E-fatura entegratör fiyatları tek bir rakamdan oluşmaz. Toplam maliyet belge başına kontör ya da paket ücretinden, kurulum veya aktivasyon bedelinden, saklama hizmetinden, mali mühür giderinden ve varsa yazılım entegrasyonu masrafından oluşur. Bu yüzden iki teklifi ilk göze çarpan fiyatla kıyaslamak yanıltıcı olabilir. Bu yazıda fiyatı belirleyen kalemleri, yaygın fiyatlandırma modellerini ve kendi yıllık maliyetinizi nasıl hesaplayabileceğinizi adım adım ele alıyoruz.
E-fatura entegratör nedir, ödenen ücret neyin karşılığıdır?
Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığından (GİB) izin almış bir kuruluştur. E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye gibi elektronik belgelerin GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaşmasını sağlar, bu belgeleri saklar ve teknik altyapıyı işletir. İşletmeler e-Faturaya genel olarak üç yoldan geçer: GİB'in sunduğu portal yöntemi, özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemiyle doğrudan entegrasyon. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin önemli bir kısmı, kurulum ve bakım yükü nedeniyle özel entegratör yolunu seçer.
Entegratöre ödenen ücret yalnızca bir faturanın gönderilmesinin karşılığı değildir. Bu ücretin içinde genellikle şunlar bulunur:
- Belgenin GİB'e ve alıcıya iletilmesi, yanıtların ve durum bildirimlerinin alınması
- Gönderilen ve alınan belgelerin elektronik ortamda saklanması
- Sistem sürekliliği, güvenlik ve yedekleme altyapısı
- Teknik destek ve mevzuat değişikliklerine uyum güncellemeleri
Özel entegratörün tanımı, seçim kriterleri ve işleyişi için e-fatura entegratör nedir rehberimize göz atabilirsiniz. Bu yazı ise doğrudan fiyat tarafına, yani teklifleri nasıl okuyacağınıza odaklanıyor. GİB'den izinli güncel özel entegratör listesine GİB'in e-Belge sitesinden ulaşabilirsiniz. Listede yer almayan bir kuruluşla doğrudan entegratör sözleşmesi yapmamak temel bir güvenlik önlemidir.
E-fatura entegratör fiyatlarını oluşturan kalemler
Bir entegratör teklifinde, ya da teklifte yazmayıp sonradan karşınıza çıkabilecek kalemler, genellikle şu başlıklarda toplanır:
- Kontör veya belge ücreti: Gönderilen her belge için paketten bir birim düşülür. Kalemlerin en görünür olanıdır.
- Paket veya abonelik bedeli: Belirli bir belge kotası ya da süre için ödenen sabit tutardır.
- Kurulum ve aktivasyon ücreti: Hesabın açılması, başvuru sürecinin tamamlanması ve ilk ayarlar için ayrıca istenebilir.
- Mali mühür veya e-imza: Belgeleri imzalamak için gerekir. Tüzel kişiler için mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi (kamusm.gov.tr) üzerinden temin edilir. Bu gider çoğu zaman entegratör ücretinden ayrıdır.
- Saklama (arşivleme) ücreti: Belgelerin mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanması için ayrı bir bedel alınabilir ya da pakete dahil edilebilir.
- Ek belge türleri: e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu için ayrı kontör ya da ayrı paket gerekebilir.
- Entegrasyon (API) ücreti: Kendi yazılımınızı entegratöre bağlamak istediğinizde ek ücret çıkabilir.
- Ek gönderim hizmetleri: e-Arşiv faturanın alıcıya e-posta ya da kısa mesajla iletilmesi ücretli olabilir.
- Destek ve eğitim: Temel destek çoğunlukla dahildir. Öncelikli destek veya yerinde eğitim ayrıca fiyatlanabilir.
Bu kalemlerin hepsi her teklifte yer almaz. Asıl dikkat etmeniz gereken, teklifte yer almayan bir kalemin gerçekten olmadığı mı, yoksa sonradan mı faturalanacağıdır.
