E-fatura kontör fiyatları, özel entegratör üzerinden gönderdiğiniz ya da aldığınız elektronik belgeler için kullanılan birimin (kontörün) maliyetidir. Bu fiyatların tek bir resmî tarifesi yoktur. Maliyeti; entegratörün fiyat politikası, aldığınız paketin büyüklüğü, belge türü ve pakete eklenen hizmetler birlikte belirler. Bu yazıda rakam listelemek yerine kontörün nasıl işlediğini, hangi kalemlerin toplam maliyete eklendiğini ve teklifleri nasıl karşılaştıracağınızı adım adım ele alıyoruz.
E-fatura kontörü nedir?
Kontör, elektronik belge hizmetlerinde kullanım miktarını ölçen bir birimdir. Özel entegratörler belgelerinizi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine ve alıcıya iletir, ayrıca saklama gibi teknik işleri yürütür. Bu hizmetin bedeli çoğu zaman belge adedine bağlanır. Her belge gönderildiğinde ya da işlendiğinde hesabınızdaki kontör bakiyesinden bir veya birden fazla birim düşer.
Kontör sistemi, cep telefonundaki ön ödemeli kullanıma benzer. Önce bir paket alırsınız, kullandıkça bakiye azalır, bakiye bitince yeni paket alırsınız. Bazı sağlayıcılar kontör kavramını hiç kullanmaz. Bu sağlayıcılar belge kotasını aylık veya yıllık aboneliğin içine yerleştirir ya da sabit bir hizmet bedeli uygular. Bu nedenle e-fatura kontör fiyatları araştırılırken yalnızca birim fiyata değil, fiyatlandırma modelinin tamamına bakmak gerekir.
Entegratörün tanımı ve seçim kriterleri hakkında temel bilgiye ihtiyacınız varsa e-fatura entegratör rehberimiz iyi bir başlangıçtır. Bu yazı ise doğrudan kontör maliyetinin nasıl oluştuğuna odaklanıyor.
Hangi belgeler kontör düşer?
Hangi işlemin kontör tükettiği entegratörden entegratöre değişir. Sözleşmede genellikle şu kalemler tanımlanır:
- Giden e-Fatura: Kayıtlı kullanıcılara gönderilen faturalar. Neredeyse her modelde kontör düşer.
- e-Arşiv Fatura: e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen faturalar. Bazı sağlayıcılar bunu e-Faturadan farklı fiyatlandırır.
- e-İrsaliye: Sevk irsaliyeleri. Çoğu zaman ayrı bir paket ya da ayrı birim fiyatla sunulur.
- e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM): Serbest meslek erbabı için ayrı bir belge türüdür ve ayrı fiyatlanabilir.
- Gelen belgeler: Bazı entegratörler tedarikçiden gelen e-faturaları da kontörden düşer, bazıları ücretsiz tutar.
- Uygulama yanıtları: Ticari faturalardaki kabul ve ret yanıtları bazı modellerde ayrıca sayılır.
Belgenin boyutu da önemli olabilir. Bazı sağlayıcılar belirli bir dosya boyutunu aşan ya da çok sayıda ek içeren belgeleri birden fazla kontör olarak sayar. Teklif alırken bu sınırın olup olmadığını mutlaka sorun.
E-fatura kontör fiyatlarını belirleyen etkenler
Aynı sayıda belge gönderen iki işletme, farklı sağlayıcılarda birbirinden çok farklı tutarlar ödeyebilir. Bunun başlıca nedenleri şunlardır:
- Paket büyüklüğü: Kontör fiyatları genellikle kademelidir. Büyük paketlerde birim maliyet düşer. Yine de ihtiyacınızın çok üstünde paket almak, kullanılmayan kontör riskini artırır.
- Belge türü: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM için ayrı birim fiyatlar uygulanabilir.
- Kontör geçerlilik süresi: Bazı paketler belirli bir süre sonunda geçersiz olur, bazılarında kalan bakiye sonraki döneme devreder. Birim fiyatı düşük ama süresi kısa bir paket, sonunda daha pahalıya gelebilir.
- Yıllık hizmet veya lisans bedeli: Kontörün yanında yıllık bir kullanım bedeli alınıp alınmadığı toplam maliyeti doğrudan değiştirir.
- Saklama hizmeti: Elektronik belgelerin mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanması gerekir. Saklamanın pakete dahil olup olmadığı ve sözleşme bittikten sonra nasıl sürdürüleceği önemlidir.
- Entegrasyon ihtiyacı: Kendi ERP sisteminizi ya da yazılımınızı entegratöre API ile bağlamak istiyorsanız ek bir entegrasyon bedeli çıkabilir.
- Destek ve hizmet düzeyi: Telefon desteği, öncelikli destek ya da kurulum yardımı bazı sağlayıcılarda ayrı ücretlendirilir.
Fiyatlandırma modelleri: Hangisi size uygun?
