Genel muhasebe kitabı, günlük dilde iki şeyi ifade eder. Birincisi, muhasebenin temel kavramlarını, Tek Düzen Hesap Planı'nı, yevmiye kayıtlarını ve mali tabloları anlatan ders ya da başvuru kitabıdır. İkincisi, işletmenin yasal defterlerinden biri olan ve her hesabın hareketlerini ayrı ayrı izleyen büyük defterdir (defter-i kebir); bu yazıda iki anlamı da ele alıyor, hangi kitabın kime uygun olduğunu ve bilgilerin günlük işletme kayıtlarına nasıl yansıdığını açıklıyoruz.
Genel Muhasebe Kitabı Nedir? İki Farklı Anlam
Arama yapan okurların büyük kısmı muhasebe öğrenmek isteyen öğrenciler, yeni işletme sahipleri veya meslek sınavlarına hazırlananlardır. Bu kişiler için genel muhasebe kitabı, finansal muhasebenin temel işleyişini anlatan kaynak demektir. Öte yandan muhasebe uygulamasında 'genel muhasebe defteri' ya da 'büyük defter' denince, yevmiye defterindeki kayıtların hesap bazında toplandığı yasal defter anlaşılır.
| Ölçüt | Ders / başvuru kitabı | Büyük defter (defter-i kebir) |
|---|---|---|
| Niteliği | Eğitim ve başvuru kaynağı | Yasal muhasebe defteri |
| Kim kullanır? | Öğrenci, işletme sahibi, meslek adayı | Bilanço esasına göre defter tutan işletmeler |
| İçerik | Kavramlar, hesap planı, kayıt örnekleri, dönem sonu işlemleri | Her hesabın borç ve alacak hareketleri |
| Biçim | Basılı kitap, e-kitap, ders notu | Kâğıt defter ya da e-Defter |
| Bağlayıcılık | Bağlayıcı değil, yol gösterir | Vergi mevzuatı kapsamında tutulması zorunlu olabilir |
Bu ayrımı yapmak önemlidir; çünkü bir öğrencinin ihtiyacı konu anlatımı ve alıştırma iken, bir işletmenin ihtiyacı kayıtlarının mevzuata uygun biçimde defterlere işlenmesidir. İkinci iş, yetkili meslek mensubunun yani mali müşavirin sorumluluğundadır.
Genel Muhasebe Kitaplarında Hangi Konular Yer Alır?
Genel muhasebe kitapları genellikle benzer bir sırayı izler: önce kavramlar, sonra hesap mantığı, ardından hesap grupları ve en sonda dönem sonu işlemleri. Tipik bir içerik şu başlıkları kapsar:
- Muhasebenin tanımı ve işlevleri: Kaydetme, sınıflandırma, özetleme, analiz ve yorumlama.
- Temel muhasebe kavramları: Sosyal sorumluluk, kişilik, işletmenin sürekliliği, dönemsellik, parayla ölçülme, maliyet esası, tarafsızlık ve belgelendirme, tutarlılık, tam açıklama, ihtiyatlılık, önemlilik ve özün önceliği.
- Hesap kavramı ve çift taraflı kayıt: Her işlemin en az iki hesabı etkilediği, borç ve alacak toplamlarının eşit olması gerektiği ilkesi.
- Tek Düzen Hesap Planı: Hesap sınıfları, grupları ve kodları.
- Dönen ve duran varlıklar: Kasa, bankalar, alıcılar, stoklar, maddi duran varlıklar gibi hesapların işleyişi.
- Yabancı kaynaklar ve özkaynaklar: Satıcılar, krediler, ödenecek vergiler, sermaye ve kâr yedekleri.
- Gelir tablosu hesapları: Satışlar, satış indirimleri, satışların maliyeti, faaliyet giderleri.
- Dönem sonu işlemleri: Envanter, amortisman, reeskont, karşılıklar, gelir ve gider tahakkukları, kapanış kayıtları.
- Mali tablolar: Bilanço ve gelir tablosunun hazırlanması.
Bazı kitaplar KDV kayıtlarına, tevkifatlı işlemlere ve iade işlemlerine ayrı bölümler ayırır. Örneğin satıştan iade kaydının 610 hesabıyla nasıl yapıldığını adım adım görmek isterseniz satıştan iade muhasebe kaydı rehberimize göz atabilirsiniz.
Muhasebe kodları neden bu kadar önemli?
Kitaplarda en çok zaman alan bölüm genellikle hesap planıdır. Tek Düzen Hesap Planı'nda ilk rakam hesap sınıfını gösterir: 1 dönen varlıklar, 2 duran varlıklar, 3 kısa vadeli yabancı kaynaklar, 4 uzun vadeli yabancı kaynaklar, 5 özkaynaklar, 6 gelir tablosu hesapları, 7 maliyet hesapları ve 9 nazım hesaplardır. 100 Kasa, 102 Bankalar, 120 Alıcılar, 153 Ticari Mallar, 191 İndirilecek KDV, 320 Satıcılar, 391 Hesaplanan KDV ve 600 Yurt İçi Satışlar en sık karşılaşılan kodlardır. Hesap planının yapısını ve mantığını ayrıntılı görmek için Tek Düzen Muhasebe Sistemi yazımızı okuyabilirsiniz.