Yaygın fiyatlandırma modelleri ve karşılaştırması
Entegratörler ve e-fatura hizmeti veren yazılımlar farklı modellerle fiyatlandırma yapar. Aşağıdaki tablo bu modellerin genel mantığını özetliyor. Her sağlayıcının koşulları farklı olduğu için tabloyu bir kontrol çerçevesi olarak kullanın.
| Model | Nasıl işler? | Kimler için mantıklı olabilir? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Kontör paketi | Belirli sayıda belge hakkı peşin alınır, her gönderimde düşer | Belge hacmi düzensiz olan işletmeler | Kontörlerin geçerlilik süresi ve devri |
| Yıllık kotalı paket | Bir yıl için belirli belge kotası ve hizmetler birlikte sunulur | Hacmini öngörebilen işletmeler | Kota aşımında birim fiyat ve kullanılmayan hakların durumu |
| Sabit / geniş kotalı paket | Belirli bir üst sınıra kadar ya da kota takibi olmadan sabit bedel | Yüksek ve istikrarlı hacimli işletmeler | "Sınırsız" ifadesinin adil kullanım koşulları |
| Yazılımla birlikte paket | Ön muhasebe veya fatura yazılımı ile e-belge kullanımı aynı abonelikte | Faturayı zaten bir yazılımla kesen işletmeler | E-belge kullanımının pakete ne ölçüde dahil olduğu |
| Aylık kullanım bazlı | Ay sonunda kullanılan belge kadar ödenir | Hacmi mevsimsel dalgalanan işletmeler | Asgari aylık bedel ve fiyat güncelleme koşulları |
Kontör mantığının ayrıntıları, kontör türleri ve kontörü etkileyen değişkenler için e-fatura kontör fiyatları yazımızı okuyabilirsiniz. Burada önemli olan şu: Model seçimi, yıllık maliyeti çoğu zaman birim fiyattan daha fazla etkiler. Ucuz görünen bir kontörün süresi dolup yanıyorsa, belge başına ödediğiniz gerçek bedel beklediğinizden yüksek çıkabilir.
Gelen faturalar ve belge türleri fiyatı nasıl etkiler?
Gelen e-faturalar
Bazı sağlayıcılar yalnızca gönderdiğiniz belgeler için kontör düşer. Bazıları ise tedarikçilerinizden gelen e-faturaları da kullanımınıza sayabilir. Çok sayıda tedarikçiyle çalışan, satıştan çok alım yapan bir işletme için bu ayrım yıllık maliyeti belirgin biçimde değiştirebilir. Teklif alırken "gelen belge ücretlendiriliyor mu?" sorusunu açıkça sorun ve yanıtı yazılı alın.
E-Arşiv oranı
E-Fatura, alıcı da e-Fatura kullanıcısıysa düzenlenir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse ya da nihai tüketiciyse genellikle e-Arşiv Fatura düzenlenir. Perakende ağırlıklı çalışan bir işletmede belgelerin büyük kısmı e-Arşiv olabilir. Bu nedenle e-Arşiv için ayrı kontör, ayrı paket ya da e-posta ve kısa mesaj gönderim ücreti olup olmadığı toplam maliyette belirleyici olur.
E-İrsaliye ve e-SMM
Sevkiyat yapan işletmeler için e-İrsaliye, serbest meslek erbabı için e-Serbest Meslek Makbuzu da hesaba katılmalıdır. Bu belgeler bazı tekliflerde ana pakete dahildir, bazılarında ayrı ürün olarak sunulur. Hangi belge türlerinin sizin için zorunlu olduğunu mali müşavirinizle netleştirmek, gereksiz paket almanızı da eksik paket almanızı da önler.
