Luca e-fatura entegratör araması yapan okurların çoğu iki şeyi merak eder: Luca'nın e-Fatura göndermek için kullanılabilecek bir özel entegratör hizmeti olup olmadığı ve mali müşaviri Luca kullanan bir işletmenin hangi entegratörle çalışması gerektiği. Bir firmanın e-Fatura özel entegratörü olarak yetkili olup olmadığını kesin biçimde Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) yayımladığı izinli özel entegratör listesinden doğrularsınız. Muhasebecinizin kullandığı program ise sizin entegratör seçiminizi tek başına belirlemez; belirleyici olan veri akışı, arşivleme, maliyet kalemleri ve destek düzenidir.
Bu yazıda muhasebe programı ile e-Fatura entegratörünün rollerini ayırıyor, doğrulama adımlarını sıralıyor ve seçim yaparken kullanabileceğiniz bir kontrol listesi veriyoruz.
Luca e-Fatura Entegratör Araması Ne Anlama Gelir?
Luca, Türkiye'de özellikle mali müşavirlik bürolarında kullanılan muhasebe yazılımı markalarından biri olarak bilinir. Bu nedenle pek çok işletme sahibi, muhasebecisinden duyduğu program adını e-Fatura altyapısıyla aynı şey sanabilir. Oysa iki ayrı soru vardır:
- Muhasebe tarafı: Mali müşavirinizin defterleri hangi programda tuttuğu. Bu, meslek mensubunun tercihidir ve onun iş akışını ilgilendirir.
- E-belge tarafı: Sizin işletmenizin e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye gibi belgeleri hangi yöntemle ve hangi altyapı üzerinden GİB'e ve alıcıya ilettiği. Bu, mükellef olarak sizin kararınızdır.
Bir yazılım markasının hem muhasebe programı hem de e-belge hizmeti sunması mümkündür; bazı firmalar kendi özel entegratör iznine sahiptir, bazıları ise izinli bir entegratörle iş ortaklığı yaparak bu hizmeti verir. Luca dahil herhangi bir markanın e-Fatura hizmetini hangi statüyle sunduğunu, reklam metinlerinden değil, doğrudan GİB kaynaklarından ve firmanın yazılı sözleşme belgelerinden kontrol etmeniz en sağlıklı yoldur.
E-Fatura Entegratör Nedir, Muhasebe Programından Farkı Ne?
E-Fatura özel entegratörü, GİB'den izin almış ve mükelleflerin elektronik belgelerini GİB sistemi üzerinden alıcıya ileten, bu belgeleri mevzuata uygun biçimde saklayan kuruluştur. Kavramın ayrıntılı tanımını ve izin sürecini e-Fatura entegratör nedir rehberimizde ele aldık; burada rollerin karıştırılmaması için kısa bir karşılaştırma yeterli olacaktır.
| Rol | Ne yapar? | Kimin kararıdır? |
|---|---|---|
| Muhasebe programı (meslek mensubu tarafı) | Yevmiye kayıtları, mizan, beyanname hazırlığı, defter işlemleri | Genellikle mali müşavirin |
| Ön muhasebe yazılımı (işletme tarafı) | Fatura düzenleme, cari takip, gelir-gider, stok, tahsilat kayıtları | İşletmenin |
| Özel entegratör | E-belgenin GİB'e ve alıcıya iletilmesi, saklanması, gelen belgelerin alınması | İşletmenin |
| GİB | Sistemin sahibi ve denetleyicisi, izinli entegratör listesinin yayımcısı | Mevzuat gereği |
Bu tablodan çıkan sonuç şudur: Muhasebeciniz hangi programı kullanırsa kullansın, sizin e-Fatura belgeleriniz farklı bir altyapı üzerinden gönderilebilir. Önemli olan, belgelerin muhasebecinize düzenli, eksiksiz ve okunabilir biçimde ulaşmasıdır.
E-Fatura Gönderim Yöntemleri: Portal, Özel Entegratör, Doğrudan Entegrasyon
E-Fatura ve e-Arşiv fatura düzenlemek için GİB'in tanımladığı birden fazla yöntem vardır. Yöntemlerin koşulları zaman içinde değişebileceği için güncel ayrıntıları GİB e-Belge sayfasından kontrol etmeniz önerilir.