Muhasebe Kayıt Döngüsü: Belgeden Mali Tablolara
Her genel muhasebe kitabının omurgası, kayıt döngüsüdür. Bu döngüyü kavramak, büyük defterin neden var olduğunu anlamanın da anahtarıdır.
- Belge: Fatura, makbuz, dekont, gider pusulası gibi belgeler kaydın dayanağıdır. Belgesiz kayıt, belgelendirme kavramına aykırıdır.
- Yevmiye defteri: İşlemler tarih sırasıyla, hangi hesabın borçlandırılıp hangisinin alacaklandırıldığı gösterilerek kaydedilir.
- Büyük defter: Yevmiyedeki her satır, ilgili hesabın sayfasına aktarılır. Böylece kasanın, bankanın ya da bir satıcının tüm hareketleri tek yerde görülür.
- Mizan: Büyük defterdeki hesapların borç ve alacak toplamları ile bakiyeleri bir tabloda listelenir. Borç toplamı ile alacak toplamının eşit çıkması, kayıtların matematiksel olarak tutarlı olduğunu gösterir.
- Envanter ve dönem sonu işlemleri: Stok sayımı, amortisman ve tahakkuklar gibi düzeltmeler yapılır.
- Mali tablolar: Bilanço ve gelir tablosu hazırlanır, gelir tablosu hesapları kapatılır.
Döngünün son halkası olan gelir tablosunun kalemlerini ve hesap kodlarını örnek üzerinden incelemek isterseniz gelir tablosu örneği rehberimiz bu adımı tamamlar.
Büyük Defter (Defter-i Kebir) Nasıl Çalışır?
Büyük defter, yevmiye defterindeki kayıtları hesap bazında sınıflandıran defterdir. Kitaplarda genellikle 'T hesap' biçiminde gösterilir: sol taraf borç, sağ taraf alacaktır. Varlık hesapları borç tarafında artar, alacak tarafında azalır; kaynak hesapları ise tersine alacak tarafında artar. Gider hesapları borç, gelir hesapları alacak yönünde çalışır.
Peşin yapılan bir mal satışını düşünelim. Yevmiye defterinde 100 Kasa hesabı borçlandırılır; 600 Yurt İçi Satışlar ve 391 Hesaplanan KDV hesapları alacaklandırılır. Büyük deftere aktarımda bu tek yevmiye maddesi üç ayrı hesap sayfasına dağılır: Kasa sayfasının borç tarafına, Yurt İçi Satışlar ve Hesaplanan KDV sayfalarının alacak tarafına yazılır. Dönem boyunca bu işlem yüzlerce kez tekrarlandığında, her hesabın bakiyesi büyük defterden okunur.
Yevmiye defteri ile büyük defter arasındaki fark
Yevmiye defteri kronolojiktir: 'Hangi gün ne oldu?' sorusunu yanıtlar. Büyük defter sistematiktir: 'Bu hesapta dönem boyunca ne oldu?' sorusunu yanıtlar. İkisi aynı bilgiyi farklı düzende tutar ve birbirini kontrol eder. Bilanço esasına göre defter tutan işletmelerde yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri birlikte kullanılır. e-Defter kapsamındaki mükelleflerde yevmiye ve büyük defter elektronik ortamda oluşturulur. Hangi defterleri hangi biçimde tutmanız gerektiği, tasdik ve saklama kuralları işletmenizin durumuna göre değişir; güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarına ve mali müşavirinize başvurmanız en sağlıklı yoldur.
Doğru Genel Muhasebe Kitabını Seçerken Nelere Bakmalısınız?
Piyasada üniversite ders kitaplarından meslek sınavı hazırlık kaynaklarına kadar çok sayıda genel muhasebe kitabı bulunur. Hangisinin sizin için uygun olduğunu belirlemek için şu ölçütleri kullanabilirsiniz:
- Güncellik: Vergi oranları, belge düzeni ve raporlama kuralları zaman içinde değişir. Baskı tarihine ve kitabın son mevzuat değişikliklerine değinip değinmediğine bakın.
- Hesap planı uyumu: Kitabın Tek Düzen Hesap Planı'nı esas alıp almadığını kontrol edin. Hesap kodları farklı gösterilmişse uygulamada karışıklık yaşayabilirsiniz.
- Çözümlü örnek sayısı: Muhasebe okuyarak değil, kayıt yaparak öğrenilir. Her bölümün sonunda çözümlü ve çözümsüz alıştırmaların olması büyük avantajdır.