Kendi yıllık maliyetinizi adım adım hesaplayın
Teklifleri karşılaştırmadan önce kendi ihtiyacınızı sayılarla ortaya koymanız gerekir. Aşağıdaki adımlar, birbirinden farklı modelleri ortak bir paydada buluşturmanıza yardımcı olur:
- Geçmiş belge sayınızı çıkarın. Son on iki ayda kestiğiniz faturaları ay ay sayın. Mevsimsel dalgalanma varsa en yoğun ayı ayrıca not edin.
- Belge türlerine ayırın. Bu sayının ne kadarı e-Fatura, ne kadarı e-Arşiv, ne kadarı e-İrsaliye ya da e-SMM olacak?
- Gelen belgeleri ekleyin. Tedarikçilerinizden yılda kaç e-fatura aldığınızı tahmin edin. Gelen belge ücretlendiriliyorsa bu sayı da hesaba girer.
- Büyüme payı bırakın. Yeni müşteri, yeni şube ya da yeni ürün planlıyorsanız tahmini artışı ekleyin. Aksi hâlde yıl ortasında kota aşımı birim fiyatıyla karşılaşabilirsiniz.
- Sabit kalemleri toplayın. Kurulum, mali mühür, saklama, entegrasyon ve destek gibi belge sayısından bağımsız kalemleri ayrı bir satırda yazın.
- Geçerlilik süresini hesaba katın. Kontörler belirli bir sürede kullanılmazsa geçersiz oluyorsa, kullanamayacağınız kısmı maliyete dahil edin.
- Efektif belge maliyetini bulun. Yıllık toplam ödemeyi, fiilen kullanacağınız toplam belge sayısına bölün. Farklı modelleri karşılaştırmanın en adil yolu bu orandır.
Son adım çoğu zaman sürpriz sonuç verir. Örneğin büyük bir paketin birim fiyatı düşük görünebilir. Ancak yıl içinde paketin yarısını kullanabiliyorsanız belge başına gerçek maliyetiniz, daha küçük ama tamamen kullandığınız bir paketten yüksek çıkabilir.
Entegratör teklifini değerlendirirken sorulacak sorular
Fiyat listesindeki rakamlar kadar sözleşme koşulları da önemlidir. Teklif aşamasında şu soruların yanıtlarını yazılı olarak almanız, sonradan doğabilecek anlaşmazlıkları azaltır:
- Kontörlerin geçerlilik süresi var mı? Süre bitince kullanılmayan haklar sonraki döneme devrediliyor mu?
- Gelen e-faturalar kontörden düşüyor mu?
- E-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM aynı paketten mi kullanılıyor, yoksa ayrı mı ücretlendiriliyor?
- Belgeler ne kadar süre saklanıyor? Sözleşme sona erdiğinde arşive erişim nasıl sağlanıyor?
- Entegratör değiştirmek istersem geçmiş belgelerimi toplu olarak (örneğin XML biçiminde) dışa aktarabilir miyim? Bunun ayrı bir ücreti var mı?
- Yenileme döneminde fiyat nasıl belirleniyor? Otomatik yenileme var mı ve nasıl iptal edilir?
- Fiyatlara vergiler dahil mi?
- Kota aşıldığında ne oluyor: gönderim duruyor mu, aşım birim fiyatıyla mı devam ediyor?
- Ek kullanıcı, ek şube ya da ek şirket tanımlamak ücretli mi?
- Teknik destek hangi kanallardan, hangi saatlerde veriliyor?
Bu sorular hem tekliflerin karşılaştırılabilir olmasını sağlar hem de sağlayıcının şeffaflığı hakkında fikir verir. Net yanıt vermekte zorlanan bir teklif, düşük fiyatlı olsa bile dikkatle değerlendirilmelidir.
Ücretsiz e-fatura entegratör var mı?
"Ücretsiz e-fatura entegratör" araması sık yapılır, ancak özel entegratörlük altyapı, saklama ve destek gerektiren ticari bir hizmettir. Piyasada "ücretsiz" olarak sunulan teklifler genellikle şu biçimlerden birindedir:
- Belirli sayıda belgeyle sınırlı başlangıç hakları
- Belirli bir dönem için uygulanan kampanyalar
- Başka bir yazılım aboneliğinin içine yerleştirilmiş e-belge kullanımı
Bu tekliflerde kota dolduğunda ya da kampanya bittiğinde hangi koşulların geçerli olacağını önceden öğrenmek gerekir.
