İhracat e-fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir işletmenin yurt dışındaki alıcıya mal sattığında düzenlediği ve "ihracat" senaryosuyla gönderdiği elektronik faturadır. Bu fatura doğrudan yabancı alıcıya değil, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden Ticaret Bakanlığı'nın gümrük sistemine iletilir ve gümrük beyannamesiyle ilişkilendirilir. Hizmet ihracatı ve mikro ihracat gibi gümrük beyannamesinin farklı işlediği durumlarda ise genellikle e-Arşiv fatura kullanılır.
Aşağıda ihracat e-faturasının nasıl işlediğini, faturada hangi bilgilerin yer alması gerektiğini, e-Arşiv ile ihracat faturası arasındaki farkı ve sık yapılan hataları bulacaksınız. Mevzuat zaman zaman güncellendiği için kendi işleminize özgü vergi ve gümrük sorularında mali müşavirinizden ve gümrük müşavirinizden destek almanızı öneririz.
İhracat e-fatura nedir ve normal e-Faturadan farkı ne?
Yurt içinde iki e-Fatura mükellefi arasında düzenlenen faturada belge, GİB üzerinden doğrudan alıcının e-Fatura posta kutusuna düşer. Yabancı bir alıcının ise Türkiye'deki e-Fatura sisteminde posta kutusu yoktur. Bu nedenle ihracat senaryosunda fatura, alıcı yerine gümrük işlemlerini yürüten Ticaret Bakanlığı sistemine gönderilir.
Bu yapının birkaç sonucu vardır:
- Alıcı alanı farklı doldurulur: Faturada yabancı alıcının adı, adresi ve ülkesi yer alır; ancak elektronik gönderim gümrük sistemine yapılır.
- Gümrükle bağlantı kurulur: Fatura, gümrük beyannamesi açılırken benzersiz fatura numarası (ETTN) üzerinden beyannameyle ilişkilendirilir.
- Ek alanlar zorunludur: Teslim şartı, taşıma şekli, gümrük tarife pozisyonu (GTİP) ve kap bilgisi gibi dış ticarete özgü bilgiler girilir.
- Yabancı alıcıya görüntü gönderilir: Alıcı faturanın elektronik kopyasını sistem üzerinden almadığı için ona genellikle PDF görüntüsü e-postayla ya da malla birlikte iletilir.
Kısacası e fatura ihracat işlemi, klasik ticari faturadan çok gümrük sürecinin bir parçası gibi düşünülmelidir. e-Fatura'nın genel işleyişini henüz bilmiyorsanız önce sistemin temel mantığını kavramak süreci kolaylaştırır.
Kimler ihracat faturasını e-Fatura olarak düzenler?
İhracat senaryosu, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler içindir. e-Fatura sistemine dahil olan bir işletme, gümrük beyannamesine konu mal ihracatında faturasını bu senaryoyla düzenler. Kendinizin ya da alıcınızın e-Fatura kapsamında olup olmadığını netleştirmek için e-Fatura mükellefi kimdir ve zorunluluk nasıl belirlenir yazımıza göz atabilirsiniz.
Kısaca durumlar şöyle ayrılır:
- e-Fatura mükellefiyseniz: Mal ihracatında faturanızı ihracat senaryosuyla, e-Fatura olarak düzenlersiniz.
- e-Fatura mükellefi değilseniz: Bu senaryoyu kullanamazsınız. e-Arşiv uygulamasına kayıtlıysanız e-Arşiv, değilseniz mevzuatın izin verdiği ölçüde kâğıt fatura söz konusu olabilir. Hangi yolun sizin için geçerli olduğunu mali müşavirinizle teyit edin.
- Aracı ihracatçıya satış yapıyorsanız: Bu durumda alıcınız Türkiye'deki ihracatçı firmadır; fatura ihracat senaryosuyla değil, yurt içi e-Fatura (örneğin ihraç kayıtlı satış) olarak düzenlenir.