Piyasada farklı modeller bir arada bulunur. Aşağıdaki tablo, bu modellerin nasıl işlediğini ve kimler için uygun olabileceğini özetliyor:
| Model | Nasıl işler? | Kimler için uygun olabilir? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Ön ödemeli kontör paketi | Belirli sayıda kontör peşin alınır, kullandıkça düşer | Belge hacmi öngörülebilen işletmeler | Geçerlilik süresi, devretme koşulu |
| Kullandıkça öde | Ay sonunda kullanılan belge sayısı kadar ödenir | Hacmi dalgalı, mevsimsel çalışan işletmeler | Birim fiyat, asgari aylık bedel |
| Abonelik içinde belge kotası | Aylık veya yıllık abonelikte belirli bir belge adedi dahildir | Yazılımla birlikte hizmet almak isteyenler | Kota aşımında uygulanan fiyat |
| Sabit veya sınırsız paket | Belge adedinden bağımsız bir bedel ödenir | Yüksek hacimli işletmeler | Adil kullanım sınırı, ek koşullar |
| Yazılım ve entegratör birlikte | Ön muhasebe yazılımı ve e-belge iletimi tek pakette sunulur | Faturayı, cariyi ve raporları tek yerden yönetmek isteyenler | Hangi belge türlerinin dahil olduğu |
Model seçerken en sık yapılan hata, yalnızca birim kontör fiyatına bakmaktır. Belge hacminiz düşükse yıllık hizmet bedeli toplam maliyetin büyük kısmını oluşturabilir. Hacminiz yüksekse birim fiyat ve kota aşım koşulları daha belirleyici hâle gelir.
Kontör dışında ödenebilecek kalemler
E-fatura entegrasyon fiyatları değerlendirilirken teklifte görünmeyen ya da küçük puntoyla geçen kalemler sonradan sürpriz yaratabilir. Teklif alırken şu başlıkları tek tek netleştirin:
- Kurulum ve aktivasyon: Hesap açılışı ve mükellefiyet başvurusu sürecinde bir bedel alınıp alınmadığı.
- Mali mühür veya elektronik imza: E-fatura sistemine geçişte genellikle mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika gerekir. Bu sertifikalar entegratörden ayrı olarak ilgili sertifika sağlayıcısından temin edilir ve ayrı bir maliyet kalemidir.
- Yıllık yenileme: İlk yıl indirimli sunulan paketlerin yenileme koşulları.
- Ek kullanıcı veya şube: Birden fazla kullanıcı ya da şube tanımlamanın ek ücret gerektirip gerektirmediği.
- e-Defter ve diğer hizmetler: e-Defter genellikle ayrı bir hizmet olarak fiyatlandırılır. Paket adındaki e-dönüşüm ifadesi her hizmeti kapsamayabilir.
- Veri taşıma ve çıkış: Sağlayıcı değiştirdiğinizde geçmiş belgelerinizi toplu almanın bir bedeli olup olmadığı.
Mali mühür süreci ve e-belge mevzuatıyla ilgili güncel duyurular için Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesini takip etmek en güvenilir yoldur.
Kaç kontöre ihtiyacınız var? Basit bir hesaplama yöntemi
Doğru paketi seçmenin ilk adımı, belge hacminizi gerçekçi biçimde tahmin etmektir. Şu adımları izleyebilirsiniz:
- Geçmişe bakın: Son on iki ayda kestiğiniz fatura sayısını belge türüne göre ayırın. Elektronik belge kullanıyorsanız bu bilgi panelinizde zaten bulunur.
- Alıcı türünü ayırın: Kayıtlı kullanıcılara giden faturalar e-Fatura, diğerleri e-Arşiv olarak düzenlenir. Bu ayrım, farklı fiyatlanan belge türleri için önemlidir.
- İrsaliye ve makbuzu ekleyin: Mal sevkiyatınız varsa e-İrsaliye, serbest meslek faaliyetiniz varsa e-SMM adetlerini ayrıca sayın.
- Gelen belgeleri hesaba katın: Seçtiğiniz model gelen faturalardan kontör düşüyorsa tedarikçi faturalarınızı da ekleyin.
- Güvenlik payı bırakın: İptal edilen, yeniden düzenlenen belgeler ve beklenmedik yoğunluklar için toplama bir pay ekleyin.
Örnek bir hesap şöyle kurulabilir: Ayda ortalama 40 e-Fatura, 60 e-Arşiv fatura ve 30 e-İrsaliye düzenleyen bir işletmenin aylık giden belge sayısı 130'dur. Yıllık ihtiyaç 1.560 belge eder. Buna küçük bir güvenlik payı eklendiğinde işletme, yaklaşık bu hacmi karşılayan bir paket ya da kotaya bakmalıdır. Gelen faturalar da sayılıyorsa tedarikçi fatura adedi bu toplama eklenir.
Mevsimsel çalışan bir işletmeyseniz yıllık ortalama yanıltıcı olabilir. Yoğun aylarda kota aşımı, sakin aylarda ise kullanılmayan kontör oluşabilir. Bu durumda kullandıkça öde modeli ya da kalan bakiyenin devrettiği paketler daha dengeli bir sonuç verebilir.
