159 muhasebe kodu, Tek Düzen Hesap Planı'nda Verilen Sipariş Avansları hesabını ifade eder. İşletmenin satın alacağı mal (stok) için, mal henüz teslim alınmadan tedarikçiye peşin olarak ödediği tutarlar bu hesapta izlenir. Hesap aktif karakterlidir; avans verildiğinde borçlandırılır, mal teslim alınıp fatura geldiğinde ya da avans geri alındığında alacaklandırılır.
Aşağıda hesabın hangi grupta yer aldığını, kayıtların nasıl yapıldığını, sık karıştırılan hesaplarla farkını ve dönem sonunda nelere bakılması gerektiğini adım adım bulacaksınız. Kayıt örneklerinde tutar yerine yalnızca hesap kodları kullanılmıştır; amaç mantığı göstermektir.
159 Verilen Sipariş Avansları hesabı nedir?
Tek Düzen Hesap Planı'nda hesaplar ana gruplara, gruplar da üç haneli hesaplara ayrılır. 159 kodlu hesap, 1 Dönen Varlıklar ana grubunun 15 Stoklar grubunda yer alır. Hesap planının genel yapısını merak ediyorsanız tek düzen muhasebe sistemi ve hesap planı rehberimize göz atabilirsiniz.
15 Stoklar grubunun hesapları şöyledir:
- 150 İlk Madde ve Malzeme
- 151 Yarı Mamuller – Üretim
- 152 Mamuller
- 153 Ticari Mallar
- 157 Diğer Stoklar
- 158 Stok Değer Düşüklüğü Karşılığı (-)
- 159 Verilen Sipariş Avansları
159 hesabının stoklar grubunda durmasının nedeni basittir: ödenen avans, ileride işletmeye girecek bir stok kalemiyle doğrudan ilişkilidir. Para çıkmıştır ama karşılığında henüz mal gelmemiştir. Bu ara dönemde ödenen tutar ne gider ne de stok maliyetidir; tedarikçiden mal teslimi talep etme hakkını temsil eden bir varlıktır.
Hangi durumlarda kullanılır?
Uygulamada 159 hesabı en çok şu durumlarda karşınıza çıkar:
- Ticari mal, hammadde veya malzeme siparişinde tedarikçinin peşin ödeme istemesi
- Özel üretim ya da büyük hacimli siparişlerde ön ödeme yapılması
- İthalat siparişlerinde yurt dışındaki satıcıya mal yüklenmeden önce ödeme gönderilmesi
- Fiyatın sabitlenmesi veya üretim kapasitesinin ayrılması karşılığında kapora niteliğinde ödeme yapılması
Hizmet alımları için verilen avansların hangi hesapta izleneceği konusunda uygulamada farklı tercihler bulunur. Bu noktada işletmenizin hesap planı tercihini mali müşavirinizle netleştirmeniz en sağlıklı yoldur.
159 hesabının işleyişi: borç ve alacak tarafı
159 Verilen Sipariş Avansları hesabı bir varlık hesabı olduğu için normalde borç bakiyesi verir. Alacak bakiyesi vermesi beklenmez; böyle bir durum genellikle kayıt hatasına ya da avansın birden fazla kez kapatılmasına işaret eder.
| Taraf | Ne zaman çalışır? | Tipik karşı hesap |
|---|---|---|
| Borç | Tedarikçiye sipariş için avans ödendiğinde | 100 Kasa, 102 Bankalar, 103 Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri |
| Alacak | Mal teslim alınıp fatura geldiğinde avans mahsup edilirken | 320 Satıcılar veya doğrudan stok hesapları |
| Alacak | Sipariş iptal edilip avans geri alındığında | 100 Kasa, 102 Bankalar |
| Alacak | Avansın tahsili şüpheli hale geldiğinde başka hesaba aktarılırken | İlgili alacak hesapları (meslek mensubunun değerlendirmesiyle) |
Hesabın sağlıklı işlemesi için her avansın hangi tedarikçiye, hangi sipariş için verildiğinin izlenebilmesi gerekir. Bu yüzden 159 hesabı çoğunlukla tedarikçi bazında yardımcı hesaplara (alt hesaplara) ayrılır; örneğin 159.01, 159.02 gibi.
159 muhasebe kodu kayıt örnekleri
Aşağıdaki örneklerde bir işletmenin ticari mal siparişi için tedarikçisine banka üzerinden avans gönderdiğini varsayıyoruz. Kayıtlar genel mantığı göstermek içindir; işletmenizin özel durumuna göre farklılık gösterebilir.
1. Avansın ödenmesi
Tedarikçiye sipariş avansı banka havalesiyle gönderildiğinde:
- 159 Verilen Sipariş Avansları — Borç
- 102 Bankalar — Alacak
Bu aşamada henüz bir stok girişi yoktur. Ödeme yalnızca bir varlık türünden (banka) diğerine (avans alacağı) dönüşmüştür.