Güncel kapsam ve zorunluluk koşulları için en doğru kaynak Gelir İdaresi Başkanlığı duyuruları ve ilgili tebliğlerdir.
İhracat e-faturası nasıl işler? Adım adım süreç
İhracat e-faturası, ihracatçı, gümrük müşaviri, entegratör ve kamu sistemleri arasında akan bir süreçtir. Genel akış şu şekildedir:
1. Ticari hazırlık
Sipariş netleşmeden önce alıcıya çoğunlukla proforma fatura gönderilir. Proforma, fiyatı, teslim şartını ve ödeme koşullarını önceden ortaya koyar; ancak resmî bir fatura değildir. Bu ayrımı proforma fatura nedir ve faturadan farkı yazımızda ayrıntılı anlattık.
2. Faturanın ihracat senaryosuyla oluşturulması
Kullandığınız e-Fatura yazılımında senaryo olarak "ihracat" seçilir. Yabancı alıcının bilgileri, mal kalemleri, GTİP, teslim şartı, taşıma şekli ve kap bilgileri girilir. Ürün ve hizmet kartlarınızda bu bilgiler önceden tanımlıysa her faturada yeniden yazmanız gerekmez.
3. Gönderim ve gümrük sistemine iletim
Fatura onaylanıp gönderildiğinde, özel entegratörünüz ya da kullandığınız yöntem üzerinden GİB'e, oradan da Ticaret Bakanlığı sistemine ulaşır. Bu aşamada faturaya bir ETTN atanmış olur.
4. Gümrük beyannamesiyle eşleştirme
Gümrük beyannamesi çoğunlukla gümrük müşaviri tarafından hazırlanır. Müşavir, beyannameyi açarken faturanın ETTN bilgisini kullanarak faturayı beyannameye bağlar. Bu yüzden faturayı gönderdikten sonra ETTN'yi müşavirinizle paylaşmanız gerekir.
5. Durum takibi
Gümrük işlemleri ilerledikçe faturanın durumu güncellenir; beyanname tamamlandığında ilgili bilgiler sistem üzerinden geri bildirilebilir. Yazılımınızda faturanın gönderim ve yanıt durumlarını izlemek, olası bir aksaklığı erkenden fark etmenizi sağlar.
6. Alıcıya görüntü gönderimi ve kayıt
Yabancı alıcıya faturanın PDF görüntüsü iletilir. Ardından satış, ön muhasebe kayıtlarınızda alıcının cari hesabına işlenir ve tahsilat takip edilir.
Sık aranan "ihracat e fatura portalı" konusu için not: GİB'in e-Fatura portalını kullanan mükelleflerle özel entegratör kullananların ekranları ve olanakları farklıdır. Hangi yöntemi kullanıyorsanız, ihracat senaryosunun o yöntemde nasıl sunulduğunu GİB'in e-belge kaynaklarından ya da hizmet sağlayıcınızdan doğrulayın.
İhracat e-fatura örneği: Faturada hangi alanlar yer alır?
Aşağıdaki yapı, bir ihracat e-faturasında genellikle bulunan alanları gösteren açıklayıcı bir şablondur. Gerçek bir faturaya ait değildir; köşeli parantezli kısımlar kendi bilgilerinizle doldurulur.