Teklifleri karşılaştırırken sorulacak sorular
Farklı sağlayıcılardan aldığınız teklifleri aynı ölçüyle karşılaştırmak için her birine aynı soruları yöneltin:
- Hangi belge türleri kontör düşer, gelen faturalar ve uygulama yanıtları dahil mi?
- Kontörlerin geçerlilik süresi var mı, kalan bakiye bir sonraki yıla devreder mi?
- Kontör dışında yıllık hizmet, lisans ya da saklama bedeli var mı?
- Kota aşıldığında belge gönderimi durur mu, yoksa aşım fiyatı mı uygulanır?
- Teklifte belirtilen tutarlara KDV dahil mi?
- Sözleşme sona erdiğinde geçmiş belgelere erişim ve saklama nasıl sürdürülür?
- Destek hangi kanallardan ve hangi saatlerde verilir?
Bu soruların yanıtlarını yazılı olarak almak, ileride doğabilecek anlaşmazlıkları önler. Toplam maliyeti karşılaştırmak için her teklifi kendi belge hacminize göre yıllık tutara çevirmek, en sağlıklı yöntemdir.
E-fatura programı fiyatları ile entegratör fiyatı arasındaki fark
E-fatura programı fiyatları ile e-fatura entegratör fiyatları sık sık karıştırılır, oysa ikisi farklı hizmetlerdir. Entegratör, belgenin teknik olarak iletilmesini ve saklanmasını sağlar. Program ise belgeyi hazırladığınız, müşteri ve ürün bilgilerinizi yönettiğiniz, gelir-giderinizi izlediğiniz arayüzdür.
Bazı işletmeler yalnızca entegratörün kendi portalını kullanır. Bu durumda fatura kesilebilir, ancak cari takip, stok ve raporlama için ayrı bir araca ihtiyaç duyulur. Bazı işletmeler ise faturayı bir ön muhasebe yazılımında hazırlar ve belge yazılım üzerinden entegratöre iletilir. Böylece kesilen fatura cari hesaba, gelir kaydına ve KDV özetine aynı anda yansır.
LEHTAR Finans bu ikinci modelde çalışan bir ön muhasebe yazılımıdır. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerinizi e-dönüşüm modülümüz üzerinden kendiniz düzenler ve gönderirsiniz. Belgeler GİB özel entegratörü aracılığıyla iletilir. Kayıtları siz girersiniz; dönem beyanı ve resmî defter işlemleri mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Hangi paketin hangi belge türlerini ve kullanım koşullarını kapsadığını paketler ve fiyatlar sayfamızda inceleyebilirsiniz.
E-fatura maliyetini kontrol altında tutmanın yolları
Kontör fiyatı sabit olsa bile, tüketilen kontör sayısını azaltarak toplam maliyeti düşürebilirsiniz. Şu uygulamalar bu konuda işe yarar:
- Hatalı belgeyi önleyin: İptal edilen ya da yeniden düzenlenen her belge çoğu modelde ek kontör demektir. Alıcı bilgilerini, vergi numarasını ve tutarları göndermeden önce kontrol edin.
- Alıcının mükellefiyetini doğrulayın: Faturanın e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı, alıcının sisteme kayıtlı olup olmamasına bağlıdır. Yanlış türde belge düzenlemek yeniden işlem gerektirir. Bunun için e-fatura mükellef sorgulama rehberimize göz atabilirsiniz.
- Düzenli faturaları şablona bağlayın: Kira, abonelik ya da bakım sözleşmesi gibi her ay kestiğiniz faturaları tekrarlayan faturalar özelliğiyle bir kez tanımlamak, elle giriş hatalarını azaltır.
- Belge eklerini sade tutun: Büyük dosya ekleri bazı modellerde fazladan kontör sayılabilir. Gerekmeyen ekleri belgeye eklemeyin.
- Kullanımı düzenli izleyin: Aylık belge sayınızı takip etmek, paket yenilemede gerçek ihtiyacınıza göre karar vermenizi sağlar.
Mükellefiyet koşulları ve geçiş yükümlülükleri işletmeden işletmeye değişebilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinizden destek almanız, hem doğru belge türünü seçmenize hem de gereksiz maliyetten kaçınmanıza yardımcı olur.
Sonuç
E-fatura kontör fiyatları tek başına bir rakamdan ibaret değildir. Belge türü, paket büyüklüğü, geçerlilik süresi ve kontör dışındaki hizmet bedelleri birlikte toplam maliyeti oluşturur. Önce yıllık belge hacminizi çıkarın, ardından teklifleri aynı sorularla ve yıllık toplam tutar üzerinden karşılaştırın. Faturalarınızı, carilerinizi ve elektronik belgelerinizi tek panelden yönetmek istiyorsanız e-dönüşüm modülümüzü inceleyebilirsiniz.