2. Malın teslim alınması ve faturanın gelmesi
Mal teslim alınıp tedarikçinin faturası geldiğinde uygulamada iki yaygın yöntem kullanılır.
Yöntem A — Önce satıcı hesabı, sonra mahsup:
İlk kayıt:
- 153 Ticari Mallar — Borç
- 191 İndirilecek KDV — Borç
- 320 Satıcılar — Alacak
Ardından avansın mahsubu:
- 320 Satıcılar — Borç
- 159 Verilen Sipariş Avansları — Alacak
Yöntem B — Tek kayıtta mahsup:
- 153 Ticari Mallar — Borç
- 191 İndirilecek KDV — Borç
- 159 Verilen Sipariş Avansları — Alacak (avans kadar)
- 320 Satıcılar — Alacak (kalan borç kadar)
Yöntem A, tedarikçi carisinde faturanın tamamını ve avans mahsubunu ayrı satırlar olarak gösterdiği için mutabakatta daha okunaklıdır. Yöntem B ise kayıt sayısını azaltır. Hangisini seçerseniz seçin, tutarlı uygulamak önemlidir.
3. Kısmi teslimat
Siparişin bir kısmı teslim edildiyse avansın yalnızca teslim edilen mala karşılık gelen bölümü kapatılır. Kalan avans 159 hesabında borç bakiyesi olarak durmaya devam eder ve sonraki teslimatlarda mahsup edilir. Kısmi teslimatlarda hangi faturanın hangi avanstan düşüldüğünü not etmek, dönem sonunda bakiyenin açıklanmasını kolaylaştırır.
4. Siparişin iptali ve avansın geri alınması
Tedarikçi malı teslim edemez ve avansı iade ederse:
- 102 Bankalar — Borç
- 159 Verilen Sipariş Avansları — Alacak
Tedarikçiden mal iadesi söz konusuysa bu avans iadesinden farklı bir işlemdir; teslim alınmış malın geri gönderilmesine ilişkin kayıt mantığı için alıştan iade muhasebe kaydı rehberimize bakabilirsiniz.
159 hesabı ile sık karıştırılan hesaplar
"Avans" kelimesi hesap planında birden fazla yerde geçer. Yanlış hesap seçimi bilançonun yanlış sınıflandırılmasına yol açabileceği için farkları bilmek önemlidir.
| Hesap | Adı | Karakteri | Ne için kullanılır? |
|---|---|---|---|
| 159 | Verilen Sipariş Avansları | Aktif | Stok (mal) alımı için tedarikçiye verilen avans |
| 179 | Taşeronlara Verilen Avanslar | Aktif | Yıllara yaygın inşaat ve onarım işlerinde taşerona verilen avans |
| 195 | İş Avansları | Aktif | Personele veya üçüncü kişilere işletme adına harcama yapması için verilen tutar |
| 196 | Personel Avansları | Aktif | Çalışanlara ücretlerine mahsuben verilen avans |
| 259 | Verilen Avanslar | Aktif | Maddi duran varlık (makine, taşıt vb.) alımı için verilen avans |
| 269 | Verilen Avanslar | Aktif | Maddi olmayan duran varlık alımı için verilen avans |
| 340 | Alınan Sipariş Avansları | Pasif | Müşteriden, satılacak mal için alınan avans |
En sık yapılan iki hata şunlardır:
- Makine veya taşıt alımı için verilen avansı 159'a kaydetmek. Bu tür avanslar duran varlık edinimine yöneliktir ve 259 hesabında izlenir.
- 159 ile 340'ı karıştırmak. 159 sizin verdiğiniz, 340 ise müşterinizden aldığınız avanstır. Biri varlık, diğeri yükümlülüktür; birbirinin ayna hesabı gibi düşünülebilir. Tedarikçiniz sizin ödediğiniz avansı kendi defterinde 340'ta izlerken siz aynı tutarı 159'da izlersiniz.
KDV, belge ve dövizli avans konuları
Avans ödemesinde fatura ve KDV
Genel kural olarak avans ödemesi tek başına malın teslimi anlamına gelmez. Ancak tedarikçi avans için fatura düzenlerse, faturada gösterilen tutar bakımından vergiyi doğuran olay gündeme gelebilir. Bu durumda kayıtlarda KDV'nin nasıl gösterileceği değişir. Avans faturası alıp almadığınız, faturanın kapsamı ve sonraki asıl faturada mahsubun nasıl yapılacağı işleme göre farklılık gösterdiğinden bu konuyu mali müşavirinizle birlikte değerlendirmeniz önerilir. Güncel mevzuat için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmî sitesine başvurabilirsiniz.