| Yöntem | Kısaca | Kimler için düşünülür? |
|---|---|---|
| GİB Portal | Belgeler GİB'in kendi web arayüzünden düzenlenir | Belge hacmi düşük, entegrasyon ihtiyacı olmayan işletmeler |
| Özel entegrasyon | Belgeler izinli bir özel entegratör üzerinden iletilir ve saklanır | Düzenli fatura kesen, yazılımla çalışmak isteyen işletmelerin çoğu |
| Doğrudan entegrasyon | İşletmenin kendi bilgi işlem sistemi GİB'e doğrudan bağlanır | Teknik altyapısı ve kaynağı güçlü büyük ölçekli kuruluşlar |
Pratikte küçük ve orta ölçekli işletmelerin önemli bir kısmı özel entegrasyon yöntemini tercih eder. Bunun nedeni, belge düzenleme, gönderme, gelen faturayı alma ve arşivleme işlerinin tek bir yazılım arayüzünden yürütülebilmesidir. E-Arşiv fatura entegratörü arayanlar için de durum benzerdir: E-Arşiv faturalar da portal ya da özel entegratör üzerinden düzenlenebilir ve çoğu özel entegratör her iki belge türünü birlikte sunar.
Bir Firmanın Özel Entegratör Olup Olmadığı Nasıl Doğrulanır?
E-fatura özel entegratör listesi ya da e-fatura entegratör firmalar listesi aramaları, aslında tek bir güvenilir kaynağa çıkar: GİB'in yayımladığı izinli özel entegratörler listesi. Bir firmayı değerlendirirken şu adımları izleyebilirsiniz:
- Resmî listeyi açın: Gelir İdaresi Başkanlığı ve e-Belge sayfalarında yayımlanan izinli özel entegratör listesini bulun. Liste güncellenebildiği için kaydedilmiş eski bir kopyaya değil, güncel sürüme bakın.
- Ticari unvanı karşılaştırın: Listede marka adı değil, şirketin ticari unvanı yer alır. Teklif aldığınız firmanın sözleşmedeki unvanıyla listedeki unvanı eşleştirin.
- Hizmet kapsamını sorun: Firmanın e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu gibi belge türlerinden hangileri için izinli olduğunu ve hangilerini sunduğunu yazılı olarak öğrenin.
- İş ortaklığı yapısını netleştirin: Firma kendisi entegratör değilse, hangi izinli entegratörle çalıştığını ve belgelerinizin hangi kuruluşta saklandığını sorun.
- Sözleşmeyi okuyun: Saklama sorumluluğu, hizmet sonlandığında belgelerin teslimi ve veri aktarımı koşulları sözleşmede açık olmalıdır.
Bu adımlar Luca için de, başka herhangi bir marka için de aynıdır. Doğrulamayı sizin yapmanız, ileride yaşanabilecek arşiv ve erişim sorunlarının önüne geçer.
Muhasebeciniz Luca Kullanıyorsa Entegratör Seçimini Nasıl Yaparsınız?
Sık sorulan bir soru şudur: Mali müşavirim Luca kullanıyor, ben de aynı markanın e-Fatura hizmetini almak zorunda mıyım? Genel olarak böyle bir zorunluluk yoktur; ancak kararı muhasebecinizle birlikte vermeniz iş akışını kolaylaştırır. Kendi durumunuza özgü bir değerlendirme için mali müşavirinizin görüşünü almanız yerinde olur.
Veri akışını konuşun
Muhasebecinizin kayıtları zamanında yapabilmesi için kesilen ve gelen faturaların ona düzenli ulaşması gerekir. Şu soruları birlikte netleştirin:
- Belgeler muhasebeciye hangi biçimde ulaşacak: XML, PDF, toplu dışa aktarım dosyası ya da panel erişimi?
- Muhasebecinin programı hangi dosya biçimlerini içe alabiliyor?
- Gelen e-Faturaların kabul ya da ret yanıtını kim, hangi sürede verecek?
- Dönem sonunda eksik belge kontrolü nasıl yapılacak?
Kimin neyi yaptığını ayırın
İşletme olarak faturayı siz düzenler, cari hesaplarınızı ve tahsilatlarınızı siz takip edersiniz. Defter kaydı, beyanname ve dönem kapanışı ise mali müşavirinizin sorumluluğundadır. Bu ayrım netleşince, entegratör ve ön muhasebe yazılımı seçiminin sizin günlük işinize uygun olması gerektiği ortaya çıkar; muhasebecinin programıyla aynı marka olması tek başına bir avantaj ya da dezavantaj değildir.
Geçiş planı yapın
Entegratör değiştirmeyi düşünüyorsanız şunlara dikkat edin:
- Eski entegratördeki belgelerinizin size nasıl ve hangi biçimde teslim edileceği,
- Geçiş tarihinin dönem ortasına denk gelip gelmediği,
- Fatura seri ve numaralandırmasının nasıl süreceği,
- Geçiş sırasında gelen faturaların hangi kanaldan alınacağı.
Geçiş işlemlerinin ayrıntıları ve resmî bildirim gereklilikleri değişebileceğinden, güncel prosedürü GİB kaynaklarından ve yeni hizmet sağlayıcınızdan teyit edin.
