E-fatura programı fiyatları; aylık ya da yıllık abonelik, gönderilen belge sayısı (kontör), mali mühür veya e-imza gideri, arşivleme ve gerekirse entegrasyon ücretinden oluşan bir toplamdır. Bu yüzden iki firmanın ilan ettiği tutarı yan yana koymak çoğu zaman yanıltıcıdır. Doğru karşılaştırma için önce hangi kalemlerin pakete dahil olduğunu, sonra kendi belge hacminizi bilmeniz gerekir.
Bu yazıda fiyatı oluşturan kalemleri, yaygın fiyatlandırma modellerini, e-arşiv ile e-fatura arasındaki maliyet farkını ve teklif isterken sormanız gereken soruları ele alıyoruz. Amaç size bir rakam vermek değil, size gelen her teklifi kendi başınıza değerlendirebilmenizi sağlamak.
E-fatura programı fiyatları neden tek bir rakamla açıklanamaz?
E-fatura gönderebilmek için iki katman gerekir: faturayı düzenlediğiniz bir yazılım ve belgeyi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine ileten bir altyapı. Bazı firmalar bu iki katmanı tek pakette sunar, bazıları yalnızca birini satar. Bir firma yalnızca entegratör hizmetini fiyatlarken bir başkası fatura düzenleme, cari takip ve raporlamayı da aynı ücrete katabilir.
Üstelik ihtiyaçlar işletmeye göre çok farklıdır. Ayda birkaç fatura kesen bir serbest meslek erbabı ile her gün onlarca sevkiyat yapan bir toptancının maliyet yapısı aynı olmaz. Fiyatı belirleyen başlıca etkenler şunlardır:
- Belge hacmi: Ayda ya da yılda kaç e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye veya e-SMM düzenlediğiniz.
- Belge türleri: Yalnızca e-fatura mı, yoksa e-arşiv, e-irsaliye ve e-serbest meslek makbuzu da mı gerekiyor.
- Kullanıcı sayısı: Panele kaç kişinin gireceği ve farklı yetki seviyelerine ihtiyaç olup olmadığı.
- Ek modüller: Stok, cari hesap, teklif, raporlama gibi ön muhasebe işlevlerinin pakete dahil olup olmadığı.
- Entegrasyon: Mevcut bir ERP, e-ticaret sitesi veya pazaryeri ile bağlantı kurulup kurulmayacağı.
- Destek düzeyi: Telefon, e-posta veya canlı destek gibi seçeneklerin hangisinin pakette yer aldığı.
Fiyatı oluşturan temel maliyet kalemleri
Bir teklifi incelerken toplam rakamı değil, bu rakamın hangi kalemlerden oluştuğunu görmeye çalışın. Aşağıdaki kalemler çoğu teklifte bir biçimde yer alır.
Kontör ya da belge paketi
Kontör, sistem üzerinden gönderilen her belge için harcanan birimdir. "E-fatura kontör fiyatları" araması bu kalemi anlatır. Genellikle belirli sayıda belgeyi kapsayan paketler halinde satılır; paket büyüdükçe belge başına düşen maliyet çoğunlukla azalır. Dikkat edilmesi gereken noktalar: kontörün belirli bir sürede kullanılmazsa yanıp yanmadığı, gelen faturaların da kontör tüketip tüketmediği ve e-arşiv ile e-faturanın aynı kontör havuzundan düşülüp düşülmediğidir.
Yazılım lisansı veya abonelik
Fatura düzenleme ekranı, müşteri ve ürün kayıtları, raporlar gibi işlevlerin kullanım hakkıdır. Bulut tabanlı programlarda bu genellikle aylık ya da yıllık abonelik şeklindedir. Masaüstü (kurulumlu) yazılımlarda ise tek seferlik lisans ve ardından yıllık güncelleme bedeli görülebilir.
Mali mühür veya e-imza
Tüzel kişiler (şirketler) belgeleri mali mühürle, gerçek kişi tacirler ve serbest meslek erbabı ise genellikle nitelikli elektronik sertifikayla (e-imza) imzalar. Ancak özel entegratör yöntemini kullanan işletmelerde belgeyi çoğu zaman entegratör kendi mali mührüyle imzalar; bu durumda başvuru aşamasında e-imza ya da mali mühür yine gerekebilir, fakat günlük kullanımda cihaz takmanız gerekmeyebilir. Bu kalemin tutarı yazılım firmasından değil, sertifikayı veren kurumdan gelir. Teklifte bu masrafın dahil olup olmadığını mutlaka sorun.
Arşivleme ve saklama
Elektronik belgelerin yasal saklama süresi boyunca erişilebilir durumda tutulması gerekir. Bazı firmalar arşivlemeyi paket ücretine katar, bazıları ayrı ücretlendirir ya da belirli bir süreden sonra ek bedel ister. Saklama yükümlülüğünün ayrıntıları için GİB'in resmî duyurularını ve mali müşavirinizin görüşünü esas alın.