Ödeme belgesi
Fatura olmasa bile avans ödemesinin belgelendirilmesi gerekir. Banka dekontu, sipariş formu ya da sözleşme, avansın hangi sipariş için verildiğini kanıtlayan temel belgelerdir. Dekont açıklamasına sipariş numarasını yazmak, sonradan yapılacak eşleştirmeyi büyük ölçüde kolaylaştırır.
Dövizli avanslar
İthalat siparişlerinde avans çoğunlukla döviz cinsinden gönderilir. Ödeme anındaki kurla Türk lirasına çevrilerek 159 hesabına kaydedilir. Dönem sonunda dövizli avansların değerlemeye tabi tutulup tutulmayacağı konusu, avansın parasal olmayan bir kalem niteliği taşıması nedeniyle uygulamada özellikle dikkat edilen bir alandır. Kur farkı kaydı yapmadan önce mutlaka meslek mensubunuzun görüşünü alın.
Dönem sonu kontrolü ve bilançoda gösterim
159 hesabının bakiyesi bilançoda dönen varlıklar içinde, stoklar grubunda gösterilir. Dönem sonunda bu bakiyenin gerçeği yansıtması için şu kontroller yapılır:
- Tedarikçi bazında döküm: Bakiyenin hangi tedarikçilere ait olduğu tek tek listelenir. Açıklanamayan bir tutar kalmamalıdır.
- Kapanmamış eski avanslar: Uzun süredir hareket görmeyen avanslar incelenir. Mal gelmiş ama mahsup unutulmuş olabilir; bu durumda hem 159 hem de 320 hesabı şişkin görünür.
- Mutabakat: Tedarikçiyle cari hesap mutabakatı yapılır. Sizin 159'daki bakiyeniz, tedarikçinin sizin adınıza 340'ta izlediği tutarla örtüşmelidir. Mutabakat mektubunu nasıl okuyacağınızı cari hesap ekstresi örneği ve mutabakat rehberimizde bulabilirsiniz.
- Tahsil kabiliyeti: Tedarikçi faaliyetini durdurduysa veya teslimat imkânsız hale geldiyse avansın tahsili şüpheli olabilir. Bu durumda hesabın nasıl düzeltileceği ve olası karşılık işlemleri meslek mensubunun değerlendirmesini gerektirir.
- Ters bakiye: 159 hesabı alacak bakiyesi veriyorsa mahsup iki kez yapılmış veya avans yerine fatura tutarı kapatılmış olabilir. Kayıtlar geriye doğru taranmalıdır.
Bu kontrollerin düzenli yapılması, dönem sonunda bilançonun hazırlanmasını hızlandırır ve mali müşavirinizle aranızdaki yazışmaları azaltır.
Ön muhasebede avans takibi nasıl kolaylaşır?
159 hesabı resmî defterlerde meslek mensubu tarafından kullanılan bir hesaptır. Ancak bu hesabın doğru kapanması büyük ölçüde işletme içindeki ön muhasebe kayıtlarına bağlıdır. Avansın kime, ne zaman, hangi sipariş için ödendiği işletmede düzgün tutulmazsa mali müşavirin doğru kaydı yapması da zorlaşır.
Pratikte işe yarayan alışkanlıklar şunlardır:
- Her avans ödemesini, ödeme yapılan banka veya kasa hesabıyla birlikte tedarikçinin carisine işlemek
- Açıklama alanına sipariş numarasını ve "avans" ibaresini yazmak
- Fatura geldiğinde aynı tedarikçi carisinde avansla faturayı yan yana görüp kalan borcu kontrol etmek
- Ay sonunda tedarikçi bazında açık avansları listelemek
LEHTAR Finans'ta tedarikçiye yaptığınız ödemeleri cari hesaplar modülünde ilgili tedarikçinin hareketleri olarak izler, ekstre ve bakiyeyi tek ekrandan görürsünüz. Ödemenin çıktığı hesabı kasa ve banka takibi üzerinden tanımlarsınız. Mali müşavirinize salt okunur erişim verdiğinizde, avansların hangi tedarikçide açık durduğunu panelden kendisi görebilir; resmî kayıt ve dönem işlemleri ise onun sorumluluğunda kalır. Paket kapsamı ve kullanıcı ihtiyacınıza göre seçenekleri karşılaştırmak isterseniz paketler ve fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Güncel paket bilgileri için paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Sonuç
159 muhasebe kodu, mal alımı için tedarikçiye peşin ödenen tutarların stok girişine kadar izlendiği Verilen Sipariş Avansları hesabıdır. Borç tarafında avans ödemesi, alacak tarafında mahsup veya iade yer alır; duran varlık avanslarıyla (259) ve müşteriden alınan avanslarla (340) karıştırılmamalıdır. KDV, dövizli avans ve şüpheli avans gibi kişisel durumlarınızda mali müşavirinizden destek almanız en güvenli yoldur. Tedarikçi avanslarınızı düzenli izlemek için cari hesaplar modülümüzü inceleyebilirsiniz.