Genel muhasebe, bir işletmenin parayla ölçülebilen bütün işlemlerini belgeye dayanarak kaydeden, bu kayıtları sınıflandırıp özetleyen ve dönem sonunda bilanço ile gelir tablosu gibi mali tablolara dönüştüren muhasebe dalıdır. Amacı, işletmenin varlıklarını, borçlarını, özkaynaklarını ve dönem sonucunu ortaklar, kredi verenler, vergi idaresi ve yöneticiler gibi farklı taraflara güvenilir biçimde göstermektir. Kısacası genel muhasebe, işletmenin mali fotoğrafını çeken ve bu fotoğrafın herkes tarafından aynı şekilde okunmasını sağlayan sistemdir.
Genel Muhasebe Nedir? Tanım ve Kapsam
Muhasebe en geniş anlamıyla mali bilgiyi toplama, kaydetme, sınıflandırma, özetleme, raporlama ve yorumlama sürecidir. Genel muhasebe ise bu sürecin işletmenin tamamını kapsayan ve dış kullanıcılara yönelik raporlama yapan koludur. Bu nedenle bazı kaynaklarda finansal muhasebe olarak da anılır.
Genel muhasebenin kapsamına şu işlemler girer:
- Mal ve hizmet alış-satışları, iadeler ve iskontolar
- Kasa ve banka hareketleri, tahsilat ve ödemeler
- Müşteri ve tedarikçilerle olan alacak-borç ilişkileri
- Personel ücretleri, vergi ve sosyal güvenlik yükümlülükleri
- Demirbaş, taşıt, bina gibi duran varlıkların edinilmesi ve amortismanı
- Kredi kullanımı, faiz ve kur farkları
- Sermaye hareketleri ve kâr dağıtımı
Bu işlemlerin her biri bir belgeye dayanır: fatura, makbuz, dekont, bordro, sözleşme ya da irsaliye gibi. Belgesiz kayıt, genel muhasebenin temel ilkelerinden biri olan belgelendirme ilkesine aykırıdır.
Genel Muhasebenin Amaçları ve Temel Kavramları
Genel muhasebenin temel amacı karar vermeye yarayan, karşılaştırılabilir ve doğrulanabilir mali bilgi üretmektir. Türkiye'de bilanço esasına göre defter tutan işletmeler için muhasebenin temel kavramları Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile ortaya konmuştur. Bu kavramlar şöyle özetlenebilir:
- Sosyal sorumluluk: Muhasebe bilgisi belirli bir kişi ya da grubun değil, toplumun bütününün çıkarını gözeterek üretilir.
- Kişilik: İşletme, sahiplerinden ayrı bir kişilik olarak kabul edilir; işletme sahibinin özel harcamaları işletme gideri sayılmaz.
- İşletmenin sürekliliği: İşletmenin faaliyetlerini süresiz devam ettireceği varsayılır.
- Dönemsellik: Süresiz yaşam belirli dönemlere bölünür ve her dönemin gelir ve gideri o döneme yansıtılır.
- Parayla ölçülme: Yalnızca parayla ifade edilebilen işlemler kayda girer.
- Maliyet esası: Varlıklar kural olarak edinme maliyetiyle kaydedilir.
- Tarafsızlık ve belgelendirme: Kayıtlar gerçeği yansıtan, objektif belgelere dayanır.
- Tutarlılık: Seçilen muhasebe politikaları dönemden döneme keyfî olarak değiştirilmez.
- Tam açıklama: Mali tablolar, kullanıcıların doğru karar vermesine yetecek açıklıkta hazırlanır.
- İhtiyatlılık: Olası gelirler kesinleşmeden kayda alınmaz, olası giderler ve zararlar için karşılık ayrılır.
- Önemlilik: Önemli kalemler mali tablolarda mutlaka görünür.
- Özün önceliği: İşlemlerin biçiminden çok ekonomik özü esas alınır.
Bu kavramlar teknik görünse de günlük hayatta sık karşılaşılan soruları yanıtlar. Örneğin işletme sahibinin kişisel kredi kartıyla yaptığı market alışverişi kişilik kavramı gereği işletme gideri olarak yazılamaz; aralıkta kesilip ocakta tahsil edilen bir fatura ise dönemsellik gereği aralık ayının geliridir.
Genel Muhasebe Nasıl İşler? Belgeden Mali Tabloya Döngü
Genel muhasebe, her dönem tekrarlanan bir döngüyle çalışır. Bu döngüye muhasebe süreci ya da muhasebe çevrimi de denir.
