafından beyan edilmez; belirlenen bir kısmını alıcı "sorumlu sıfatıyla" beyan edip öder. Satıcı, KDV'nin kalan kısmını faturada tahsil eder.
Hesaplama mantığı genel olarak şöyledir:
- Mal veya hizmet bedeli üzerinden KDV hesaplanır (matrah × KDV oranı).
- Hesaplanan KDV, işlem türüne göre belirlenmiş tevkifat oranıyla çarpılır. Çıkan tutar, alıcının beyan edeceği tevkif edilen KDV'dir.
- Hesaplanan KDV'den tevkif edilen KDV çıkarılır; kalan kısım satıcıya ödenir ve satıcı tarafından beyan edilir.
- Alıcının satıcıya ödediği toplam: matrah + (hesaplanan KDV − tevkif edilen KDV).
Tevkifat oranları; yapım işleri, temizlik, güvenlik, danışmanlık, işgücü temini gibi işlem türlerine göre farklılık gösterir ve mevzuatla belirlenir. Hangi işlemin tevkifata tabi olduğu ve hangi oranın uygulanacağı gibi konularda kesin bilgi için Gelir İdaresi'nin güncel düzenlemelerine bakmanız ya da mali müşavirinizden destek almanız gerekir. Fatura programı bu hesaplamayı sizin seçtiğiniz oranla otomatik yapar; ancak doğru tevkifat türünü seçmek düzenleyenin sorumluluğundadır.
Fatura Sorgulama ve Görüntüleme Yöntemleri
"Bi fatura" araması yapanların bir kısmı, kendisine kesilen bir faturayı kontrol etmek ister. Belge türüne göre yöntemler değişir:
- e-Fatura: Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge doğrudan kendi gelen kutusuna düşer. Kullandığı fatura programı veya entegratör paneli üzerinden belgeyi görüntüleyebilir, ticari senaryodaki faturalarda kabul ya da ret yanıtı verebilir.
- e-Arşiv Fatura: Alıcıya genellikle e-posta ile PDF veya bağlantı olarak iletilir. Belgedeki ETTN veya karekod ile doğrulama yapılabilir.
- XML dosyası: Elektronik faturanın asıl hukuki biçimi XML'dir. Elinizde yalnızca XML dosyası varsa bir e-fatura görüntüleyici aracıyla okunabilir hâle getirebilirsiniz.
Belgenin gerçekten düzenlenip düzenlenmediğini veya iptal edilip edilmediğini kontrol etmek, özellikle gider kaydı yapmadan önce önemlidir. Sahte ya da hatalı belgeler hem ödeme hem de vergi açısından sorun yaratabilir.
Gelen faturaları kayıt altına almak
Tedarikçilerinizden gelen e-Faturaları yalnızca görüntülemek yetmez; bunları gider olarak kaydetmek, ödeme durumunu izlemek ve dönem sonunda indirilecek KDV hesabına yansıtmak gerekir. Gelen belgeleri doğrudan gider kaydına aktarabilen bir ön muhasebe yazılımı, manuel veri girişini ve gözden kaçan faturaları azaltır.
Online Fatura Programı Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Belirli bir markayı aramak yerine ihtiyacınıza uygun aracı seçmek istiyorsanız şu ölçütleri değerlendirebilirsiniz:
- e-Belge kapsamı: Program e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerini destekliyor mu? Belgeler GİB özel entegratörü üzerinden mi iletiliyor?
- Cari hesap takibi: Kestiğiniz faturalar müşteri bakiyelerine otomatik yansıyor mu? Ekstre alabiliyor musunuz?
- Gelen faturalar: Tedarikçi faturalarını görüntüleyip yanıtlayabiliyor ve gider kaydına aktarabiliyor musunuz?
- Tekrarlayan faturalar: Kira, abonelik veya bakım gibi düzenli kestiğiniz faturaları şablon olarak tanımlayabiliyor musunuz?
- Raporlama: KDV özeti, gelir-gider raporu ve alacak yaşlandırması gibi raporlar sunuluyor mu?
- Mali müşavir erişimi: Muhasebecinize kayıtları değiştirmeden görebileceği salt okunur erişim verebiliyor musunuz?
- Güvenlik: Yetkilendirme, yedekleme ve veri saklama önlemleri açıkça anlatılıyor mu?
- Fiyatlandırma şeffaflığı: Paket içerikleri, belge kontörleri ve ek ücretler önceden açıkça görülebiliyor mu?
Bu ölçütler bir bütün olarak değerlendirildiğinde "en ucuz" ya da "en çok özellikli" program yerine iş akışınıza en uygun programı seçmek kolaylaşır. Küçük bir işletme için önemli olan, fatura kesmenin yanında cari, kasa-banka ve raporlamanın aynı yerde birbirine bağlı çalışmasıdır.
LEHTAR Finans ile Fatura Süreci Nasıl İşler?
LEHTAR Finans bulut tabanlı bir ön muhasebe yazılımıdır. Satış faturalarınızı düzenleyebilir, faturalar ve e-Fatura modülümüz üzerinden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinizi panelden gönderebilirsiniz. Elektronik belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir; e-İrsaliye ve e-SMM gibi diğer belge türleri için e-Dönüşüm sayfamızdan kapsamı inceleyebilirsiniz.
Tipik bir akış şu şekilde ilerler:
- İşletme bilgilerinizi ve müşteri-tedarikçi kartlarınızı tanımlarsınız.
- Ürün ve hizmetlerinizi KDV oranlarıyla birlikte kaydedersiniz.
- Faturayı düzenlerken alıcıyı seçersiniz; belge türünü ve gerekiyorsa tevkifat bilgisini belirlersiniz.
- Belgeyi gönderdiğinizde tutar ilgili cari hesaba yansır; tahsilatı kasa veya banka hesabına kaydedersiniz.
- Dönem sonunda KDV raporu ve gelir-gider özetini panelden görür, mali müşavirinize salt okunur erişimle iletebilirsiniz.
Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı, tasdik ve denetim işlemleri ise yetkili meslek mensubunun sorumluluğundadır. LEHTAR Finans, bu süreçte kayıtlarınızın düzenli ve erişilebilir olmasına yardımcı olan bir araçtır.
Paket içerikleri ve maliyet konusunda güncel bilgiye ulaşmak için paketler ve fiyatlar sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Sonuç
"Bi fatura" araması, ister belirli bir panele giriş ister pratik bir fatura çözümü arayışı olsun, doğru adres kontrolü ve doğru belge türü seçimiyle başlar. Alıcınızın e-Fatura durumunu kontrol etmek, tevkifat gibi özel durumlarda mali müşavirinize danışmak ve fatura, cari ve raporlamayı bir arada sunan bir araç kullanmak işinizi kolaylaştırır. Satış faturalarınızı tek panelden düzenlemek için faturalar ve e-Fatura hizmetimizi inceleyebilirsiniz.