E-fatura firmaları, elektronik faturanızın düzenlenmesi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine iletilmesi ve saklanması sürecinde hizmet veren kuruluşlardır. Bu kuruluşlar iki ana gruba ayrılır: GİB'den izin almış özel entegratörler ve bu entegratörler üzerinden çalışan fatura, ön muhasebe ya da ERP yazılımı sunan firmalar. Doğru seçim için önce hangi tür firmaya ihtiyacınız olduğunu belirlemeniz, ardından destek, saklama, entegrasyon ve sözleşme koşullarını yan yana koymanız gerekir.
Bu yazı tek tek firma isimleri yerine, piyasadaki firma türlerini ve bir teklifi değerlendirirken kullanabileceğiniz ölçütleri ele alıyor. Böylece hangi firmayla görüşürseniz görüşün, aynı soruları sorup cevapları adil biçimde karşılaştırabilirsiniz.
E-fatura firmaları denince kimler kastedilir?
Günlük dilde "e-fatura firması" ifadesi birbirinden farklı işler yapan kuruluşlar için kullanılır. Aradaki farkı bilmek, yanlış beklentiyle sözleşme imzalamanın önüne geçer.
Özel entegratörler
Özel entegratör, GİB'den izin alarak e-fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye gibi elektronik belgeleri mükellefler adına sisteme ileten ve saklama hizmeti sunabilen kuruluştur. Teknik altyapının sorumluluğu bu kuruluştadır. Belgenin GİB'e ulaşması, karşı tarafa iletilmesi ve yanıtların alınması entegratörün altyapısı üzerinden yürür. Özel entegratörün ne olduğunu ve nasıl seçildiğini ayrıntılı merak ediyorsanız e-fatura entegratör rehberimize göz atabilirsiniz.
Yazılım ve ön muhasebe firmaları
Bu firmalar fatura kesme, cari takip, stok ve raporlama gibi işleri yürüttüğünüz bir arayüz sunar; elektronik belgenin iletilmesini ise anlaşmalı oldukları bir özel entegratör üzerinden yapar. Kullanıcı açısından tek panel deneyimi sağlar: faturayı düzenlediğiniz ekran ile belgenin gönderildiği ekran aynıdır. Bu gruptaki firmaların hangi özelliklerle ayrıştığını e-fatura programları yazımızda ayrıca ele aldık.
ERP ve doğrudan entegrasyon sağlayıcıları
Yüksek belge hacmi olan veya kendi kurumsal kaynak planlama sistemini kullanan işletmeler, e-fatura sürecini mevcut sistemlerine bağlatmak ister. Bu durumda ERP sağlayıcısı ile özel entegratör arasında bir bağlantı kurulur. Kurulum ve bakım ihtiyacı diğer seçeneklere göre daha fazladır; genellikle bilgi işlem ekibi olan işletmeler tercih eder.
GİB'in sunduğu portal yöntemi
Bir firma olmasa da karşılaştırmaya dahil edilmesi gereken bir seçenektir. GİB'in kendi portalı üzerinden belge düzenleme imkânı belirli koşullarla sunulur. Portal yönteminin güncel kapsamı, kimlerin kullanabileceği ve saklama sorumluluğunun kimde olduğu zaman içinde değişebildiğinden, güncel bilgiyi GİB'in resmî sitesinden kontrol etmeniz en sağlıklı yoldur.
E-fatura firması türlerinin karşılaştırması
Aşağıdaki tablo, her seçeneğin genel olarak kime uygun olduğunu ve nelere dikkat edilmesi gerektiğini özetler. Her firmanın teklifi farklı olabileceği için tabloyu bir başlangıç çerçevesi olarak kullanın.
| Seçenek | Genellikle kime uygun | Güçlü yanı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Doğrudan özel entegratör | Belge iletimini ayrı, ön muhasebeyi ayrı yürütmek isteyenler | Altyapıya doğrudan muhatap olma | Fatura dışındaki işler için ayrıca yazılım gerekebilir |
| Ön muhasebe / fatura yazılımı | KOBİ'ler, serbest meslek erbabı, küçük ekipler | Fatura, cari ve raporlar tek panelde | Hangi entegratörle çalıştığını ve saklamayı kimin yaptığını sorun |
| ERP entegrasyonu | Yüksek hacimli, kurumsal yapıdaki işletmeler | Mevcut iş akışına tam uyum | Kurulum, bakım ve teknik ekip ihtiyacı |
| GİB portal yöntemi | Düşük hacimli ve sade ihtiyacı olanlar | Resmî kaynaktan doğrudan kullanım | Güncel koşullar, saklama ve iş yükü sizin takibinizde |
Bir e-fatura firmasını değerlendirirken bakılacak ölçütler
Firmalar arasında karar verirken yalnızca ücrete bakmak, sonradan beklenmedik eksikler doğurabilir. Aşağıdaki ölçütleri bir kontrol listesi gibi kullanabilirsiniz:
- Yetki durumu: Belgeyi ileten kuruluş GİB'den izinli bir özel entegratör mü? Yazılım firmasıysa, hangi entegratörle çalıştığını açıkça belirtiyor mu? İzinli entegratör listesi GİB'in e-belge sayfalarında yayımlanır.