1. Belgelerin toplanması ve kontrolü
Süreç, işlemi kanıtlayan belgenin elde edilmesiyle başlar. Alış ve satış faturaları, banka dekontları, gider pusulaları, serbest meslek makbuzları ve bordrolar bu aşamada toplanır. Belgenin eksiksiz olması, tarih ve tutarlarının doğru olması, karşı tarafın bilgilerinin tutması kontrol edilir.
2. Yevmiye defterine kayıt
Belgeler tarih sırasıyla yevmiye defterine işlenir. Her kayıt çift taraflı kayıt yöntemine göre yapılır: bir işlemin en az bir hesabı borçlandırması ve en az bir hesabı alacaklandırması, borç ve alacak toplamlarının da birbirine eşit olması gerekir. Örneğin vadeli bir mal satışında 120 Alıcılar hesabı borçlandırılır; 600 Yurt İçi Satışlar ve 391 Hesaplanan KDV hesapları alacaklandırılır.
3. Büyük deftere aktarma
Yevmiye defterindeki kayıtlar hesap bazında büyük deftere, eski adıyla defteri kebire aktarılır. Böylece kasa, banka, alıcılar ya da satışlar gibi her hesabın dönem içindeki bütün hareketleri tek yerde görülür. Bu defterin yapısını ve işlevini genel muhasebe kitabı ve büyük defter rehberimizde ayrıntılı olarak ele aldık.
4. Mizan hazırlama
Mizan, bütün hesapların borç ve alacak toplamlarını ve bakiyelerini gösteren kontrol çizelgesidir. Toplamların tutmaması bir kayıt hatasına işaret eder. Ayrıca dönem içinde hazırlanan geçici mizanlar, yöneticiye işletmenin gidişatı hakkında erken bilgi verir.
5. Envanter ve dönem sonu işlemleri
Dönem sonunda stoklar sayılır, alacakların tahsil edilebilirliği değerlendirilir, amortismanlar ayrılır, gelecek dönemlere ait gelir ve giderler ayrıştırılır, döviz cinsinden kalemler değerlenir. Bu aşama, kayıtların gerçek durumla örtüşmesini sağlar.
6. Mali tabloların düzenlenmesi ve hesapların kapatılması
Düzeltilmiş kayıtlardan temel mali tablolar olan bilanço ve gelir tablosu hazırlanır. Bilanço belirli bir tarihteki varlık ve kaynakları, gelir tablosu ise dönem boyunca elde edilen gelirleri, katlanılan giderleri ve dönem kârını ya da zararını gösterir. Ardından sonuç hesapları kapatılır ve yeni dönem açılış kaydıyla döngü yeniden başlar.
Hesap Planı ve Muhasebe Kodları
Genel muhasebede her işlemin aynı hesaba aynı şekilde yazılması için bir hesap planı kullanılır. Türkiye'de bilanço esasına göre defter tutan işletmeler Tek Düzen Hesap Planı'nı esas alır. Plan, hesapları sınıflara ayırır ve her hesaba bir kod verir. Hesap planının mantığını ve kavramlarını Tek Düzen Muhasebe Sistemi yazımızda ayrıca anlattık.
| Hesap sınıfı | Kapsamı | Örnek hesaplar |
|---|---|---|
| 1 Dönen Varlıklar | Bir yıl içinde paraya çevrilmesi beklenen varlıklar | 100 Kasa, 102 Bankalar, 120 Alıcılar, 153 Ticari Mallar |
| 2 Duran Varlıklar | Bir yıldan uzun süre kullanılacak varlıklar | 253 Tesis, Makine ve Cihazlar, 254 Taşıtlar, 255 Demirbaşlar |
| 3 Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar | Bir yıl içinde ödenecek borçlar | 320 Satıcılar, 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar, 391 Hesaplanan KDV |
| 4 Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar | Vadesi bir yıldan uzun borçlar | 400 Banka Kredileri |
| 5 Özkaynaklar | İşletme sahiplerinin payı | 500 Sermaye, 590 Dönem Net Kârı |
| 6 Gelir Tablosu Hesapları | Gelir, gider ve dönem sonucu | 600 Yurt İçi Satışlar, 610 Satıştan İadeler, 770 Genel Yönetim Giderleri |
| 7 Maliyet Hesapları | Üretim ve faaliyet maliyetleri | 710 Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri |
| 9 Nazım Hesaplar | Bilanço dışı izlenen bilgiler | Teminat ve kayıt amaçlı hesaplar |
Sınıf 8 hesap planında serbest bırakılmıştır. Kodların ilk hanesi sınıfı, ilk iki hanesi grubu, üç hanesi ise ana hesabı gösterir; işletmeler ihtiyaçlarına göre alt hesaplar açabilir. Örneğin her müşteri için 120 altında ayrı bir alt hesap tutulması yaygın bir uygulamadır. İade gibi özel işlemlerin hangi hesaplarla kaydedildiğini merak ediyorsanız satıştan iade muhasebe kaydı rehberimiz bu konuyu adım adım işliyor.