Kurulum ve entegrasyon
"E-fatura entegrasyon fiyatları" aramasıyla kastedilen genellikle budur: mevcut bir yazılımın (ERP, e-ticaret altyapısı, pazaryeri paneli) entegratörle bağlanması. Hazır bağlantısı bulunan sistemlerde maliyet düşük olabilirken özel geliştirme gerektiren durumlarda ayrı bir proje bedeli çıkabilir. Hazır panelden fatura kesecek küçük işletmelerin çoğunun böyle bir entegrasyona ihtiyacı olmaz.
Yaygın fiyatlandırma modelleri ve karşılaştırma
Piyasada birkaç farklı model bir arada bulunur. Hangisinin sizin için uygun olduğu, belge hacminizin ne kadar düzenli olduğuna bağlıdır.
| Model | Nasıl işler? | Kimler için uygun? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Kontör / belge paketi | Belirli sayıda belge için önceden ödeme yapılır | Hacmi az ya da dönemsel olan işletmeler | Kullanılmayan kontörün süresi, gelen belgelerin sayılıp sayılmadığı |
| Sabit abonelik | Aylık veya yıllık sabit ücret, belirli bir belge limiti dahil | Düzenli ve öngörülebilir hacmi olanlar | Limit aşıldığında uygulanan ek ücret |
| Kullanıcı bazlı | Panele giren kişi sayısına göre ücret | Birden fazla çalışanı fatura kesen ekipler | Muhasebeci veya salt okunur kullanıcıların da sayılıp sayılmadığı |
| Modül bazlı | Temel paket + ihtiyaç duyulan modüller | Stok, e-irsaliye gibi ek ihtiyaçları olanlar | Zamanla eklenen modüllerin toplam maliyeti |
| Proje / entegrasyon | Özel bağlantı veya geliştirme için ayrı bedel | ERP veya yoğun e-ticaret altyapısı olan firmalar | Bakım ve güncelleme bedelinin ayrıca istenip istenmediği |
Birçok firma bu modelleri karıştırır; örneğin sabit bir abonelik içinde belirli sayıda kontör verip fazlasını ayrıca satar. Bu nedenle tek bir modelin her zaman daha ucuz olduğunu söylemek mümkün değildir. Kendi geçmiş belge sayınızı çıkarıp her teklifi bu sayıyla hesaplamak en sağlıklı yöntemdir.
E-arşiv fatura programı fiyatları e-faturadan farklı mı?
E-fatura, iki e-fatura kullanıcısı arasında GİB sistemi üzerinden iletilen belgedir. E-arşiv fatura ise alıcısı e-fatura kullanıcısı olmayan kişi ve kurumlara (son tüketici dahil) düzenlenir. Hangi belgeyi keseceğiniz alıcının durumuna bağlıdır; ayrıntılar için e-fatura mükellefi kimdir yazımıza göz atabilirsiniz.
Fiyatlandırma açısından şu farklar öne çıkar:
- Kontör tüketimi: Bazı firmalar e-arşiv ve e-faturayı aynı birimle sayar, bazıları ayrı paketler sunar.
- Raporlama: E-arşiv faturaların belirli aralıklarla GİB'e raporlanması gerekir. Bu işlemin otomatik yapılıp yapılmadığı ve ek ücret gerektirip gerektirmediği sorulmalıdır.
- Teslim kanalı: E-arşiv faturanın alıcıya e-posta veya kâğıt çıktı ile ulaştırılması gerekir. Toplu e-posta gönderimi bazı paketlerde sınırlı olabilir.
Perakende ağırlıklı çalışan, yani faturalarının büyük kısmı son tüketiciye giden işletmelerde e-arşiv hacmi e-faturadan çok daha yüksek olur. Bu işletmeler teklif isterken özellikle e-arşiv belge başına maliyetini sormalıdır.
Ücretsiz seçenek: GİB portalı ne zaman yeterli?
GİB, belirli koşullarda belgelerin doğrudan kendi portalı üzerinden düzenlenmesine imkân tanır. Bu yöntemde yazılım ücreti ödenmez; ancak portalın sunduğu işlevler ve kimlerin bu yöntemi kullanabileceği zaman içinde değişebilir. Güncel koşulları öğrenmek için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesindeki duyuruları takip edin.
Portal yöntemi şu durumlarda pratik olabilir:
- Ayda çok az sayıda fatura kesiyorsanız,
- Stok, cari hesap ya da tahsilat takibine ihtiyaç duymuyorsanız,
- Her faturayı elle girmek size zaman kaybettirmiyorsa.