- Belge kapsamı: Yalnız e-fatura mı, yoksa e-Arşiv fatura, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu da aynı yerden düzenlenebiliyor mu? İleride ihtiyaç duyacağınız belgeleri bugünden düşünün.
- Saklama ve erişim: Belgeler nerede, hangi süreyle saklanıyor? Sözleşme sona erdiğinde arşivinizi hangi biçimde (XML, PDF) dışarı alabiliyorsunuz? Yasal saklama yükümlülüğünün ayrıntıları için mali müşavirinize ve GİB kaynaklarına başvurun.
- Gelen faturaların yönetimi: Tedarikçilerden gelen e-faturaları görüntüleme, kabul ya da ret yanıtı verme ve gider kaydına aktarma aynı yerden yapılabiliyor mu?
- Ön muhasebe bağlantısı: Kesilen fatura cari hesaba, stok hareketine ve KDV özetine otomatik yansıyor mu, yoksa aynı bilgiyi iki kez mi giriyorsunuz?
- Mali müşavir erişimi: Muhasebecinize belgeleri görebileceği ayrı ve sınırlı bir erişim tanımlanabiliyor mu?
- Destek: Hangi kanallardan (telefon, e-posta, yazılı mesaj) ve hangi saatlerde destek veriliyor? Hatalı belge veya iletim sorununda kime ulaşacaksınız?
- Güvenlik: Hesap koruma, kullanıcı yetkilendirme ve yedekleme konusunda ne tür önlemler alınıyor?
- Fiyatlandırma modeli: Kontör, paket, yıllık abonelik ya da bunların birleşimi mi? Ek kullanıcı, ek modül veya saklama için ayrı kalem var mı?
Fiyat modellerini okurken nelere dikkat edileceğini merak ediyorsanız, ücret kalemlerinin nasıl ayrıştığını gösteren karşılaştırma tablolarını kendi teklifleriniz üzerinden hazırlamanız işinizi kolaylaştırır.
Teklif aşamasında firmaya sorulacak sorular
Görüştüğünüz her firmaya aynı soruları yazılı olarak iletmek, cevapları karşılaştırmayı kolaylaştırır. Aşağıdaki sorular pratikte en çok fark yaratan konulara odaklanır:
- Belgelerimi hangi özel entegratör iletecek ve saklayacak?
- Teklifinizde hangi belge türleri var, hangileri ayrıca ücretlendiriliyor?
- Kullanmadığım belge hakkı ya da kontör dönem sonunda ne oluyor?
- Sözleşme bittiğinde veya firma değiştirdiğimde arşivimi nasıl teslim alırım?
- Mevcut cari, ürün ve geçmiş fatura verilerimi sisteme aktarmak mümkün mü?
- Kaç kullanıcı tanımlayabilirim, kullanıcı bazında yetki verebilir miyim?
- Hatalı kesilen bir belgede iptal veya düzeltme sürecinde nasıl yardımcı oluyorsunuz?
- Fiyat güncellemeleri nasıl ve ne zaman bildiriliyor?
Cevapları sözlü değil yazılı almak, ileride oluşabilecek anlaşmazlıklarda elinizi güçlendirir. Teknik ya da mali açıdan emin olamadığınız noktaları mali müşavirinizle birlikte değerlendirmeniz yararlı olur.
Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri
Bazı durumlar, teklifin ilk bakışta göründüğünden farklı olabileceğine işaret eder. Şu noktalarda daha temkinli olun:
- Belgeleri hangi entegratörün ilettiği sorusuna net cevap alamıyorsanız.
- Arşivin dışa aktarılması konusunda belirsiz ya da ücretli koşullar varsa ve bu koşullar sözleşmede açık yazmıyorsa.