GİB'in portal yöntemi ise maliyet açısından ayrı bir seçenektir. Belgeler GİB'in sunduğu arayüzden tek tek düzenlenir. Ancak bu yöntemde otomasyon, yazılım entegrasyonu, toplu işlem ve raporlama olanakları sınırlıdır. Belge sayısı az olan işletmeler için yeterli olabilir. Hacim arttıkça zaman maliyeti doğrudan ücretin önüne geçebilir. Portal yönteminin güncel kapsamını ve kullanım koşullarını GİB'in resmî sitesinden kontrol etmeniz önerilir, çünkü bu tür uygulamalarda düzenleme değişiklikleri olabilir.
Bir muhasebe programının adıyla birlikte "e-fatura entegratör" araması yapıyorsanız, aslında şu soruyu soruyorsunuz demektir: Bu yazılım hangi entegratörle çalışıyor ve e-belge ücretini kim faturalıyor? Yazılımlar kendi entegratörlük izinleriyle ya da anlaşmalı bir özel entegratör üzerinden çalışabilir. Fiyatlandırmayı doğru okumak için yazılım ücretinin ve e-belge kullanım ücretinin ayrı mı, birlikte mi alındığını öğrenin.
Ön muhasebe yazılımı ile entegratör arasındaki ilişki
Birçok işletme için asıl ihtiyaç yalnızca belge göndermek değildir. Kestiği faturanın cari hesaba, gelir kaydına ve stok hareketine aynı anda yansıması da gerekir. Entegratörün sunduğu basit bir gönderim ekranı belgeyi iletir. Ancak bu belgeyi işletmenin geri kalan kayıtlarıyla bağlamaz. Bu nedenle fiyat karşılaştırması yaparken ön muhasebe tarafını da hesaba katmak gerekir. Aynı veriyi iki ayrı sisteme elle girmenin zaman maliyeti, kâğıt üzerinde görünmeyen ama gerçek bir maliyettir.
LEHTAR Finans bir ön muhasebe yazılımıdır ve kendisi entegratör değildir. Elektronik belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Siz faturanızı panelde düzenlersiniz. Belge, ilgili cari hesap ve gelir kaydıyla birlikte oluşur. Faturalar ve e-Fatura modülümüzde satış faturalarınızı hazırlayıp e-Fatura ya da e-Arşiv olarak gönderebilirsiniz. Tedarikçilerinizden gelen belgeleri ise gelen e-faturalar ekranından görüntüleyip gider kaydına aktarabilirsiniz.
Paket içerikleri ve e-belge kullanımıyla ilgili güncel bilgi için paketler ve fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz.
Unutmayın: Hangi belge türünü kullanmanız gerektiği, e-Fatura mükellefiyetinin size ne zaman uygulanacağı ve dönem beyanları gibi konular işletmenize özgü değerlendirme gerektirir. Bu konularda mali müşavirinizden destek almanız sağlıklı olur. Kayıtları siz girersiniz. Beyan ve tasdik işlemleri ise yetkili meslek mensubunun sorumluluğundadır.
Sonuç
E-fatura entegratör fiyatlarını doğru değerlendirmenin yolu, birim fiyata değil yıllık toplam maliyete ve sözleşme koşullarına bakmaktır. Belge hacminizi türlerine göre çıkarın, sabit kalemleri ekleyin, kontör geçerlilik süresini hesaba katın ve teklifleri efektif belge maliyetiyle karşılaştırın. Belgelerinizi ön muhasebe kayıtlarınızla birlikte yönetmek istiyorsanız e-Dönüşüm hizmet sayfamızda e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM süreçlerinin LEHTAR Finans panelinde nasıl işlediğini inceleyebilirsiniz.