Buna karşın portalda müşteri ve ürün kayıtlarını yönetmek, tekrarlayan faturaları otomatikleştirmek, alacak takibi yapmak ya da muhasebeciyle veri paylaşmak sınırlıdır. Belge sayınız arttıkça elle giriş, hata düzeltme ve mutabakat için harcanan zaman, bir programın abonelik bedelinden daha pahalıya gelmeye başlayabilir. Ücretsiz seçeneği değerlendirirken bu zaman maliyetini de hesaba katın.
Gizli maliyetler ve teklif isterken sorulacak sorular
İlan edilen fiyat düşük görünse de sonradan eklenen kalemler toplamı değiştirebilir. Teklif alırken aşağıdaki soruları yazılı olarak sormanız, karşılaştırmayı somutlaştırır:
- Fiyata hangi belge türleri dahil? E-irsaliye ve e-SMM ayrı mı ücretlendiriliyor?
- Paket kaç belge kapsıyor, limit aşılırsa belge başına ne uygulanıyor?
- Kullanılmayan kontörler devrediyor mu, yoksa süre sonunda siliniyor mu?
- Gelen e-faturalar kontör tüketiyor mu?
- Arşivleme ücrete dahil mi, yasal saklama süresi boyunca erişim garanti ediliyor mu?
- Mali mühür veya e-imza masrafı kime ait?
- Kurulum, başvuru veya aktivasyon için ayrı bir bedel var mı?
- Kullanıcı sayısı sınırlı mı, mali müşaviriniz için ek kullanıcı ücreti alınıyor mu?
- Destek hangi kanallardan, hangi saatlerde veriliyor?
- Abonelik sona erdiğinde ya da firma değiştirdiğinizde verilerinizi dışa aktarabiliyor musunuz?
- Fiyatlara KDV dahil mi, yıllık yenilemede artış nasıl belirleniyor?
Son iki soru sıklıkla atlanır, ancak uzun vadede en çok fark yaratanlardır. Veri taşınabilirliği olmayan bir sistemden çıkmak, ilk yıl kazandığınız tasarrufu kolayca silebilir. Entegratör tarafındaki seçim kriterlerini daha ayrıntılı incelemek isterseniz e-fatura entegratör seçimi yazımız bu konuya odaklanıyor.
Toplam maliyeti ön muhasebeyle birlikte düşünmek
E-fatura programı seçerken yalnızca belge gönderimini değil, faturanın öncesini ve sonrasını da düşünmek gerekir. Fatura kesildikten sonra tahsilatın izlenmesi, cari bakiyenin güncellenmesi, KDV özetinin çıkarılması ve verilerin mali müşavire iletilmesi gerekir. Bu işler ayrı araçlarla yürütülüyorsa her biri ayrı bir maliyet ve ayrı bir veri girişi demektir.
Toplam sahip olma maliyetini hesaplarken şunları birlikte değerlendirin:
- Doğrudan maliyet: Abonelik, kontör, mühür ve varsa entegrasyon bedeli.
- Zaman maliyeti: Fatura başına harcanan süre, hata düzeltme ve mutabakat için ayrılan emek.
- Araç sayısı: Fatura, cari, stok ve raporlama için kaç farklı program kullandığınız.
- Muhasebe iletişimi: Belgelerin mali müşavire nasıl aktarıldığı; e-posta ile tek tek göndermek mi, yoksa ortak bir panelden erişim mi.
Örneğin mali müşavirinize salt okunur erişim tanımlayabildiğiniz bir sistemde dönem sonu belge toplama süreci kısalır. Bu tür işlevler fiyat karşılaştırmasında doğrudan görünmez, fakat günlük iş yükünü belirgin biçimde etkiler.
LEHTAR Finans, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerinizi düzenleyip gönderdiğiniz e-dönüşüm modülümüzde fatura, cari, gelir-gider ve raporlamayı aynı panelde toplar; belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Paket içeriklerini ve güncel ücretleri karşılaştırmak için paketler ve fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz. Vergi ve mükellefiyet konularındaki kişisel durumunuz için mali müşavirinizden destek almanızı öneririz.
Sonuç
E-fatura programı fiyatları; belge hacmi, belge türleri, kullanıcı sayısı, mühür, arşivleme ve entegrasyon gibi kalemlerin toplamıdır. En düşük ilan fiyatı her zaman en düşük toplam maliyet anlamına gelmez. Kendi belge sayınızı çıkarın, teklifleri aynı sorularla değerlendirin ve fatura sonrası işlerin de aynı sistemde yürüyüp yürümediğine bakın.
Elektronik belgelerinizi ön muhasebenizle aynı panelden yönetmek istiyorsanız LEHTAR Finans e-dönüşüm modülünü inceleyebilirsiniz.