E-Fatura Entegratörü Değerlendirirken Kontrol Listesi
E-fatura entegratör firmaları arasında seçim yaparken yalnız fiyata değil, işletmenizin günlük iş yüküne de bakın. Aşağıdaki liste teklifleri yan yana koyarken işinize yarar:
- Belge kapsamı: E-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM gibi ihtiyaç duyduğunuz tüm belgeler aynı yerden yönetilebiliyor mu?
- Gelen fatura yönetimi: Tedarikçi faturalarını görüntüleme, yanıtlama ve gider kaydına aktarma tek panelde mi?
- Ön muhasebe bütünlüğü: Fatura, cari hesap ve tahsilat kayıtları birbirine bağlı mı, yoksa ayrı sistemlere elle mi taşınıyor?
- Muhasebeci erişimi: Mali müşaviriniz belgelere kendi başına, sizin verinizi değiştiremeyecek biçimde erişebiliyor mu?
- Arşiv ve dışa aktarım: Belgelerinizi toplu olarak indirebiliyor musunuz, hizmeti bırakırsanız verilerinize ne olur?
- Güvenlik: Kullanıcı yetkilendirme, oturum güvenliği ve yedekleme nasıl yapılıyor?
- Destek: Sorun yaşadığınızda hangi kanaldan, hangi saatlerde yanıt alıyorsunuz?
Bu soruları yazılı olarak sorup cevapları karşılaştırmak, tanınmış bir marka adına güvenerek karar vermekten daha sağlam bir yöntemdir.
Ücretsiz E-Fatura Entegratör Var mı? Maliyet Kalemleri
Ücretsiz e-fatura entegratör araması sık yapılır; ancak ücretsiz ifadesinin neyi kapsadığına dikkat etmek gerekir. Bazı tekliflerde yazılım arayüzü ayrı, belge gönderim hakkı ayrı, saklama ayrı fiyatlandırılabilir. Değerlendirirken genelde şu kalemlere bakılır:
- Kurulum ya da açılış bedeli olup olmadığı,
- Kontör, paket ya da belge adedine göre fiyatlandırma,
- Yıllık veya aylık abonelik,
- Arşiv saklama ve ek kullanıcı ücretleri,
- Mali mühür, e-imza gibi ayrıca temin edilen unsurlar.
Tekliflerin nasıl okunacağını e-Fatura entegratör fiyatlarını değerlendirme yazımızda adım adım anlattık. GİB Portal yöntemi, entegratör aboneliği gerektirmeyen bir seçenek olarak düşünülebilir; ancak yazılım bütünlüğü, toplu işlem ve raporlama gibi konularda sınırları vardır. Hangi yöntemin size uygun olduğu belge hacminize ve iş akışınıza bağlıdır.
LEHTAR Finans paketlerinin içeriğini ve güncel ücretlerini paketler ve fiyatlar sayfamızda görebilirsiniz.
LEHTAR Finans Bu Tabloda Nerede Durur?
LEHTAR Finans bir ön muhasebe yazılımıdır; muhasebe hizmeti, defter tutma ya da beyanname verme hizmeti sunmaz. Fatura, cari hesap, gelir-gider ve stok kayıtlarınızı siz girersiniz; elektronik belgeleriniz GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. E-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerinizi e-Dönüşüm modülümüzden düzenleyip gönderirsiniz.
Mali müşaviriniz hangi muhasebe programını kullanırsa kullansın, ona salt okunur muhasebeci erişimi tanımlayabilirsiniz. Böylece muhasebeciniz belgelerinizi ve raporlarınızı görür, ancak kayıtlarınızı değiştiremez. Dönem beyanı, defter kayıtları ve denetim işlemleri ise yine yetkili meslek mensubunuzun sorumluluğunda kalır. Muhasebecinizin programına hangi biçimlerde veri aktarabileceğinizi merak ediyorsanız, ihtiyacınızı iletişim kanallarımızdan bize iletebilirsiniz.
Sonuç
Luca e-fatura entegratör sorusunun kısa cevabı şudur: Bir firmanın özel entegratör olup olmadığını GİB'in güncel listesinden doğrularsınız; muhasebecinizin kullandığı program ise sizin entegratör seçiminizi zorunlu kılmaz. Seçimde belge kapsamını, gelen fatura yönetimini, muhasebeci erişimini, arşiv koşullarını ve toplam maliyeti birlikte değerlendirin; kişisel durumunuz için mali müşavirinizin görüşünü almayı ihmal etmeyin.
Elektronik belgelerinizi ön muhasebe kayıtlarınızla tek panelde yönetmek için e-Dönüşüm hizmetimizi inceleyebilirsiniz.