- Fiyat yalnızca ilk dönem için belirtilmiş, sonraki dönemler hakkında bilgi verilmiyorsa.
- Destek yalnız tek bir kanaldan ve sınırlı saatlerde sunuluyorsa, hele ki ay sonu yoğunluğunda belge kesmeniz gerekiyorsa.
- Sözleşmede otomatik yenileme ve fesih şartları açıkça görünmüyorsa.
Bu işaretler tek başına bir firmayı elemek için yeterli olmayabilir; ancak netleştirilmeden sözleşme imzalanmamalıdır.
E-fatura firması değiştirmek: geçişte nelere dikkat edilir?
İşletmeler zaman içinde ihtiyaç değiştiği için firma değiştirebilir. Ön muhasebe ile e-faturayı tek panelde toplamak, destek kalitesinden memnun olmamak ya da belge hacminin artması sık görülen nedenlerdir. Geçiş sürecini planlı yürütmek, belge kesintisi yaşamamanın anahtarıdır.
Geçiş öncesi hazırlık
- Mevcut firmadan tüm giden ve gelen belgelerinizi XML ve okunabilir formatta alın.
- Cari hesap listenizi, ürün ve hizmet kartlarınızı dışa aktarın.
- Açık kalan, yanıt bekleyen veya iptal sürecindeki belgeleri not edin.
- Mevcut sözleşmenizin fesih şartlarını ve bildirim sürelerini kontrol edin.
Geçiş sırasında
Yeni firmanın entegratörü üzerinden mükellefiyet tanımlarınızın ve etiket bilgilerinizin güncellenmesi gerekir. Bu adımlar sırasında belgelerin hangi sistemden kesileceğine dair net bir tarih belirlemek, aynı faturanın iki kez düzenlenmesi gibi hataların önüne geçer. Geçişin teknik ve mali sonuçları işletmeden işletmeye değiştiği için mali müşavirinizi sürece dahil etmeniz önerilir.
Geçiş sonrası
İlk belgeleri kestikten sonra alıcıya ulaşıp ulaşmadığını, gelen faturaların yeni sisteme düşüp düşmediğini kontrol edin. Eski arşivinizi yasal saklama yükümlülüğü boyunca erişilebilir bir yerde tutun.
İşletmenize uygun e-fatura çözümünü belirlemek
Hangi tür firmanın size uygun olduğunu belirlemek için şu üç soruyu kendinize sorun:
- Ayda ne kadar belge kesiyorum? Düşük hacimde sade bir çözüm yeterli olabilirken, yüksek hacimde otomasyon ve entegrasyon önem kazanır.
- Fatura dışında neyi takip etmem gerekiyor? Cari, stok, kasa-banka ve gelir-gider takibini de yapmak istiyorsanız, e-faturayı ön muhasebeyle birlikte sunan bir yazılım iş yükünüzü azaltır.
- Muhasebecimle nasıl çalışıyorum? Belgeleri her ay elle göndermek yerine mali müşavirinizin ihtiyaç duyduğu kayıtları doğrudan görebildiği bir yapı, karşılıklı zaman kazandırır.
LEHTAR Finans, bu sorulara ön muhasebe tarafından cevap veren bir yazılımdır; muhasebe hizmeti veya beyanname verme hizmeti sunmaz. Kayıtları siz girersiniz, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu gibi belgeleri e-Dönüşüm modülünden düzenleyip gönderirsiniz; elektronik belgeler GİB özel entegratörü üzerinden iletilir. Tedarikçilerinizden gelen belgeleri ise gelen e-faturalar ekranında görüntüleyip yanıtlayabilir ve gider kaydına aktarabilirsiniz. Dönem beyanı ve denetim gibi işlemler yetkili meslek mensubunuzun sorumluluğundadır.
Paket kapsamını ve güncel ücretleri paketler ve fiyatlar sayfasından inceleyebilirsiniz.
Sonuç
E-fatura firmaları arasında seçim yaparken önce firmanın türünü, ardından yetki durumu, belge kapsamı, saklama, destek ve sözleşme koşullarını karşılaştırmak en sağlıklı yoldur. Aynı soruları her firmaya yazılı olarak yöneltmek ve kişisel durumunuzu mali müşavirinizle değerlendirmek, ileride yaşanabilecek sürprizleri azaltır. E-faturayı ön muhasebenizle aynı panelde yönetmek istiyorsanız LEHTAR Finans e-Dönüşüm modülünü inceleyebilirsiniz.