- Seviye: Giriş düzeyindeki bir okur için dönem sonu işlemlerine hızla geçen ileri düzey bir kitap yorucu olabilir. Önsözde hedef kitlenin belirtildiği kitaplar seçimi kolaylaştırır.
- Raporlama çerçevesine değinmesi: Güncel kitapların bir kısmı, Türkiye Finansal Raporlama Standartları ve büyük, orta boy işletmelere yönelik raporlama çerçevesi gibi düzenlemelerle vergi mevzuatı arasındaki farklara da değinir. Bu bölümler, mali tabloları daha geniş bir perspektifle okumanızı sağlar.
- Yasal edinim: İnternette dolaşan izinsiz PDF kopyalar hem telif hakkını ihlal eder hem de çoğu zaman eski baskılardır. Yayınevi, kütüphane veya üniversitelerin açık ders kaynakları daha güvenilir seçeneklerdir.
Kamu muhasebesi ayrı bir alandır
İlgili aramalarda sık görülen genel yönetim muhasebe yönetmeliği, kamu idarelerinin muhasebesini düzenler ve kendine özgü bir hesap planı kullanır. Ticari işletmelere yönelik genel muhasebe kitapları bu alanı genellikle kapsamaz. Kamu muhasebesi öğrenmek istiyorsanız bu alana özel kaynaklara ve resmî mevzuata yönelmeniz gerekir.
Kitaptan Uygulamaya: Öğrendiklerinizi Nasıl Pekiştirirsiniz?
Genel muhasebe kitabını bitirmek, muhasebe yapabilmek anlamına gelmez. Bilgiyi pekiştirmenin en etkili yolu gerçek belgeler üzerinde düşünmektir:
- Elinizdeki bir alış faturasının hangi hesapları etkileyeceğini önce kâğıda yazın, sonra kitaptaki örnekle karşılaştırın.
- Bir ay boyunca küçük bir işletmenin varsayımsal işlemlerini yevmiyeye kaydedin, büyük deftere aktarın ve mizan çıkarın. Mizanın tutmadığı noktalar, en çok öğrendiğiniz yerler olacaktır.
- İade, tevkifat ve istisna gibi özel durumları ayrı ayrı çalışın; çünkü kitaplarda kısa geçilen bu konular uygulamada en çok hata yapılan başlıklardır.
- Hesap kodlarını ezberlemek yerine mantığını kavrayın: ilk rakam sınıfı, ilk iki rakam grubu, üç rakam ise ana hesabı gösterir.
Bu çalışmalar, bir işletmede ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki sınırı da görünür kılar. Ön muhasebe; faturaların düzenlenmesi, cari hesapların, tahsilat ve ödemelerin, kasa ve banka hareketlerinin günlük takibidir. Genel muhasebe ise bu belgelerin hesap planına göre yevmiyeye, oradan büyük deftere işlenmesi, dönem sonu işlemlerinin yapılması ve mali tabloların hazırlanmasıdır.
Ön Muhasebe Yazılımı Genel Muhasebenin Neresinde Durur?
Birçok işletme sahibi genel muhasebe kitabına, mali müşavirinin kullandığı terimleri anlamak için başvurur. Bu iyi bir başlangıçtır; ancak günlük işletme yönetiminde ihtiyacınız olan, belgelerin düzenli ve eksiksiz tutulmasıdır. Defterlerin tutulması, dönem sonu işlemleri ve beyannameler ise yetkili meslek mensubunun işidir.
LEHTAR Finans ön muhasebe yazılımı tam bu noktada konumlanır: fatura, cari, gelir-gider, stok ve e-belge işlemlerinizi tek panelde siz kaydedersiniz; mali müşaviriniz bu kayıtları genel muhasebe defterlerine işlerken düzenli bir veri setiyle çalışır. Kayıtlarınızı müşavirinizle paylaşmak için muhasebeci erişimi özelliğiyle ona salt okunur yetki tanımlayabilirsiniz. Böylece kitapta öğrendiğiniz belge, cari ve KDV kavramlarının günlük karşılığını kendi panelinizde görürsünüz.
Yazılıma geçmeden önce maliyeti ve paket kapsamını değerlendirmek isterseniz güncel bilgiler fiyat sayfamızda yer alır. Paket içeriklerini karşılaştırmak için paketler ve fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz.
Genel bilgi niteliğindeki bu içerik, işletmenize özgü defter türü, mükellefiyet ya da kayıt kararları için bir mali müşavirin değerlendirmesinin yerini tutmaz.
Sonuç
Genel muhasebe kitabı, ister bir ders kaynağı ister büyük defter anlamında kullanılsın, aynı temele dayanır: belgeye dayalı, çift taraflı ve hesap planına uygun kayıt. İyi bir kitap bu temeli kavramanızı, büyük defter ise o temelin uygulamadaki karşılığını görmenizi sağlar. Günlük kayıtlarınızı düzenli tutup mali müşavirinizle sorunsuz paylaşmak için LEHTAR Finans ön muhasebe yazılımını inceleyebilirsiniz.