Genel Muhasebe ile Diğer Muhasebe Dalları Arasındaki Fark
Muhasebe tek bir kalıp değildir; farklı kullanıcılara farklı sorularla hizmet eden dalları vardır. Genel muhasebeyi bu dallarla yan yana koymak kavramı netleştirir.
| Dal | Temel soru | Başlıca kullanıcı | Çıktı |
|---|---|---|---|
| Genel muhasebe | İşletmenin mali durumu ve dönem sonucu nedir? | Ortaklar, kredi verenler, vergi idaresi | Bilanço, gelir tablosu |
| Ön muhasebe | Bugün kime ne kadar borçluyuz, kimden ne alacağız? | İşletme sahibi, çalışanlar | Fatura, cari ekstre, kasa-banka bakiyesi |
| Maliyet muhasebesi | Bir ürünü ya da hizmeti üretmek kaça mal oluyor? | Yöneticiler, üretim birimi | Birim maliyet, maliyet raporları |
| Yönetim muhasebesi | Hangi kararla kârlılık artar? | Üst yönetim | Bütçe, sapma analizi, performans raporları |
| Vergi muhasebesi | Vergi matrahı ve yükümlülükler nasıl hesaplanır? | Mükellef, mali müşavir | Beyanname hazırlığı |
| Kamu muhasebesi | Kamu kaynakları nasıl kullanıldı? | Kamu idareleri, denetim kurumları | Kamu mali tabloları |
Arama sonuçlarında sık rastlanan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, adındaki benzerliğe rağmen özel sektördeki genel muhasebeyle aynı şey değildir. Bu düzenleme genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebesine ilişkindir ve kendi hesap planıyla çalışır. Kamu muhasebesiyle ilgili güncel düzenlemeler için Hazine ve Maliye Bakanlığı gibi resmî kaynaklara bakmak en doğrusudur.
Ön Muhasebe ile Genel Muhasebe Nasıl Birlikte Çalışır?
Küçük ve orta ölçekli işletmelerde iş bölümü genellikle şöyledir: günlük işlemler işletme içinde ön muhasebe olarak takip edilir, yasal defterler ve dönem sonu işlemleri ise mali müşavir tarafından yürütülür. Ön muhasebe, genel muhasebenin hammaddesini üretir.
Ön muhasebe tarafında yapılan başlıca işler şunlardır:
- Satış faturası, e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin düzenlenmesi
- Gelen alış faturalarının ve gider belgelerinin kaydedilmesi
- Müşteri ve tedarikçi cari hesaplarının, tahsilat ve ödemelerin izlenmesi
- Kasa ve banka bakiyelerinin günlük takibi
- Stok giriş ve çıkışlarının kaydı
- Belgelerin düzenli biçimde arşivlenmesi
Genel muhasebe tarafında ise bu verilerin hesap planına göre yevmiye kaydına dönüştürülmesi, defterlerin tutulması, envanter ve değerleme işlemleri, beyannamelerin hazırlanıp verilmesi yer alır. Ön muhasebe ne kadar düzenliyse genel muhasebe o kadar hızlı ve hatasız yürür; eksik belge, yanlış cariye işlenmiş tahsilat ya da gecikmiş fatura, dönem sonunda mali müşavirin işini ve sizin vereceğiniz kararları zorlaştırır.
Bu iş bölümünü kolaylaştırmak için LEHTAR Finans ön muhasebe yazılımı ile faturalarınızı, cari hesaplarınızı, gelir-giderlerinizi ve stoklarınızı tek panelde kaydedebilirsiniz. LEHTAR Finans bir ön muhasebe aracıdır; yasal defter tutmaz ve beyanname vermez. Kayıtları siz girersiniz, dönem işlemleri ise mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır. Muhasebeci erişimi özelliğiyle mali müşavirinize salt okunur yetki tanımlayarak kayıtlarınızı belge belge istemeden görmesini sağlayabilirsiniz.
Defter Tutma Usulleri ve Genel Muhasebenin Uygulandığı İşletmeler
Vergi Usul Kanunu, işletmeleri faaliyet türüne ve hacmine göre farklı defter tutma usullerine tabi tutar. Genel olarak üç yapı öne çıkar:
- Bilanço esası: Sermaye şirketleri ile belirli hadleri aşan şahıs işletmeleri bu usulü uygular. Yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri tutulur; Tek Düzen Hesap Planı esas alınır. Genel muhasebe denince akla gelen yapı budur.