| Alan | Ne yazılır? |
|---|---|
| Senaryo / profil | İhracat |
| Satıcı | [İşletmenizin unvanı, vergi dairesi, vergi numarası, adresi] |
| Alıcı | [Yabancı firmanın unvanı, açık adresi, ülkesi; varsa yerel vergi numarası] |
| Fatura tarihi ve numarası | Sistemin verdiği numara ve ETTN |
| Mal tanımı | [Malın açık ve beyannameyle uyumlu tanımı] |
| GTİP | [Malın gümrük tarife istatistik pozisyonu] |
| Miktar ve birim | [Adet, kg, metre vb.] |
| Birim fiyat ve tutar | [Anlaşılan döviz cinsinden] |
| Döviz cinsi ve kur | [Döviz türü ve kullanılan kur bilgisi] |
| Teslim şartı | [EXW, FCA, FOB, CFR, CIF, DAP, DDP gibi Incoterms kodu] |
| Gönderim şekli | [Karayolu, denizyolu, havayolu, demiryolu vb.] |
| Kap bilgisi | [Kap cinsi, kap numarası, kap adedi] |
| Vergi bilgisi | İhracata ilişkin KDV istisnası ve istisna gerekçesi |
Bu alanlarda en kritik nokta tutarlılıktır. Faturadaki mal tanımı, GTİP, miktar ve teslim şartı ile gümrük beyannamesindeki bilgiler örtüşmelidir. Hangi kurun kullanılacağı ve istisna kodunun nasıl seçileceği gibi vergisel konularda kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın. Genel fatura alanlarını hatırlamak isterseniz fatura örneği yazımız da yardımcı olur.
Hizmet ihracatı ve mikro ihracatta e-Arşiv fatura
Arama sonuçlarında sıkça karşılaşılan "hizmet ihracatı e arşiv fatura" ve "mikro ihracat e arşiv fatura örneği" konuları, ihracat e-faturasından farklı bir yola işaret eder.
Hizmet ihracatı
Yazılım geliştirme, tasarım, danışmanlık, çeviri gibi hizmetleri yurt dışındaki bir müşteriye verdiğinizde gümrükten geçen fiziksel bir mal yoktur. Bu nedenle gümrük beyannamesine bağlanan ihracat senaryosu genellikle kullanılmaz. Yabancı müşteri Türkiye'deki e-Fatura sistemine kayıtlı olmadığından fatura çoğu zaman e-Arşiv olarak düzenlenir ve alıcıya e-postayla gönderilir. Serbest meslek erbabıysanız, belge türü olarak serbest meslek makbuzu gündeme gelebilir.
Hizmet ihracatında KDV istisnasından yararlanılıp yararlanılamayacağı, hizmetin yurt dışındaki müşteri için yapılması ve yurt dışında faydalanılması gibi koşullara bağlıdır. Bu koşulların sizin işleminiz için sağlanıp sağlanmadığını mutlaka mali müşavirinizle değerlendirin.
Mikro ihracat
Mikro ihracat, e-ticaret yoluyla yurt dışındaki alıcıya küçük gönderiler halinde yapılan satışları ifade eder ve genellikle Elektronik Ticaret Gümrük Beyannamesi (ETGB) ile işler. Bu satışlarda alıcı çoğunlukla bireysel tüketicidir; fatura da yaygın olarak e-Arşiv biçiminde, alıcının yurt dışı adresi ve ülke bilgisiyle düzenlenir. Mikro ihracata ilişkin değer ve ağırlık sınırları gibi koşullar değişebildiğinden güncel bilgiyi Ticaret Bakanlığı kaynaklarından kontrol edin.
e-Arşiv faturanın genel işleyişi, e-Faturadan farkı ve görüntülenmesi için e-Arşiv fatura rehberimize bakabilirsiniz.
İhracatla ilişkili fatura türlerinin karşılaştırması
| Durum | Tipik belge | Faturanın gittiği yer | Gümrükle ilişki |
|---|---|---|---|
| Gümrük beyannameli mal ihracatı (e-Fatura mükellefi) | e-Fatura, ihracat senaryosu | GİB üzerinden gümrük sistemi | ETTN ile beyannameye bağlanır |
| Hizmet ihracatı | Çoğunlukla e-Arşiv fatura veya e-SMM | Yabancı müşteriye e-posta | Gümrük beyannamesi genellikle yok |
| Mikro ihracat (e-ticaret) | Çoğunlukla e-Arşiv fatura | Yabancı alıcıya e-posta | ETGB kapsamında |
| İhraç kayıtlı satış | Yurt içi e-Fatura veya e-Arşiv | Türkiye'deki ihracatçı | İhracatı alıcı firma yapar |
| Yolcu beraberi eşya satışı | Bu işleme özgü e-Fatura senaryosu | Sistem üzerinden ilgili kuruma | Çıkışta onay süreci |
Tablo genel bir yol haritasıdır; sınır durumlarda doğru belge türünü belirlemek için profesyonel destek almanız yerinde olur.