- İşletme hesabı esası: Daha küçük ölçekli şahıs işletmelerinde gelir ve giderler işletme defterinde izlenir. Kayıt mantığı daha sadedir, bilanço düzenlenmez.
- Serbest meslek kazanç defteri: Serbest meslek erbabı, mesleki gelir ve giderlerini bu defterde izler.
Hangi usule tabi olacağınız; faaliyet türünüz, şirket türünüz ve yıllık alış, satış ya da hasılat tutarlarınıza göre belirlenir. Bu hadler dönem dönem güncellendiği için kendi durumunuzu Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından ve mali müşavirinizden teyit etmeniz gerekir. Burada verilen bilgiler genel niteliktedir; kişisel durumunuza ilişkin karar için bir meslek mensubundan destek almanız yerinde olur.
Ayrıca bazı işletmeler, yasal defterlerin yanı sıra Kamu Gözetimi Kurumu'nun yayımladığı finansal raporlama standartlarına göre de raporlama yapmak durumundadır. Bu yükümlülük işletmenin büyüklüğüne ve niteliğine bağlıdır; kapsamda olup olmadığınızı yine meslek mensubunuzla değerlendirmeniz önerilir.
Genel Muhasebede Sık Yapılan Hatalar ve Önleme Yolları
Genel muhasebedeki hataların büyük kısmı dönem sonunda değil, gün içinde ön muhasebe aşamasında doğar. İşletme sahibi olarak dikkat edebileceğiniz noktalar şunlardır:
- Kişisel ve işletme harcamalarını karıştırmak: Kişilik kavramına aykırıdır ve hem kâr hesabını hem vergi matrahını bozar. Mümkünse ayrı banka hesabı ve kart kullanın.
- Belgeyi geç iletmek: Dönemin kapanmasına yakın gelen belgeler eksik ya da hatalı kayıt riskini artırır. Belgeleri düzenli aralıklarla paylaşın.
- Tahsilatı yanlış cariye işlemek: Cari bakiyeler tutmaz, mutabakat sırasında zaman kaybedilir. Dekont açıklamalarını net tutun ve dönemsel cari mutabakat yapın.
- Stok hareketini kaydetmemek: Dönem sonu sayımında farklar çıkar ve maliyet hesapları bozulur.
- İade ve iptalleri doğru belgelememek: Satıştan ya da alıştan iade için uygun belge düzenlenmezse KDV ve gelir kayıtları hatalı olur.
- Kur farkı ve tevkifat gibi özel durumları atlamak: Bu işlemler ayrı hesaplar ve belgeler gerektirir; mali müşavirinizle önceden konuşmak hatayı önler.
Muhasebe Programları Genel Muhasebeye Nasıl Destek Olur?
Muhasebe programları kabaca iki gruba ayrılır. Genel muhasebe programları yevmiye kaydı, büyük defter, mizan ve mali tablo üretimi gibi işlevlerle çoğunlukla mali müşavirlerin ve muhasebe departmanlarının kullanımına yöneliktir. Ön muhasebe programları ise fatura, cari, kasa-banka, stok ve e-belge işlemlerini işletme sahibinin kolayca yürütebileceği biçimde sunar.
İşletmeniz için seçim yaparken şu sorular yol gösterir: Günlük işlerinizi kim yürütecek? Mali müşavirinizle veriyi nasıl paylaşacaksınız? e-Fatura ya da e-Arşiv mükellefi misiniz? Verilerinize her yerden erişmeniz gerekiyor mu? Ücretsiz bir programla başlamak cazip görünebilir; ancak e-belge desteği, yedekleme, kullanıcı yetkilendirme ve mali müşavirle paylaşım gibi özellikleri karşılaştırmadan karar vermemek gerekir. Paket kapsamlarını ve güncel ücretleri karşılaştırmak isterseniz LEHTAR Finans paketleri ve fiyatları sayfasına göz atabilirsiniz.
Sonuç
Genel muhasebe, işletmenin bütün mali işlemlerini belgeye dayanarak kaydeden, hesap planına göre sınıflandıran ve dönem sonunda bilanço ile gelir tablosuna dönüştüren sistemdir. Temel kavramları, kayıt döngüsünü ve hesap planının mantığını bilmek, mali müşavirinizle daha verimli çalışmanızı ve işletmenizin rakamlarını daha doğru okumanızı sağlar. Sağlam bir genel muhasebenin ilk adımı ise düzenli tutulan ön muhasebedir.
Günlük kayıtlarınızı düzenli tutmaya başlamak için LEHTAR Finans ön muhasebe yazılımını inceleyebilirsiniz.