İhracat faturasında sık yapılan hatalar
İhracat sürecinde fatura hataları, gümrükte bekleme ya da sonradan düzeltme ihtiyacı doğurabilir. Sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:
- Yanlış senaryo seçimi: Mal ihracatını yurt içi temel ya da ticari senaryoyla göndermek, faturanın gümrük sistemine ulaşmamasına yol açar.
- Beyannameyle uyumsuz bilgiler: Faturadaki miktar, GTİP ya da mal tanımının beyannameden farklı olması eşleştirmede sorun çıkarır.
- Teslim şartının eksik ya da hatalı girilmesi: Incoterms kodu, navlun ve sigortanın kime ait olduğunu belirler; yanlış kod hem maliyeti hem kayıtları etkiler.
- ETTN'nin müşavire geç iletilmesi: Gümrük müşaviri beyannameyi faturayla bağlayamadığında süreç uzar.
- Kur ve döviz kayıtlarının dağınık tutulması: Döviz cinsinden kesilen faturaların ön muhasebede doğru kurla izlenmemesi, alacak takibini ve dönem raporlarını bozar.
- Gönderilen faturayı sıradan bir fatura gibi iptal etmeye çalışmak: Gümrük sürecine giren bir faturada düzeltme ve iptal adımları yurt içi faturadan farklı işleyebilir. Bir hata fark ettiğinizde önce gümrük müşaviriniz ve mali müşavirinizle birlikte hareket edin.
Bu hataların çoğu, ürün kartlarının ve alıcı bilgilerinin baştan doğru tanımlanmasıyla önlenebilir.
Ön muhasebe yazılımında ihracat faturalarını izlemek
İhracat faturası gönderildikten sonra işin ticari tarafı devam eder: tahsilat, kur farkı, cari bakiye ve KDV dönemine yansıma. Bu nedenle e-belgeyi düzenlediğiniz yerle kayıtlarınızı tuttuğunuz yerin birbirine bağlı olması işinizi kolaylaştırır.
LEHTAR Finans bir ön muhasebe yazılımıdır; kayıtları siz girersiniz, elektronik belgeleriniz GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgeler için e-Dönüşüm hizmetimiz ile belgelerinizi panelden düzenleyip gönderebilir, yurt dışı alıcılarınızı cari hesap olarak takip edebilirsiniz. İhracat faturası düzenlemeye başlamadan önce, kullanacağınız senaryonun panelde ve hesabınızda nasıl yer aldığını kontrol etmeniz iyi olur.
Paket kapsamı ve e-belge kullanımına ilişkin maliyet sorularınız için paketler ve fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz.
İhracat işlemlerinde mali müşavirinizle sürekli iletişimde kalmanız önemlidir. Muhasebeci erişimi özelliğiyle mali müşavirinize salt okunur erişim tanımlayarak ihracat faturalarınızı, cari hareketlerinizi ve raporlarınızı ayrı ayrı dosya göndermeden görmesini sağlayabilirsiniz. Dönem beyanı ve istisna uygulamaları gibi resmî işlemler ise mali müşavirinizin sorumluluğundadır.
Sonuç
İhracat e-faturası, e-Fatura mükelleflerinin mal ihracatında kullandığı ve gümrük beyannamesiyle bağlanan özel bir senaryodur; hizmet ihracatı ve mikro ihracatta ise genellikle e-Arşiv fatura öne çıkar. Doğru senaryoyu seçmek, beyannameyle uyumlu bilgi girmek ve ETTN'yi zamanında paylaşmak sürecin büyük kısmını sorunsuz hale getirir. Elektronik belgelerinizi kayıtlarınızla birlikte tek panelden yönetmek için e-Dönüşüm hizmetimizi inceleyebilirsiniz.